Общие папки в Office 365 и Exchange Online

Exchange Online
 

Применимо к:Exchange Online

Последнее изменение раздела:2017-03-27

Общие папки предназначены для осуществления общего доступа к файлам. Это простой и эффективный способ сбора, организации и использования информации внутри рабочей группы или в масштабах всей организации. Общедоступные папки помогают упорядочить это содержимое в глубокую иерархию, которую легко просматривать. Пользователи будут видеть в Outlook полную иерархию, позволяющую с легкостью просматривать интересующее содержимое.

ПримечаниеПримечание.
Общедоступные папки доступны в следующих клиентах Outlook: Outlook Web App для Exchange 2013, Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013 и Outlook для Mac.

Общедоступные папки также можно использовать в качестве метода архивирования для групп рассылки. Когда вы включаете поддержку почты для общедоступной папки и добавляете ее в качестве члена группы рассылки, электронная почта, отправляемая в группу, автоматически добавляется в общедоступную папку для последующего просмотра.

Общедоступные папки не предназначены для следующих целей.

  • Архивация данных. Пользователи, для почтовых ящиков которых установлены ограничения, иногда используют общедоступные папки вместо почтовых ящиков для архивации данных. Этого делать не рекомендуется, поскольку это приводит к увеличению занимаемого пространства в общедоступных папках и лишает смысла использование ограничений для почтовых ящиков. Вместо этого рекомендуется использовать Архивация на месте в Exchange 2013 в качестве решения для архивации.

  • Совместное использование документов и совместная работа. Общедоступные папки не поддерживают управление версиями и другие возможности управления документами, такие как контроль над извлечением и возвратом документов, а также автоматическое уведомление об изменении содержимого. Вместо этого рекомендуется использовать SharePoint Online в качестве решения для общего доступа к документации.

Дополнительные сведения об общедоступных папках и других методах совместной работы в Office 365 и Exchange Online см. в разделе Совместная работа в Exchange Online.

Список часто задаваемых вопросов об общедоступных папках в Office 365 и Exchange Online см. в разделе Вопросы и ответы: общедоступные папки.

Дополнительные сведения о квотах общедоступных папок в Office 365 и Exchange Online см. в статьях Общий доступ и совместная работа и Ограничения Exchange Online.

Перечень задач управления общими папками см. в разделе Процедуры с общедоступными папками в Office 365 и Exchange Online.

Дополнительные сведения об ограничениях общедоступных папок в Office 365 и Exchange Online см. в статье Ограничения Exchange Online.

Ищете версию этого раздела для Exchange Server 2013? См. раздел Общедоступные папки.

Архитектура общедоступных папок использует специальные почтовые ящики для хранения иерархий и содержимого общедоступных папок. Основные компоненты архитектуры общедоступных папок — почтовые ящики общедоступных папок.

Существует два типа почтовых ящиков общедоступных папок: основной почтовый ящик иерархии и дополнительные почтовые ящики иерархии. Оба типа почтовых ящиков могут иметь следующее содержимое.

  • Основной почтовый ящик иерархии.   Основной почтовый ящик иерархии представляет собой доступную для записи копию иерархии общедоступных папок. Иерархия общедоступных папок копируется во все другие почтовые ящики общедоступных папок, но эти копии будут доступны только для чтения.

  • Дополнительные почтовые ящики иерархии.   Дополнительные почтовые ящики иерархии вмещают содержимое общедоступных папок, а также доступную только для чтения копию иерархии общедоступных папок.

Управлять почтовыми ящиками общедоступных папок можно двумя способами.

  • В Центре администрирования Exchange перейдите к разделу Общедоступные папки > Почтовые ящики общедоступных папок.

  • В Командная консоль Exchange используйте набор командлетов *-Mailbox.

Иерархия общедоступных папок содержит свойства папок и информацию организации, включая структуру дерева. Каждый почтовый ящик общедоступных папок содержит копию иерархии общедоступных папок. Существует только одна записываемая копия иерархии, которая находится в основном почтовом ящике общедоступных папок. Данные об иерархии используются для определения следующей информации о папке:

  • разрешения на папку;

  • положение папки в дереве общедоступных папок (в том числе сведения о родительских и дочерних папках).

ПримечаниеПримечание.
В иерархии не хранится информация об адресах электронной почты для общедоступных папок с поддержкой почты. Адреса электронной почты хранятся в каталоге.

В процессе синхронизации иерархии общедоступных папок используется добавочная синхронизация изменений (ICS), обеспечивающая механизм отслеживания и синхронизации изменений в иерархии или содержимом хранилища Exchange. Изменения включают в себя создание, изменение и удаление папок и сообщений. Когда пользователи подключены к почтовым ящикам и используют их содержимое, синхронизация выполняется каждые 15 минут. Если к почтовому ящику содержимого не подключен ни один пользователь, синхронизация будет происходит реже (каждые 24 часа). Если операция записи, например создание папки, выполняется над основной иерархией, почтовый ящик содержимого синхронизируется незамедлительно (синхронно).

ВажноВажно!
Поскольку существует только одна записываемая копия иерархии, создание папки передается в почтовый ящик иерархии почтовым ящиком содержимого, к которому подключены пользователи.

Подробнее см. в разделе обновлять иерархию общих папок;.

Содержимое общедоступной папки может включать адреса электронной почты, публикации, документы и электронные бланки. Содержимое хранится в почтовом ящике общедоступных папок, но не реплицируется в различные почтовые ящики общедоступных папок. Все пользователи получают доступ к одному и тому же почтовому ящику общедоступных папок и одному и тому же набору содержимого. Несмотря на то что доступен полнотекстовый поиск в содержимом общедоступных папок, нельзя выполнять поиск среди содержимого различных общедоступных папок, и содержимое не индексируется системой поиска Exchange.

Несмотря на многочисленные преимущества использования общедоступных папок в Office 365 и Exchange Online следует обратить внимание на некоторые факторы, прежде чем внедрять их в своей организации.

  • Outlook Web App поддерживается, но с ограничениями. Можно добавлять и удалять избранные общедоступные папки и выполнять на уровне элементов такие операции, как создание, редактирование, удаление публикаций и ответ на них. Однако нельзя создавать и удалять общедоступные папки в Outlook Web App.

  • Несмотря на то что доступен полнотекстовый поиск в содержимом общедоступных папок, нельзя выполнять поиск среди содержимого различных общедоступных папок, и содержимое не индексируется системой поиска Exchange.

  • Чтобы получать доступ к общедоступным папкам в Office 365 и Exchange Online, необходимо использовать Outlook 2007 или более поздней версии.

  • Политики хранения не поддерживаются для почтовых ящиков общедоступных папок.

При миграции общедоступных папок используйте процесс, называемый пакетной миграцией общедоступных папок. При пакетной миграции общедоступных папок (или просто пакетной миграции) создается запрос на миграцию каждого почтового ящика общедоступной папки, который будет существовать в Exchange Online. При использовании нескольких запросов миграция будет выполняться намного быстрее, так как в этом случае доступная полоса пропускания будет использоваться более эффективно. Кроме того, этот способ более надежен, так как при его использовании уменьшается вероятность сбоя или появления "узкого места", влияющего на всю миграцию.

Несмотря на то, что пакетную миграцию необходимо запускать с помощью командлета New-MigrationBatch в Командная консоль Exchange, ход выполнения и завершения миграции можно наблюдать (а также управлять им) в Центре администрирования Exchange. Так как командлет New-MigrationBatch инициирует запрос на миграцию каждого почтового ящика общедоступной папки, вы можете просматривать сведения о состоянии этих запросов на странице миграции почтовых ящиков. Вы можете перейти на страницу миграции почтовых ящиков и создать отчеты миграции, которые затем будут отправлены вам по электронной почте. Для этого откройте Центр администрирования Exchange в Exchange Online и выберите пункты Почтовый ящик > Миграция.

Чтобы можно было выполнить пакетную миграцию общедоступных папок в Exchange Online, ваш устаревший сервер Exchange должен соответствовать требованиям, указанным в списке ниже. Если он удовлетворяет этим требованиям и вы готовы начать работу, ознакомьтесь со статьей Использование пакетной миграции для переноса устаревших общедоступных папок в Office 365 и Exchange Online.

Exchange поддерживает перемещение ваших общедоступных папок в Office 365 и Exchange Online из таких прежних версий Exchange Server:

  • Exchange Server 2010 с пакетом обновления 3 (SP3) и накопительным пакетом обновления 8 (RU8) или более поздней версии

  • Exchange Server 2007 с пакетом обновления 3 (SP3) и накопительным пакетом обновления 15 (RU15) или более поздней версии

Вам не удастся выполнить миграцию общедоступных папок непосредственно из Exchange 2003. Если в вашей организации используется Exchange 2003, переместите все базы данных и реплики общедоступных папок в Exchange 2007 с пакетом обновления 3 (SP3) и накопительным пакетом обновления 15 (RU15) или более поздней версии. В Exchange 2003 не должно остаться ни одной реплики общедоступных папок.

Для переноса общедоступных папок в Office 365 и Exchange Online рекомендуется использовать пакетную миграцию, а не функцию экспорта PST-файлов в Outlook. В Office 365 для управления увеличением размера почтового ящика общедоступной папки используется функция авторазбиения. Когда размер почтового ящика общедоступной папки превышает заданные квоты, эта функция разделяет почтовый ящик. Когда вы используете экспортированный PST-файл для миграции общедоступных папок, функция авторазбиения неспособна справиться с внезапным ростом объема почтовых ящиков общедоступных папок. В этом случае функции авторазбиения может потребоваться до двух недель, чтобы переместить данные из основного почтового ящика. Чтобы выполнить миграцию общедоступных папок, см. инструкции по пакетной миграции в статье Использование пакетной миграции для переноса устаревших общедоступных папок в Office 365 и Exchange Online. Тем не менее если вы хотите выполнить миграцию с помощью PST-файла и у вас возникла проблема, связанная с тем, что основной почтовый ящик переполнен, для восстановления миграции с помощью PST-файла вы можете использовать два указанных ниже варианта.

  1. Дождитесь, пока функция авторазбиения переместит данные из основного почтового ящика. Это может занять до двух недель. Однако все общедоступные папки в заполненном почтовом ящике общедоступных папок не смогут получать новое содержимое, пока авторазбиение не завершится.

  2. Создание почтового ящика общедоступных папок и используйте командлет New-PublicFolder с параметром Mailbox, чтобы создать оставшиеся общедоступные папки в дополнительном почтовом ящике общедоступных папок. В этом примере в дополнительном почтовом ящике создается общедоступная папка PF201.

    New-PublicFolder -Name PF201 -Mailbox SecondaryPFMbx
    
 
Показ: