为语音邮件用户启用接收传真功能

 

适用于:Exchange Online, Exchange Server 2013, Exchange Server 2016

上一次修改主题:2015-04-07

Microsoft Exchange 统一消息 (UM) 可以将语音邮件传递到用户的邮箱,还允许用户在其邮箱中接收传真。在 UM 中,传真作为带有扩展名为 .tif 的图像文件附件的电子邮件发送到用户邮箱。用户可以使用能够打开和查看扩展名为 .tif 的图像文件的软件应用程序打开该附加的文件。本主题介绍传真及其在 UM 中的使用方式。

注意注意:
尽管统一消息不允许用户发送传出传真,但是,可以使用许多第三方解决方案(例如 Internet 传真服务、电子邮件传真服务或第三方传真服务器应用程序)发送传出传真。

目录

传真概述

传真方法

T.38

使用统一消息收发传真的概述

接收传入传真

传真呼叫引用方法

配置传真

电话号码和传真

记录 UM 传真邮件

传真 (fax) 是 facsimile 一词的缩写。它是一种用于通过电子方式传输文档的技术。通常,传真是通过传真机或计算机的传真调制解调器,使用公用电话交换网 (PSTN)(一种电话网络或基于电路的网络)发送和接收的。但是,也可以使用其他方法来发送和接收传真。

当今,几乎所有组织都需要其用户能够发送和接收传真。这些组织使用下表中列出的一种或多种方法,通过 PSTN 或 Internet 发送或接收传真。每种方法都有各自的优缺点。

  • 使用传统传真机收发传真和使用计算机收发传真

  • 使用传真服务器或传真网关收发传真

  • 使用 IP 语音 (VoIP) 网络收发传真

  • 使用电子邮件客户端应用程序收发传真

组织中的用户如果要发送传真,可能必须执行下列操作:

  • 打印要传真的文档的硬拷贝,并使用物理传真机发送传真。

  • 将文档保存在计算机上并使用传真调制解调器发送传真,但这需要与计算机相连的电话线路。

  • 使用 Internet 传真服务,通过特定于供应商的软件应用程序发送文档传真。

  • 使用配置为使用某个传真服务器的软件应用程序向该传真服务器发送传出传真。

组织中的用户如果要接收传真,可能必须执行下列操作:

  • 通过组织中的物理传真机接收传真。

  • 使用计算机上安装的传真调制解调器接收传真。

  • 通过 Internet 传真服务接收传真。

  • 通过网络上配置的传真服务器接收传真。

  • 接收来自传真合作伙伴服务器的传真,该服务器使用统一消息通过 VoIP 网络来传递传真。

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可以通过多种方法发送和接收传真,包括:

使用传统传真机收发传真和使用计算机收发传真</embeddedLabel>   可以使用扫描仪、计算机中的传真调制解调器、具有内置传真功能的打印机或专用的传真机发送和接收传真。所有这些设备都可使用电话线路,以脉冲的形式将数据传送到其他传真设备,通常是其他传真机或安装了传真调制解调器的计算机。然后,将脉冲转换为图像或使用脉冲在纸张上打印图像。

传统传真方法要求收发设备上至少连接一条电话线路,并且一次只能发送或接收一份传真。使用传真调制解调器发送和接收传真的缺点在于,必须打开计算机并运行传真软件或传真服务。这种基于计算机的传真收发不使用 Internet 发送或接收传真。

传统传真收发和基于计算机的传真收发

传统传真

传真服务器或传真网关和 Internet 传真服务   可以利用多种方式通过 Internet 发送和接收传真,包括使用计算机上的软件应用程序或使用电子邮件客户端来接收传真。大多数情况下,这种传真收发需要使用传真服务器或传真网关在传真和电子邮件之间进行转换。由于这种方法使组织可以摆脱传真机或避免购买其他传真机,所以使用得越来越广泛。这种方法还可以避免安装更多的电话线路。这种传真收发需要创建文档(包括具有正确标识信息的传真封面),再将文档发送到传统的传真机。例如,用户使用 Microsoft Word 或 Microsoft Outlook 等软件应用程序创建传真,并将传真发送到传真服务器或传真网关。传真服务器或传真网关接收传真,并使用传统的电话线路将传真发送到传真机或计算机上安装的传真调制解调器。

使用传真服务器或传真网关收发传真

使用传真服务器/网关收发传真

Internet 传真服务允许用户通过计算机使用 Internet 发送传真。可以使用 Word 或 Outlook 等软件应用程序创建传真并将传真发送到 Internet 传真服务。许多公司通过订阅的方式或针对发送的每份传真进行收费的方式提供 Internet 传真服务。Internet 传真服务的优点如下所述:

  • 不需要任何传真机。

  • 不必安装任何软件或硬件。

  • 不需要任何专用的电话线路。

  • 机密性。

  • 可以同时发送多份传真。

  • 计算机关闭时仍可以接收传真。

下图说明如何使用 Internet 传真服务发送和接收传真。

Internet 传真服务

Internet 传真服务

使用电子邮件客户端应用程序收发传真</embeddedLabel>   可以使用传真机通过 Internet 发送和接收传真,然后通过 Outlook 等电子邮件客户端接收传真。

T.37 协议使传真机可以通过 Internet 将传真邮件发送到电子邮件客户端。传真以电子邮件附件形式(通常为 .tif 或 .pdf 文件)通过 Internet 发送。在这种传真收发中,除了发送传真机和接收传真机的电子邮件地址之外,还需要支持 iFax 或 T.37 的传真机。为了使用传统传真机和传真调制解调器,所有 T.37 传真机均支持使用电话线路的标准传真收发。但是某些情况下,在使用传真网关时也可以使用 T.37 传真机。下图说明如何使用基于 T.37 的传真机和电子邮件客户端发送和接收传真。

通过电子邮件收发传真

通过电子邮件收发传真

使用 VoIP 网络收发传真  VoIP 技术提供的硬件和软件使用户可以使用基于 IP 的网络作为电话呼叫的传输介质。在 VoIP 网络中,使用 IP 在数据包中发送语音数据和传真数据,而不是通过传统的电路传输或 PSTN 的电路交换电话线路。与 IP 网络相连的 VoIP 网关使用 VoIP 在运行 Microsoft Exchange 统一消息呼叫路由器服务的客户端访问服务器与运行 Microsoft Exchange 统一消息服务和专用交换机 (PBX) 系统的邮箱服务器之间发送语音数据包。也可以使用 IP PBX 执行 VoIP 网关和 PBX 的功能。

网络有两种基本类型:电路交换和数据包交换。电路交换网络中存在专用的连接。专用连接是在两个节点之间建立的电路或信道,以便可以进行通信。在两个节点之间建立呼叫之后,只有这两个节点可以使用该连接。其中一个节点结束呼叫时,将取消连接。在电路交换网络(例如 PSTN)中,通过相同的传输介质传输多个呼叫。PSTN 中常用的介质是铜线。但是,也可能会使用光缆。

在数据包交换网络(例如 Internet 或局域网 (LAN))中,数据包通过最佳路由传输到目标地址,但是并非在两个主机间传输的所有数据包都通过相同路由,即使是来自一封邮件的数据包也是如此。这几乎可以确定数据包将在不同时间无顺序地到达。在数据包交换网络中,数据包(邮件或邮件片断)通过可能由其他节点共享的数据链路在两个节点之间分别路由。数据包交换与电路交换不同,与网络节点的多个连接将共享可用带宽。数据包交换网络使 Internet 的存在成为可能,同时,可以提高数据网络(尤其是基于 LAN 的 IP 和 VoIP 网络)的可用性并增大覆盖范围。

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T.38 是一个传真收发标准和协议,它支持通过基于 IP 的网络收发传真。使用 T.38 协议的基于 IP 的网络使用简单邮件传输协议 (SMTP) 和多用途 Internet 邮件扩展 (MIME) 将邮件发送到收件人邮箱。通过 T.38,可以对启用 IP 的传真设备和传真网关进行 IP 传真传输。设备包括基于 IP 网络的主机,例如客户端计算机和打印机。在 Exchange 统一消息中,传真图像是编码为 .tif 文件并附加到电子邮件中的独立文档。电子邮件及 .tif 文件附件都将被发送到用户的已启用 UM 的邮箱中。

统一消息依靠网关的以下能力:将 PBX 中基于时分多路复用 (TDM) 或电话电路交换的协议(例如综合业务数字网络 (ISDN) 和 QSIG)转换为基于 IP 或 VoIP 的协议(例如会话初始协议 (SIP)、实时传输协议 (RTP) 或 T.38),以便接收传真邮件。VoIP 网关对统一消息的功能和运行是不可或缺的。VoIP 网关负责感知传真提示音。客户端访问服务器和邮箱服务器依靠 VoIP 网关发送检测到传真的通知。然后,客户端访问服务器和邮箱服务器将与介质会话重新协商并使用 T.38 协议。

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在统一消息中,用户接收的传真图像是编码为 .tif 图像文件并附加到电子邮件中的独立文档。电子邮件及 .tif 文件附件都将被发送到用户的已启用 UM 的邮箱中。

将传真邮件发送到用户邮箱有多个优点,其中包括:

  • 可以减少物理或传统传真机的数目。

  • 可以减少组织中用于传真收发的电话线路数,因为邮箱服务器可以使许多传真排队,在某条电话线路可用时发送每份传真。

  • 作为 .tif 图像文件接收的传真比传统的传真质量要好。可以通过本地或共享打印机打印传入传真。

  • 发送到用户邮箱的传真更加安全,因为硬拷贝传真可能会被非收件人用户拾取。

  • 用户不必离开办公桌即可接收传真。

  • 可以监视收到的传真邮件,以确保其符合组织的安全策略。

一封传真邮件只能发送给一个已启用 UM 的用户。统一消息无法将传真邮件转发给通讯组列表。如果需要使用此功能,则必须执行下列步骤:

  1. 创建一个邮箱来应答传真呼叫。此邮箱将是通讯组列表的邮箱。

  2. 对通讯组列表邮箱启用 UM。

  3. 为此已启用 UM 的邮箱创建一个规则。将该规则配置为将所有邮件转发给所选的通讯组列表。

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通过 VoIP 网络接收传真不同于通过标准传真机接收传真,也不同于使用基于 IP 的网络上的传真服务器接收传真。若要通过 VoIP 网络发送和接收传真,必须有支持 T.38 协议的 VoIP 网关或 IP PBX,以及同样支持 T.38 的服务器。T.38 允许基于 IP 网络的主机(例如客户端计算机、具有内置传真功能的打印机以及邮箱服务器等服务器)进行基于 IP 的传真传输。

重要说明重要说明:
在统一消息和 Microsoft Office Communications Server 2007 R2 或 Microsoft Lync Server 相集成的环境中,不支持使用 T.38 或 G.711 发送和接收传真。

PBX 收到呼叫后,它会将呼叫转发到相应的分机号码。如果用户分机号码没有应答,则 PBX 会将呼叫转发到 VoIP 网关,再由网关将呼叫转发到相应的邮箱服务器。邮箱服务器会基于呼叫使用的协议来确定呼叫是语音呼叫还是传真呼叫。使用 SIP 协议时,邮箱服务器将呼叫作为语音邮件进行处理。然而,如果在 VoIP 网关中使用 T.38 协议,邮箱服务器会按照下面段落中的相关说明将呼叫识别为传真并处理该呼叫。邮箱服务器将传入传真呼叫转发到专用传真合作伙伴服务器,此服务器然后与传真发件人建立传真呼叫,并代表启用了 UM 的用户接收传真。然后传真合作伙伴服务器以 .tif 附件的形式将传真包含在 SMTP 邮件中,并将其发送到收件人邮箱。

当邮箱服务器收到从 VoIP 网关发送的传入 T.38 传真信号时,邮箱服务器会使用轻型目录访问协议 (LDAP) 查询目录以确定传入传真呼叫的预期收件人是否可以接收传入传真邮件,并确定传真合作伙伴服务器的 SIP 地址。检查过这些内容之后,邮箱服务器将向 VoIP 网关或 SIP 对等方发送传真呼叫引用请求,之后 VoIP 网关或 SIP 对等方会将传真请求转发到传真合作伙伴服务器。成功建立传真呼叫后,传真发件人会将传真媒体和数据发送给传真合作伙伴服务器。传真合作伙伴服务器收到传真媒体和数据之后,将使用 SMTP 向邮箱服务器发送一封电子邮件。该邮件包含了传真邮件的 .tif 图像和预期传真收件人的特殊 X-header。

传真邮件经过身份验证并从有效的传真合作伙伴服务器发送后,邮箱服务器上的 UM 邮箱助理会向 Microsoft Exchange 统一消息服务发出 RPC 调用命令。这可以确保传真邮件属性与邮箱服务器所创建的传真邮件属性相匹配。最后,邮箱服务器再次提交最终的传真邮件,其中包含传入传真的电子邮件和 .tif 附件。然后通过使用 MAPI RPC,已完成并设置好格式的传真邮件版本将传递给包含预期收件人邮箱的邮箱服务器。

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传入传真呼叫可以通过以下方式向邮箱服务器发出信号:来自 VoIP 网关或 SIP 对等方(媒体网关)的 SIP 再邀请、SIP 对等方的 CNG(呼叫传真提示音)通知或邮箱服务器的 CNG 检测。以下各小节详细介绍了每种情况下的传真呼叫引用。

针对 UM 引导号码的传入呼叫将作为带语音(RTP/音频)SDP 配置文件的邀请被定向到 UM。

  1. UM 接受邀请,并建立媒体流。呼叫建立后,呼叫者将启动传真传输。

  2. SIP 对等方检测呼叫传真提示音 (CNG)。SIP 对等方向邮箱服务器发出再邀请,这次将指定 SDP 中的传真(T.38 或 G.711)配置文件。

  3. UM 以“200 确定”响应邀请,“200 确定”会将 SIP 对等方置于“等待”状态。

  4. UM 发出引用,将 SIP (CNG) 对等方引用至传真合作伙伴解决方案终结点(从其配置数据中获取)。

  5. SIP 对等方向传真合作伙伴解决方案发出传真会话邀请。

  6. 传真合作伙伴解决方案接受邀请,与 SIP 对等方建立媒体会话。

针对 UM 引导号码的传入呼叫将作为带语音(RTP/音频)SDP 配置文件的邀请被定向到 UM。

  1. UM 接受邀请,并建立媒体流。呼叫建立后,呼叫者将启动传真传输。

  2. SIP 对等方检测呼叫传真提示音 (CNG)。SIP 对等方在 RTP 流中发送符合 RFC 4733 的 CNG 通知,从而向 UM 服务器通知该传真。

  3. UM 即时发出引用以响应该通知,从而将 SIP 对等方引用至传真合作伙伴解决方案终结点(从其配置数据中获取)。

  4. SIP 对等方向传真合作伙伴解决方案发出传真会话邀请。

  5. 传真合作伙伴解决方案接受邀请。

  6. 与 SIP 对等方建立媒体会话。

针对 UM 引导号码的传入呼叫将作为带语音(RTP/音频)SDP 配置文件的邀请被定向到 UM。UM 接受邀请,并建立媒体流。

  1. 呼叫建立后,呼叫者将启动传真传输。

  2. 邮箱服务器在 RTP 音频流中检测传真提示音 (CNG)。

  3. UM 即时发出引用以响应该通知,从而将 SIP 对等方引用至传真合作伙伴解决方案终结点(从其配置数据中获取)。

  4. SIP 对等方向传真合作伙伴解决方案发出传真会话邀请。

  5. 传真合作伙伴解决方案接受邀请。

  6. 与 SIP 对等方建立媒体会话。

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默认情况下,在安装邮箱服务器时,服务器不会配置为允许处理传入传真呼叫或将其传递给已启用 UM 的用户。若要在传真合作伙伴服务器中配置 UM,必须配置 UM 邮箱策略并在邮箱服务器和传真合作伙伴服务器之间配置身份验证。有关详细信息,请参阅设置传入传真

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将已启用 UM 的用户配置为接收传真邮件时,Exchange 统一消息可提供下列选项:

  • 用于传真和语音邮件的单个用户的直接拨入 (DID) 电话号码。

  • 用于接收传真的单个用户的单独 DID 电话号码。

  • 接收所有传真的所有用户的中心传真电话号码。

使用“启用 UM 邮箱”页或 Enable-UMMailbox cmdlet 对用户启用统一消息时,必须为该用户指定至少一个分机号。为每个用户分别启用此分机号,此分机号在给定的拨号计划中必须是唯一的。统一消息使用此分机找到正确用户,并使用此分机将语音邮件和传真邮件传递到用户邮箱中。有关详细信息,请参阅 Enable-UMMailbox

您可以使用单个 DID 号码来配置传真,以便用户可以对语音和传真使用一个 DID 号码。此配置很容易管理,不会浪费额外的 DID 号码。如果在传真呼叫到达时,用户不在或正在接听电话,UM 将应答呼叫,检测传真提示音,创建传真邮件,并将其发送给用户。

如果传真配置为使用单个 DID 电话号码,当用户未走开或未使用电话时收到来自传真机的呼叫,他们可以:

  • 在电话响铃时不接听电话,以便邮箱服务器转发和应答传真呼叫,创建传真邮件并将其转发到用户邮箱。

  • 应答传真呼叫,并将其转移给自己,以便邮箱服务器转发和应答呼叫,创建传真邮件并将其转发到用户邮箱。

  • 等待呼叫者重新尝试发送传真,并允许传真呼叫转移到邮箱服务器。

总的来说,使用单个 DID 号码要求用户执行其他操作,才能接收传真邮件。

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为用户启用统一消息时,必须为该用户输入至少一个分机号。您可以使用 Exchange 管理中心 (EAC) 为启用 UM 的用户添加多个分机号码。有关详细信息,请参阅添加分机号码

如果已启用 UM 的用户出现下列情况,添加多个分机号则非常有用:

  • 接收许多传真。

  • 不希望被接听电话所干扰,以便接收传真。

  • 在接听电话时不希望听到传真提示音。

添加多个分机比使用单个分机更加复杂,并可能要求在 PBX 或 IP PBX 上进行更多的配置设置。若要为已启用 UM 的用户配置多个分机号,组织中必须有可用的并且未使用的 DID 分机号。如果组织的可用 DID 分机号数目有限,则不应对已启用 UM 的用户使用多个号码。

使用多个 DID 分机号码的优点在于,已启用 UM 的用户通过一个 DID 分机号接收语音呼叫,通过另一个 DID 分机号接收传真呼叫。对于用户来说,对语音邮件和传真呼叫使用各自的 DID 号码更加容易。

如果为特定用户配置了两个 DID 分机号,DID 分机号可以来自不同的 UM 拨号计划。若要使用两个 DID 号码,可以创建一个拨号计划,并将邮箱服务器用作接收传真呼叫和向用户转发传真邮件的专用服务器。有关详细信息,请参阅创建 UM 拨号计划

为已启用 UM 的用户配置多个 DID 分机号时,可以配置下列选项:

  • 一个分机号码用于无统一消息的传真,一个分机号码用于语音   此类型的配置是按用户启用的,因而在有额外的或未使用的 DID 分机号可用时才使用。一个 DID 分机号作为用户的语音邮件号码公布,另一个 DID 分机号作为用户的传真号码公布。由于用户没有接听电话或遇到忙音而应答的语音呼叫会被转发到邮箱服务器,然后创建语音邮件并发送到已启用 UM 的用户的邮箱。另一个分机号可以连接到传真机或其他安装了传真调制解调器的计算机。使用此配置时,邮箱服务器不会对传真呼叫进行处理,传真邮件也不会发送到已启用 UM 的用户的邮箱。

  • 一个分机号码用于传真,一个号码用于语音   此类型的配置是按用户启用的,因而在组织中有许多可用的 DID 分机号时才使用。在此配置中,由于用户没有接听电话或遇到忙音而应答的 DID 分机号码会被转发到邮箱服务器,该服务器会根据被呼叫的 DID 分机号码来创建语音或传真邮件。尽管用户将公布一个号码用于语音,一个号码用于传真,但是,邮箱服务器将检测 DID 分机号接收的呼叫类型,并且可以为任一 DID 分机号的呼叫创建语音邮件或传真邮件。如果用户没有单独的传真机和安装了传真调制解调器的专用计算机来应答传入传真呼叫,这样做可能非常有用。

  • 一个“虚拟”分机号码用于传真,一个号码用于语音   此类型的配置是按用户启用的。此配置与使用两个 DID 号码(一个号码用于传真,一个号码用于语音)的配置基本相同。不过,在此配置中,为已启用 UM 的用户的传真呼叫公布的号码在 PBX 中配置为“虚拟”分机号码。此“影子”DID 分机号接收的传入呼叫将总是转发到邮箱服务器。

    此类型的配置的优点在于,通过邮箱服务器应答传入传真呼叫。如果出现响铃无应答的情况,邮箱服务器将创建传真并将其转发到已启用 UM 的用户的邮箱,而不会打扰用户。如果用户身边没有任何电话或传真设备,并且用户没有听到传入呼叫的铃声,则会出现这种情况。

    此类型的配置的缺点在于,必须有更多可用的 DID 分机,并且必须将 PBX 或 IP PBX 配置为将呼叫转发到邮箱服务器。

使用“启用 UM 邮箱”页或 Enable-UMMailbox cmdlet 对用户启用统一消息时,必须为该用户指定至少一个分机号。然而,如果需要为传入传真配置一个中心传真号码,则必须安装用于接收所有传真的单独的已启用 UM 的邮箱。

在某些组织中,尤其是每天接收许多传真的组织,可能希望为整个组织公布一个传真号码。所有呼叫者在向组织中的用户提交传真时,都将使用此传真号码。

通过为整个组织公布一个传真号码,您的组织可以控制用户接收的传真类型。此配置的优点在于,只需要一个 DID 分机号或外线电话号码。此外,不需要为每个已启用 UM 的用户的传真收发配置各自的 DID 号码。但是,要求“传真秘书”或其他用户根据传真封面或传真邮件中包含的信息,将传入传真分发给组织中的用户。

注意注意:
在 Exchange 统一消息中无法使用中心传真号码和光学字符识别 (OCR)。此类型的配置可以使用中心传真号码。但是,不必由用户分发给收件人,而是由传真软件接收传真,执行 OCR,然后尝试根据封面或传真邮件中的信息找到收件人。

在下列情况下,为整个组织使用单独的传真号码非常有用:

  • 组织中的用户在其邮箱中接收的传真过多,无法有效地管理。

  • 用户在其邮箱中接收的垃圾传真过多。

  • 业务需要过于复杂以致无法保证创建传输规则来接受传入传真并将其路由到预期邮箱。例如,如果组织要求将某些传真路由到一个组,将其他传真路由到另一个组,那么这种做法可能不太实用。有关详细信息,请参阅邮件流或传输规则

  • 使用 Outlook 筛选传真邮件是无效的。

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许多实现日记功能的组织可能还会使用统一消息来合并其电子邮件、语音邮件和传真基础结构。但是,您可能不希望日记进程为由统一消息生成的邮件生成日记报告。在这种情况下,可以决定是记录由邮箱服务器处理的语音邮件和未接来电通知邮件,还是跳过此类邮件。如果您的组织不需要记录语音邮件和未接来电通知,则可以通过跳过此类邮件来减少存储日记报告所需的硬盘空间。启用或禁用语音邮件和未接来电通知邮件的记录时,您的更改将应用于组织中的所有传输服务。有关详细信息,请参阅日记功能

注意注意:
将始终记录包含由邮箱服务器生成的传真的邮件,即使您配置的日记规则指定不记录统一消息语音邮件和未接来电通知邮件,也是如此。

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