Förbättra samarbete på små och medelstora företag

Hur kan den här handboken hjälpa dig? Lösningsguiden beskriver hur du kan ge anställda och externa partners säker åtkomst till skyddade data på ett litet eller medelstort företag.

Guiden beskriver en förebyggande och beprövad design- och implementeringslösning som kan hjälpa dig att möjliggöra samarbete mellan anställda och externa partners och leverantörer på ett säkrare sätt genom att ge dem säker åtkomst till delade data.

I den här lösningsguiden:

• Scenario, problembeskrivning och mål

• Vilken design rekommenderas för den här typen av lösning?

• Vilka steg behövs för att implementera denna lösning?

Följande diagram illustrerar problemet och scenariot som behandlas i den här lösningsguiden.

 Problem med samarbete mellan anställda och leverantörer eller partners

Scenario, problembeskrivning och mål

Det här avsnittet beskriver scenario, problem och mål för en exempelorganisation.

Scenario

En organisation är ett litet till medelstort företag och företagsadministratören är ute efter ett sätt för anställda att samarbeta med partners och leverantörer. De anställda använder för närvarande Microsoft Office-program, till exempel Word, Excel och PowerPoint, på sina lokala datorer. De anställda sparar dokument på lokala datorer och delar dem med företagsleverantörer och -partners genom att skriva ut kopior och skicka e-post eller genom att skapa lokala delade resurser.

Problembeskrivning

Organisationen har för närvarande inte ett säkert sätt att dela dokument med sina leverantörer och partners. Det övergripande problemet att lösa är följande:

Som administratör på ett litet eller medelstort företag, hur kan företagsadministratören förbättra säkert samarbete mellan anställda och partners eller leverantörer?

Några aspekter av det här problemet är följande:

• Dokument delas inte mellan anställda och leverantörer eller partners på ett säkert sätt.

• Risken finns att verksamhetskritiska data oavsiktligt visas för användare som inte ska se dessa data.

• Det är svårt att spåra flera filversioner som uppstår på grund av att anställda och leverantörer sparar företagsdata på flera enheter (till exempel på en användares dator på arbetet och en leverantörs dator på annan plats).

• Användarhantering och filhantering är inte centraliserade för dokument.

Organisationsmål

Organisationens mål för bättre samarbete är följande:

• Lagra data i molnet och/eller lokalt så att anställda och leverantörer enkelt kan komma åt data för samarbete när och var som helst.

• Ge specifika anställda, partners och leverantörer åtkomst till dokument för att förhindra att förlora kontroll över informationen.

• Undvik versionskonflikter som uppstår eftersom flera filversioner skapas när anställda och leverantörer arbetar med lokala kopior.

• Integrera och centralisera administrationen av samarbetsrelaterade molntjänster och lokala program, till exempel Microsoft Outlook, Word, Excel och PowerPoint.

• Öka produktiviteten genom att göra det möjligt för anställda att samarbeta med leverantörer och partners med hjälp av ett brett utbud av molnbaserade tjänster.

• Centralisera hanteringen av behörigheter till dokument som lagras lokalt och i molnet.

Hur ska man gå tillväga vid planering och design för denna lösning?

Följande diagram visar hur du kan lagra, skydda och få säker åtkomst till data från en server med Windows Server 2012 R2 Essentials eller Windows Server 2012 R2 med Windows Server Essentials Experience-rollen installerad (kallas Windows Server Essentials Experience i resten av dokumentet).

Lösningsdesign för samarbete mellan anställda och leverantörer eller partners

Windows Server 2012 R2 Essentials (lämplig för användning för upp till 25 användare och 50 enheter) och Standard- och Datacenter-versionerna av Windows Server 2012 R2 med Windows Server Essentials Experience-rollen installerad utgör en lösning för små till medelstora företagspartners och -ägare som gör det möjligt för anställda att enkelt samarbeta med partners och leverantörer.

I följande tabell visas de tekniker i Windows Server 2012 R2 Essentials och Windows Server Essentials Experience som ingår i den här lösningsdesignen och orsaken till valen av design beskrivs.

Windows Server 2012 R2 Essentials och Windows Server Essentials Experience innehåller följande funktioner och tekniker som kan hjälpa en liten eller medelstor Microsoft-företagspartner eller en administratör att uppnå de affärsmål som anges tidigare i den här lösningsguiden.

Överväg följande funktioner och tekniker när du planerar för lösningen. Vi har tagit med designrekommendationer till dig för varje funktion eller teknik.

Varför rekommenderar vi den här designen?

I det här avsnittet beskrivs detaljer om designövervägandena och besluten som fattades och som ledde till den slutgiltiga lösningsdesignen. Det här avsnittet innehåller också rekommenderad konfiguration eller användning av varje funktion som används i lösningen.

Instrumentpanelen för Windows Server Essentials

Instrumentpanelen för Windows Server Essentials i Windows Server 2012 R2 Essentials och Windows Server Essentials Experience hjälper dig att snabbt komma åt viktig information och hanteringsfunktionerna på servern. Med hjälp av instrumentpanelen kan du skapa och hantera användarkonton, hantera enheter och säkerhetskopieringar, hantera åtkomst och inställningar för servermappar och hårddiskar, visa serveraviseringar och vidta åtgärder utifrån dem, integrera med Microsoft Online Services och installera icke-Microsoft-tillägg som integreras med onlinetjänster.

Rekommendation: Använd instrumentpanelen för Windows Server Essentials för att utföra de flesta administrativa uppgifter i nätverket. Du kan köra uppgifter och guider från instrumentpanelen för att konfigurera funktionerna som ingår i servern optimalt. Med hjälp av instrumentpanelen kan du även konfigurera behörigheter för fjärråtkomst till nätverksresurser, till exempel delade mappar, klientdatorer eller ett virtuellt privat nätverk (VPN), per användare.

Lagringsutrymmen

Du kan använda funktionen Lagringsutrymmen för att skapa flexibla, prisvärda och dynamiskt utbyggbara datavolymer. Med Lagringsutrymmen kan du virtualisera serverns lagring genom att gruppera hårddiskar av branschstandard i lagringspooler och sedan skapa virtuella diskar (som kallas lagringsutrymmen) av tillgänglig kapacitet i lagringspoolerna. Du kan använda dessa lagringsutrymmen för att lagra företagets data på en central plats.

Rekommendation: Använd minst tre SAS- eller SATA-hårddiskar för småföretag med färre än 10 anställda – en hårddisk som ska användas för operativsystemet och de andra två som ska användas för lagringsutrymmen. Vi rekommenderar att du skapar ett lagringsutrymme med minst två hårddiskar med speglad flexibilitet.

Konfigurera minst tre SAS-hårddiskar med Lagringsutrymmen för småföretag med fler än 10 anställda eller medelstora företag med upp till 100 anställda – en hårddisk som ska användas för operativsystemet och de andra två som ska användas för lagringsutrymmen. Vi rekommenderar också att tillhandahålla ett serverchassi som har stöd för att lägga till fler enheter för utökning.

Servermappar

Med hjälp av funktionen Servermappar kan du lagra filer som finns på klientdatorer på en central plats. Om du lagrar filer i servermappar är de alltid tillgängliga från alla klienter på ett säkert sätt med hjälp av autentiserade nätverksinloggningsuppgifter.

Rekommendation: Skapa servermappar på en lagringsutrymmesenhet och skapa separata servermappar för avdelningar eller projekt. Om du till exempel har en redovisningsavdelning kan du skapa en servermapp med namnet "Redovisning". Om du skapar servermappen på en lagringsutrymmesdisk ökar datatillgängligheten (tack vare spegling).

Vi rekommenderar också att du anger en kvot för servermapparna så att du meddelas när en servermapp håller på att nå sin kapacitet. När du meddelas kan du ta bort filer i servermappen för att öka ledigt utrymme för lagring eller så kan du lägga till mer utrymme i servermappen och justera dess kvotinställningar. Du kan också konfigurera vilka servermappar som är tillgängliga via fjärranslutning och du kan tilldela behörigheter för fjärråtkomst till användarkonton som har åtkomst till servermappar från annan plats.

Hantering av användare och grupper

Du kan enkelt hantera åtkomst till nätverksresurserna genom att skapa användarkonton för alla anställda från fliken Användare på instrumentpanelen för Windows Server Essentials. Dessutom kan du skapa användargruppskonton och sedan lägga till användarkontona som medlemmar. Alla medlemmar i ett användargruppskonto delar samma säkerhetsåtkomstnivå till serverresurser.

Rekommendation: Skapa användarkonton för alla anställda i nätverket, samt för alla leverantörer och partners som du vill samarbeta med, med hjälp av Office 365. Skapa sedan användargrupper baserat på de projekt som kräver samarbete eller åtkomst till servermappar. För alla anställda på redovisningsavdelningen kan du till exempel skapa en användargrupp med namnet "Redovisning" och sedan lägga till alla relevanta användarkonton i användargruppen. Skapa en grupp med namnet Leverantör A för ett samarbetsprojekt som kräver att leverantörer och anställda arbetar tillsammans. Lägg sedan till användarkontona för de anställda och de leverantörer som ska samarbeta i det här projektet i användargruppen Projekt A. Du kan senare tilldela gruppen Leverantör A åtkomstbehörigheter till SharePoint-bibliotek.

Enhetshantering

Du kan hantera alla enheter i nätverket från fliken Enheter på instrumentpanelen för Windows Server Essentials när du har anslutit alla datorer i nätverket till en server med Windows Server 2012 R2 Essentials eller Windows Server Essentials Experience. Om du vill ge anställda åtkomst till servermappar från datorer i nätverket måste du ansluta de anställdas datorer till servern.

Det gör du genom att köra guiden för att ansluta datorer till servern på alla datorer som behöver åtkomst till filer och mappar som finns på servern med Windows Server 2012 R2 Essentials eller Windows Server Essentials Experience. När du kör guiden på en dator installeras anslutningsprogrammet och datorn ansluts till servern. Detta ger följande fördelar:

• Ger anställda säker åtkomst till data som lagras på servern med hjälp av deras användarkonton.

• Du kan hantera klientdatorer från instrumentpanelen.

• Skyddar klientdatorer i nätverket med hjälp av grupprincipinställningar.

• Säkerhetskopierar data på klientdatorer regelbundet.

• Övervakar hälsan för klientdatorerna.

Rekommendation: Kör guiden för att ansluta datorer till servern på alla klientdatorer i nätverket, oavsett om en dator används via fjärranslutning eller lokalt.

Grupprincipinställningar i Windows Server Essentials

När grupprincipen för Windows Server Essentials har implementerats i Windows Server 2012 R2 Essentials och Windows Server Essentials Experience bidrar den till att skydda ditt nätverk genom att se till att Windows Update, Windows Defender och nätverksbrandväggen är aktiverade för alla klientdatorer i nätverket.

Rekommendation: Aktivera inställningar för Windows Update, Windows Defender och Windows-brandväggen i grupprincipen för Windows Server Essentials.

Office 365

När du har kört guiden Integrera med Microsoft Office 365 kan du utföra följande uppgifter från instrumentpanelen:

• Hantera Office 365-tjänster och -resurser.

• Hantera de onlinekonton som ger dina anställda åtkomst till Office 365 och dina användarkonton.

• Hantera din prenumeration och Office 365-integration från instrumentpanelen.

• Skapa och hantera SharePoint Online-bibliotek.

• Ändra behörigheter för en SharePoint Online-gruppwebbplats.

• Om du prenumererar på Exchange Online kan du hantera de mobila enheter som dina anställda använder för att ansluta till företagets e-postserver.

Mer information om integrering av Office 365 finns i Hantera Office 365 i Windows Server Essentials [WSE_O365_Integrate].

SharePoint Online

Med ett Office 365-företagsabonnemang kan du skapa gruppwebbplatser och bibliotek i SharePoint Online. Med Office 365-integration läggs fliken SharePoint-bibliotek till för att hantera SharePoint Online-resurser på fliken Lagring på instrumentpanelen. Kör guiden Integrera med Microsoft Office 365 för att hantera SharePoint Online-bibliotek och behörigheter för gruppwebbplatser från instrumentpanelen. Mer information finns i Hantera SharePoint i Windows Server Essentials [WSE_O365_Integrate].

När Office 365 har integrerats med en server med Windows Server 2012 R2 Essentials eller Windows Server Essentials Experience kan anställda och leverantörer även få åtkomst till gruppens SharePoint Online-bibliotek från sina mobila enheter eller Windows-telefoner med appen Min server 2012 R2. Mer information finns i Använd My Server-appen för att ansluta till Windows Server Essentials [SBS8].

Microsoft-onlinekonton

När du har slutfört Office 365-integrationen kan du skapa Microsoft-onlinekonton för de anställda med instrumentpanelen. När du använder instrumentpanelen för att tilldela ett Microsoft-onlinekonto till ett användarkonto synkroniseras användarkontots lösenord automatiskt med den anställdas onlinekonto. Det innebär att en användare bara behöver ett enda lösenord för att komma åt resurser på servern och resurser i Office 365.

Dessutom kan du använda samma namn för användarkontot och användarens online-ID. Lösenordssynkronisering sker omedelbart och automatiskt när en användare ändrar lösenordet för sitt användarkonto från en domänansluten dator eller med hjälp av Fjärrwebbåtkomst.

Rekommendation Skapa Microsoft-onlinekonton för alla anställda som behöver arbeta med samarbetsprojekt med partners och leverantörer.

Vilka övergripande åtgärder bör utföras när man implementerar denna lösning?

Du kan använda stegen i det här avsnittet för att implementera lösningarna. Se till att kontrollera rätt distributionen av varje steg innan du fortsätter till nästa steg.

1. Konfigurera ett domännamn från Åtkomst överallt.

   För att ange ett domännamn följ instruktionerna i Hantera fjärrwebbåtkomst. Om du inte har ett befintligt domännamn skaffar du ett professionellt domännamn (till exempel contoso.com) under guiden Konfigurera ditt domännamn.

2. Aktivera Åtkomst överallt.

   Om du vill aktivera Fjärrwebbåtkomst och ett VPN-nätverk kör du guiden Konfigurera Åtkomst överallt från fliken Åtkomst överallt på sidan Inställningar på instrumentpanelen. För att aktivera fjärrwebbåtkomst följ instruktionerna i Hantera fjärrwebbåtkomst. Information om hur du aktiverar en VPN-anslutning finns i Hantera VPN i Windows Server Essentials [blue].

3. Skapa ett lagringsutrymme på servern. 

   Om du vill skapa ett lagringsutrymme, följ instruktionerna i Skapa ett lagringsutrymme.

   När du har skapat lagringsutrymmet kontrollerar du att det visas på fliken Hårddiskar på instrumentpanelen.

4. Skapa servermappar för dokument som är känsliga och måste lagras lokalt.

   Om du vill skapa servermappar följ instruktionerna i Lägga till eller flytta en servermapp. Om du till exempel vill lagra företagets redovisningsfiler kan du skapa en servermapp med namnet "Redovisning".

   Anteckning

   Om din organisation har delade mappar som redan används ska du även flytta de data som lagras på olika enheter till servermapparna som du skapar i det här steget.

   När du har skapat Lagringsutrymmen är standardplatsen för servermappen på en hårddisk. Kontrollera att alla servermappar som du har skapat visas på fliken Servermappar på instrumentpanelen. Vi rekommenderar att du alltid lägger till servermappar på en Lagringsutrymmen-hårddisk.

5. Skapa användarkonton och användargrupper och tilldela behörigheter till nätverksresurser.

   Se Lägg till ett användarkonto för steg-för-steg-instruktioner för att skapa användarkonton. Mer information om användargrupper finns i Hantera användarkonton i Windows Server Essentials [H2].

   Kontrollera att alla användarkonton och användargrupper som du har skapat visas på flikarna Användare och Användargrupper på instrumentpanelen.

6. Tilldela användarbehörigheter till servermappar.

   Om du vill tilldela behörigheter till användarkonton så att anställda kan komma åt mapparna på servern följer du anvisningarna i Hantera åtkomst till servermappar.

   När du har beviljat behörigheter till användare kan du visa eller ändra behörigheter till nätverksresurser för ett användarkonto genom att visa egenskaperna för användarkontot från instrumentpanelen. Mer information finns i Hantera användarkonton i Windows Server Essentials [H2].

7. Anslut alla klientdatorer i nätverket till servern med Windows Server 2012 R2 Essentials eller Windows Server 2012 R2 med Windows Server Essentials Experience-rollen installerad.

   Innan du ansluter en klientdator till servern med Windows Server Essentials ska du kontrollera följande avsnitt:

   • Operativsystem som fungerar för klientdatorer

   • Förutsättningar för att ansluta en dator till servern

   Kör sedan guiden för att ansluta datorer till servern på alla datorer i nätverket, oavsett om de är lokala eller fjärranslutna. Steg-för-steg-anvisningar om hur du ansluter klientdatorer till en server som kör Windows Server Essentials Experience finns i Ansluta datorer till servern.

   När du har anslutit en klientdator till servern kontrollerar du att datorns namn visas på fliken Enheter på instrumentpanelen. Du kan hantera alla datorer som är anslutna till servern via de administrativa uppgifter som visas i åtgärdsfönstret på instrumentpanelen. Mer information om hur du hanterar datorer via instrumentpanelen finns i Hantera enheter med hjälp av instrumentpanelen.

8. Implementera grupprincip för Windows Server Essentials.

   För att implementera grupprincip i Windows Server Essentials, aktivera gruppprincipinställningarna för mappomdirigering, Windows Defender, Windows-brandväggen och Windows Update enligt anvisningarna i Konfigurera grupprincipinställningar för mappomdirigering och säkerhet.

9. Integrera Windows Server Essentials med Office 365.

   Om du vill integrera Windows Server Essentials med Office 365 kan du läsa avsnittet ”Ställa in integration med Office 365” i Hantera Office 365 i Windows Server Essentials [WSE_O365_Integrate].

   Anteckning

   Under guiden Integrera med Microsoft Office 365 kan du skapa ett nytt Microsoft-onlinekonto (om du inte har något) eller använda ett befintligt onlinekonto. Om du inte har en prenumeration på Office 365 kan du i guiden dessutom prenumerera på Office 365 eller registrera dig för en utvärderingsprenumeration.

10. Länka din organisations Internetdomännamn till Office 365.

    Om du vill använda en egen Internetdomän i e-post som är adresserad till ditt företag och för URL:erna till dina SharePoint Online-resurser följer du stegen i avsnittet ”Länka företagets Internetdomännamn till Office 365” i Hantera Office 365 i Windows Server Essentials [WSE_O365_Integrate].

11. Skapa Microsoft-onlinekonton för dina anställda.

    Om du vill skapa Microsoft-onlinekonton kan du läsa avsnittet ”Skapa onlinekonton” i Hantera onlinekonton för Windows Server Essentials-användare [WSE_O365_Integrate].

12. Meddela anställda att de behöver logga in på servern och ändra sina lösenord.

    För att lösenorden till Office 365-användarkonton och lösenorden för användare i nätverket ska synkroniseras måste du meddela dina anställda att de ska ändra sina lösenord när de loggar in på sina datorer i nätverket. När lösenordet har ändrats kan anställda använda samma inloggningsuppgifter för att logga in på Windows Server Essentials-nätverket och Office 365-portalen.

13. Skapa SharePoint Online-bibliotek och ange behörigheter från instrumentpanelen.

    Hur du skapar SharePoint Online-bibliotek och anger åtkomstbehörighet för dessa med hjälp av instrumentpanelen i Windows Server Essentials står i Hantera SharePoint Online.

Se även