Включение предложений документов

Dynamics CRM 2016
 

Опубликовано: Февраль 2017

Применимо к: Dynamics 365 (online), Dynamics CRM Online

Включение Предложения документов помогает вашим пользователям Microsoft Dynamics 365 в веб-браузере и мобильным пользователям иметь доступ к важным документам, связанным с их работой в Dynamics 365, таким как крупная возможная сделка. Вы, как администратор, определяете соответствующие поля. Механизм рекомендаций с использованием текстовой аналитики Microsoft Azure использует сопоставление ключевых слов для сопоставления соответствующих записей с целью поиска аналогичных документов. Вы создаете правила подобия в Dynamics 365, чтобы создать собственную логику сходства. Затем Dynamics 365 представляет пользователю список предлагаемых документов, пока пользователь работает в текущей записи.

Схема функции рекомендаций документов
System_CAPS_noteПримечание

Функция Предложения документов не требует подключения к службе текстовой аналитики Azure. Если вы решите не использовать текстовую аналитику Azure, Предложения документов будет использовать встроенную логику соответствия ключевых слов, предусмотренную в Microsoft Dynamics 365. Однако рекомендуется использовать службу текстовой аналитики Azure для более совершенного сопоставления ключевых слов.

Предложения документов ищет другие подобные сущности для определения сходства, найденного в документах, находящихся на сайте Microsoft SharePoint, в OneDrive или во внешнем расположении. Предлагаемые документы могут быть в различных форматах, например Word, Excel, Microsoft PowerPoint, OneNote, Adobe PDF и текстовые файлы. Если найдены похожие документы, Предложения документов представляет их, предоставляя пользователю возможность открыть документ или сделать копию.

Для использования Предложения документов с Dynamics 365 необходимо следующее.

  • Dynamics 365 (сетевая версия)

  • Чтобы предлагать документы, расположенные в SharePoint:

  • Должен быть включен поиск с сортировкой по релевантности.Дополнительные сведения:Настройка поиска по релевантности для организации

  • Предложения документов работает с веб-браузером, Microsoft Dynamics 365 для планшетов и Dynamics 365 для телефонов.

  • Для использования текстовой аналитики Azure с Предложения документов:

    • Требуется подписка на Azure для использования службы текстовой аналитики Azure.

    • Администратор системы должен включить подключение текстовой аналитики в Dynamics 365.Дополнительные сведения:Задание подключения текстовой аналитики

  • Администратор системы должен определить правило подобия для каждого типа сущности, который включается в Предложения документов.Дополнительные сведения:Создание правил предложения подобных записей

Сущности, которые могут использовать Предложения документов, это контакт, возможная сделка, интерес,организация, обращение и настраиваемые сущности.

Можно использовать встроенное сопоставление шаблонов, изначально включенное в функцию Предложения документов, но рекомендуется использовать службу текстовой аналитики Azure для более сложного сопоставления ключевых слов.

Предложения документов производит поиск только в расположениях и документах, к которым имеет доступ пользователь.

Поиск в расположениях документов производится в следующем порядке:

  1. Сайт по умолчанию SharePoint.

  2. Другие сайты SharePoint.

  3. OneDrive

  4. Группы Office 365 (если установлено решение).

  5. Внешний URL-адрес (если настроен).

В настоящее время Предложения документов не выполняет поиск во вложениях, которые добавлены в примечания в записях Microsoft Dynamics 365.

Внешние сайты, такие как локальная библиотека документов SharePoint, могут быть включены в Предложения документов путем добавления внешнего URL-адреса для сайта, на котором следует производить поиск.

System_CAPS_noteПримечание

Для получения наилучших результатов при использовании внешнего сайта для предложения документов рекомендуется использовать текстовую аналитику Azure, которая обеспечивает усовершенствованную логику сопоставления ключевых слов.Задание подключения текстовой аналитики

После добавления внешнего URL-адреса в активную функцию предложения документов пользователи увидят следующее поведение.

  • Веб-браузеры. При запуске Microsoft Dynamics 365 из веб-браузера после нажатия Предложения документов пользователи могут затем нажать Другие рекомендации на странице Предложения документов, чтобы отобразить другую страницу, которая может содержать дополнительные предложения документов, найденных на внешнем сайте. Обратите внимание, что пользователю может быть предложено выполнить вход на внешний сайт.

  • Мобильные приложения. В случает приложений Microsoft Dynamics 365 для планшетов и Dynamics 365 для телефонов после нажатия Предложения документов пользователи могут нажать Другие рекомендации, при этом в веб-браузере, по умолчанию заданному на устройстве, открывается внешний сайт, который может содержать дополнительные предложения документов, найденных на внешнем сайте. Обратите внимание, что пользователю может быть предложено выполнить вход на внешний сайт.

Внешний URL-адрес должен быть создан в формате, который понимает внешний сайт. Например, для сайтов, на которых используются конструкции, аналогичные https://contoso.com/search?{0}, где https://contoso.com/search? представляет собой структуру URL-адрес поиска и {0} является строкой ключевых слов, Предложения документов передает ключевые слова в параметре {0}. Ключевые слова, передаваемые на URL-адрес, получаются из правил подобия записей, которые включают сопоставления сущностей из Текстовое соответствие.Дополнительные сведения:Создание правил предложения подобных записей

Значения в текстовых полях сопоставлений правила подобия используются в качестве ключевых слов для построения запроса, который передается на внешний сайт, аналогичны приведенному ниже URL-адресу, где ключевое слово представляет собой текстовые значения, обнаруженные в сопоставлениях правил подобия, а & представляет пробельный элемент, который Предложения документов использует для разделения ключевых слов.

https://contoso.com/search?keywordA&keywordB&keywordC

Для локального сервера SharePoint можно добавить внешний URL-адрес, который указывает на подсайт, аналогично показанному ниже, где mysharepoint — это имя веб-сайта, sites — это имя сайта и subsitename — это имя подсайта.

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

Для использования текстовой аналитики Azure с Предложения документов необходимо настроить подключение текстовой аналитики Azure.Дополнительные сведения:Задание подключения текстовой аналитики

System_CAPS_noteПримечание

Функция Предложения документов не требует подключения к службе текстовой аналитики Azure. Если вы решите не использовать текстовую аналитику Azure, Предложения документов будет использовать встроенную логику соответствия ключевых слов, предусмотренную в Microsoft Dynamics 365. Однако рекомендуется использовать службу текстовой аналитики Azure для более совершенного сопоставления ключевых слов.

Чтобы включить Предложения документов, выполните следующие действия:

  1. Перейдите в Параметры > Администрирование.

  2. Выберите Системные параметры > Управление документами > Управление предложениями документов.

  3. В области Выберите сущности выберите сущности, которые нужно включить в Предложения документов, затем нажмите Применить.

    System_CAPS_tipСовет

    Если сущности (контакт, возможная сделка, интерес, организация или пользовательский) не указаны в области Выберите сущности, значит правила подобия для этой сущности не были определены и активированы.Создание правил предложения подобных записей

  4. Задайте внешний URL-адрес для включения в Предложения документов. По умолчанию Предложения документов производит поиск в службах Microsoft Office 365, таких как SharePoint или OneDrive. Чтобы искать на внешнем сайте в дополнение к доступным службам Office 365, например на сайте локальной версии SharePoint, введите базовый URL-адрес внешней системы.Microsoft Dynamics 365 добавляет строку поискового запроса к указанному вами базовому URL-адресу.Дополнительные сведения:Добавление внешнего URL-адреса для поиска на другом сайте

© Корпорация Майкрософт (Microsoft Corporation), 2017. Все права защищены. Авторские права

Добавления сообщества

ДОБАВИТЬ
Показ: