Изменение политик архивирования в Exchange Online

В Exchange Online можно использовать политики архивирования для автоматического перемещения элементов почтовых ящиков в личные (локальные) или облачные архивы. Политики архивации — это теги хранения, которые используют действие Переместить в архив.

Программа установки Exchange создает политику хранения, называемую политикой MRM по умолчанию. Этой политике соответствует тег политики по умолчанию (DPT), который обеспечивает перемещение элементов в архивный почтовый ящик через два года. Кроме того, политика содержит ряд личных тегов, которые пользователи могут применять к элементам папок или почтовых ящиков для автоматического перемещения или удаления сообщений. Если почтовому ящику не назначена политика хранения, если он включен в архив, exchange автоматически применяет к нему политику MRM по умолчанию . Кроме того, можно создавать собственные политики архивации и хранения и применять их к пользователям почтовых ящиков. Дополнительные сведения см. в статье Теги хранения и политики хранения.

Для соответствия требованиям компании можно изменить теги хранения, входящие в состав политики по умолчанию. Например, можно изменить тег политики архивации по умолчанию (DPT) для перемещения элементов в архив через три года, а не через два года. Вы также можете создать дополнительные личные теги и либо добавить их в политику хранения, включая политику MRM по умолчанию, либо разрешить пользователям добавлять личные теги в свои почтовые ящики из Outlook в Интернете (ранее — Outlook Web App) параметров.

Дополнительные задачи управления, связанные с архивами, см. в разделе Включение архивных почтовых ящиков в Портал соответствия требованиям Microsoft Purview.

Что нужно знать перед началом работы?

• Предполагаемое время выполнения: 5 минут.

• Для выполнения этой процедуры (процедур) необходимы соответствующие разрешения. Сведения о необходимых разрешениях см. в записи "Управление записями обмена сообщениями" в разделе Разрешения функций в Exchange Online разделе.

• Сведения о сочетаниях клавиш, которые могут применяться к процедурам, описанным в этом разделе, см. в разделе Сочетания клавиш для Центра администрирования Exchange.

Изменение политики архивации по умолчанию с помощью классического EAC

1. Перейдите кразделу Теги храненияуправления соответствием>.

2. В представлении списка выберите тег По умолчанию 2 года переместить в архив и нажмите кнопку Изменить

   Совет

   Чтобы отсортировать теги по типу, щелкните столбец ТИП. Политика архивации по умолчанию отображается как тип По умолчанию с действием хранения Архивация. Чтобы отсортировать теги хранения по имени, щелкните столбец ИМЯ.

3. В разделе Тег хранения просмотрите или измените следующие параметры, а затем нажмите кнопку Сохранить.

   • Имя: используйте это поле в верхней части страницы, чтобы просмотреть или изменить имя тега.

   • Тип тега хранения. В этом поле только для чтения отображается тип тега.

   • Действие хранения: не изменяйте это поле для политик архивирования.

   • Период хранения. Выберите один из следующих параметров:

   • Никогда: нажмите эту кнопку, чтобы отключить тег. Если DPT отключен, тег больше не применяется к почтовому ящику.

     Важно!

     • Элементы, к которым применяется отключенный тег хранения, не обрабатываются помощником по обслуживанию почтовых ящиков. Чтобы тег не применялся к элементам, рекомендуется отключить тег, а не удалять его. При удалении тега его конфигурация удаляется из Active Directory и помощник по обслуживанию почтовых ящиков обрабатывает все сообщения, чтобы удалить удаленный тег.

     • Если пользователь применяет тег к элементу, будучи уверенным, что элемент никогда не будет перемещен, то впоследствии при включении тега могут быть перемещены элементы, которые пользователь планировал сохранить в основном почтовом ящике.

   • Когда элемент достигает следующего возраста (в днях): нажмите эту кнопку, чтобы указать, что элементы будут перемещены в архив по истечении определенного периода. По умолчанию этот параметр настраивается для переноса элементов в архив через два года (730 дней). Чтобы изменить его, в соответствующем текстовом поле введите число дней хранения. Диапазон значений — от 1 до 24 855 дней.

   • Примечание. Используйте это поле, чтобы ввести комментарий, который будет отображаться в Outlook и Outlook в Интернете пользователей.

Изменение политик архивирования с помощью Exchange Online PowerShell

В этом примере тег изменяется Default 2 year move to archive для перемещения элементов через 1095 дней (3 года).

Set-RetentionPolicyTag "Default 2 year move to archive" -Name "Default 3 year move to archive" -AgeLimitForRetention 1095

В этом примере тег отключается Default 2 year move to archive .

Set-RetentionPolicyTag "Default 2 year move to archive" -RetentionEnabled $false

В этом примере извлекаются и отключаются все теги политики архивации по умолчанию (DPT) и личные теги.

Get-RetentionPolicyTag | ? {$_.RetentionAction -eq "MoveToArchive"} | Set-RetentionPolicyTag -RetentionEnabled $false

Дополнительные сведения о синтаксисе и параметрах см. в разделах Set-RetentionPolicyTag и Get-RetentionPolicyTag.

Как проверить, все ли получилось?

Использование командлета Get-RetentionPolicyTag для извлечения параметров тега хранения.

Эта команда извлекает свойства тега Default 2 year move to archive хранения и передает выходные данные в командлет Format-List для отображения всех свойств в формате списка.

Get-RetentionPolicyTag "Default 2 year move to archive" | Format-List