Общедоступные папки в Microsoft 365, Office 365 и Exchange Online

  • Статья

Общие папки предназначены для осуществления общего доступа к файлам. Это простой и эффективный способ сбора, организации и использования информации внутри рабочей группы или в масштабах всей организации. Общедоступные папки помогают упорядочивать содержимое в глубокой иерархии, которую легко просматривать. Пользователи увидят полную иерархию в Outlook, что позволяет им легко просматривать интересующее их содержимое.

Примечание.

Общедоступные папки доступны в следующих клиентах Outlook: Outlook в Интернете (ранее — Outlook Web App), Outlook 2007 или более поздней версии и Outlook для Mac.

Общедоступные папки также можно использовать в качестве метода архивирования для групп рассылки. Когда вы включаете поддержку почты для общедоступной папки и добавляете ее в качестве члена группы рассылки, электронная почта, отправляемая в группу, автоматически добавляется в общедоступную папку для последующего просмотра.

Примечание.

Функции общедоступных папок классического центра администрирования Exchange доступны в новом центре администрирования Exchange, так как мы продолжаем работать над обновленными версиями. Если вы используете инкогнито Edge и эта страница не работает, включите сторонние файлы cookie.

Общедоступные папки не предназначены для следующих целей.

  • Архивация данных. Пользователи, для почтовых ящиков которых установлены ограничения, иногда используют общедоступные папки вместо почтовых ящиков для архивации данных. Этого делать не рекомендуется, поскольку это приводит к увеличению занимаемого пространства в общедоступных папках и лишает смысла использование ограничений для почтовых ящиков. Вместо этого рекомендуется использовать In-Place Archiving в качестве решения для архивации.

  • Совместное использование документов и совместная работа. Общедоступные папки не поддерживают управление версиями и другие возможности управления документами, такие как контроль над извлечением и возвратом документов, а также автоматическое уведомление об изменении содержимого. Вместо этого рекомендуется использовать SharePoint Online в качестве решения для общего доступа к документации.

Дополнительные сведения об общедоступных папках и других методах совместной работы в Microsoft 365, Office 365 и Exchange Online см. в статье Совместная работа в Exchange Online.

Дополнительные сведения о квотах общедоступных папок в Microsoft 365, Office 365 и Exchange Online см. в статьях описания службы Общий доступ и совместная работа и ограничения Exchange Online.

Список задач управления общедоступными папками см. в статье Процедуры общедоступных папок в Microsoft 365, Office 365 и Exchange Online.

Дополнительные сведения об ограничениях общедоступных папок в Microsoft 365, Office 365 и Exchange Online см. в разделе ограничения Exchange Online.

Ищете Exchange Server версию этой статьи? См. общие папки в Microsoft 365, Office 365 и Exchange Online.

Архитектура общедоступных папок

Архитектура общедоступных папок использует специальные почтовые ящики для хранения иерархий и содержимого общедоступных папок. Основные компоненты архитектуры общедоступных папок — почтовые ящики общедоступных папок.

Почтовые ящики общедоступных папок

Существует два типа почтовых ящиков общедоступных папок: основной почтовый ящик иерархии и дополнительные почтовые ящики иерархии. Оба типа почтовых ящиков могут иметь следующее содержимое.

  • Почтовый ящик первичной иерархии. Почтовый ящик первичной иерархии — это одна записываемая копия иерархии общедоступных папок. Иерархия общедоступных папок копируется во все другие почтовые ящики общедоступных папок, но эти копии будут доступны только для чтения.

  • Почтовые ящики вторичной иерархии. Почтовые ящики вторичной иерархии также содержат содержимое общедоступных папок и копию иерархии общедоступных папок только для чтения.

Управлять почтовыми ящиками общедоступных папок можно двумя способами.

  • В Центре администрирования Exchange перейдите в раздел Общедоступные папки>Почтовые ящики общедоступных папок.

  • В Exchange Online PowerShell используйте набор командлетов *-Mailbox.

Иерархия общедоступных папок

Иерархия общедоступных папок содержит свойства папок и информацию организации, включая структуру дерева. Каждый почтовый ящик общедоступных папок содержит копию иерархии общедоступных папок. Существует только одна записываемая копия иерархии, которая находится в основном почтовом ящике общедоступных папок. Данные об иерархии используются для определения следующей информации о папке:

  • разрешения на папку;

  • положение папки в дереве общедоступных папок (в том числе сведения о родительских и дочерних папках).

Примечание.

В иерархии не хранится информация об адресах электронной почты для общедоступных папок с поддержкой почты. Адреса электронной почты хранятся в каталоге.

Синхронизация иерархии

В процессе синхронизации иерархии общедоступных папок используется инкрементная синхронизация изменений (ICS), которая предоставляет механизм для мониторинга и синхронизации изменений в иерархии или содержимом хранилища Exchange. Изменения включают создание, изменение и удаление папок и сообщений. Когда пользователи подключены к почтовым ящикам содержимого и используют их, синхронизация выполняется каждые 15 минут. Если пользователи не подключены к почтовому ящику содержимого, синхронизация будет запускаться реже (каждые 24 часа). Если операция записи, например создание папки, выполняется в первичной иерархии, синхронизация запускается немедленно (синхронно) с почтовым ящиком содержимого.

Важно!

Поскольку существует только одна записываемая копия иерархии, создание папки передается в почтовый ящик иерархии почтовым ящиком содержимого, к которому подключены пользователи.

Дополнительные сведения см. в разделе Обновление иерархии общедоступных папок.

Содержимое общедоступной папки

Содержимое общедоступной папки может включать адреса электронной почты, публикации, документы и электронные бланки. Содержимое хранится в почтовом ящике общедоступных папок, но не реплицируется в различные почтовые ящики общедоступных папок. Все пользователи получают доступ к одному и тому же почтовому ящику общедоступных папок и одному и тому же набору содержимого. Хотя доступен полнотекстовый поиск содержимого общедоступных папок, содержимое общедоступных папок недоступно для поиска в общедоступных папках (за исключением случаев, когда в Портал соответствия требованиям Microsoft Purview используется средство обнаружения электронных данных поиска контента), и содержимое не индексируется поиском Exchange.

Рекомендации

Несмотря на то, что использование общедоступных папок в Microsoft 365, Office 365 и Exchange Online имеет множество преимуществ, перед их реализацией в организации следует учитывать некоторые моменты.

  • Outlook в Интернете поддерживается, но с ограничениями. Можно добавлять и удалять избранные общедоступные папки и выполнять на уровне элементов такие операции, как создание, редактирование, удаление публикаций и ответ на них. Однако в Outlook в Интернете нельзя создавать и удалять общедоступные папки.

  • Несмотря на то что доступен полнотекстовый поиск в содержимом общедоступных папок, нельзя выполнять поиск среди содержимого различных общедоступных папок, и содержимое не индексируется системой поиска Exchange.

  • Для доступа к общедоступным папкам в Microsoft 365, Office 365 и Exchange Online необходимо использовать Exchange Online поддерживаемый клиент Outlook или более поздней версии.

Перенос общедоступных папок в Microsoft 365 или Office 365 и Exchange Online

При миграции общедоступных папок используйте процесс, называемый пакетной миграцией общедоступных папок. При пакетной миграции общедоступных папок (или просто пакетной миграции) создается запрос на миграцию каждого почтового ящика общедоступной папки, который будет существовать в Exchange Online. При использовании нескольких запросов миграция будет выполняться намного быстрее, так как в этом случае доступная полоса пропускания будет использоваться более эффективно. Кроме того, этот способ более надежен, так как при его использовании уменьшается вероятность сбоя или появления "узкого места", влияющего на всю миграцию.

Хотя пакетную миграцию необходимо запустить с помощью командлета New-MigrationBatch в Exchange Online PowerShell, ход выполнения миграции и ее завершение можно просматривать и управлять ими в EAC. Так как командлет New-MigrationBatch инициирует запрос на перенос почтовых ящиков для каждого почтового ящика общедоступных папок, вы можете просмотреть состояние этих запросов на странице переноса почтовых ящиков. Вы можете перейти на страницу миграции почтового ящика и создать отчеты о миграции, которые можно отправить вам по электронной почте, открыв EAC в Exchange Online и перейдя кразделу Миграцияпочтовых ящиков>.

Чтобы можно было выполнить пакетную миграцию общедоступных папок в Exchange Online, ваш устаревший сервер Exchange должен соответствовать требованиям, указанным в списке ниже. Если это так, и вы готовы к запуску, ознакомьтесь с статьей Использование пакетной миграции для переноса устаревших общедоступных папок в Microsoft 365 или Office 365 и Exchange Online.

Exchange поддерживает перемещение общедоступных папок в Microsoft 365 или Office 365 и Exchange Online из следующих устаревших версий Exchange Server:

  • Exchange Server 2010 с пакетом обновления 3 (SP3) и накопительным пакетом обновления 8 (RU8) или более поздней версии

См. статью Использование пакетной миграции для миграции Exchange Server общедоступных папок в Exchange Online миграции Exchange Server общедоступных папок.

Вместо функции экспорта PST в Outlook рекомендуется использовать пакетную миграцию для переноса общедоступных папок в Microsoft 365 или Office 365 и Exchange Online. Управление ростом почтовых ящиков общедоступных папок Microsoft 365 и Office 365 осуществляется с помощью функции автоматического разделения, которая разделяет почтовый ящик общедоступных папок при превышении квот на размер. Автоматическое разделение не может справиться с внезапным ростом почтовых ящиков общедоступных папок при использовании экспорта PST для переноса общедоступных папок. Возможно, вам придется подождать до двух недель, чтобы автоматически разделить данные из основного почтового ящика. Инструкции по пакетной миграции см. в разделах Использование пакетной миграции для переноса устаревших общедоступных папок в Microsoft 365 или Office 365 и Exchange Online и Использование пакетной миграции для миграции Exchange Server общедоступных папок в Exchange Online. Однако если вы решили выполнить миграцию PST и возникла проблема, из-за которой основной почтовый ящик заполнен, у вас есть два варианта восстановления миграции PST:

  1. Дождитесь, пока функция авторазбиения переместит данные из основного почтового ящика. Это может занять до двух недель. Однако все общедоступные папки в заполненном почтовом ящике общедоступных папок не смогут получать новое содержимое, пока авторазбиение не завершится.

  2. Создайте почтовый ящик общедоступных папок , а затем используйте командлет New-PublicFolder с параметром Mailbox , чтобы создать оставшиеся общедоступные папки в дополнительном почтовом ящике общедоступных папок. В этом примере в дополнительном почтовом ящике создается общедоступная папка PF201.

    New-PublicFolder -Name PF201 -Mailbox SecondaryPFMbx