Создание политики хранения для Exchange Online

В Exchange Online вы можете использовать политики хранения записей сообщений (MRM) для управления жизненным циклом электронной почты. Политики хранения применяются путем создания тегов хранения, их добавления к политике хранения и применения этой политики к пользователям почтовых ящиков.

Дополнительные задачи управления, связанные с политиками хранения, см. в статье Процедуры управления записями сообщений.

Что нужно знать перед началом работы

• Предполагаемое время выполнения задачи: 30 минут

• Для процедур, описанных в этом разделе, требуются определенные разрешения. Сведения о разрешениях см. в каждой процедуре.

• Конфигурация для политик хранения MRM и тегов находится в Портал соответствия требованиям Microsoft Purview.

• Почтовые ящики, к которым применяются эти политики хранения, должны находиться в Microsoft 365.

Этап 1. Создание тега хранения

Для выполнения этой процедуры (процедур) необходимы соответствующие разрешения. Сведения о необходимых разрешениях см. в записи "Управление записями обмена сообщениями" в разделе Разрешения функций в Exchange Online разделе.

Создание тега хранения с помощью портала соответствия требованиям Purview

1. Войдите в Портал соответствия требованиям Microsoft Purview и перейдите в раздел Решения>Управление жизненным циклом> данныхExchange (устаревшая версия)>Теги хранения MRM, а затем выберите + Новый тег.

2. На странице Определение способа применения тега выберите один из следующих параметров и нажмите кнопку Далее:

   • Автоматически для всего почтового ящика (по умолчанию): выберите этот параметр, чтобы создать тег политики по умолчанию (DPT). Теги DPT используются для создания политики удаления по умолчанию и политики архивации по умолчанию, применяемых ко всем элементам почтового ящика.

     Эту конфигурацию нельзя использовать для создания DPT для удаления элементов голосовой почты. Дополнительные сведения о создании DPT для удаления элементов голосовой почты см. в примере Exchange Online PowerShell на этой странице.

   • Автоматически в папку по умолчанию. Выберите этот параметр, чтобы создать тег политики хранения (RPT) для папки по умолчанию, например папки "Входящие" или "Удаленные", а затем выберите папку.

     Вы можете создавать RPT только с помощью действий удалить и разрешить восстановление или Окончательно удалить .

   • От пользователей к элементам и папкам (личным): выберите этот параметр, чтобы создать личные теги. Эти теги позволяют пользователям Outlook и Outlook в Интернете (прежнее название — Outlook Web App или OWA) применять параметры архивирования или удаления к сообщению или папкам, которые отличаются от параметров, применяемых к родительской папке или всему почтовому ящику.

3. На странице Определение параметров хранения заголовок и параметры будут отличаться в зависимости от типа выбранного тега. Заполните следующие поля и нажмите кнопку Далее:

   • Период хранения. Выберите один из следующих параметров:

     • Когда элемент достигает следующего возраста (в днях): выберите этот параметр и укажите количество дней хранения элементов, прежде чем они будут перемещены или удалены. Срок хранения всех поддерживаемых элементов (кроме календаря и задач) начинается с даты их получения или создания. Срок хранения для элементов календаря и задач рассчитывается с учетом даты окончания.

     • Никогда. Выберите этот параметр, чтобы указать, что эти элементы никогда не будут удалены или перемещены в архив.

   • Действие хранения. Выберите одно из следующих действий, которые необходимо выполнить после того, как элемент достигнет срока хранения.

     • Удалить и разрешить восстановление. Выберите это действие, чтобы удалить элементы, но разрешить пользователям восстанавливать их с помощью параметра Восстановить удаленные элементы в Outlook или Outlook в Интернете. Элементы хранятся до истечения периода хранения удаленных элементов, настроенного для базы данных почтовых ящиков или пользователя почтового ящика.

     • Окончательное удаление. Выберите этот параметр, чтобы окончательно удалить элемент из базы данных почтовых ящиков.

       Важно!

       Хотя почтовые ящики или элементы подлежат удержанию, например политикам хранения Microsoft 365, меткам хранения или удержанию в судебном порядке, они не будут окончательно удалены и будут по-прежнему возвращены при поиске eDiscovery.

     • Переместить элемент в архив. Это действие доступно только при создании DPT или личного тега. Выберите это действие, чтобы переместить элементы в архивный почтовый ящик пользователя.

4. На странице Имя тега введите имя и необязательное описание, а затем нажмите кнопку Далее:

   • Имя. Укажите имя тега хранения. Имя тега используется только для отображения и не влияет на папки и элементы, к которым применяется тег. Обратите внимание, что личные теги, которые вы подготовили для пользователей, будут доступными в Outlook и Outlook в Интернете.

   • Описание. Укажите это необязательное поле для ввода административных заметок или комментариев. Поле не отображается для пользователей.

5. Проверьте и отправьте, чтобы создать тег с выбранной конфигурацией.

Создание тега хранения с помощью Exchange Online PowerShell

Командлет New-RetentionPolicyTag используется для создания тега хранения. Различные параметры, доступные в командлетах, позволяют создавать разные типы тегов хранения. Используйте параметр Type для создания DPT (значение All), RPT (укажите тип папки по умолчанию, например папку "Входящие") или личный тег (значение Personal).

В следующем примере создается DPT для удаления всех сообщений в почтовом ящике через 7 лет (2556 дней):

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

В следующем примере создается DPT для перемещения всех сообщений в архив In-Place за 2 года (730 дней):

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive

В следующем примере создается DPT для удаления сообщений голосовой почты через 20 дней:

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

В следующем примере создается RPT для окончательного удаления сообщений в папке нежелательной почты через 30 дней:

New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete

В следующем примере создается личный тег, чтобы никогда не удалять сообщение:

New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false

Этап 2. Создание политики хранения

Для выполнения этой процедуры (процедур) необходимы соответствующие разрешения. Сведения о необходимых разрешениях см. в записи "Управление записями обмена сообщениями" в разделе Разрешения функций в Exchange Online разделе.

Создание политики хранения с помощью Портал соответствия требованиям Microsoft Purview

1. Войдите в Портал соответствия требованиям Microsoft Purview и перейдите в раздел Решения>Управление жизненным циклом> данныхExchange (устаревшая версия)>Политики хранения MRM, а затем выберите Новая политика.

2. На странице Настройка политики введите имя политики хранения, а затем выберите + Добавить тег , чтобы выбрать теги, которые вы хотите добавить в эту политику хранения.

   Можно создать политику хранения без тегов, но элементы в почтовом ящике, к которым данная политика применяется, не будут перемещены или удалены. Вы также можете добавлять и удалять теги хранения в политике хранения после ее создания.

3. На странице Выбор тегов хранения выберите нужные теги и нажмите кнопку Добавить.

   Политика хранения может содержать перечисленные ниже теги хранения.

   • Один DPT с действием Переместить элемент в архив .

   • Один DPT с действиями "Удалить и разрешить восстановление " или "Окончательно удалить ".

   • Один DPT для голосовых сообщений с действиями "Удалить и разрешить восстановление " или "Окончательно удалить ".

   • Один тег RPT для каждой папки по умолчанию (например, Входящие) для удаления элементов.

   • Любое количество личных тегов.

   Примечание.

   Можно добавлять любое количество личных тегов в политику хранения, но наличие нескольких личных тегов с различными параметрами хранения может запутать пользователей. Рекомендуется связывать с политикой хранения не более десяти личных тегов.

4. Просмотрите и отправьте, чтобы создать политику хранения с конфигурациями.

Можно создать политику хранения без тегов, но элементы в почтовом ящике, к которым данная политика применяется, не будут перемещены или удалены. Вы также можете добавлять и удалять теги хранения в политике хранения после ее создания.

Создание политики хранения с помощью Exchange Online PowerShell

В следующем примере создается политика хранения RetentionPolicy-Corp и используется параметр RetentionPolicyTagLinks для связывания пяти тегов хранения с политикой:

New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp"  -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"

Дополнительные сведения о синтаксисе и параметрах см. в разделе New-RetentionPolicy.

Действие 3. Применение политики хранения к пользователям почтовых ящиков

После того как вы создали политику хранения, ее следует применить к пользователям почтовых ящиков. Вы можете применять разные политики хранения к различным группам пользователей. Подробные инструкции см. в разделе Применение политики хранения к почтовым ящикам.

Как проверить, все ли получилось?

После того как вы создали теги хранения, добавили их к политике, а политику применили к пользователям почтовых ящиков, помощник по обслуживанию почтовых ящиков управления записями сообщений при следующей обработке почтового ящика удалит или переместит сообщения согласно параметрам, заданным в тегах хранения.

Чтобы убедиться, что вы успешно применили политику хранения, выполните следующие действия.

1. Замените <идентификатор> почтового ящика именем, адресом электронной почты или псевдонимом почтового ящика и выполните следующую команду в Exchange Online команде PowerShell, чтобы вручную запустить помощник mrM для одного почтового ящика:

   Start-ManagedFolderAssistant -Identity "<Mailbox Identity>"
   

2. Войдите в почтовый ящик с помощью приложения Outlook или Outlook в Интернете и убедитесь, что сообщения удалены или перемещены в архив в соответствии с настройками политики.