了解免责声明

 

适用于: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

上一次修改主题: 2016-11-28

MicrosoftExchange Server 2010 可以将 HTML 或文本免责声明添加到在集线器传输服务器上处理的电子邮件中。免责声明通常用于提供法律信息、关于未知或未验证的电子邮件发件人的警告或由组织确定的其他原因。

有关 Exchange 2013 和 Exchange Online 中的免责声明的信息,请参阅添加电子邮件免责声明、法律免责声明、常用签名或电子邮件脚注或标头

下面是电子邮件免责声明的一个示例:

 

重要声明:只有有权接收电子邮件中可能包含的机密信息的用户才能接收此电子邮件。传递到 Contoso 客户端的电子邮件可能包含机密信息和法律特许的信息。如果您不是此邮件的预期收件人,请勿阅读、复制、转发或存储此邮件。如果已误收此邮件,请将其转发到发件人,并从您的计算机系统彻底删除此邮件。

免责声明的另一个示例是使用电子邮件签名。许多组织要求将统一签名应用于电子邮件。签名中可能需要发件人的姓名、职务、部门、公司、地址和联系人详细信息等详细信息。此外,组织可能需要在签名中插入徽标和其他品牌元素。

有关如何创建免责声明的详细信息,请参阅配置免责声明

Exchange 2010 允许您根据在集线器传输服务器上创建的传输规则中定义的条件和例外来制定免责声明(将特定免责声明分配给特定的电子邮件)。传输规则使您可以根据业务需要灵活地将特定免责声明分配给电子邮件。例如,您可以为内部邮件和外部邮件或者特定部门或办公室中的用户发送的邮件指定不同的免责声明。但是,在配置多个传输规则以应用免责声明时,请认真考虑您使用的传输规则条件并避免将多个免责声明应用于同一邮件。有关您可以用于定制免责声明的传输规则谓词的信息,请参阅传输规则谓词

下面是一可能要求使用独特免责声明的业务条件示例:

  • 不同国家/地区的不同法律要求。

  • 不同国家/地区的不同业务或法规要求。

  • 语言不同。

  • 发送到内部用户的电子邮件可能不安全。

创建免责声明时,可以在电子邮件中修改免责声明的外观、位置和行为。您可以使用下列元素来自定义免责声明:

免责声明文本是指插入到邮件中的文本。Exchange 2010 使用与原始邮件相同的邮件格式将免责声明插入到电子邮件中。例如,如果邮件是以 HTML 格式创建的,则以 HTML 格式添加免责声明。如果邮件是以纯文本格式创建的,在将免责声明添加到纯文本邮件之前会从其中删除 HTML 标记。

重要重要说明:
在 Exchange 2010 中,免责声明文本的最大长度为 5,000 个字符。这包括任何 HTML 标记和内嵌级联样式表 (CSS) 样式。

Exchange 2010 免责声明文本可以包含 HTML 标记。这允许您使用 HTML 中提供的丰富样式功能创建邮件。此外,HTML 标记可以包含内嵌级联样式表 (CSS)。以 HTML 格式发送的邮件可以显示丰富的免责声明邮件。

注释注意:
您还可以通过不使用任何 HTML 标记配置带仅文本免责声明的传输规则。

在 Exchange 2010 中,您可以使用 IMG 标记将图像添加到 HTML 免责声明中。例如:

<IMG src="http://myserver.mydomain.com/images/companylogo.gif">
注释注意:
通过使用 IMG 标记添加的图像不能在邮件中嵌入。图像应该位于可以访问电子邮件客户端的 Web 服务器中。

当确定是否在免责声明中使用 IMG 标记时,请记住,默认情况下 Outlook Web Access、Outlook Web App 和 Outlook 2007 及更高版本会阻止外部 Web 内容(包括图像)。用户如果想查看被阻止的外部内容,可能需要执行特定操作。因此,默认情况下,使用 IMG 标记添加到 HTML 免责声明的图像可能不可见。我们建议您在收件人很有可能使用的电子邮件客户端中使用 IMG 标记测试免责声明,以确保其满足您的要求。

在 Exchange 2010 中,可以将 Active Directory 属性(如 DisplayNameFirstNameLastNameDepartmentCompany)添加到免责声明和个性化签名。触发免责声明规则后,发件人的 Active Directory 用户帐户中的相应值会替换属性名称。要在免责声明或个性化签名中使用属性,您必须用两个百分号 (%%) 将其括起来。例如,要使用 DisplayName 属性,您必须使用 %%DisplayName%%

有关可用于免责声明和个性化签名中的完整属性列表,请参阅传输规则谓词中 ADAttribute 属性的描述。

您可能希望在电子邮件中清楚地标识免责声明的起止位置和原始邮件内容的起止位置。在 Exchange 2010 中,您可以使用 HTML 标记 <HR> 创建分隔线。您还可以使用 HTML 标记中的内嵌 CSS 样式在 HTML 免责声明邮件周围添加线或边框。

在配置传输规则以添加免责声明时,Exchange 允许您决定将免责声明放置在邮件的开头还是在邮件的末尾。如果将免责声明放置在邮件的开头,则在最新邮件的文本之前插入免责声明。如果将免责声明放置在邮件的末尾,则在邮件线程的底部插入免责声明。Exchange 不会检查是否已添加以前的免责声明。

以下是一个用于创建带 IMG 标记和嵌入 CSS 的 HTML 免责声明的免责声明文本示例:

<div style="font-size:9pt;  font-family: 'Calibri',sans-serif;">
%%displayname%%</br>
%%title%%</br>
%%company%%</br>
%%street%%</br>
%%city%%, %%state%% %%zipcode%%</div>
&nbsp;</br>
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px dotted #003333; padding:.8em; ">
<div><img alt="Fabrikam"  src="http://fabrikam.com/images/fabrikamlogo.png"></div>
<span style="font-size:12pt;  font-family: 'Cambria','times new roman','garamond',serif; color:#ff0000;">HTML Disclaimer Title</span></br>
<p style="font-size:8pt; line-height:10pt; font-family: 'Cambria','times roman',serif;">This message contains confidential information and is intended only for the individual(s) addressed in the message. If you are not the named addressee, you should not disseminate, distribute, or copy this e-mail. If you are not the intended recipient, you are notified that disclosing, distributing, or copying this e-mail is strictly prohibited.  </p>
<span style="padding-top:10px; font-weight:bold; color:#CC0000; font-size:10pt; font-family: 'Calibri',Arial,sans-serif; "><a href="http://www.fabrikam.com">Fabrikam, Inc. </a></span></br></br>
</div>
注释注意:
前面的 HTML 免责声明用作一个示例。不打算按原样使用。

一些邮件(如加密邮件)不允许 Exchange 修改原始邮件的内容。使用 Exchange 可以控制组织处理这些邮件的方式。创建免责声明时,可以决定是将不能修改的邮件封装在包含免责声明的邮件信封中,还是在不能添加免责声明时拒绝邮件,或是忽略免责声明操作并在不添加免责声明的情况下继续传递。

下面以列表形式对每个回退操作进行了说明:

  • 封装   如果不能将免责声明插入到原始邮件中,则 Exchange 会将原始邮件封装在新的邮件信封中。然后将免责声明插入新邮件中。

    重要重要说明:
    如果将原始邮件封装在新邮件信封中,则后续传输规则将应用于新邮件信封,而不是原始邮件。因此,在配置其他传输规则之后,必须配置包含免责声明操作的传输规则,将原始邮件封装在新的邮件正文中。
    注释注意:
    如果无法将原始邮件封装在新邮件信封中,则不会传递原始邮件。邮件的发件人将收到说明邮件未送达原因的未送达报告 (NDR)。
  • 拒绝   如果无法将免责声明插入原始邮件,则 Exchange 不传递该邮件。邮件的发件人将收到说明邮件未送达原因的 NDR。

  • 忽略   如果无法将免责声明插入原始邮件,则 Exchange 将在未经修改的情况下继续传递原始邮件。这种情况下,不添加免责声明。

传输邮件策略通过 Microsoft Exchange 托管服务增强,也可以作为其中的一项服务使用。

Exchange 托管服务是一组服务,包含四种不同的托管服务:

  • 托管筛选,帮助组织防御以电子邮件为载体的恶意软件

  • 托管存档,帮助组织满足合规性的保留要求

  • 托管加密,帮助组织对数据进行加密以保持机密性

  • 托管连续性,帮助组织在发生紧急情况期间和之后仍然能够访问电子邮件

这些服务与在内部管理的所有本地 Exchange 服务器或通过服务提供商提供的托管 Exchange 电子邮件服务相集成。有关 Exchange 托管服务的详细信息,请参阅 Microsoft Exchange Hosted Services(英文网页)。

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