通信

公用文件夹的强大替代方法

Alan Maddison

概览:

• 共享日历和联系人
• 使用博客和 Wiki 进行通信
• 共享和管理文档

自从第一版 Microsoft Exchange 起，公用文件夹就已经出现了，它最初的目标是提供一个可以共享文档、通讯组列表和自定义应用程序开发的基本平台。然而几乎从一开始，

管理和使用已成为许多 Exchange 环境日益复杂的部分一直是管理员的一个难题。尽管 Exchange Server 2007 在管理公用文件夹方面已实现了一些重要改进，但是挑战依然存在。公用文件夹就是没有提供现在企业所需要的强大的协作和文档管理平台。

Microsoft 曾宣布 Exchange Server 2007 可能是支持公用文件夹的产品的最后一个版本。但是公用文件夹还是得到了全面的支持，并且随着 Exchange Server 2007 的发布这种支持还会持续 10 年，这是检验另一个方法的好时机。

幸运的是，Microsoft 在发布 Microsoft® Office SharePoint® Server (MOSS) 2007 时提供了一个引人注目的选项。MOSS 2007 提供了一个 IT 管理员和企业更换和超越公用文件夹所能提供的功能所需要的平台。在本文中，我将阐述 MOSS 如何提供一个稳健而强大的框架，为您带来比 Exchange 公用文件夹多得多的功能。另外，我会重点阐述如何针对共享日历、联系人和文档共享等通常使用公用文件夹的任务使用 SharePoint。

请不要忘记您将仍然需要公用文件夹，直到您至少更新了您的客户端为止。出于种种原因，从 Outlook 97 到 Outlook 2003 的 Microsoft Outlook® 客户端都需要公用文件夹，包括脱机通讯簿、企业窗体库和闲/忙查询。转移到 Outlook 2007 和 Exchange Server 2007 后，就完全可以在您做好准备的情况下再摆脱使用公用文件夹。

SharePoint 日历

共享日历是公用文件夹的一种常见用途，SharePoint 可以非常轻松地用 SharePoint 日历替换公用文件夹日历。SharePoint 网站的默认安装已包括一个日历，不过您可能需要创建多个日历来满足贵公司的需要。为了阐述这一点，我将逐步向您介绍为人力资源团队创建共享日历的方法。第一步是选择“查看所有网站内容”，它通常显示在 SharePoint 网站的左上角（参见图 1）。

图 1** 创建新网站内容 **

选择“查看所有网站内容”后，单击“创建”按钮（如图 1 所示）。“创建”页面加载后，您就会看到默认内容类型选项（如图 2 所示）。为了创建日历，必须选择“跟踪”栏中的“日历”。然后必须填写名称和说明字段，并选择是否要将日历纳入“快速链接”部分。

图 2** “创建”页面显示很多默认选项 **

至此，日历已创建成功。用户可以选择是通过 SharePoint 网站还是直接从 Outlook 查看共享的日历。若选择执行后一个操作，用户只需要使用 Web 浏览器连接到该日历，然后打开“操作”菜单，选择“连接到 Outlook”选项。

当第一次连接成功后，Outlook 会显示一个安全警告，提醒用户应该只连接到已知、可信的来源。一旦选择了“是”，该日历就会连接到 Outlook。图 3 显示了默认视图，即 SharePoint 日历和 Outlook 日历并排显示。

图 3** 并排显示 SharePoint 日历 和 Outlook 日历 **

日历连接到 Outlook 后，就会执行双向同步。任何通过 Outlook 输入的事件都会与 SharePoint 同步，并且所有查看日历的用户都会看到更新的条目。此外，如果您已启用 SharePoint 中的 SMTP 支持，则事件可以以电子邮件的形式直接发送到日历，然后 SharePoint 会添加这些条目。

SharePoint 联系人

许多公司都使用同样依赖于公用文件夹的共享联系人的功能。相应的，SharePoint 提供了另一种更稳定可靠的方法，使创建和管理联系人列表变得非常简单。继续以相同的示例为例，现在我向您介绍如何为该示例中的人力资源部创建共享的联系人列表。

再一次选择“查看所有网站内容”，然后单击“创建”按钮。现在选择“通信”栏中的“联系人”链接。您会看到一个屏幕，在这里您可以提供“姓名”、“说明”和“快速链接”配置的信息（参见图 4）。填完这些信息后，只要单击“创建”按钮，便可创建新的联系人列表。

图 4** 填入姓名、说明和快速链接配置 **

用户通信

您还可以使用 SharePoint 创建讨论板（也称为讨论列表）。与“日历”和“联系人”一样，创建过程非常简单——选择“查看所有网站内容”，单击“创建”按钮，然后选择“通信”栏中的“讨论板”链接。正如您前面所执行的那样，输入“姓名”、“说明”和“快速链接”配置的相应信息，然后单击“创建”按钮。图 5 显示了包含一些示例文章的讨论板。

图 5** 包含几篇文章的讨论板示例 **

除了讨论板之外，现在 SharePoint Server 还支持两个很流行的通信工具——博客和 Wiki。博客和 Wiki 不能使用公用文件夹，它们是 SharePoint Server 2007 的新功能，这两个工具为功能集提供了让人兴奋和有用的协作功能。

博客提供了一个交互式论坛，在这里博客作者可以轻松地将自己的想法和观点张贴到网站上，与他人分享。通常这些文章是分类的，以便让读者更容易找到感兴趣的文章。同时，读者还可以对博客作者的意见给出回应。例如，公司可以让行政管理层的成员来维护博客。它可以成为与员工沟通的有效工具，让员工分享想法的途径，并可保持各个级别的交流通畅。

在 SharePoint 上创建博客非常简单。第一步是选择“查看所有网站内容”，单击“创建”按钮，然后单击“网页”栏下的“网站”和“工作区”。将显示“新建 SharePoint 网站”页面，在这里您必须提供该网站的“标题”、“名称”和 URL。然后您可以为该网站选择一个模板，在本例中请选择“博客”模板。最后三个配置选项是针对权限、导航和网站目录列表的。完成所有要求的选项后，请按一下“创建”按钮。实际上这会在您的顶级网站中创建一个子网站，子网站内是提供博客功能的库和列表。此过程完成后，您就可以进入新博客了。

Wiki 是另一个为实现更具协作性的编写而设计的出色工具。用户可以添加、删除和编辑网站上的内容，以及将很多页面链接在一起。创建 Wiki 最简单的方法就是选择“查看所有网站内容”，单击“创建”链接，然后选择“库”栏中列出的“Wiki 网页库”。在您填妥要求的“名称”、“说明”和“导航”配置字段后，按一下“创建”按钮，便完成了。有关使用 SharePoint 中 Wiki 的更多信息，请参阅《TechNet 杂志》2007 年一月期中的文章“在工作时使用 WIKI”。

SharePoint 库

公用文件夹实际上成了文档存储库，成了一个用户可以轻松地访问和共享文件的中心位置。多年以来，Exchange 管理员已经发现，这是让公用文件夹变得如此不实用的主要用途之一。这不仅导致公用文件夹数据库的 Exchange I/O 增多，也影响了整个 Exchange 基础结构内的复制。SharePoint 库提供了另一种绝佳的方法，可卸载 Exchange 及其资源的需求。

SharePoint 库是 SharePoint 网站内的一个位置，允许您存储和管理文档。该库有好几种类型，包括图片、Wiki 网页、表单和文档。在考虑替换公用文件夹时，文档库是最合适的选择。文档库支持在 SharePoint 网站中存储、管理和创建（在某些情况下）文档。

许多不同类型的文件可以存储在文档库中，除了某些文件类型（如可执行文件和脚本）之外，由于安全原因它们都受默认值限制。然而这些限制可通过 SharePoint 中心管理网站的“操作”部分来配置。

MOSS 的默认安装包括可以进行自定义的文档库。大多数公司会想要创建多个库来支持公司中的不同业务单位。这通过使用 SharePoint 提供的工具很容易做到。例如，要为人力资源部署文档库，请选择“查看所有网站内容”，单击“创建”链接，然后选择“库”栏中列出的“文档库”。然后您会看到您需要配置的一些设置——提供库的名称和说明，指定是否将库纳入“快速链接”部分，选择是否应启用版本管理，以及选择在库中直接创建的新文档的默认格式。

请特别注意“文档版本历史记录”选项。它的默认选择是“禁用”。然而，版本管理很有用，并且适合于很多环境。除了存储文档的历史副本之外，此功能还会跟踪何时进行更改、谁进行更改，并提供查看和恢复以前版本的功能。

图 6 显示了新创建的具有一些已上传文档的文档库。创建文档库后，就可以通过 Microsoft Outlook 和 Windows® Explorer 使这些存储库可用。Outlook 允许您脱机访问文档库的内容，并将只读副本提供给不能访问该网络的用户。提供 Windows Explorer 的访问权限利用了“网上邻居”的优点。通过输入文档库的 URL，您可以访问您的用户。在更大的环境中，您可能需要考虑使用“组策略”来部署这些“网上邻居”。

图 6** 包含一些已上传文档的文档库 **

深入介绍

SharePoint 提供了明显超越公用文件夹功能的功能集。除了可以为您提供某些使用公用文件夹也能获得的常用功能之外，SharePoint Server 还提供了更多可扩展这些常用用途的功能的强大功能。这些增强的功能包括：

• 版本历史记录
• 审批控制
• 签出程序
• 工作流控制
• 文档保留政策
• 审核
• RSS

这些功能对很多企业内容管理平台非常重要，SharePoint 提供了管理员可轻松使用的稳健框架。这个增强的功能可用于许多 SharePoint 功能，包括日历、任务、讨论板和文档库。

若要配置此功能，请选择“设置”菜单，然后选择设置选项——例如图 7 中显示的“文档库设置”选项。然后会显示“设置”页面，在这里您可以查看所有可用的配置和自定义选项。例如，“常规设置”栏下的“版本管理”设置链接允许您配置历史记录。

图 7** 选择设置选项配置增强的功能 **

正如我前面提到的那样，该功能提供文档更改的记录，包括谁进行了更改、何时进行的更改，并在必要的时候允许用户查看和恢复之前的版本。还有可能会控制 SharePoint 存储的版本的数量。一旦达到限制，项目就会被直接删除，而不是送到 SharePoint 回收站。

“版本管理”部分还允许您配置您需要的“内容审批”和“签出”设置。启用“内容审批”时，任何提交的项目都必须经过审核才能将它们用于其他用户。未经过批准的项目保留为待定状态。“签出”过程通过禁止多个用户在同一时间使用文件，来提供内容控制功能。

工作流是 SharePoint 提供的另一个有用功能，公用文件则没有这个功能。本质上，工作流提供业务流程结构化的方法来帮助简化贵公司的运作。如同在 SharePoint 内实施的那样，工作流是一系列通过指定的流程来自动化文档移动的预定义任务。此过程可能是迭代的，它要求每个步骤都在移至下一个步骤之前完成；这个过程也有可能是并行的，允许指定的任务可以在任何时候完成。包含在 SharePoint 中的默认工作流有：

• 审批
• 收集反馈
• 收集签名
• 处置审批

信息管理策略是用来强制遵守法规和业务需求的。策略由一系列与文档管理和控制相关的规则组成。SharePoint Server 支持自定义规则，但也包含便捷的默认规则，包括：

• 审核
• 过期
• 标签
• 条码

审核可以根据一系列您在网站设置中定义的操作来记录事件。您可以跟踪打开文档、下载或查看项目或其属性、编辑文档、签入或签出文档、移动或复制项目以及删除或恢复项目等操作。

内容过期允许您删除内容，以便符合贵公司的数据保留策略。数据过期可能会发生在某一个特殊的日子，或发生在某个事件发生之后（例如文档创建）的某个固定的期间。

标签与打印以及将文本添加到打印输出结合使用。实际上，该策略可以有很多用途。例如，您可以要求来自人力资源共享文档库的所有文档都包含一个保密通知，以符合您的法律部门的法规。

条码提供在线文档和打印文档的正式跟踪方法。SharePoint 将为每个文档创建唯一标识符，然后用户就可以将条码的图像插入它们的文档。

另一个重大改进是 SharePoint 与 RSS 源的集成。日历、联系人、文档库和讨论板都提供用户可以订阅的 RSS 源。您的用户可以接受自动的更新，以帮助跟踪其日常职责，所有这一切只需要一个 RSS 读取器（如 Outlook 2007）即可。

总结

Microsoft Office SharePoint Server 2007 提供了企业级功能，并提供了一种可替代 Exchange 公用文件夹的强有力方法。稳健的管理框架使实施共享日历、联系人和文档的解决方案变得更加容易。同时，还可以创建各种通信方式，包括论坛、博客和 Wiki。

Alan Maddison 是 MTI Technology Corporation 的 Microsoft 技术实践高级顾问。他重点研究 Active Directory、Exchange Server 和虚拟化。

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