Outlook Voice Access 用户方案

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适用于： Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

上一次修改主题： 2016-11-28

Outlook Voice Access 是 Microsoft Exchange Server 2010 统一消息 (UM) 中的一项功能，使用户可以使用模拟电话、数字电话或移动电话从其邮箱检索电子邮件。然后可以使用按键命令或语音命令与其邮箱进行交互。

《Outlook Voice Access 快速参考指南》包括所有 Outlook Voice Access 菜单选项的图形表示和如何导航菜单系统。要下载此快速参考指南的副本，请参阅 Microsoft 下载中心（英文）。

当启用了 UM 的用户使用电话访问其 Exchange 2010 邮箱时，将听到一系列语音提示。这些语音提示可帮助用户在统一消息系统中导航，并使用户能够访问其邮箱。Outlook Voice Access 允许用户执行下列操作：

  • 检索、收听、答复、创建和转发语音邮件或电子邮件。

  • 收听或更改日历信息。

  • 更改个人选项（例如更改 PIN），或者呼叫个人联系人或向其发送语音邮件。

目录

阅读和复查电子邮件

管理日历项

管理个人选项和联系人

阅读和复查电子邮件

用户可以使用电话收听、答复、创建和转发未读的电子邮件。例如，如果用户期待收到一封重要的电子邮件，但是无法访问 Internet，则可以使用移动电话拨打订阅者访问号码或用于 Outlook Voice Access 的号码。在用户输入其分机号码、输入 PIN 并说“电子邮件”之后，统一消息服务器将访问该用户的邮箱并读取未读的邮件。在统一消息服务器读取电子邮件的同时，用户可以说出以下命令：

  • “答复”，以答复发件人。

  • “全部答复”，以答复电子邮件中的所有收件人。

  • “转发”，以将电子邮件转发给其他用户。

  • “标记”，以将邮件标记为需要执行后续操作。

  • “隐藏”，以隐藏会话。

收听电子邮件

要使用语音用户界面 (VUI) 收听电子邮件，用户需要拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 说“电子邮件”以访问电子邮件。

  2. 统一消息服务器将读出第一封未读电子邮件的名称、主题、时间和优先级。

  3. 然后，用户可以说出下列选项之一：

    • “下一封邮件”，以将邮件标记为已读并转到下一封电子邮件。

    • “标记为未读”，以使邮件仍标记为未读并转到下一封邮件。

    • “结尾”，以跳转到邮件结尾。

    • “删除”，以删除邮件。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 收听电子邮件

要使用按键界面收听电子邮件，用户需要拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 按 2 以访问电子邮件。

  2. 统一消息服务器将读出第一封未读电子邮件的名称、主题、时间和优先级。

  3. 然后，用户可以按下列选项之一：

    • 井号 (#) 键，以将邮件标记为已读并转到下一封电子邮件。

    • 9，以使邮件仍标记为未读并转到下一封邮件。

    • 33，以跳转到邮件结尾。

    • 7，以删除邮件。

此过程显示在下图中。

使用按键界面收听电子邮件

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答复电子邮件

要使用 VUI 收听并答复电子邮件，用户需要拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 说“电子邮件”以访问电子邮件。

  2. 重复地说“下一封邮件”，直到用户到达希望答复的电子邮件。

  3. 收听邮件，或说“结尾”以转到邮件结尾。

  4. 说出下列命令之一：

    • “答复”，以答复发件人。

    • “全部答复”，以答复发件人以及所有其他收件人。

    • “转发”，以将邮件转发给其他用户或组。

  5. 录制答复并挂断，保持安静，或按任意键。要接受并发送答复邮件，则说“发送”。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 答复电子邮件

要使用按键界面收听并答复电子邮件，用户需要拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 按 2 以访问电子邮件。

  2. 重复地按 #，直到用户到达希望答复的电子邮件。按 9 以将邮件标记为未读。

  3. 收听邮件或按 33 转到邮件结尾。

  4. 按 8 答复发件人，按 88 答复发件人以及所有其他收件人，或按 6 将邮件转发给其他用户或组。

  5. 录制回复，然后按 #。要接受并发送答复邮件，则按 1。

此过程显示在下图中。

使用按键界面答复电子邮件

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收听下一封未读电子邮件

要使用 VUI 收听电子邮件并转到下一封未读邮件，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 说“电子邮件”。

  2. 说“下一封未读邮件”。如果希望将邮件标记为未读，则说“标记为未读”。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 读取下一封未读电子邮件

要使用按键界面收听电子邮件并转到下一封未读邮件，用户需要拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 按 2 以访问电子邮件。

  2. 按 ## 以收听下一封未读邮件。按 9 以将邮件标记为未读。

此过程显示在下图中。

使用按键界面读取下一封未读电子邮件

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将电子邮件标记为需要执行后续操作

要使用 VUI 收听电子邮件并将邮件标记为需要执行后续操作，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 说“电子邮件”以访问电子邮件。

  2. 重复地说“下一封邮件”，直到用户到达希望标记为需要执行后续操作的电子邮件。说“标记为未读”，以将邮件标记为未读。

  3. 收听邮件，或说“结尾”以转到邮件结尾。

  4. 说“标记”或“后续标记”，以将邮件标记为需要执行后续操作。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 将电子邮件标记为需要执行后续操作

要使用按键界面收听电子邮件并将邮件标记为需要执行后续操作，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 按 2 以访问电子邮件。

  2. 重复地按 #，直到用户到达希望标记为需要执行后续操作的电子邮件。按 9 以将邮件标记为未读。

  3. 收听邮件或按 33 转到邮件结尾。

  4. 按两次 0（零）以访问更多选项。

  5. 按 44 以将邮件标记为需要执行后续操作。

此过程显示在下图中。

使用按键界面将电子邮件标记为需要执行后续操作

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隐藏会话

要使用 VUI 收听电子邮件并隐藏会话，使统一消息不会继续读取同一个电子邮件会话中的其他电子邮件，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 说“电子邮件”以打开电子邮件。

  2. 重复地说“下一封邮件”，直到用户到达所需的电子邮件。说“标记为未读”，以将邮件标记为未读。

  3. 收听邮件，或说“结尾”以转到邮件结尾。

  4. 说“隐藏”或“隐藏会话”以隐藏会话。此时将读下一封电子邮件。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 隐藏会话

要使用按键界面收听电子邮件并隐藏会话，使统一消息不会继续读取同一个电子邮件会话中的其他电子邮件，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 按 2 以访问电子邮件。

  2. 按 #，直到用户到达需要隐藏的电子邮件。按 9 以将邮件标记为未读。

  3. 收听邮件或按 33 转到邮件结尾。

  4. 按 99 以隐藏会话。此时将读下一封电子邮件。

此过程显示在下图中。

使用按键界面隐藏会话

注释注意：
会话隐藏后，将只对当前会话隐藏。如果用户注销并再次登录邮箱，统一消息将读取同一个会话中的电子邮件。

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管理日历项

用户可以通过电话收听、答复、创建和转发日历项。

例如，用户在上午 10:00 开会。但是由于一些意外的拖延，该用户将迟到 15 分钟。该用户可以拨打 Outlook Voice Access 的电话号码，登录到 Exchange 2010 邮箱，并访问日历中当天的会议列表，通知其他与会者。统一消息读取了上午 10:00 的会议的会议请求之后，用户可以使用*“我将迟到”*功能通知所有与会者自己将迟到 15 分钟。每个与会者将收到一封电子邮件，告诉他们该用户将迟到 15 分钟。该用户还可以选择附加语音邮件。

再举个例子，用户的一个重要客户决定安排一次全天的会晤，但是通知的时间很晚。该用户必须以尽可能简单的方式取消当天的所有其他会议。使用*“清除我的日历”*功能，用户可以快速简单地清除全天的日历。

发送我将迟到邮件

要使用 VUI 向与会者发送“我将迟到”的邮件，用户必须拨打统一消息订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 说“今天的日历”。

  2. 收听会议请求。

  3. 读完会议请求后，说“我将迟到”。

  4. 统一消息问：“迟到多久？”说“10 分钟”。

  5. 统一消息问：“是否要录制邮件？”说“是”。录制邮件，然后说“发送”。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 发送“我将迟到”邮件

要使用按键界面向与会者发送“我将迟到”的邮件，用户必须拨打统一消息订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 按 3 以访问日历。

  2. 收听会议请求，以找到要为其发送“我将迟到”邮件的会议。

  3. 读完会议请求后，按 3。

  4. 统一消息问：“迟到多久？”通过电话键盘输入 10。

使用按键界面发送“我将迟到”邮件

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取消会议

要取消会议，用户必须是会议组织者。要使用 VUI 取消会议，会议组织者需要拨打 UM 订阅者访问号码，输入其分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 说“今天的日历”以访问日历。

  2. 收听会议请求。

  3. 读完会议请求后，说“取消会议”。

  4. 说“是”确认会议取消。

  5. 统一消息询问会议组织者是否要附加一段录制的邮件时，说“是”。录制邮件，然后说“发送”。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 取消会议

要取消会议，用户必须是会议组织者。要使用按键界面取消会议，会议组织者必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入其分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 按 3 以访问日历。

  2. 收听会议请求，以找到要取消的会议。

  3. 按 7 以取消会议。

  4. 如果会议组织者选择发送语音邮件，可以按下列选项之一：

    • #，以停止录制邮件。

    • 1，以接受录制的邮件。

此过程显示在下图中。

使用按键界面取消会议

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清除日历

要使用 VUI 清除日历，用户需要拨打 UM 订阅者访问号码，输入其分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 说“今天的日历”以访问日历。

  2. 说“清除我的日历”。

  3. 输入要清除的时间或天数。

  4. 统一消息询问是否要附加一段录制的语音邮件时，说“是”，录制邮件，然后说“发送”。如果不希望发送附加的已录制语音邮件，则说“否”。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 清除日历

要使用按键界面清除日历，用户需要拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 按 3 以访问日历。

  2. 按 00 以转到“更多选项”菜单。

  3. 按 77 以清除日历。

  4. 输入要从日历中清除的小时数。

  5. 如果用户选择发送语音邮件，则可以执行下列操作之一：

    • 按 # 以不发送语音邮件。

    • 按照提示录制语音邮件，按 # 停止录制邮件，然后按 1 接受录制的邮件。

此过程显示在下图中。

使用按键界面清除日历

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接受会议请求

要使用 VUI 接受会议请求，用户需要拨打 UM 订阅者访问号码，输入其分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 说“电子邮件”以访问电子邮件。

  2. 收听包含会议请求的电子邮件。

  3. 说“接受”以接受会议请求。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 接受会议请求

要使用按键界面接受会议请求，用户需要拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 按 2 以访问电子邮件。

  2. 收听包含会议请求的电子邮件。

  3. 按 4 以接受会议请求。

此过程显示在下图中。

使用按键界面接受会议请求

答复会议请求

要使用 VUI 答复会议请求，用户需要拨打 UM 订阅者访问号码，输入其分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 说“今天的日历”。

  2. 收听会议请求，以找到要答复的会议请求。

  3. 说“更多选项”以打开“更多选项”菜单。

  4. 说“答复”以答复会议组织者。

  5. 录制邮件。

  6. 说“发送”。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 答复会议请求

  1. 要使用按键界面答复会议请求，用户需要拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  2. 按 3 以访问日历。

  3. 收听会议请求，以找到要答复的会议请求。

  4. 按 00 以访问更多选项。

  5. 说 8 以答复会议组织者。

  6. 录制邮件，然后按 #。

  7. 按 1 以接受录音并发送邮件。

此过程显示在下图中。

使用按键界面答复会议请求

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管理个人选项和联系人

用户可以使用 Outlook Voice Access 管理个人选项和联系人。他们可以：

  • 呼叫个人联系人。

  • 在目录中找到并呼叫用户。

  • 通过电话配置个人选项，例如更改 PIN。

用户初次设置其邮箱时，必须创建个人问候语和离开问候语，该用户无法接听电话时，呼叫者将听到这些问候语。例如，如果用户意识到忘记启用离开时的语音问候语，在呼叫者遇到紧急问题时将无法获得备选号码，此时，用户可以使用 Outlook Voice Access，通过任意电话访问个人选项，并录制和启用离开时的问候语。

如果用户必须与客户经理联系，以了解某个客户的重要信息，用户可以呼叫用于 Outlook Voice Access 的号码，使用目录搜索功能找到该客户经理，然后拨打其电话。

注释注意：
用户访问“个人选项”菜单时，必须使用按键界面。

录制个人问候语

要使用 VUI 录制个人问候语，用户需要拨打 UM 订阅者访问号码，输入其分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 说“个人选项”以访问“个人选项”菜单。

  2. 按 2 以录制问候语。

  3. 按 1 以录制个人问候语。

  4. 按 # 以停止录制个人问候语。

  5. 如果必须重新录制个人问候语，应按 2。

  6. 按 1 以接受个人问候语。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 录制个人问候语

  1. 要使用按键界面录制个人问候语，用户需要拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  2. 按 6 以访问个人选项。

  3. 按 2 以录制问候语。

  4. 按 1 以录制个人问候语。

  5. 按 2 以重新录制个人问候语。

  6. 按 # 以停止录制个人问候语。

  7. 按 1 以接受个人问候语。

此过程显示在下图中。

使用按键界面录制个人问候语

注释注意：
用户更改电话问候语时，还可以选择启用还是禁用自动答复电子邮件。

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将语音邮件发送到用户

用户可以找到其他已启用 UM 的用户并向其发送语音邮件。要使用 VUI 向其他用户发送语音邮件，用户需要拨打 UM 订阅者访问号码，输入其分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 说“目录”。

  2. 说出要查找的用户的姓名。

  3. 从列表中选择正确的用户。

  4. 说“发送邮件”，然后录制语音邮件。

  5. 说“发送”以发送邮件。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 向其他用户发送语音邮件

  1. 用户可以找到其他已启用 UM 的用户并向其发送语音邮件。要使用按键界面向其他用户发送语音邮件，用户必须拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  2. 按 4 以搜索联系人。

  3. 按 00 以在目录中找到该用户。

  4. 使用电话键盘拼写要查找的用户的姓名。

  5. 从列表中选择正确的用户。

  6. 按 3 以向该用户发送语音邮件。

  7. 录制语音邮件，然后按 # 停止录制。

  8. 按 1 以接受并发送语音邮件。

此过程显示在下图中。

使用按键界面向其他用户发送语音邮件

查找并呼叫目录中的用户

要使用 VUI 在目录中找到并呼叫用户，用户需要拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 说“目录”。

  2. 说出要查找的用户的姓名。

  3. 从列表中选择正确的用户。

  4. 说“呼叫办公室电话”。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 查找并呼叫目录中的用户

要使用按键界面查找并呼叫目录中的用户，用户需要拨打 UM 订阅者访问号码，输入分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 按 4 以访问个人联系人。

  2. 按 00 以在目录中查找用户。

  3. 使用电话键盘拼写要查找的用户的姓名。

  4. 从列表中选择正确的用户。

此过程显示在下图中。

使用按键界面查找并呼叫目录中的用户

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更改 PIN

若要使用 VUI 更改其 PIN，用户需要拨打 UM 订阅者访问号码，输入其分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  1. 说“个人选项”。

  2. 按 3 以更改 PIN。

  3. 输入新 PIN，然后按 #。

  4. 按 # 确认新 PIN。

此过程显示在下图中。

使用 VUI 更改 PIN

  1. 若要使用 VUI 更改其 PIN，用户需要拨打 UM 订阅者访问号码，输入其分机号码和 PIN，然后执行下列操作：

  2. 按 6 以更改个人选项。

  3. 按 3 以更改 PIN。

  4. 输入新 PIN，然后按 #。

  5. 按 # 确认新 PIN。

此过程显示在下图中。

使用按键界面更改 PIN

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