Поделиться через

SharePoint Online: Начало работы с SharePoint Online

  • Статья

SharePoint переносит свои возможности совместной работы в облако, что должно упростить развертывание и управление.

Джошуа Хоффман (Joshua Hoffman)

Мы живем в условиях экономики идей. Начало эры информации сменилось ее рассветом. Многие старые конструкции «традиционной» индустриальной экономики (работы с 9 утра до 5 вечера в течение 20 лет, производство вещественных товаров и т.д.) ушли на задний план. Данные стали валютой бизнеса, а совместная работа — его топливом.

Совместная работа сотрудников в разных офисах, часовых поясах и на разных континентах не всегда проста. SharePoint долгое время была ведущей платформой обеспечения этого все более важного процесса совместной работы. SharePoint упрощает обмен новостями и информацией; общий доступ к документам, электронным таблицам и другим структурированным бизнес-данным; способствует использованию новых каналов связи с партнерами, поставщиками и клиентами.

Однако общий ландшафт ИТ-инфраструктуры меняется, поскольку компании осознают преимущества облачных служб. Сокращение затрат благодаря общим и виртуализированным ресурсам, возможность масштабирования при необходимости и отказоустойчивость физического и географического дублирования — достаточно убедительные аргументы.

Теперь можно предоставить сообществу пользователей доступ к SharePoint 2010 через облако с помощью SharePoint Online. SharePoint Online входит в состав пакета Microsoft Office 365. Теперь можно улучшить и расширить традиционные «локальные» установки облачными службами. Управление SharePoint Online, конечно же, отличается от управления локальными установками, в частности, особенностями развертывания, а также способом создания и управления пользователями и пакетами.

Начало работы

Поскольку SharePoint Online входит в состав пакета Office 365, для начала работы требуется только регистрация учетной записи. Для этого необходимо посетить страницу пакета Office 365 и приобрести подписку.

Office 365 предоставляет ряд планов в соответствие с вашими требованиями, от «Планов P» для специалистов и малого бизнеса (с поддержкой до 50 пользователей) до «Планов E», более подходящих для потребностей предприятий. Они предлагают не только большие возможности, но и дополнительные функции. Рекомендуем посетить блог группы разработчиков SharePoint, чтобы получить советы по выбору подходящего плана.

После регистрации перейдите на страницу обзора администрирования на портале Office 365 (см. рис. 1).

The Office 365 Admin Overview page in the Office 365 portal

Рис. 1. Страница обзора администрирования Office 365 на портале Office 365.

Страница обзора администрирования — центральное место для выполнения всех основных задач администрирования, относящихся к Office 365. К ним относятся управление пользователями и доменами, службой единой системы обмена данными, в том числе Lync Online и Exchange Online, и инфраструктурой SharePoint Online. Портал администрирования также позволяет управлять подписками и лицензиями на службы Office 365.

Подумайте о планировании развертывания SharePoint Online в вашей организации в контексте более обширной инфраструктуры. Будет ли SharePoint Online заменять или расширять части локальных установок? Каким пользователям потребуется доступ к сайтам и данным SharePoint Online? Какая часть существующих данных будет перенесена в новую установку SharePoint Online (откуда и какого типа)? Будут ли права администратора делегироваться другим пользователям? После ответа на эти вопросы вы будете лучше подготовлены к началу развертывания SharePoint Online для ваших пользователей.

Чтобы помочь вам принять информированное решение о наиболее подходящем выпуске Office 365 SharePoint, доступны описания служб:

Добавление доменов

Если у вас уже есть имя домена, его можно использовать вместе со службами Office 365, включая SharePoint Online. Чтобы добавить пользовательский домен, выберите «Domains» (Домены) в разделе «Management» (Управление) на боковой панели страницы «Admin Overview» (Обзор администрирования). Затем выберите «Add a Domain» (Добавить домен). Появится запрос на ввод имени домена (см. рис. 2).

Adding a custom domain to Office 365.

Рис. 2. Добавление пользовательского домена к Office 365.

После проверки правильности информации нажмите кнопку «Next» (Далее). Затем необходимо подтвердить владение доменом (создав запись TXT или MX DNS в регистраторе). Процесс проверки обычно занимает от 15 до 30 минут. В зависимости от системы DNS он может занять до 72 часов. После проверки прав на владение доменом будут предоставлены инструкции по настройке оставшихся записей DNS, чтобы они указывали на Office 365.

Добавление и управление пользователями

SharePoint Online имеет полнофункциональную инфраструктуру для добавления идентификаций пользователей и управления ими, а также установки детальных моделей администрирования. Первый вариант добавления новых пользователей доступен в разделе «Users» (Пользователи) на странице «Admin Overview» (Обзор администрирования). Идентификаторы новых пользователей можно ввести вручную (см. рис. 3).

SharePoint Online также предоставляет набор атрибутов пользователей по умолчанию, который можно дополнить с учетом требований организации. Подробные сведения о настройке атрибутов профилей пользователей приведены на странице «Добавление, изменение и удаление свойств профиля пользователя или организации». (Примечание. Для создания дополнительных атрибутов профилей пользователей, не входящих в набор по умолчанию, требуется подписка «План E».)

Adding a new user to Office 365

Рис. 3. Добавление нового пользователя к Office 365.

Также можно добавить сразу несколько пользователей, импортировав файл CSV, заполненный всей необходимой информацией о пользователях. В разделе «Bulk Add» (Массовое добавление) на странице «Admin Overview» (Обзор администрирования) приведен пример файла CSV.

Если в вашей организации используется подписка «План E» уровня предприятия, можно использовать синхронизацию Active Directory. Это позволяет использовать существующую инфраструктуру доменных служб Active Directory (AD DS) для предоставления доступа к ресурсам SharePoint Online.

Также можно включить функцию единого входа в систему (SSO). Эта функция работает на основе служб федерации Active Directory (AD FS). SSO предоставляет пользователям свободный доступ к ресурсам SharePoint Online без повторного ввода учетных данных. SSO также предоставляет дополнительные возможности. Централизованные инструменты администрирования Active Directory позволяют управлять политиками учетных записей и ограничениями доступа.

Существует несколько ограничений использования SSO. О них необходимо знать заранее.

После соблюдения этих требований можно настроить синхронизацию SSO и Active Directory через страницу «Admin Overview» (Обзор администрирования). Рекомендуется ознакомиться с подробными пошаговыми инструкциями «Подготовка к использованию единого входа» и «План внедрения синхронизации службы каталогов Active Directory». Можно просмотреть интерактивную презентацию «Использование Active Directory вместе с Office 365» для получения дополнительных инструкций.

SharePoint Online предоставляет внешним пользователям доступ к ресурсам, размещенным на защищенных сайтах SharePoint Online, для дальнейшего упрощения совместной работы. Это предназначено для еще большего упрощения совместной работы с документами и данными. Это не удовлетворяет требованиям типичного предприятия для полного решения экстрасети.

Для обеспечения доступа внешних пользователей к сайту SharePoint Online необходимо обеспечить их доступ, выбрав «Settings» (Параметры) | «Manage External Users» (Управление внешними пользователями) в центре администрирования SharePoint Online (см. рис. 4).

Enabling access for external users in SharePoint Online

Рис. 4. Предоставление доступа для внешних пользователей в SharePoint Online.

Это предоставляет всем администраторам семейств сайтов возможность обеспечения внешнего доступа к их сайтам. Затем администраторы семейств сайтов могут разрешить приглашение внешних пользователей к их семействам (см. рис. 5). После этого владельцы и разработчики сайтов могут отправлять внешним пользователям приглашения по электронной почте для доступа к их сайтам.

Enabling external user invitations in SharePoint Online

Рис. 5. Разрешение приглашений для внешних пользователей в SharePoint Online.

Установка разрешений

По завершении работы с пользователями также требуется определить план предоставления разрешений в инфраструктуре SharePoint Online. В SharePoint Online, как и в локальной установке SharePoint, уровни разрешений представляют наборы разрешений, позволяющих пользователям выполнять определенные задачи. Например, уровень разрешений «Чтение» включает в себя разрешения «Просмотр элементов», «Открытие элементов», «Просмотр страниц» и «Просмотр версий», все из которых требуются для просмотра страниц, документов и элементов в SharePoint Online.

Ваши разрешения могут быть частью нескольких уровней разрешений. Также возможно наследование разрешений, поэтому важно проверять разрешения, предоставляемые пользователям или группам пользователей.

Рекомендуется избегать назначения разрешений непосредственно для отдельных пользователей. Это усложняет отслеживание пользователей с доступом к сайтам и управление ими. Лучшая стратегия — назначение разрешений группам. И последующего назначение отдельных пользователей соответствующим группам.

SharePoint Online позволяет создавать группы безопасности на странице «Admin Overview» (Обзор администрирования). При синхронизации с Active Directory также будут доступны существующие группы безопасности. После настройки необходимых групп безопасности им можно назначить разрешения (см. рис. 6) через консоль администрирования SharePoint Online («Site Settings» (Параметры сайта) | «People and Groups» (Пользователи и группы)).

Granting permissions in SharePoint Online

Рис. 6. Предоставление разрешений в SharePoint Online.

Пользовательские решения

SharePoint Online также позволяет загружать пользовательские решения, которые можно запускать на уровне семейства сайтов, используя подмножества пространства имен Microsoft SharePoint. SharePoint Online поддерживает пользовательские решения, разработанные с помощью Visual Studio 2010 и SharePoint Designer 2010.

После получения подписки Office 365, настройки домена и заполнения пользователей и групп всё готово к началу работы с SharePoint Online. Вы обнаружите все знакомые функции SharePoint, включая библиотеки документов, календари, блоги, вики, дискуссионные группы и многое другое.

Joshua Hoffman

Джошуа Хоффман (Joshua Hoffman)— бывший главный редактор журнала TechNet Magazine*. Сейчас он является независимым автором и консультантом по технологиям и маркетингу в сфере потребительского спроса. Также Хоффман является главным редактором сайта ResearchAccess.com, посвященного развитию и привлечению новых специалистов в сообщество исследования рынка. Он живет в Нью-Йорке.*

Связанные материалы