Функции совместной работы в Exchange Server

Exchange Server предоставляет следующие функциональные возможности, которые могут помочь конечным пользователям совместно работать с электронной почтой:

• Почтовые ящики сайта (устаревшие в SharePoint 2019)
• Общедоступные папки
• Общие почтовые ящики
• Группы рассылки

Каждая из этих функций отличается взаимодействием с пользователем и набором компонентов, и выбирается с учетом потребностей пользователя и возможностей организации. Например, сайт для совместной работы обеспечивает отличную документацию в почтовых ящиках. Однако почтовые ящики сайтов используют SharePoint Server, поэтому если вы не планируете развертывать SharePoint, следует использовать общедоступные папки для предоставления общего доступа к документам.

В этом разделе сравниваются эти функции совместной работы, что помогает определить, какие функции предлагать пользователям.

Почтовые ящики сайта

Почтовый ящик сайта функционально состоит из членства в сайте SharePoint 2013 или более поздней версии (владельцы и участники), общего хранилища через почтовый ящик Exchange 2016 или более поздней версии для сообщений электронной почты и сайта SharePoint для хранения и совместного использования информации. Почтовый ящик сайта объединяет электронную почту Exchange и документы SharePoint. Для пользователей почтовый ящик сайта служит центральной картотекой проекта, предоставляя место электронной почте и документам проекта файла, которые могут открывать и редактировать только участники сайта. Кроме того, у почтовых ящиков сайта определенный жизненный цикл, и они оптимизированы для использования проектами с конкретной датой начала и окончания. Чтобы полностью реализовать почтовые ящики сайта, конечные пользователи должны использовать Outlook 2013 или более поздней версии.

Дополнительные сведения см. в разделе Почтовые ящики сайта.

Общедоступные папки

Общие папки предназначены для осуществления общего доступа к файлам. Это простой и эффективный способ сбора, организации и использования информации внутри рабочей группы или в масштабах всей организации.

Общие папки упорядочивают это содержимое в глубокую иерархию, которую легко просматривать. Пользователи находят интересное и соответствующее содержимое, переходя по необходимым ветвям этой иерархии. Полная иерархия всегда отображается в представлении папок Outlook пользователей. Общие папки — это отличная технология для архивации групп рассылки. Общая папка может поддерживать электронную почту, и ее можно добавить в качестве члена группы рассылки. Электронная почта, отправленная группе рассылки, будет автоматически добавляться в общую папку для последующего просмотра. Общедоступные папки также обеспечивают простой общий доступ к документам и не требуют установки SharePoint Server в вашей организации. Пользователи могут использовать общедоступные папки с Outlook 2007 или более поздних версий.

Дополнительные сведения см. в разделе Общедоступные папки.

Общие почтовые ящики

Общий почтовый ящик — это почтовый ящик, в который пользователи могут обращаться для чтения и отправки сообщений электронной почты и общего календаря. Общие почтовые ящики могут предоставлять универсальный адрес электронной почты (например info@contoso.com , или sales@contoso.com), который клиенты могут использовать для получения справки о вашей компании. Если общему почтовому ящику назначено разрешение Отправить как, когда делегированный пользователь отвечает на сообщение электронной почты, он может выглядеть так, как будто отвечает почтовый ящик (например, sales@contoso.com) , а не фактический пользователь.

Дополнительные сведения см. в разделе Общие почтовые ящики.

Группы

Группы, также называемые группами рассылки, представляют собой совокупность двух и более получателей, которая содержится в общей адресной книге. При отправке в группу сообщения электронной почты оно будет передано всем ее участникам. Группы рассылки могут быть организованы по определенному обсуждению темы (например, "Собаководы") или пользователям, которые имеют общую рабочую структуру, которая требует частого общения.

Дополнительные сведения см. в разделе Получатели.

Какую функцию использовать?

В таблице ниже приведено краткое описание всех функций совместной работы, чтобы вы смогли решить, какую из них использовать.