Outlook Voice Access 用户方案

 

适用于: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

上一次修改主题: 2016-11-28

Outlook Voice Access 是 Microsoft Exchange Server 2010 统一消息 (UM) 中的一项功能,使用户可以使用模拟电话、数字电话或移动电话从其邮箱检索电子邮件。然后可以使用按键命令或语音命令与其邮箱进行交互。

《Outlook Voice Access 快速参考指南》包括所有 Outlook Voice Access 菜单选项的图形表示和如何导航菜单系统。要下载此快速参考指南的副本,请参阅 Microsoft 下载中心(英文)。

当启用了 UM 的用户使用电话访问其 Exchange 2010 邮箱时,将听到一系列语音提示。这些语音提示可帮助用户在统一消息系统中导航,并使用户能够访问其邮箱。Outlook Voice Access 允许用户执行下列操作:

  • 检索、收听、答复、创建和转发语音邮件或电子邮件。

  • 收听或更改日历信息。

  • 更改个人选项(例如更改 PIN),或者呼叫个人联系人或向其发送语音邮件。

目录

阅读和复查电子邮件

管理日历项

管理个人选项和联系人

用户可以使用电话收听、答复、创建和转发未读的电子邮件。例如,如果用户期待收到一封重要的电子邮件,但是无法访问 Internet,则可以使用移动电话拨打订阅者访问号码或用于 Outlook Voice Access 的号码。在用户输入其分机号码、输入 PIN 并说“电子邮件”之后,统一消息服务器将访问该用户的邮箱并读取未读的邮件。在统一消息服务器读取电子邮件的同时,用户可以说出以下命令:

  • “答复”,以答复发件人。

  • “全部答复”,以答复电子邮件中的所有收件人。

  • “转发”,以将电子邮件转发给其他用户。

  • “标记”,以将邮件标记为需要执行后续操作。

  • “隐藏”,以隐藏会话。

要使用语音用户界面 (VUI) 收听电子邮件,用户需要拨打 UM 订阅者访问号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 说“电子邮件”以访问电子邮件。

  2. 统一消息服务器将读出第一封未读电子邮件的名称、主题、时间和优先级。

  3. 然后,用户可以说出下列选项之一:

    • “下一封邮件”,以将邮件标记为已读并转到下一封电子邮件。

    • “标记为未读”,以使邮件仍标记为未读并转到下一封邮件。

    • “结尾”,以跳转到邮件结尾。

    • “删除”,以删除邮件。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 收听电子邮件

要使用按键界面收听电子邮件,用户需要拨打 UM 订阅者访问号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 按 2 以访问电子邮件。

  2. 统一消息服务器将读出第一封未读电子邮件的名称、主题、时间和优先级。

  3. 然后,用户可以按下列选项之一:

    • 井号 (#) 键,以将邮件标记为已读并转到下一封电子邮件。

    • 9,以使邮件仍标记为未读并转到下一封邮件。

    • 33,以跳转到邮件结尾。

    • 7,以删除邮件。

此过程显示在下图中。

使用按键界面收听电子邮件

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要使用 VUI 收听并答复电子邮件,用户需要拨打 UM 订阅者访问号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 说“电子邮件”以访问电子邮件。

  2. 重复地说“下一封邮件”,直到用户到达希望答复的电子邮件。

  3. 收听邮件,或说“结尾”以转到邮件结尾。

  4. 说出下列命令之一:

    • “答复”,以答复发件人。

    • “全部答复”,以答复发件人以及所有其他收件人。

    • “转发”,以将邮件转发给其他用户或组。

  5. 录制答复并挂断,保持安静,或按任意键。要接受并发送答复邮件,则说“发送”。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 答复电子邮件

要使用按键界面收听并答复电子邮件,用户需要拨打 UM 订阅者访问号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 按 2 以访问电子邮件。

  2. 重复地按 #,直到用户到达希望答复的电子邮件。按 9 以将邮件标记为未读。

  3. 收听邮件或按 33 转到邮件结尾。

  4. 按 8 答复发件人,按 88 答复发件人以及所有其他收件人,或按 6 将邮件转发给其他用户或组。

  5. 录制回复,然后按 #。要接受并发送答复邮件,则按 1。

此过程显示在下图中。

使用按键界面答复电子邮件

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要使用 VUI 收听电子邮件并转到下一封未读邮件,用户必须拨打 UM 订阅者访问号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 说“电子邮件”。

  2. 说“下一封未读邮件”。如果希望将邮件标记为未读,则说“标记为未读”。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 读取下一封未读电子邮件

要使用按键界面收听电子邮件并转到下一封未读邮件,用户需要拨打 UM 订阅者访问号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 按 2 以访问电子邮件。

  2. 按 ## 以收听下一封未读邮件。按 9 以将邮件标记为未读。

此过程显示在下图中。

使用按键界面读取下一封未读电子邮件

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要使用 VUI 收听电子邮件并将邮件标记为需要执行后续操作,用户必须拨打 UM 订阅者访问号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 说“电子邮件”以访问电子邮件。

  2. 重复地说“下一封邮件”,直到用户到达希望标记为需要执行后续操作的电子邮件。说“标记为未读”,以将邮件标记为未读。

  3. 收听邮件,或说“结尾”以转到邮件结尾。

  4. 说“标记”或“后续标记”,以将邮件标记为需要执行后续操作。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 将电子邮件标记为需要执行后续操作

要使用按键界面收听电子邮件并将邮件标记为需要执行后续操作,用户必须拨打 UM 订阅者访问号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 按 2 以访问电子邮件。

  2. 重复地按 #,直到用户到达希望标记为需要执行后续操作的电子邮件。按 9 以将邮件标记为未读。

  3. 收听邮件或按 33 转到邮件结尾。

  4. 按两次 0(零)以访问更多选项。

  5. 按 44 以将邮件标记为需要执行后续操作。

此过程显示在下图中。

使用按键界面将电子邮件标记为需要执行后续操作

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要使用 VUI 收听电子邮件并隐藏会话,使统一消息不会继续读取同一个电子邮件会话中的其他电子邮件,用户必须拨打 UM 订阅者访问号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 说“电子邮件”以打开电子邮件。

  2. 重复地说“下一封邮件”,直到用户到达所需的电子邮件。说“标记为未读”,以将邮件标记为未读。

  3. 收听邮件,或说“结尾”以转到邮件结尾。

  4. 说“隐藏”或“隐藏会话”以隐藏会话。此时将读下一封电子邮件。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 隐藏会话

要使用按键界面收听电子邮件并隐藏会话,使统一消息不会继续读取同一个电子邮件会话中的其他电子邮件,用户必须拨打 UM 订阅者访问号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 按 2 以访问电子邮件。

  2. 按 #,直到用户到达需要隐藏的电子邮件。按 9 以将邮件标记为未读。

  3. 收听邮件或按 33 转到邮件结尾。

  4. 按 99 以隐藏会话。此时将读下一封电子邮件。

此过程显示在下图中。

使用按键界面隐藏会话

注释注意:
会话隐藏后,将只对当前会话隐藏。如果用户注销并再次登录邮箱,统一消息将读取同一个会话中的电子邮件。

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用户可以通过电话收听、答复、创建和转发日历项。

例如,用户在上午 10:00 开会。但是由于一些意外的拖延,该用户将迟到 15 分钟。该用户可以拨打 Outlook Voice Access 的电话号码,登录到 Exchange 2010 邮箱,并访问日历中当天的会议列表,通知其他与会者。统一消息读取了上午 10:00 的会议的会议请求之后,用户可以使用“我将迟到”功能通知所有与会者自己将迟到 15 分钟。每个与会者将收到一封电子邮件,告诉他们该用户将迟到 15 分钟。该用户还可以选择附加语音邮件。

再举个例子,用户的一个重要客户决定安排一次全天的会晤,但是通知的时间很晚。该用户必须以尽可能简单的方式取消当天的所有其他会议。使用“清除我的日历”功能,用户可以快速简单地清除全天的日历。

要使用 VUI 向与会者发送“我将迟到”的邮件,用户必须拨打统一消息订阅者访问号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 说“今天的日历”。

  2. 收听会议请求。

  3. 读完会议请求后,说“我将迟到”。

  4. 统一消息问:“迟到多久?”说“10 分钟”。

  5. 统一消息问:“是否要录制邮件?”说“是”。录制邮件,然后说“发送”。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 发送“我将迟到”邮件

要使用按键界面向与会者发送“我将迟到”的邮件,用户必须拨打统一消息订阅者访问号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 按 3 以访问日历。

  2. 收听会议请求,以找到要为其发送“我将迟到”邮件的会议。

  3. 读完会议请求后,按 3。

  4. 统一消息问:“迟到多久?”通过电话键盘输入 10。

使用按键界面发送“我将迟到”邮件

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要取消会议,用户必须是会议组织者。要使用 VUI 取消会议,会议组织者需要拨打 UM 订阅者访问号码,输入其分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 说“今天的日历”以访问日历。

  2. 收听会议请求。

  3. 读完会议请求后,说“取消会议”。

  4. 说“是”确认会议取消。

  5. 统一消息询问会议组织者是否要附加一段录制的邮件时,说“是”。录制邮件,然后说“发送”。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 取消会议

要取消会议,用户必须是会议组织者。要使用按键界面取消会议,会议组织者必须拨打 UM 订阅者访问号码,输入其分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 按 3 以访问日历。

  2. 收听会议请求,以找到要取消的会议。

  3. 按 7 以取消会议。

  4. 如果会议组织者选择发送语音邮件,可以按下列选项之一:

    • #,以停止录制邮件。

    • 1,以接受录制的邮件。

此过程显示在下图中。

使用按键界面取消会议

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要使用 VUI 清除日历,用户需要拨打 UM 订阅者访问号码,输入其分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 说“今天的日历”以访问日历。

  2. 说“清除我的日历”。

  3. 输入要清除的时间或天数。

  4. 统一消息询问是否要附加一段录制的语音邮件时,说“是”,录制邮件,然后说“发送”。如果不希望发送附加的已录制语音邮件,则说“否”。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 清除日历

要使用按键界面清除日历,用户需要拨打 UM 订阅者访问号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 按 3 以访问日历。

  2. 按 00 以转到“更多选项”菜单。

  3. 按 77 以清除日历。

  4. 输入要从日历中清除的小时数。

  5. 如果用户选择发送语音邮件,则可以执行下列操作之一:

    • 按 # 以不发送语音邮件。

    • 按照提示录制语音邮件,按 # 停止录制邮件,然后按 1 接受录制的邮件。

此过程显示在下图中。

使用按键界面清除日历

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要使用 VUI 接受会议请求,用户需要拨打 UM 订阅者访问号码,输入其分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 说“电子邮件”以访问电子邮件。

  2. 收听包含会议请求的电子邮件。

  3. 说“接受”以接受会议请求。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 接受会议请求

要使用按键界面接受会议请求,用户需要拨打 UM 订阅者访问号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 按 2 以访问电子邮件。

  2. 收听包含会议请求的电子邮件。

  3. 按 4 以接受会议请求。

此过程显示在下图中。

使用按键界面接受会议请求

要使用 VUI 答复会议请求,用户需要拨打 UM 订阅者访问号码,输入其分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 说“今天的日历”。

  2. 收听会议请求,以找到要答复的会议请求。

  3. 说“更多选项”以打开“更多选项”菜单。

  4. 说“答复”以答复会议组织者。

  5. 录制邮件。

  6. 说“发送”。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 答复会议请求

  1. 要使用按键界面答复会议请求,用户需要拨打 UM 订阅者访问号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  2. 按 3 以访问日历。

  3. 收听会议请求,以找到要答复的会议请求。

  4. 按 00 以访问更多选项。

  5. 说 8 以答复会议组织者。

  6. 录制邮件,然后按 #。

  7. 按 1 以接受录音并发送邮件。

此过程显示在下图中。

使用按键界面答复会议请求

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用户可以使用 Outlook Voice Access 管理个人选项和联系人。他们可以:

  • 呼叫个人联系人。

  • 在目录中找到并呼叫用户。

  • 通过电话配置个人选项,例如更改 PIN。

用户初次设置其邮箱时,必须创建个人问候语和离开问候语,该用户无法接听电话时,呼叫者将听到这些问候语。例如,如果用户意识到忘记启用离开时的语音问候语,在呼叫者遇到紧急问题时将无法获得备选号码,此时,用户可以使用 Outlook Voice Access,通过任意电话访问个人选项,并录制和启用离开时的问候语。

如果用户必须与客户经理联系,以了解某个客户的重要信息,用户可以呼叫用于 Outlook Voice Access 的号码,使用目录搜索功能找到该客户经理,然后拨打其电话。

注释注意:
用户访问“个人选项”菜单时,必须使用按键界面。

要使用 VUI 录制个人问候语,用户需要拨打 UM 订阅者访问号码,输入其分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 说“个人选项”以访问“个人选项”菜单。

  2. 按 2 以录制问候语。

  3. 按 1 以录制个人问候语。

  4. 按 # 以停止录制个人问候语。

  5. 如果必须重新录制个人问候语,应按 2。

  6. 按 1 以接受个人问候语。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 录制个人问候语

  1. 要使用按键界面录制个人问候语,用户需要拨打 UM 订阅者访问号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  2. 按 6 以访问个人选项。

  3. 按 2 以录制问候语。

  4. 按 1 以录制个人问候语。

  5. 按 2 以重新录制个人问候语。

  6. 按 # 以停止录制个人问候语。

  7. 按 1 以接受个人问候语。

此过程显示在下图中。

使用按键界面录制个人问候语

注释注意:
用户更改电话问候语时,还可以选择启用还是禁用自动答复电子邮件。

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用户可以找到其他已启用 UM 的用户并向其发送语音邮件。要使用 VUI 向其他用户发送语音邮件,用户需要拨打 UM 订阅者访问号码,输入其分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 说“目录”。

  2. 说出要查找的用户的姓名。

  3. 从列表中选择正确的用户。

  4. 说“发送邮件”,然后录制语音邮件。

  5. 说“发送”以发送邮件。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 向其他用户发送语音邮件

  1. 用户可以找到其他已启用 UM 的用户并向其发送语音邮件。要使用按键界面向其他用户发送语音邮件,用户必须拨打 UM 订阅者访问号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  2. 按 4 以搜索联系人。

  3. 按 00 以在目录中找到该用户。

  4. 使用电话键盘拼写要查找的用户的姓名。

  5. 从列表中选择正确的用户。

  6. 按 3 以向该用户发送语音邮件。

  7. 录制语音邮件,然后按 # 停止录制。

  8. 按 1 以接受并发送语音邮件。

此过程显示在下图中。

使用按键界面向其他用户发送语音邮件

要使用 VUI 在目录中找到并呼叫用户,用户需要拨打 UM 订阅者访问号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 说“目录”。

  2. 说出要查找的用户的姓名。

  3. 从列表中选择正确的用户。

  4. 说“呼叫办公室电话”。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 查找并呼叫目录中的用户

要使用按键界面查找并呼叫目录中的用户,用户需要拨打 UM 订阅者访问号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 按 4 以访问个人联系人。

  2. 按 00 以在目录中查找用户。

  3. 使用电话键盘拼写要查找的用户的姓名。

  4. 从列表中选择正确的用户。

此过程显示在下图中。

使用按键界面查找并呼叫目录中的用户

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若要使用 VUI 更改其 PIN,用户需要拨打 UM 订阅者访问号码,输入其分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 说“个人选项”。

  2. 按 3 以更改 PIN。

  3. 输入新 PIN,然后按 #。

  4. 按 # 确认新 PIN。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 更改 PIN

  1. 若要使用 VUI 更改其 PIN,用户需要拨打 UM 订阅者访问号码,输入其分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  2. 按 6 以更改个人选项。

  3. 按 3 以更改 PIN。

  4. 输入新 PIN,然后按 #。

  5. 按 # 确认新 PIN。

此过程显示在下图中。

使用按键界面更改 PIN

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