配置 Outlook 2007 中的保留设置和自动存档

更新时间: 2007年9月

应用到: Office Resource Kit

 

上一次修改主题: 2015-03-09

本文内容:

在 Microsoft Office Outlook 2007 中,保留设置和自动存档可帮助您确定用户邮箱中的电子邮件管理方式。您可以为组织内的用户配置这些功能的设置以确定某些管理事项,例如自动存档的运行频率以及是否在运行自动存档前提示用户等等。

如果您为用户配置 Exchange Server 文档管理设置,同时配置 Outlook 保留设置和自动存档设置,请记住 Exchange 设置会影响 Outlook 保留设置和自动存档行为。请参阅本文后面的使用 Outlook 存档和 Exchange 文档管理部分。

Note注意
本文适用于 Outlook 管理员。若要在计算机上配置 Outlook 自动存档选项,请参阅自动存档 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=100151&clcid=0x804)。

您可以锁定设置,从而通过使用 Outlook 组策略模板 (Outlk12.adm) 对保留设置进行自定义。也可以使用 Office 自定义工具 (OCT) 配置默认设置,这种情况下用户可以更改设置。OCT 设置位于 OCT 的“修改用户设置”页上相应的位置。

可从 Microsoft 下载中心上的 2007 Office System 管理模板 (ADM) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=78161&clcid=0x804) 中下载 Outlook 模板和其他管理文件。

请按照以下过程使用组策略自定义保留设置。

使用组策略自定义保留设置
  1. 在组策略中,加载 Office Outlook 2007 模板 (Outlk12.adm)。

  2. 若要自定义保留设置的工作方式,可在“用户配置”\“管理模板”\“Microsoft Office Outlook 2007”\“工具 | 选项”\“其他”\“自动存档”下,双击“保留设置”。

  3. 单击“启用”,然后配置保留设置选项。例如,通过选择“启用保留策略”来启用保留设置。

  4. 单击“确定”。

下表中显示了可以为保留设置配置的设置。请注意保留设置将取代文件夹的存档设置。

 

自动存档选项 说明

启用保留策略

启用用户邮箱的保留设置。

项目的最大保留天数

指定在收件箱、收件箱以外的所有邮件文件夹、任何文件夹中的日历项目,以及所有其他被自动存档的文件夹中保留项目的天数。

对于未保留的项目

指定是否将项目移至“已删除邮件”文件夹或永久删除项目。

包含公司保留策略信息的 URL

指定一个描述您的组织的保留策略的站点。没有默认的 URL。

您可以锁定设置,从而通过使用 Outlook 组策略模板 (Outlk12.adm) 对自动存档进行自定义。也可以使用 Office 自定义工具 (OCT) 配置默认设置,这种情况下用户可以更改设置。OCT 设置位于 OCT 的“修改用户设置”页上相应的位置。

可从 Microsoft 下载中心上的 2007 Office System 管理模板 (ADM) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=78161&clcid=0x804) 中下载 Outlook 模板和其他 ADM 文件。

请按照以下步骤,通过使用组策略自定义自动存档选项。

通过使用组策略自定义自动存档选项
  1. 在组策略中,加载 Office Outlook 2007 模板 (Outlk12.adm)。

  2. 若要自定义自动存档的工作方式,请在“用户配置”\“管理模板”\“Microsoft Office Outlook 2007”\“工具 | 选项”\“其他”\“自动存档”之下,双击“自动存档设置”。

  3. 单击“启用”,然后配置自动存档选项。例如,通过选择“启用自动存档”来启用自动存档,通过在“自动存档时间间隔为 <x> 天”框中选择一个数字来确定存档间隔。

  4. 单击“确定”。

下表中显示了可以为自动存档配置的设置。

 

自动存档选项 说明

启用自动存档

将自动存档设置为按照“自动存档时间间隔为 <x> 天”设置中所指定的频率为用户运行。

自动存档时间间隔为 <x>

指定自动存档间隔的天数。

运行自动存档前提示

通知用户将运行自动存档,而不是以静默方式运行。

删除过期项目(仅限电子邮件文件夹)

删除过期的电子邮件,而不是将其移至存档文件夹。

存档或删除旧项目

将 Outlook 项目移至存档文件或删除项目。

在文件夹列表中显示存档文件夹

在用户的 Outlook 文件夹列表中显示存档文件夹。

清除早于所示时间的项目

指定存档或删除项目之前保留项目的时间。

永久删除旧项目

永久删除项目,而不是将其移至“已删除邮件”文件夹。

Outlook 邮箱将随着用户创建和接收项目而不断增大。为了保持邮箱的可管理性,对于那些重要但不经常使用的旧项目,用户需要将它们保存活存档在其他位置。通常最方便的做法是,将这些旧项目自动移至存档文件夹并放弃那些内容已过期并且已无效的项目。自动存档将为用户自动管理此过程。

自动存档在默认情况下是启用的,并且按安排的间隔自动运行,将较旧的和过期的项目从文件夹中删除。较旧的项目指达到用户所指定存档年龄的项目(默认的存档年龄根据 Outlook 项目类型的不同而不同)。过期的项目指那些内容在特定日期后变为无效的邮件和会议项目,例如,设置为在两个月前过期但仍然在用户收件箱中显示的项目。

用户可以在创建或发送项目时指定 Outlook 中项目的过期日期,也可以稍后再指定。项目过期时便不再可用并且在文件夹列表中显示为带有删除线标记。

自动存档运行时,可以根据您指定的设置删除项目或将项目移至存档文件夹。

存档文件是一个 Outlook 数据文件(PST 文件),在 Outlook 文件夹列表中显示为“存档文件夹”。第一次运行自动存档时,Outlook 将在以下位置自动创建存档文件:

%UserProfile%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

除了自动存档设置,还可以对用户邮箱中的项目启用保留策略设置。保留策略设置可帮助用户遵守公司针对文档保留设立的保留策略准则。

Note注意
保留策略设置是 Outlook 自动存档功能的一部分,因此只有在运行自动存档时才会运行。手动运行存档不会触发强制运行保留设置。

可以按照公司策略来配置 Outlook 中的“保留组策略”设置,以便鼓励用户只在固定的一段时间内保留文档和项目。保留设置的实现要求启用自动存档,但保留设置优先于自动存档设置。

如果将 Microsoft Exchange 配置为实现对用户邮箱设置电子邮件过期日期的文档管理功能,请确保已配置 Outlook 存档设置,以便用户可以按预期使用项目过期和存档或删除功能。

默认情况下,在大多数配置中,Exchange 保留策略将覆盖 Outlook 保留设置。那些不了解 Exchange 策略优先的用户可能会丢失 Outlook 项目。当用户期望其自动存档设置将项目移至 Outlook 数据文件,而项目却被 Exchange 文件管理过程删除时会出现以上情况。

为了帮助避免用户在这种情况下出现混乱,可禁用配置手动存档的选项。请按照以下步骤使用组策略禁用手动存档。

使用组策略禁用手动存档
  1. 在组策略中,加载 Office Outlook 2007 模板 (Outlk12.adm)。

  2. 在“用户配置”\“管理模板”\“Microsoft Office Outlook 2007”\“工具 | 选项”\“其他”\“自动存档”下,双击“禁用文件 | 存档”。

  3. 单击“启用”。

  4. 单击“确定”。

显示: