选择适当的公用文件夹解决方案

 

上一次修改主题: 2006-07-25

部署 Microsoft® Exchange 2000 Server 或 Microsoft Exchange Server 2003 公用文件夹之前,请确保公用文件夹提供的功能满足业务需要。

本文介绍公用文件夹提供的特性和功能,并将这些特性和功能与 Microsoft Windows® SharePoint® 产品和技术提供的数据库解决方案进行比较。

Exchange Server 公用文件夹旨在作为许多用户之间共享的一个信息库。当业务需要将数据复制到多个服务器时,应使用公用文件夹。对公用文件夹的访问通过下列协议与常规邮箱访问集成在一起:

  • Microsoft Office Outlook® 2003(MAPI 客户端)
  • 与 Internet 消息访问协议 (IMAP) 兼容的客户端,如 Outlook Express
  • Microsoft Office Outlook Web Access(Web 客户端)

通过 Outlook 中的“收藏夹”公用文件夹可以对公用文件夹内容进行脱机访问。

note注意:
使用 Outlook 中的“收藏夹”公用文件夹之前,请考虑以下两个问题。首先,“收藏夹”公用文件夹允许用户将他们经常使用的公用文件夹添加到 Outlook 的中心位置。当用户将公用文件夹添加到其“收藏夹”公用文件夹后,可以将该公用文件夹的内容配置为定期同步以用于脱机访问。这种同步将增加网络负载。您应考虑的第二个问题是用户从其“收藏夹”文件夹中的公用文件夹删除项目时常犯的错误。用户经常删除其“收藏夹”文件夹的公用文件夹中已读取的邮件和公告,就像他们删除他们的其他 Outlook 文件夹中的电子邮件项目一样。当 Outlook 与 Exchange Server 公用文件夹同步时,也会删除公用文件夹中的邮件。用户往往并不期望此行为。

公用文件夹通常用于下列目的:

  • 公用文件夹可用于共享的通信,如通过邮件公告进行的讨论、共享的电子邮件、联系人、组日历、通讯组列表公告存档和对网络新闻传输协议 (NNTP) 的支持。
  • 公用文件夹可用于共享内容的管理。像文件共享一样,公用文件夹可用于存储内容,如文档。如果不需要版本管理和配置管理,则公用文件夹也适用于共享内容。

如果需要脱机的信息存储或复制的信息存储,则公用文件夹会是一个理想的库。

但是,公用文件夹并不是为实现下列功能而设计的:

  • 公用文件夹并不是为存档数据而设计的。具有邮箱限制的用户有时会使用公用文件夹(而不是个人文件夹 (.pst) 文件)来存档数据。此实践并不是建议的最佳实践,因为它会增加公用文件夹服务器上的存储并破坏邮箱限制的目标。
  • 公用文件夹并不是为文档共享和协作而设计的。公用文件夹不提供版本管理或其他文档管理功能,如受控制的签入和签出功能以及内容更改的自动通知。

作为文档共享和协作解决方案,SharePoint 产品和技术与 Exchange Server 公用文件夹相比有下列优点:

  • 您可以使用 SharePoint 产品和技术进行文档管理。SharePoint 产品和技术使用受控制的签入和签出功能提供版本控制。
  • 您可以使用 SharePoint 产品和技术对协作功能提供基于浏览器的客户端支持。用户可以通过 Office Outlook Web Access 访问这些协作功能。
  • 您可以使用 SharePoint 产品和技术提供内容更改的自动通知。
    note注意:
    此功能需要 SMTP 服务器。
  • 您可以使用 SharePoint 产品和技术从 Outlook 2003 创建会议工作区站点。
  • 您可以使用 SharePoint 产品和技术与 Office 应用程序(如 Microsoft Office Live Communications Server 2003)集成,以提供即时消息和联机状态信息。“联机状态”是指当您在联系人图标上暂停时由即时消息程序显示的联机、离开或忙碌等状态。
  • 您可以使用 SharePoint 产品和技术管理门户和站点。
  • 您可以使用 SharePoint 产品和技术将文档库链接到 Exchange 2000 Server 中或更高版本的 Exchange 中指向 SharePoint 站点的公用文件夹。
  • 通过设置 Office SharePoint Portal Server 以搜索索引的公用文件夹和其他共享数据库,可以启用跨站点搜索。

但是,在将 SharePoint 产品和技术与 Exchange Server 进行比较时,您应考虑 SharePoint 产品和技术的可能限制。

例如,虽然您可以制定自己的解决方案对 SharePoint Portal Server 启用邮件,但 SharePoint Portal Server 并不是已启用邮件的服务器。可以对 Exchange Server 公用文件夹启用邮件,以便用户和应用程序可以通过使用 SMTP 或 MAPI 提交公告。

此外,SharePoint Portal Server 不支持复制。因此,如果使用 SharePoint Portal Server,则当您规划当前和将来区域使用时应仔细考虑将如何部署数据存储。

最后,SharePoint Portal Server 不与 Outlook 集成,因此用户可以管理文档。默认 Exchange Server MAPI 公用文件夹存储在安装后将自动显示在 Outlook 中。此自动显示使用户可以通过 Outlook 用户界面进行投递。

比较 SharePoint 产品和技术与 Exchange Server 时要考虑的最后一个元素是从 Exchange Server 公用文件夹到 SharePoint Portal Server 的迁移路径。当前,Microsoft 尚未发布任何能够轻松将公用文件夹中的数据迁移到 SharePoint Portal Server 架构的工具。

 
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