Планирование больших собраний в Skype для бизнеса Server

Сводка: Ознакомьтесь с этой статьей, чтобы узнать о рекомендациях по реализации больших собраний и управлению ими в Skype для бизнеса Server.

Размер собраний, которые может поддерживать Skype для бизнеса Server, зависит от того, размещается ли конференц-связь в общем или выделенном пуле: от 250 участников в общем пуле до 1000 участников в выделенном пуле.

Как правило, большие собрания обладают следующими характеристиками:

• формат собрания: презентация один-ко-многим;

• один или несколько пользователей являются докладчиками, а все остальные являются участниками;

• совместное использование презентации PowerPoint — это основное действие для совместной работы с данными;

• аудио является обязательным, видео также может использоваться;

• пользователь, отвечающий за предварительную настройку собрания – как правило, организатор собрания или его помощник;

• выделенные сотрудники (не докладчики) руководят собранием, в том числе контролируют подключение к собранию по сети, проверка работы аудио, видео и совместного использования слайдов, управляют залом ожидания и ролями пользователей, отключают и включают звук участников, принимают вопросов и управляют записями, по мере необходимости.

Когда пользователь планирует собрание, Skype для бизнеса Server создает запись в базе данных конференц-связи, в которой хранятся данные конференц-связи, но не резервирует аппаратные ресурсы для запланированного собрания заранее. Вместо этого Skype для бизнеса Server имеет встроенную логику балансировки нагрузки для динамического распределения ресурсов конференц-связи на серверах переднего плана таким образом, чтобы равномерно распределять нагрузки между всеми серверами переднего плана в пуле. Эта схема обеспечивает эффективное предоставление и использование аппаратных ресурсов, однако для очень больших собраний необходимо надлежащее планирование.

Например, если пул Skype для бизнеса Server работает близко к своей максимальной емкости, на каждом сервере переднего плана может размещаться около 125 собраний среднего размера. При этом можно без затруднений добавить еще одно небольшое собрание, но добавление собрания для 1000 пользователей может привести к неполадкам, так как серверы переднего плана, вероятно, не смогут поддерживать такое большое собрание и одновременно еще 125 собраний.

Для поддержки крупных собраний с участием до 1000 пользователей необходимо решить вопросы, связанные с моделью общего оборудования и с моделью без резервирования. Как правило, необходимо спланировать выделенный пул и следовать рекомендациям, описанным в следующих разделах.

Планирование выделенного пула

Если в организации требуется проводить собрания, число участников которых превышает 250, необходимо спланировать выделенный пул для поддержки нагрузки.

Для получения ресурсов центрального процессора и памяти, достаточных для проведения собраний с участием до 1000 пользователей, на серверах переднего плана не следует размещать другие рабочие нагрузки обмена мгновенными сообщениями, оповещения о присутствии и корпоративной голосовой связи. На них также не должны размещаться другие собрания независимо от их размера. Чтобы разместить собрания до 1000 пользователей, необходимо настроить отдельный пул Skype для бизнеса Server, предназначенный для размещения больших собраний.

В пуле Skype для бизнеса Server, предназначенном для размещения больших собраний, должно одновременно размещаться одно и только одно собрание из 1000 пользователей, поэтому время собраний необходимо заранее зарезервировать с помощью процесса планирования вне диапазона, чтобы обеспечить выделенную поддержку интерфейсных серверов. Если требуется поддержка одновременного проведения нескольких больших собраний, следует настроить несколько пулов, выделенных под крупные собрания.

Дополнительные сведения о требованиях к оборудованию и программному обеспечению и планировании топологии, поддерживающей крупные собрания, см. в разделах Требования к оборудованию и программному обеспечению для конференц-связи в Skype для бизнеса Server и Планирование топологии конференц-связи для Skype для бизнеса Server.

Рекомендации по проведению больших собраний

После настройки выделенного пула для больших собраний можно принять меры по улучшению взаимодействия с пользователями на размещенных в этом пуле больших собраниях. В следующих разделах приведены указания по управлению большими собраниями.

• Создание выделенных организаторов собрания

• Создание выделенных ведущих

• Ведение отдельного календаря для больших собраний

• Реализация процесса планирования больших собраний

• Задание подходящих данных планирования

• Создание политики конференц-связи для больших собраний

Создание выделенных организаторов собрания

Чтобы свести к минимуму трафик обмена данными в режиме реального времени в пуле больших собраний, корпорация Майкрософт не рекомендует размещать пользователей, которые регулярно выполняют вход с помощью Skype для бизнеса клиентов и участвуют в обмене мгновенными сообщениями, присутствии, конференц-связи и голосовых сеансах. Вместо этого выполните одно из следующих действий.

• Создайте одну или несколько учетных записей пользователей, выделенных для планирования больших собраний.

• Разместите учетные записи сотрудников, отвечающих за планирование больших собраний, в пуле больших собраний.

Создание выделенных ведущих

Если в собрании участвует от нескольких сотен до одной тысячи пользователей, рекомендуется поручить одному из сотрудников ведение интернет-сеанса собрания. Этот выделенный человек может быть делегатом организатора собрания или сотрудником службы поддержки крупных собраний организации. При планировании собрания следует добавить назначенного собрания в качестве одного из докладчиков, хотя предоставить участнику роль докладчика можно и во время собрания.

Модератор собрания может использовать все функции докладчика Skype для бизнеса клиентов для управления большим собранием. К ним относятся следующие:

• наблюдение за "залом ожидания", принятие и отклонение пользователей в "зале ожидания";

• удаление с собрания пользователей, которые не должны на нем присутствовать;

• изменение типов доступа к собранию;

• изменение ролей участников;

• Приглашение дополнительных участников во время собрания с помощью функции перетаскивания, телефонного набора или электронной почты

• включение и выключение микрофона для всей аудитории или отдельных пользователей;

• управление материалами собрания, включая отправку материалов, их удаление, включение и выключение состояния активности.

Ведение отдельного календаря

Для каждого пула больших собраний следует вести отдельный календарь больших собраний, запланированных в этом пуле. Например, вы можете создать одну учетную запись пользователя в пуле больших собраний и использовать Outlook с exchange и надстройкой для собраний по сети для Skype для бизнеса для поддержания отдельного календаря. При наличии нескольких учетных записей пользователей, позволяющих сотрудникам службы поддержки создавать большие собрания, можно настроить отдельный календарь, содержащий сводную информацию обо всех больших собраниях, которые созданы в службе поддержки.

Ведение отдельного календаря больших собраний помогает избежать конфликтов и убедиться, что в любой момент времени активно только одно большое собрание.

Реализация процесса планирования

Так как в выделенном пуле больших собраний поддерживается только одно большое собрание, следует реализовать процесс планирования больших собраний, чтобы упростить настройку больших собраний и предотвратить конфликты. Такая возможность не предоставляется непосредственно клиентами Skype для бизнеса Server или Skype для бизнеса. Один из способов реализации такого процесса — использовать систему поддержки вашей организации, если она доступна.

Планирование большого собрания подразделяется на следующие шаги.

• Организатор собрания или делегат определяет время, продолжительность и размер предстоящего собрания, а также список выступающих. Если ожидаемый размер собрания превышает 250 пользователей или если требуется улучшить взаимодействие с пользователями при числе участников меньше 250, организатор или делегат подает запрос на проведение большого собрания.

• Специалист по планированию проверяет свободны ли требуемые дата и время. Поскольку мы поддерживаем одновременное проведение только одного большого собрания в выделенном пуле, специалисту по планированию требуется свериться с календарем больших собраний, чтобы определить, не запланировано ли на этот день и это время другое собрание. Если запрошенное время доступно, специалист по планированию утверждает запрос на собрание.

• Если запрос утвержден, сотрудники по планированию (используя учетные данные в выделенном пуле) используют надстройку собрания по сети для Skype для бизнеса с Outlook для настройки собрания в выделенном пуле больших собраний. URL-адрес для присоединения к собранию предоставляется инициатору запроса в составе уведомления об утверждении.

• Организатор собрания или уполномоченный пользователь с помощью Outlook планирует предстоящее собрание, добавляя к приглашению на собрание URL-адрес для присоединения к собранию. Затем организатор собрания или уполномоченный пользователь определяет пользователей, которых требуется пригласить, и рассылает приглашение на собрание.

Задание подходящих данных планирования

После проверки отсутствия другого запланированного собрания на запрашиваемое время, персонал поддержки, который обрабатывает запрос, планирует собрание в пуле больших собраний.

Чтобы обеспечить оптимальное взаимодействие с пользователем, важно запланировать большое собрание с правильными уровнями доступа и параметрами собрания, соответствующими потребностям организатора собрания. Рассмотрим следующие параметры планирования, настроенные в Skype для бизнеса параметры собрания:

• Используйте новое место собрания для каждого большого собрания вместо повторного использования выделенного места собрания.

• Указывайте уровень доступа к собранию следующим образом.

  • Если хотя бы один приглашенный является внешним по отношению к организации, задайте тип доступа к собранию Все (без ограничений). Это устраняет необходимость в управлении потенциально большим "залом ожидания" во время собрания.

  • Если собрание полностью внутреннее, задайте тип доступа к собранию Все пользователи из моей организации.

    Примечание.

    Не рекомендуется задавать тип доступа к собранию Приглашенные мной люди из организации, так как в этом режиме организаторы должны добавлять к списку приглашенных адреса электронной почты всех пользователей, и пригласить группу рассылки невозможно. Не рекомендуется задавать тип доступа к собранию Только мне, организатору собрания, так как в этом режиме необходимо, чтобы все участники, включая докладчиков, были помещены в "зал ожидания" во время собрания. Сотрудник, отвечающий за проведение большого собрания, в этом случае должен постоянно проверять состав "зала ожидания" и допускать новых пользователей, находящихся в "зале ожидания".

• Разрешите пользователям, подключающимся с телефона, автоматический вход на собрание, установив флажок Абоненты попадают напрямую.

• Явным образом приглашайте следующих пользователей:

  • организатор собрания и делегат (инициатор запроса);

  • список выступающих, предоставленный инициатором запроса на собрание.

    Примечание.

    Если задан тип доступа к собранию Выбранные пользователи, потребуется в явном виде добавить каждого участника большого собрания как приглашенного на собрание.

• Явно управляйте докладчиками вместо определения параметра докладчика в качестве одного из значений автоматического продвижения. Убедитесь, что следующие пользователи добавлены в качестве докладчиков:

  • организатор собрания и делегат (инициатор запроса);

  • список выступающих, предоставленный инициаторами запроса на большое собрание.

    Явное управление докладчиками позволяет ограничить их количество до величины, достаточной для эффективного проведения большого собрания. Если большинство на собрании составляют обычные участники, снижается вероятность случайной передачи управления презентацией, удаления презентации PowerPoint, включения или отключения микрофонов докладчиков и других нарушений нормального хода собрания.

• Если установлен флажок Отключить микрофоны всех участников, транслировать звук на собрании могут только докладчики.

• Проверьте параметр Блокировать видео участников , чтобы убедиться, что только выступающие могут транслировать видео на собрание.

Создание политики конференц-связи

Создайте новую политику конференц-связи специально для больших собраний, затем назначить эту политику пользователям, размещенным в выделенном пуле больших собраний. Настройте параметры этой политики конференц-связи следующим образом.

• Задайте для параметра MaxMeetingSize значение 1000. (Значение по умолчанию — 250.)

• Для параметра AllowLargeMeetings задайте значение True.

• Для параметра EnableAppDesktopSharing задайте значение None.

• Для параметра AllowUserToScheduleMeetingsWithAppSharing задайте значение False.

• Для параметра AllowSharedNotes задайте значение False.

• Для параметра AllowAnnotations задайте значение False.

• Для параметра DisablePowerPointAnnotations задайте значение True.

• Для параметра AllowMultiview задайте значение False.

• Для параметра EnableMultiviewJoin задайте значение False.

Параметр AllowLargeMeetings $true приводит к следующему:

• Скрывает список участников.

• Отключает ошибки в окне обмена мгновенными сообщениями.

• Отключает видео с несколькими участниками.

• Отключает возможность повышения уровня участника до докладчика. Необходимо заранее спланировать и объявить всех выступающих перед собранием.

• Отключает возможность включения отдельных участников.

• Отключает возможность применения функции блокировки видео внимания к участникам.

• ТСОП не сможет активироваться с помощью 6, так как отсутствует личная виртуальная помощь, которая отвечает за команды DTMF в активных больших собраниях.

• Если выступающий или организатор планирует собрание, на котором все должны отключить звук ("Отключить все"), пользователи ТСОП будут отключены во время звонка и не смогут включить звук.

За исключением параметра Максимальный размер собрания, все указанные здесь параметры политики конференц-связи задаются для отключения функциональных возможностей конференц-связи, которые не требуются на больших собраниях.

Кроме того, необходимо настроить выделенный пул больших собраний, чтобы каждый Skype для бизнеса Server пользователь, размещенный в пуле и отвечающий за управление расписанием собраний, получил соответствующие разрешения. Для этого выполните следующие действия.

• Для параметра Назначить в качестве выступающего задайте значение Нет. Обычно на больших собраниях требуется только один или несколько докладчиков, поэтому участники не должны автоматически допускаться к большим собраниям в качестве докладчиков. Следует в явном виде назначать докладчиков при планировании собрания или предоставлять отдельным участникам права докладчиков во время собрания.

• Убедитесь в том, что флажок Назначаемый тип конференции по умолчанию снят. Этот параметр определяет, будет ли надстройка собрания по сети для Skype для бизнеса всегда планирует конференции с помощью назначенной организатором конференции. Это означает, что запланированные собрания имеют одинаковый URL-адрес присоединения и аудиоинформационную информацию. В ситуациях совместной работы небольших групп назначать тип конференции таким образом удобно, так как каждому пользователю назначается собственная конференция; в этом случае постоянный URL-адрес для присоединения и одинаковые аудиоданные позволяют ускорить присоединение к собранию. Однако в ситуациях больших собраний сотрудники службы поддержки планируют большие собрания по одному набору учетных данных пользователя, а затем предоставляют URL-адреса для присоединения и аудиоданные инициаторам собраний. В этом случае лучше присоединяться к каждому собранию по отдельному URL-адресу.

• Убедитесь в том, что флажок Допуск анонимных пользователей по умолчанию снят, если он не является обязательным. Этот параметр влияет на тип доступа к собранию по умолчанию, запланированный надстройкой онлайн-собраний для Skype для бизнеса, если не используется назначенная конференция. Соответствующий параметр для этого параметра зависит от потребностей вашей организации. Если большие собрания в организации преимущественно являются внутренними, устанавливать этот флажок не следует. Если на больших собраниях, как правило, требуется возможность присоединения внешних пользователей, установите этот флажок.

Дополнительные сведения о создании политики конференц-связи см. в статье Управление политиками конференц-связи в Skype для бизнеса Server.