Голосовая почта в Exchange Online: единая служба обмена сообщениями

Exchange Online
 

Применимо к:Exchange Online

Последнее изменение раздела:2016-12-09

Единая система обмена сообщениями (UM) позволяет пользователям использовать функции голосовой почты, включая голосовой доступ к Outlook и правила автоответчика. Посредством единой системы обмена сообщениями в одном почтовом ящике объединяются функции голосовой связи и электронной почты, доступные с разнообразных устройств. Пользователи могут читать или прослушивать свои сообщения из папки «Входящие» электронной почты или через голосовой доступ к Outlook с любого телефона. Администратор может определять метод выполнения исходящих звонков и интерфейс, предоставляемый пользователям для звонков в организации.

В настоящее время администраторы систем обмена сообщениями в организациях часто управляют системами голосовой и электронной почты как отдельными системами. Сообщения голосовой и электронной почты хранятся в отдельных почтовых ящиках, которые размещаются на отдельных серверах. Пользователи могут получать доступ к сообщениям электронной почты с настольного компьютера, а к сообщениям голосовой почты — с телефона.

С помощью единой системы обмена сообщениями администраторы Office 365 могут объединить голосовую и электронную почту в одном почтовом ящике, чтобы пользователи могли читать или прослушивать сообщения голосовой почты в папке «Входящие» или через голосовой доступ к Outlook с любого телефона. Единая система обмена сообщениями использует почтовый ящик пользователя для хранения сообщений как электронной, так и голосовой почты.

Содержание

Функции единой системы обмена сообщениями

Планирование и развертывание единой системы обмена сообщениями

Управление единой системой обмена сообщениями с помощью EAC и командной консоли

Функции голосовой почты в единой системе обмена сообщениями обеспечивают ряд преимуществ как для пользователей, так и для администраторов в вашей организации и в Exchange Online.

При настройке единой системы обмена сообщениями для организации пользователи получают доступ к голосовой и электронной почте, личным контактам и данным календаря, хранящимся в их почтовых ящиках, из почтового клиента, например MicrosoftOutlook или Outlook Web App, с мобильного устройства с поддержкой MicrosoftExchange ActiveSync, например с мобильного телефона под управлением Windows Phone, или с обычного телефона. Кроме того пользователи могут использовать следующие возможности:

  • Доступ к почтовому ящику Exchange.   Пользователи могут получить доступ к полному набору функций голосовой почты с помощью мобильных телефонов с поддержкой Интернета, Outlook 2007 или более поздних версий и Outlook Web App. В число этих функций входит множество параметров настройки голосовой почты и возможность воспроизводить голосовое сообщение из области чтения с помощью встроенного проигрывателя Windows Media или из списка сообщений с помощью динамиков компьютера.

  • Воспроизведение на телефоне.   Функция воспроизведения на телефоне позволяет пользователям воспроизводить голосовые сообщения на телефоне. Если пользователь работает в офисе, пользуется общедоступным компьютером или компьютером, на котором нет мультимедийных средств, или прослушивает конфиденциальное голосовое сообщение, возможно, он не захочет или не сможет прослушивать его через компьютерные динамики. Вместо этого он может воспроизвести сообщение голосовой почты с помощью любого телефона: домашнего, офисного или мобильного.

  • Форма голосовой почты   Форма голосовой почты напоминает форму электронной почты по умолчанию. Она предоставляет пользователям интерфейс для выполнения таких действий, как воспроизведение, остановка или приостановка воспроизведения голосовых сообщений, воспроизведение голосовых сообщений по телефону, а также добавление и изменение заметок.

    Форма голосовой почты содержит встроенный проигрыватель Windows Media и поле для звуковых заметок. Встроенный проигрыватель Windows Media и поле заметок отображаются либо в области просмотра при предварительном просмотре голосового сообщения, либо в отдельном окне при открытии голосового сообщения. Если для пользователя не включена поддержка единой системы обмена сообщениями или если на клиентском компьютере не установлен поддерживаемый почтовый клиент, то пользователь видит голосовые сообщения только в виде вложений, а форма голосовой почты недоступна.

  • Пользовательская настройка.   Пользователи могут настраивать некоторые параметры голосовой почты для единой системы обмена сообщениями с помощью Outlook Web App. Например, пользователь может записать персональные приветствия, настроить уведомления о пропущенных звонках и текстовых сообщениях, настроить номер для воспроизведения голосовых сообщений на телефоне и сбросить ПИН-код для доступа к голосовой почте.

  • Автоответчик.   Функция автоответчика предусматривает ответ на входящие вызовы от имени пользователя, воспроизведение персональных приветствий, запись голосовых сообщений и их отправку в папку «Входящие» в виде сообщений электронной почты.

  • Правила автоответчика.   Функция «Правила автоответчика» позволяет пользователям, у которых включена голосовая почта, определять способ обработки входящих вызовов. Способ применения правил автоответчика ко входящим вызовам аналогичен тому, как правила для папки "Входящие" применяются к входящим сообщениям электронной почты. По умолчанию правила автоответчика не настроены. При ответе на входящий звонок вызывающий абонент может оставить голосовое сообщение для вызываемого абонента. С помощью правил автоответчика вызывающий абонент может выполнять следующие действия.

    • Оставить голосовое сообщение для пользователя.

    • Переключиться на альтернативный контакт пользователя.

    • переключиться на голосовую почту альтернативного контакта;

    • Переключиться на другие номера телефонов, настроенные пользователем.

    • Использовать функцию «Найти меня» или найти пользователя с помощью контролируемой передачи.

  • Предварительный просмотр голосовой почты.   Единая система обмена сообщениями использует автоматическое распознавание речи для создаваемых сообщений голосовой почты. Когда пользователи получают голосовые сообщения, в них содержится как запись голосового сообщения, так и созданный из нее текст. Пользователи могут видеть текст голосового сообщения, отображающийся в сообщении электронной почты, в Outlook Web App и других поддерживаемых почтовых клиентах.

  • Индикатор ожидающего сообщения   Индикатор ожидающего сообщения — это функция, имеющаяся в большинстве устаревших систем голосовой почты, которая может относиться к любому механизму, указывающему на наличие нового сообщения. Включение или отключение индикатора ожидающего сообщения выполняется в почтовом ящике пользователя или в политике почтового ящика единой системы обмена сообщениями.

  • Уведомления о пропущенных звонках и сообщениях голосовой почты с помощью SMS.   Если пользователи входят в гибридное развертывание или развертывание Office 365 и при настройке параметров голосовой почты указывают номера мобильных телефонов, а также настраивают переадресацию, они могут получать уведомления о пропущенных звонках и новых сообщениях голосовой почты в виде SMS. Однако для получения этих типов уведомлений пользователи сначала должны настроить текстовые сообщения, а также включить уведомления в своих учетных записях.

  • Защищенная голосовая почта.   Защищенная голосовая почта — это функция, которая позволяет отправлять конфиденциальные сообщения. Эта голосовая почта защищена и пользователям запрещается пересылать, копировать или извлекать голосовые файлы из электронной почты. Защищенная голосовая почта повышает конфиденциальность голосовых сообщений и позволяет пользователям ограничить их аудиторию.

  • Голосовой доступ к Outlook.   Пользователям единой системы обмена сообщениями доступны два интерфейса. телефонный пользовательский интерфейс (TUI) и голосовой пользовательский интерфейс (VUI). Эти два интерфейса называются голосовым доступом к Outlook. Абоненты Outlook могут использовать голосовой доступ к Outlook при обращении к системе голосовой почты с внешнего или внутреннего телефона. Пользователи могут получать доступ к своим почтовым ящикам путем подключения по телефону к системе голосовой почты через голосовой доступ к Outlook. Однако для поиска по каталогу пользователей организации необходимо использовать клавиатуру телефона. Использование голоса для поиска по каталогу недоступно. С помощью телефона пользователь, включенный в единую систему обмена сообщениями, может выполнять следующее:

    • получать доступ к голосовой почте;

    • прослушивать сообщения электронной почты, переадресовывать их и отвечать на них;

    • прослушивать данные календаря;

    • получать доступ к контактам, хранящимся в каталоге организации или личном списке адресов, а также использовать их для набора номера;

    • принимать или отклонять приглашения на собрания;

    • настраивать голосовое сообщение для уведомления звонящих об отсутствии вызываемого абонента;

    • задавать пользовательские настройки безопасности и личные параметры.

    • Искать пользователей в каталоге организации.

  • Групповая адресация с помощью голосового доступа к Outlook.   Пользователь может отправить одно сообщение электронной почты одному пользователю в личных контактах, либо нескольким получателям из каталога путем добавления каждого получателя по отдельности или путем добавления имени списка рассылки из каталога организации. В единой системе обмена сообщениями Office 365 после входа в почтовый ящик с помощью голосового доступа к Outlook пользователь может отправлять сообщения электронной почты и голосовые сообщения пользователям группы, хранящейся в личных контактах.

В начало

В настоящее время большинство пользователей и ИТ-отделов управляют своей голосовой почтой независимо от своей электронной почты. Голосовая и электронная почта существуют как отдельные папки "Входящие", размещенные на отдельных серверах, доступ к которым осуществляется с помощью настольного компьютера для электронной почты и с помощью телефона для голосовой почты. Единая система обмена сообщениями предлагает интегрированное хранилище для всех сообщений и предоставляет доступ к содержимому хранилища с компьютера и телефона.

Администраторы Exchange могут управлять единой системой обмена сообщениями из того же интерфейса, который используется для управления остальными компонентами Exchange, с помощью Центр администрирования Exchange (EAC) и командной консоли Exchange. Администраторы могут выполнять следующие действия:

  • управлять голосовой и электронной почтой с одной платформы;

  • управлять единой системой обмена сообщениями с помощью команд, которые можно включать в скрипты;

  • создавать инфраструктуры единой системы обмена сообщениями с высокими показателями доступности и надежности.

Единая система обмена сообщениями Office 365 предлагает администраторам следующие возможности.

  • Консолидация систем голосовой почты   В настоящее время большинство систем обмена голосовой почтой требуют, чтобы все их компоненты устанавливались во всех офисах организации. В этом случае системы обмена голосовыми сообщениями в филиалах находятся вне центрального офиса и их приходится администрировать на местах. Это часто приводит к повышению затрат и усложнению администрирования. Единая система обмена сообщениями позволяет управлять системой голосовой почты централизованно. Чтобы создать централизованное решение для управления единой системой обмена сообщениями, необходимо интегрировать шлюзы VoIP, IP-УАТС или УАТС и телефонную систему, а затем развернуть пограничные контроллеры сеансов для подключения телефонной системы к развертыванию Office 365. Такое централизованное развертывание системы обмена голосовыми сообщениями может существенно сократить расходы на оборудование и администрирование.

  • Встроенные роли администрирования единой системы обмена сообщениями.   Для управления единой системой обмена сообщениями и функциями голосовой почты предусмотрены следующие административные роли.

    • Почтовые ящики единой системы обмена сообщениями.

    • Приглашения единой системы обмена сообщениями.

    • Единая система обмена сообщениями.

  • Поддержка входящих факсов.   В единую систему обмена сообщениями встроена поддержка факсимильной связи для пользователей, чьи почтовые ящики поддерживают единую систему обмена сообщениями. Они могут принимать факсимильные сообщения, переданные при вызове по их добавочному номеру.

    Если клиентам требуется отдельная факсимильная система, им потребуется развернуть партнерское решение. Решения для работы с факсами предлагаются несколькими партнерами. Решения партнеров для работы с факсимильной связью разработаны в тесной интеграции с Exchange и предоставляют пользователям, включенным в единую систему обмена сообщениями, возможность получения входящих факсов. Найти подходящее решение можно на сайте Microsoft Pinpoint для партнеров по факсимильной связи.

  • Поддержка нескольких языков.   Все доступные языковые пакеты поддерживают обработчик преобразования текста в речь и содержат предварительно записанные приглашения на соответствующем языке, а также поддержку автоматического распознавания речи. Однако только некоторые языковые пакеты содержат поддержку предварительного просмотра голосовой почты.

  • Автосекретарь   Автосекретарь — это набор голосовых приглашений, предоставляющих внешним или внутренним пользователям доступ к системе голосовой почты. Автосекретарь позволяет пользователю с помощью клавишной панели телефона или речевого ввода перемещаться по структуре меню, звонить другому пользователю или искать пользователей в организации, а затем звонить им. Автосекретарь позволяет администратору выполнять следующие действия:

    • создавать настраиваемые меню для внешних пользователей;

    • определять информационные сообщения, приветствия для рабочих часов и приветствия для нерабочих часов;

    • определять расписания праздников;

    • описывать способы поиска в каталоге организации;

    • описывать, как позвонить на добавочный номер пользователя, чтобы внешние абоненты могли звонить пользователю, указывая добавочный номер;

    • описывать способы поиска в каталоге организации, чтобы внешние абоненты могли найти в каталоге нужного пользователя и позвонить ему;

    • разрешать внешним пользователям звонить оператору.

В начало

Для единой системы обмена сообщениями требуется интеграция телефонной системы организации с Office 365 с помощью пограничных контроллеров сеансов. Для успешного развертывания необходимо тщательно проанализировать имеющуюся телефонную инфраструктуру и правильно спланировать развертывание голосовой почты и управление ею.

При планировании использования единой системы обмена сообщениями в Office 365 необходимо учитывать структуру и другие факторы, которые могут повлиять на достижение требуемых целей организации после настройки единой системы обмена сообщениями. Как правило, чем проще структура единой системы обмена сообщениями, тем легче ее настраивать и обслуживать. Как правило, следует создавать только такие компоненты единой системы обмена сообщениями (абонентские группы, автосекретари и политики почтовых ящиков), которые необходимы для поддержания целей и задач организации. Большие организации, имеющие сложную систему телефонии и развитую сетевую структуру, большое количество отделов и другие сложности, потребуют более трудоемкого планирования, чем небольшие организации с относительно простыми потребностями в единой системе обмена сообщениями.

Для успешного развертывания единой системы обмена сообщениями необходимо рассмотреть и оценить множество областей. Необходимо понимать различные аспекты единой системы обмена сообщениями, каждый ее компонент и функцию, чтобы правильно спланировать инфраструктуру и развертывание этой системы. Время, затраченное на планирование и проработку этих вопросов, поможет избежать многих проблем при развертывании единой системы обмена сообщениями в организации. Ниже приведены некоторые из областей, которые следует рассмотреть и оценить при планировании единой системы обмена сообщениями в организации.

  • Потребности вашей организации.

  • Требования безопасности в вашей организации.

  • Ваши существующие средства телефонии, сети с коммутацией каналов и система голосовой почты.

  • Текущая структура IP-сети с коммутацией пакетов. Сюда относятся точки подключения и устройства локальных и глобальных сетей.

  • Количество пользователей, которое необходимо поддерживать.

  • Необходимость интеграции единой системы обмена сообщениями с Lync Server для реализации корпоративной голосовой связи в Office 365.

  • Расположение шлюзов VoIP, оборудования телефонной системы и пограничных контроллеров сеансов.

  • Требования к хранилищу для пользователей голосовой почты.

В начало

Управление в EAC

Office 365 предоставляет единую консоль управления для вашей организации, куда входят все компоненты и функции единой системы обмена сообщениями. Центр администрирования Exchange предоставляет упрощенный оптимизированный интерфейс для управления развертываниями Exchange Online. Ниже перечислены некоторые функции Центра администрирования Exchange.

  • Представление списка.   Представление списка в Центре администрирования Exchange предназначено для отображения получателей, почтовых ящиков и параметров функций, используемых в организации. Разбиение списка на страницы позволяет просматривать результаты постранично. Можно настроить размер страницы и количество записей на странице, а также экспортировать записи в CSV-файл.

  • Добавление и удаление столбцов в представлении списка получателей.   Вы можете выбрать просматриваемые столбцы и сохранить эти настройки.

  • Управление общими папками.    Управление общими папками доступно в Центре администрирования Exchange; отдельные средства управления не требуются.

  • Уведомления. В Центре администрирования Exchange есть средство просмотра уведомлений, с помощью которого можно просматривать состояние продолжительных процессов и при необходимости получать по электронной почте уведомления об их завершении.

  • Редактор пользователей с управлением доступом на основе ролей (RBAC).   В Office 365 редактор RBAC находится в Центре администрирования Exchange; отдельные средства для управления RBAC не требуются.

  • Средства единой системы обмена сообщениями.   В Office 365 можно использовать средства анализа статистики вызовов и журналов вызовов пользователей для уточнения статистики единой системы обмена сообщениями и сведений об отдельных вызовах пользователей.

Управление в командной консоли

Командная консоль, основанная на Windows PowerShell, служит эффективным интерфейсом командной строки, обеспечивающим автоматизацию задач администрирования. С помощью командной консоли можно управлять каждой областью работы Exchange. Вы можете включать новые учетные записи электронной почты, создавать соединители отправки и получения, настраивать свойства баз данных, контролировать все аспекты работы единой системы обмена сообщениями и выполнять другие действия. Командная консоль позволяет выполнять все задачи, которые поддерживает EAC, а также ряд других задач, которые через EAC выполнить невозможно. Когда вы выполняете какие-либо действия в консоли администрирования Exchange, в действительности в этот момент работу выполняет командная консоль.

В начало

 
Показ: