配置 Outlook 2007 中的会议工作区选项

更新时间: 2009年4月

应用到: Office Resource Kit

 

上一次修改主题: 2015-03-09

本文内容:

会议工作区是一个用于集中会议信息和材料的网站。会议之前,使用工作区发布议程、与会者列表以及计划讨论的文档。会议之后,使用工作区发布会议结果并跟踪任务。可以发送 Microsoft Outlook 会议请求来邀请人员参加会议,还可以在邮件中加入一个超链接,指向被邀请者可在其中了解详细信息并查看会议材料的工作区。

Note注意
本主题适用于 Outlook 管理员。

在 Microsoft Office Outlook 2007 中可以配置许多选项来设置和管理会议工作区部署。可以在用户创建要包括在 Outlook 会议请求中的工作区时,管理用户选择会议工作区服务器和其他选项的方式。可以在使用 POP 服务器作为消息服务器时配置会议工作区。还可以查看日志文件中的会议工作区错误消息来解决有关会议工作区配置的问题。

Note注意
默认情况下,在 Outlook 中使用会议工作区时必须配置 Microsoft Exchange Server 作为消息服务器。

会议工作区是在顶级 SharePoint 网站下创建的一种特殊类型的 Microsoft Windows SharePoint Services 网站。工作区中提供会议工作区帮助和常规 SharePoint 帮助。

Note注意
如果网络上安装了 Windows SharePoint Services,则公司中的用户可以邀请处于相同 Microsoft Windows NT 林中的其他用户进入工作区。有关域和林的详细信息,请参阅 Windows 帮助中有关 Active Directory 的信息。

使用策略强制实施组织中用户组的会议工作区设置时,可以配置选项。例如,可以定义用户可选的会议工作区服务器的列表。如果不希望用户使用此功能,则可以禁用会议工作区访问。

在服务器列表中,可以指定如何预先填充用户在 Outlook 中使用会议工作区时看到的下拉列表。通过单击 Outlook 会议请求上的“会议工作区”访问会议工作区功能。在“会议工作区”任务窗格上单击“更改设置”。在下一个“会议工作区”任务窗格上,从“选择位置:”下拉列表中选择一个服务器。

在相同的窗格上,可以通过从下拉列表中选择模板语言和模板类型来创建新工作区。还可以通过从“选择工作区”下拉列表中选择工作区来链接到现有工作区。

使用组策略配置对会议工作区所需的列表和设置。将 Microsoft Office 12 system ADM 文件加载到组策略中时,与会议工作区相关的策略位于“用户配置”\“管理模板”\“Microsoft Office Outlook 2007”\“会议工作区”下。在这个位置还要创建新策略,以列出“会议工作区”任务窗格下拉列表中的会议工作区服务器和其他项目。

可以配置在 Outlook 中向会议组织者显示会议工作区服务器列表的方式。例如,服务器列表可以显示最近使用过的项目 (MRU) 列表,而每次创建工作区时都可以从默认列表重新填充服务器和模板的列表。还可以通过禁用 Outlook 会议请求的会议工作区选项,来帮助防止访问会议工作区。

指定服务器的列表时,可以确保服务器列表通过默认服务器和默认模板重新填充。还可以帮助控制用户是否可以访问指定服务器之外的服务器。使用“禁用‘会议工作区’按钮”策略可从 Outlook 会议请求中删除“会议工作区”按钮。双击该策略打开“属性”对话框,并选择“启用”,然后选择“选中可禁用‘会议工作区’按钮”。

配置会议工作区的选项。用“禁止用户在服务器列表中添加条目”策略选择位置下拉列表。双击该策略打开“属性”对话框,并选择“启用”。在“选中可禁止用户向服务器列表添加条目”下拉列表中选择以下选项之一:

  • “发布默认值,允许其他人”— 指定下拉列表中显示的默认服务器列表。用户可以使用“其他工作区服务器”弹出对话框指定其他服务器。此外,用户访问的其他 Windows SharePoint Services 网站和文档工作区网站也会出现在服务器列表上。使用此设置将不创建用户 MRU 列表。

  • “发布默认值,禁止其他人”— 对用户锁定您所指定的默认服务器列表。用户不能访问“其他工作区服务器”弹出对话框来指定所提供列表上没有的服务器。使用此设置将不创建用户 MRU 列表。

可以配置当用户单击会议请求中的会议工作区时下拉列表中出现的服务器和相应会议工作区模板的列表。一个注册表项或策略就可以存储所有会议工作区服务器列条目。

Note注意
可以使用 Office 自定义工具 (OCT) 向用户部署指定会议工作区服务器列表的注册表项。有关使用 OCT 的详细信息,请参阅为 2007 Office system 配置用户设置。有关使用 OCT 部署注册表项的详细信息,请参阅 2007 Office system 中的 Office 自定义工具

服务器列表策略必须遵循一种特定的格式。服务器名称互相以竖线 (|) 分隔,而不使用回车 (CR) 或换行 (LF)。每个记录有六个字段,如下所述。策略中有从一到五个记录。这是一个 MRU 列表。第一个服务器记录(例如 Server1)是最近使用的服务器,而第五个服务器记录(例如 Server5)引用的则是最早的服务器。

使用策略指定服务器列表时将忽略 OrganizerName 字段。其他字段的内容应始终有效。

Note注意
可以检查以下注册表项,以查看任何已用于创建会议工作区的计算机上的当前服务器列表设置:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Meetings\Profile\MRUInternal

可以用“会议工作区的默认服务器和数据”策略指定会议工作区的服务器列表。由于策略字符串很复杂,因此应首先将条目键入到文本编辑器(如记事本)中,然后将整个字符串粘贴到策略中。创建遵循下述语法的服务器列表字符串后,双击该策略打开“属性”对话框,并选择“启用”。在“默认”字段中粘贴所创建的服务器列表字符串。

服务器列表字符串的语法概括如下:

http://Server1 |Friendly name for server 1|TemplateLCID|TemplateID|TemplateName|OrganizerName|http://Server2 |Friendly name for server 2|TemplateLCID|TemplateID|TemplateName|OrganizerName|http://Server3 |Friendly name for server|

列表继续采用相同的结构,每个要包括的服务器占一个条目。

每个记录中有六个字段:

  • 字段 1:Server URL

  • 字段 2:Server friendly name

  • 字段 3:TemplateLCID

  • 字段 4:TemplateID

  • 字段 5:TemplateName

  • 字段 6:OrganizerName

每个字段与下一个字段之间均以竖线 (|) 分隔。每个完整记录与下一个记录都在最后一个字段 (OrganizerName) 之后以竖线 (|) 分隔。每个记录中一共有六个竖线包括在设置中。

对于字段 TemplateLCID,可以指定标识模板语言的十进制值,如 1033(代表英语)。

对于其他模板字段,可以从下面的默认模板表中选择模板名称和相应的 TemplateID。

 

TemplateName TemplateID

基本会议工作区

Mps#0

空白会议工作区

Mps#1

决议会议工作区

Mps#2

社交会议工作区

Mps#3

多页会议工作区

Mps#4

Note注意
您不能将自定义模板(Outlook 会议工作区)与 Windows SharePoint Services 一同使用。

以下是服务器列表条目的一个示例(OrganizerName 为空):

http://server1/sites/design_team|The Juniper Project|1033|MPS#4|Multipage Meeting

使用 POP 服务器作为消息服务器时,可以为 Outlook 配置会议工作区集成。POP 服务器配置使 Outlook 可以为使用 POP 服务器的会议组织者和与会者传输和保持会议工作区的属性。

Note注意
POP 服务器配置中不支持将 Outlook 委托与会议工作区配合使用。

本节提供了可帮助您将 POP 服务器配置为使用 TNEF 的相关参考信息的指南。本节还包括会议组织者为确保通过格式传输发送会议请求所必须采取的步骤。

必须满足以下条件才能将会议工作区用于 POP 服务器:

  • 必须将 POP 服务器配置为支持传输中性封装格式 (TNEF)。

  • 必须使用格式传输发送 Outlook 会议请求。

以下情况描述了会议请求中包括会议工作区以及 Outlook 用于 POP 服务器时的用户体验。

  1. 会议组织者在 Outlook 中发起会议请求,并在请求中创建或链接到会议工作区。

  2. 与会者接收会议请求,并查看邮件正文中的会议工作区表。该表的正确格式应包括会议工作区的链接。

  3. 会议工作区的属性将保持在与会者的日历中。

  4. 与会者的答复将发送到会议工作区服务器。

TNEF 是用于将一组 MAPI 属性(MAPI 邮件)转换为串行数据流的一种格式。TNEF 函数主要由需要对 MAPI 邮件属性进行编码的传输提供程序使用,以通过不直接支持这些属性的消息系统进行传输。例如,基于 SMTP 的传输使用 TNEF 对属性(如 PR_SENT_REPRESENTING)进行编码,而这些属性在 SMTP 邮件的结构中并无直接表示。

有关使用 TNEF 的详细信息,请参阅 TechNet 上“消息处理 API SDK”中的传输中性封装格式 (TNEF) 附录(该链接可能指向英文页面)

使用 POP 服务器作为消息服务器时,必须启用 TNEF,会议工作区才能在 Outlook 会议请求中正常运行。会议工作区属性存储在与会议请求窗体关联的 MAPI 属性中。必须使用 TNEF 才能将属性从会议组织者传输到与会者。与会者收到会议工作区属性时(使用 TNEF 传输属性之后),Outlook 将属性存储在与会者的客户端会议请求中。

要将会议工作区用于 POP 消息服务器的会议组织者必须确保使用格式传输(而非纯文本传输)向收件人发送会议请求。格式传输表明可以确保在传输中同时包括 RTF 格式属性和 iCalendar 信息。这样就确保附加到会议请求的会议工作区属性在从组织者到与会者的电子邮件传输中保持原样。会议组织者必须按以下步骤操作,才能有助于确保对会议请求使用格式传输:

  • 发送会议请求时使用 RTF 格式。

  • 不将 iCalendar (iCal) 附加到会议请求。(iCalendar 格式是 Internet 日历的常用格式)。

这些只是以 POP 作为消息服务器时的要求。如果组织者使用 Exchange 服务器,则不需要这些选项。

Outlook 中会议请求的 RTF 格式可以按每个会议请求分别设置,也可以作为所有 Outlook 邮件(包括会议请求)的默认格式。

为一个会议请求设置 RTF 格式
  1. 在会议请求的“收件人”框中双击用户名。

  2. 在“电子邮件属性”对话框中的“Internet 格式”下单击“使用 Outlook RTF 格式发送”。

还可以将 Outlook 配置为对所有 Internet 邮件(包括会议请求)使用 RTF 格式。

将 RTF 格式设置为所有 Internet 邮件的默认格式
  1. 在 Outlook 中的“工具”菜单上单击“工具”,然后单击“邮件格式”选项卡。

  2. 单击“Internet 格式”。

  3. 在下拉列表的“Outlook RTF 选项”部分中选择“使用 Outlook RTF 格式发送”。

若要指定不随会议请求发送 iCalendar 附件,请在单独会议请求的“工具”菜单上清除“发送为 iCalendar”。这样在 MIME 邮件头中将强制传输 iCalendar 属性。如果 Outlook 用于 Exchange 服务器,则此选项不可用。

默认情况下不显示某些会议工作区错误,以帮助避免用户造成混淆。但是,会将会议工作区错误写入 Windows 事件日志,此日志可以帮助您在进行疑难解答时查找问题。

如果会议工作区用户在创建工作区时有问题或如果此后工作区出现问题(例如,会议工作区服务器发生故障),则将以错误消息通知会议工作区用户。如果问题分别发生在发起会议和创建工作区的过程中,则用户可能无法了解哪里出错以及可对问题采取什么措施(如果发生问题)。由于这些错误都是异步发生的,在某些情况下不容易看出错误是由会议更新操作触发的。

当用户可以采取某些措施解决问题时,将始终向用户显示有关该问题的错误消息。默认情况下不显示可能会使用户造成混淆的错误消息。

如果需要调试会议工作区问题,则检查 Windows 事件日志中的错误内容可能会很有帮助。可以通过使用 Windows 事件查看器来查看日志文件。若要打开事件查看器,可以在控制面板中双击“管理工具”,然后双击“事件查看器”。然后可以通过在左窗格中单击“应用程序日志”查看与 Outlook 相关的日志信息。

本主题包含在以下可下载书籍内,以方便您阅读和打印:

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