管理资源邮箱

 

上一次修改主题: 2006-07-06

本主题包含如何监控资源邮箱和管理邮件保留的一些建议。

可以使用诸如 Microsoft® Office Outlook® 2003 的邮件客户端监控资源邮箱,方法是:将配置文件添加到现有客户端电子邮件帐户,或者将代理添加到资源邮箱中。从客户端监控资源邮箱,可以检测和处理可能尚未由代理处理的邮件。应避免在代理完成处理之前,在 Outlook 2003 中用预览窗格查看未处理的请求或打开会议请求。这些操作会暂时将会议存放在资源邮箱的日历中,而且需要代理进行额外的处理。

要确保正确处理会议,可以使用 Outlook 2003 等电子邮件客户端监控资源邮箱。可以将多个资源邮箱添加到现有的电子邮件帐户中,这样,无需额外创建配置文件就可以有效地查看邮箱。

向 Outlook 2003 的电子邮件配置文件中添加辅邮箱
  1. 启动 Outlook 2003 的主邮箱。

  2. 在“工具”菜单上单击“电子邮件帐户”。

  3. 选择“查看或更改现有电子邮件帐户”。

  4. 单击以选中要更改的帐户名称,然后单击“更改”。

  5. 在“Exchange 服务器设置”对话框中,单击“其他设置”。

  6. 在“高级”选项卡上,单击“添加”。

  7. 输入要添加的邮箱的名称,然后单击“确定”。

有关如何向电子邮件帐户添加邮箱的详细信息,请参阅 Outlook 2003 帮助。

如果资源向用户显示为“忙”,而当资源管理员使用 Outlook 查看日历时则为“闲”,这种情况表明尚未发布忙/闲信息,或会议出现了问题。资源管理员可通过在 Microsoft Outlook Web Access 中查看日历来验证会议是否出现了问题。如果日历在 Outlook Web Access 中显示为“忙”而在 Outlook 中并不显示为“忙”,而且用户收到资源的谢绝邮件,就应该重置会议。资源管理员应让会议组织者取消会议,并重新发送会议请求。

可以向资源邮箱添加代理。然后,这些代理就可以直接访问邮箱,检查现有约会、检查收件箱中的邮件或“已发送邮件”文件夹中的已处理请求。但是,如果允许代理接收发送到资源邮箱的会议请求的副本,则此代理可能会接收已被代理谢绝的会议请求。为避免这种情况发生,建议不允许代理接收会议请求的副本。修改代理设置时必须将资源邮箱作为主邮箱打开。如果资源邮箱是辅邮箱,则无法修改代理设置。

阻止代理接收会议请求的副本
  1. 在 Outlook 2003 中,单击“工具”,然后单击“选项”。

  2. 在“代理”选项卡上,选择一个代理,然后单击“权限”。

  3. 清除“代理接收发送给我的与会议有关邮件的副本”复选框。

向资源邮箱添加代理时,必须保证将会议请求发送到资源邮箱而不是代理。

确保不是只有代理能接收到会议请求
  1. 在 Outlook 2003 中,单击“工具”,然后单击“选项”。

  2. 在“代理”选项卡上,确保未选中复选框“将会议要求和响应仅发送给我的代理,而不是我”。

有关如何设置代理的详细信息,请参阅 Outlook 2003 帮助。

要控制存储在资源邮箱文件夹中的电子邮件的数量,可以使用 Microsoft Exchange Server 2003 提供的邮箱管理器功能。可以为资源邮箱创建收件人策略,以定期根据期限和(或)大小限制删除电子邮件。也可以选择清空邮箱时向管理员发送报告。若要配置 Exchange 邮箱管理器以清空资源邮箱文件夹,需要执行下列操作:

  1. 创建收件人策略。
  2. 为此策略配置邮箱管理器设置。
  3. 配置要运行的邮箱管理器进程。

如果已为其他邮箱配置了要运行的管理器进程,则可以忽略步骤 3。每台服务器仅有一个邮箱管理器进程配置,此配置可应用到此服务器上的所有存储组和数据库。当邮箱管理器运行时,它会使用所有收件人策略来确定应处理的邮箱。

创建邮箱收件人策略时,必须定义策略的成员身份并选择策略要监控的邮箱文件夹,以及那些文件夹中的邮件期限和大小限制。

创建收件人策略
  1. 打开“Exchange 系统管理器”。

  2. 在控制台树中,单击“收件人”。

  3. 在详细信息窗格中,右键单击“收件人策略”,指向“新建”,然后单击“收件人策略”。

  4. 在“新建策略”中,选中“邮箱管理器设置”复选框,然后单击“确定”。

  5. 在“常规”选项卡的“名称”框中键入收件人策略的名称,然后单击“修改”。

  6. 在“查找 Exchange 收件人”中的“查找”列表中,选择“Exchange 收件人”。在“高级”选项卡中,定义搜索筛选器以指定收件人策略的成员身份。

    note注意:
    有关“字段”和“条件”字段的详细信息,请参阅 Microsoft 知识库文章 319188“How to use recipient policies to control mailboxes in Exchange 2000 and Exchange 2003”(英文)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkId=3052&kbid=319188)。
  7. 单击“确定”,然后在出现的警告消息对话框上再次单击“确定”。

  8. 单击“应用”以应用此策略。

创建了希望邮箱管理器对其产生影响的邮箱文件夹的收件人策略后,需要配置此策略的邮箱管理器。

note注意:
邮箱管理器只能处理本地邮箱。不能用来处理其他服务器上的邮箱。
为收件人策略配置邮箱管理器
  1. 在使用上述步骤创建的收件人策略的“属性”对话框中,单击“邮箱管理器设置(策略)”选项卡。

  2. 在“当处理邮箱时”列表中,单击“立即删除”。

    note注意:
    请谨慎使用文件夹的“立即删除”选项。测试策略时,您可能要使用“仅生成报告”选项。有关如何配置邮箱管理收件人策略的详细信息,请参阅 Microsoft 知识库文章 319188“如何在 Exchange 2000 和 Exchange 2003 中使用收件人策略控制邮箱”(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=3052&kbid=319188)。
  3. 通过选中文件夹的复选框来选择一个文件夹,单击文件夹名称,然后单击“编辑”。

  4. 设置此文件夹的“期限(天)”和“邮件大小 (KB)”,然后单击“确定”。

    important重要提示:
    期限和大小限制是“与”的关系。例如,某个收件箱的默认设置是 30 天和 1,024 KB。这意味着,只有期限超过 30 天,并且大于 1,024 KB 的邮件才会被删除。若要删除只受期限限制的邮件,必须将大小限制设为“任意”。
  5. 对希望邮箱管理器处理的每个文件夹重复步骤 3 和步骤 4。

下表列出了邮箱文件夹的各种可能的期限和邮件大小设置组合。

可能的邮箱文件夹期限和邮件大小设置

文件夹 期限(天) 大小 (KB) 说明

收件箱

7

任意

收件箱中不应存储任何邮件。七天的时间可用于发现和调查不需要的收件箱邮件。

已发送邮件

60

任意

允许邮件存储在“已发送邮件”文件夹中的建议时间。

日历

60

任意

允许单个实例会议邮件存储在“日历”文件夹中的建议时间。

定期会议不受邮箱管理器的影响。

已删除邮件

7

任意

已删除邮件文件夹中不应存储任何邮件。七天的时间可用于发现和调查不需要的已删除邮件。

邮箱管理器不会删除定期会议,从而避免了处于活动状态的定期会议被过早删除。由于这种设计,需要手动定期清除资源邮箱。

默认情况下,邮箱管理进程设置为从不运行。

配置要运行的邮箱管理器
  1. 打开“Exchange 系统管理器”。

  2. 在控制台树中,导航到服务器对象。

  3. 右键单击此服务器对象,再单击“属性”。

  4. 在“邮箱管理”选项卡上,在“启动邮箱管理进程”列表中选择希望何时在此服务器上运行所有邮箱收件人策略。

  5. 若要创建自定义日程安排,请选择“使用自定义日程安排”,然后单击“自定义”。单击并选择邮箱管理器在一周中的哪几天运行以及运行的具体时间,然后单击“确定”。

    tip提示:
    也可通过右键单击服务器对象,然后选择“启动邮箱管理进程”来随时手动启动邮箱管理器。如果使用此命令,邮箱管理器将会在其下一个日程间隔运行。
  6. 如果需要生成报告,在“报告列表”上选择处理邮箱时将创建的报告的类型,然后单击“浏览”选择接收这些报告的邮箱。

如果将已注册邮箱移动到没有安装自动接受代理的服务器上,此邮箱将不再自动处理会议请求。但是,如果将已注册邮箱移动到装有自动接受代理的服务器上,此邮箱将继续起作用。不必在装有代理的服务器上注册移动的邮箱。

note注意:
存储在最初注册邮箱的服务器上的 XML 配置文件中的每个邮箱设置,不会被移动到新的服务器上。为使这些设置生效,需要在新服务器上更新 XML 配置文件。

如果将自动接受代理安装为以本地系统运行,它将依赖于 Microsoft Exchange Information Store 服务。因此,如果 Exchange 存储服务停止,则自动接受代理也会停止。因为调用自动接受代理服务来处理邮件时,此服务会自动启动,所以不需要将其配置为自动启动。

如果传入到已注册邮箱的会议请求速率较高,很可能会在自动接受代理服务停止后,而在 Exchange 存储服务停止前接收到会议请求。在这种情况下,自动接受代理服务会重新启动,从而防止服务控制管理器停止 Exchange 存储服务。若要避免这种情况发生,应首先停止 Simple Mail Transfer Protocol 服务 (SMTPSVC)。此操作将停止所有邮件传递,以使自动接受代理服务保持停止状态,从而使 Exchange 存储服务停止。如果重新启动 SMTP 服务,自动接受代理将在接收到会议请求时重新启动。

 
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