Внешние отправители — устранение неполадок электронной почты, отправленной в Microsoft 365

В этой статье содержатся сведения об устранении неполадок для отправителей, у которых возникают проблемы при попытке отправить сообщения электронной почты получателям в Microsoft 365, а также рекомендации по массовой рассылке клиентам.

Управляете ли вы репутацией своего IP-адреса и домена отправителя?

Exchange Online Protection (EOP) обеспечивает защиту от нежелательной почты для Microsoft 365. Мы также используем технологии проверки подлинности электронной почты, такие как SPF, DKIM и DMARC, чтобы убедиться, что домен, отправляющий электронную почту, авторизован на это. На фильтрацию EOP влияют многие факторы. Например, IP-адрес отправки, домен, проверка подлинности электронной почты, точность списка, частота жалоб, содержимое и многое другое. Одним из основных факторов, влияющих на снижение репутации отправителя и его способности доставить электронную почту, является частота жалоб на нежелательную почту.

Отправляете ли вы сообщения с новых IP-адресов?

IP-адреса, которые никогда не использовались для отправки электронной почты, обычно не имеют никакой репутации в наших системах. В результате сообщения электронной почты из новых источников чаще сталкиваются с проблемами с доставкой. После того как IP-адрес создал репутацию того, что он не отправляет спам, EOP обычно обеспечивает более эффективную доставку электронной почты.

Новые IP-адреса для доменов с существующими записями SPF обычно наследуют часть репутации отправки домена. Если ваш домен имеет хорошую репутацию отправки, новые IP-адреса могут столкнуться с более быстрым временем. Новый IP-адрес может быть полностью развернут в течение нескольких недель или меньше в зависимости от объема, точности списка и частоты жалоб нежелательной почты.

Проверьте правильность настройки DNS

Чтобы получить инструкции по созданию и обслуживанию записей DNS, включая запись MX, необходимую для маршрутизации почты, необходимо обратиться к поставщику услуг размещения DNS.

Убедитесь, что вы не объявляете себя как невозмехдаемый IP-адрес

Мы можем не принимать сообщения электронной почты от отправителей, которым не удается выполнить обратный поиск DNS. В некоторых случаях добропорядочные отправители неправильно сообщают, что их IP-адрес не поддерживает маршрутизацию в Интернете, при попытке подключиться к EOP. IP-адреса, зарезервированные для частных (невозмезуемых) сетей:

• 192.168.0.0/16 (или 192.168.0.0-192.168.255.255)
• 10.0.0.0/8 (или 10.0.0.0-10.255.255.255)
• 172.16.0.0/11 (или 172.16.0.0-172.31.255.255)

Вы получили отчет о недоставке при отправке сообщения пользователю в Office 365

Некоторые проблемы с доставкой возникают в результате блокировки IP-адреса отправителя корпорацией Майкрософт либо учетная запись пользователя определяется как заблокированный отправитель из-за предыдущей нежелательной почты. Если вы считаете, что вы получили отчет о недоставке (также известное как сообщение о недоставке или отказе) по ошибке, следуйте инструкциям в сообщении о недоставке, чтобы устранить проблему.

Дополнительные сведения о полученной ошибке см. в списке кодов ошибок в Email отчетах о недоставке в Exchange Online.

Например, следующий NDR указывает на то, что корпорация Майкрософт заблокировала отправляющий IP-адрес:

550 5.7.606-649 Access denied, banned sending IP [x.x.x.x]; To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

Чтобы запросить удаление из этого списка, см . статью Удаление себя из списка заблокированных отправителей на портале исключения.

Моя электронная почта попала в папку "Нежелательная Email" получателя

Если EOP неправильно определил сообщение как спам, вы можете поработать с получателем, чтобы отправить это ложноположительное сообщение в корпорацию Майкрософт для анализа. Для получения дополнительной информации см. Отчет о сообщениях и файлах в Microsoft.

EOP регулирует трафик с моего IP-адреса

Вы получите следующий NDR, так как с исходного IP-адреса обнаружены подозрительные действия. Почта из источника временно ограничена во время оценки.

host xxxx.outlook.com [x.x.x.x]: 451 4.7.550 Access denied, please try again later

После того как мы просмотрим сообщения и определим, что все в порядке, мы снимаем ограничение.

Не удается получить сообщение электронной почты от отправителей в Microsoft 365

Чтобы получать сообщения от отправителей Microsoft 365, убедитесь, что сеть разрешает подключения с IP-адресов, которые EOP использует в наших центрах обработки данных. Дополнительные сведения см. в разделе Exchange Online Protection IP-адреса.

Рекомендации по массовой отправке электронной почты пользователям Microsoft 365

Если вы часто проводите массовые кампании электронной почты для пользователей Microsoft 365, следуйте советам, приведенным в этом разделе.

Убедитесь, что в поле От указано, кто отправляет сообщение.

В строке Тема сообщения должна быть краткая сводка о том, о чем идет сообщение. Текст сообщения должен четко и кратко указать, что такое предложение, услуга или продукт. Например:

Правильный вариант:

От: marketing@shoppershandbag.com
Тема: Обновленный каталог на Рождественский сезон!

Неправильный вариант:

От: someone@outlook.com
Тема: Каталоги

Чем легче людям узнать, кто вы и что вы делаете, тем меньше трудностей с большинством фильтров спама.

Всегда включайте в сообщения пункт "Отменить подписку"

Маркетинговые электронные письма, особенно информационные бюллетени, всегда должны включать способ отмены подписки. Например:

This email was sent to example@contoso.com by sender@fabrikam.com.

Update Profile/Email Address | Instant removal with SafeUnsubscribe™ | Privacy Policy

Требование, чтобы получатели отправляли сообщение электронной почты с сообщением "Отменить подписку" в строке "Тема", менее предпочтительнее, чем параметр одним щелчком мыши. Если требуется, чтобы получатели отправляли сообщение, убедитесь, что ссылка перенаправит их в форму, в которой заполнены все обязательные поля.

Используйте двухэтапное предоставление согласия на получение рекламных сообщений или информационных бюллетеней

Это рекомендуется, если ваша компания требует или поощряет пользователей регистрировать свои контактные данные для доступа к вашему продукту или услугам. Практика автоматической регистрации пользователей для маркетинговых писем или электронных бюллетеней во время процесса регистрации является сомнительной в современной интернет-среде.

Если варианты получения бюллетеня или специальных предложений выбраны по умолчанию в процессе регистрации, весьма вероятно, что не заинтересованные пользователи получат ваше сообщение электронной почты.

Корпорация Майкрософт рекомендует использовать двойное согласие. Это означает, что поле проверка для маркетинговых сообщений электронной почты или информационных бюллетеней не выбрано по умолчанию. Кроме того, после отправки регистрационной формы пользователю отправляется сообщение электронной почты с проверкой. Сообщение электронной почты для проверки содержит URL-адрес, позволяющий пользователю подтвердить свое решение о получении маркетингового сообщения.

Метод двойного согласия помогает устранить любые сомнительные маркетинговые практики электронной почты, потому что никто не может утверждать, что они непреднамеренно зарегистрировались для маркетинговой электронной почты.

Убедитесь, что содержимое электронного сообщения прозрачно и отслеживаемо

Email содержимое так же важно, как и способ отправки сообщения электронной почты. Используйте следующие рекомендации, чтобы убедиться, что ваша электронная почта не помечена службами фильтрации электронной почты.

• Запросы получателей на добавление отправителя в адресную книгу должны четко указать, что это действие не гарантирует доставку.

• Перенаправления, включенные в текст сообщения, должны быть похожими и унифицированными. В этом контексте перенаправление — это все, что отсылает за пределы сообщения, например ссылки и документы. Если у вас много рекламных ссылок, отмена подписки на ссылки или обновление ссылок профиля, все они должны указывать на один домен. Например:

  Правильно (все домены одинаковы):

  unsubscribe.bulkmailer.com

  profile.bulkmailer.com

  options.bulkmailer.com

  Неправильно (все домены различаются):

  unsubscribe.bulkmailer.com

  profile.excite.com

  options.yahoo.com

• Избегайте содержимого с большими изображениями и вложениями или сообщений, полностью состоящих из изображения.

• В общедоступных параметрах конфиденциальности или спецификации P3P должно быть четко указано наличие пикселей отслеживания (веб-маяков).

Удалите неправильные псевдонимы электронной почты из своих баз данных

Все неправильные адреса электронной почты в базе данных, которые приводят к недоставке, не нужны и подвергают исходящему сообщению риск для дальнейшего изучения службами фильтрации электронной почты. Убедитесь, что база данных электронных адресов актуальна.