为 Project Server 2007 安装 Outlook 加载项

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更新时间: 2006年11月

 

上一次修改主题： 2011-02-25

本文介绍如何为 Project Web Access 用户安装和配置 Microsoft Office Outlook 加载项，以便与 Project Server 2007 一同使用。

提示

有关使用 Outlook 加载项的信息将在以后的“操作”内容中讲述。

Outlook 与 Project Server 2007 集成概述

在 Project Server 2003 中，又引入了一项功能，利用该功能，工作组成员能够在 Outlook 日历和提醒中跟踪工作分配的进度。它为主要使用 Outlook（而不是 Project Web Access）的用户提供了另一种将其工作时数输入和更新回项目管理器的方法。

虽然仍根据选择的跟踪方法报告工作进度，但在 Project Server 2007 中，Outlook 集成已在以下方面得到增强：

  • 可选择与 Outlook 任务或日历集成。

  • 使用如下字段为工作分配输入时间表的使用情况：计费、非计费、加班和非计费加班。

除 Project Web Access 任务中心和时间表之外，Outlook 集成还为工作组成员提供了另一种报告工作进度和记录工时利用率的方法。通过从 Project Server 导入工作分配和从 Outlook 输入工作时数，Outlook 集成简化了用户跟踪其工作时间的方式。

先决条件

以下是为 Project Server 2007 安装 Outlook 加载项所需的先决条件：

  • 有效的 Project Web Access 帐户。

  • Microsoft Office Outlook 2003 或 2007。

    警告

    用于 Outlook 的 Project 2007 外接程序不支持用于 Microsoft Outlook 2010。

  • Outlook 的 Microsoft Office 2007 Project Web Access 外接程序。

安装 Outlook 加载项

  1. 打开 Project Web Access，在“我的工作”部分的快速启动中，单击“我的任务”。

  2. 在“我的任务”页上的“操作”菜单中，单击“设置 Outlook 同步”。

  3. 在“将任务与 Outlook 同步”页中，单击“立即下载”。

  4. 在询问您要运行还是保存此文件的“文件下载 - 安全警告”对话框中，单击“运行”以立即安装 Outlook 加载项。

  5. 在要求确认您的选择的“文件下载 - 安全警告”对话框中，单击“运行”以继续。

  6. 在欢迎屏幕中，单击“安装”以开始安装。

    提示

    强烈建议您关闭要将 Outlook 加载项安装到的计算机上的所有 Microsoft Outlook 实例。

  7. 安装成功完成后，将显示说明 Outlook 加载项已成功安装的对话框。单击“确定”。

  8. 安装完成后，将向 Outlook 菜单选项添加以下各项：

  • 在“工具”菜单中，选择“Project Web Access”会列出下面的选项：

    • 导入新的工作分配 - 将连接到 Project Server，并将尝试将任何新的工作分配导入到 Outlook。

    • 更新 Project Web Access - 将连接到 Project Server，并将尝试使用您在 Outlook 中进行的更改更新 Project Web Access。

    • Project Web Access 主页 - 将打开 Project Web Access 主页。Project Web Access 主页的位置在 Project Web Access 属性页中配置。

    • 帮助 - 将显示 Outlook 与 Project Web Access 集成帮助。

配置 Outlook 加载项

对于 Project Server 2007，Outlook 加载项的配置在 Outlook 中增加的 Project Web Access 属性页中进行。

若要访问 Project Web Access 属性页，请执行下列操作：

  1. 打开 Outlook。

  2. 在“工具”菜单中，单击“选项”，然后单击“Project Web Access”选项卡。

  3. 利用 Project Web Access 属性页，将可以配置以下选项：

  • 集成

  • 工作分配导入

  • 工作分配选项

  • 高级选项

将 Outlook 与 Project Web Access 集成

Project Web Access 属性页的“集成”部分为您提供了以两种方式集成 Outlook 与 Project Web Access 的选项：

  • Outlook 任务 - 将项目工作分配作为任务文件夹中的任务跟踪。

  • Outlook 日历 - 将项目任务作为日历上的约会跟踪。

与 Outlook 任务集成

选择 Project Web Access 属性页的“集成”部分中的“Outlook 任务”会将导入的工作分配放在 Outlook 中原来创建的任务的旁边。

使用 Outlook 任务的好处是：

  • 按日、星期或月份查看工作分配列表。

  • 跟踪多个工作分配。

  • 使用标志功能指示任务已完成或提醒在特定日期处理任务。

  • 报告进度和工时利用率。

与 Outlook 日历集成

选择 Project Web Access 属性页的“集成”部分中的“Outlook 日历”会将导入的工作分配放在 Outlook 日历中，用户将能够在其中报告进度和工时利用率。

使用 Outlook 日历的好处是：

  • 用户可以查看某一天、某个星期或某个月的工作分配和其他约会。

  • 能够查看没有其他约会计划的特定时间，用户可在日程安排中留出空闲时间段来集中精力处理工作分配

  • 可将提醒配置为在开始或过期时发出通知

  • 报告进度和工时利用率。

打开 Outlook。在“工具”菜单中，单击“选项”，然后单击“Project Web Access”选项卡。

若要配置“集成”选项，请执行下列操作：

  1. 打开 Outlook。

  2. 在“工具”菜单中，单击“选项”，然后单击“Project Web Access”选项卡。

  3. 在 Project Web Access 属性页中，转到“集成”部分，然后选择：

    • Outlook 任务

    • Outlook 日历

  4. 单击“确定”。

工作分配导入

利用“工作分配导入”部分，可以确定如何将 Project Web Access 中的工作分配导入到 Outlook。这包括确定导入条件，允许用户管理日期范围以及确定工作分配导入的方式（手动或自动）。

日期范围

利用“日期范围”设置，用户可以为将从 Project Web Access 导入到 Outlook 的工作分配指定日期范围。提供了以下选项：

  • Project Web Access 日期范围 - 选中此选项后，会将用户的所有工作分配导入到 Outlook

  • 下 (数字) (天、周、个月) - 选中此选项后，在指定时间段（例如，“未来 2 天”）到期的用户的所有工作分配都将导入到 Outlook。

从 Project Web Access 导入到 Outlook

可使用此设置手动（默认选项）将工作分配从 Project Web Access 导入到 Outlook，或以固定的间隔导入。

  • 仅手动 - 如果您不希望以固定的间隔自动导入工作分配，而只手动导入，请选中此选项。若要手动导入工作分配，请单击“导入工作分配”工具栏按钮或在 Outlook 中转到“工具”菜单，选择“Project Web Access”，再单击“导入工作分配”。

  • 每 (数字) (小时、天、周、个月): (日期) (时间) - 如果您想自特定日期/时间起以固定的间隔导入工作分配，请选中此选项。在“每”后的相应框中指定小时数、天数、周数或月数，然后输入希望下一次更新发生的时间。

在导入前显示确认对话框

“在导入前显示确认对话框”选项将在单击“导入新的工作分配”按钮时自动显示“从 Project Web Access 导入工作分配”确认屏幕。该屏幕列出将添加到 Outlook 的工作分配。单击“确定”将完成此操作。

默认情况下启用“在导入前显示确认对话框”选项。

工作分配更新

用户在 Outlook 中输入导入的工作分配的进度和工时利用率之后，这些信息将需要更新到 Project Web Access 任务中心和时间表。手动更新输入的工作时数的方法有两种：

在 Outlook 工作分配详细信息中，单击“保存到 Project Web Access”将更新单个工作分配。

在 Outlook 工具栏上，单击“更新 Project Server Access”将更新检测到发生更改的所有工作分配。

配置自动更新所有工时利用率的过程在“工作分配更新”部分中配置。

从 Outlook 更新到 Project Web Access

利用此设置，您可以向 Project Web Access 发送对 Outlook 进行的工作分配更新。可以将其配置为手动发送（默认选项）或以固定的间隔发送。

  • 仅手动 - 如果您不希望自动将 Outlook 工作分配更新发送到 Project Web Access，而只希望手动发送，请选中此选项。若要手动从 Outlook 更新到 Project Web Access，请单击“更新 Project Web Access”工具栏按钮或在 Outlook 中转到“工具”菜单，选择“Project Web Access”，再单击“更新 Project Web Access”。

  • 每 (数字) (小时、天、周、个月): (日期) (时间) - 如果您想自特定日期/时间起以固定的间隔将 Outlook 工作分配更新发送到 Project Web Access，请选中此选项。在“每”后的相应框中指定小时数、天数、周数或月数，然后输入希望下一次更新发生的时间。

在更新前显示确认对话框

“在更新前显示确认对话框”选项将在执行更新到 Project Web Access 时自动显示发送给 Project Web Access 的 Outlook 中的工作分配更新列表。默认情况下启用该选项。

高级选项

利用“高级选项”部分，可以配置 Project Web Access 登录信息以及项目工作分配将如何在 Outlook 中显示状态和发送提醒。

Project Web Access 登录

利用“Project Web Access 登录”部分，可以通过单击“输入登录信息…”按钮设置 Project Web Access URL 和登录信息。

在“输入登录信息”屏幕中，提供了下面的选项：

  • Project Web Access URL - 输入您的 Project Web Access 主页的 URL。输入 URL 后，您可通过单击“测试连接”按钮来验证是否可以连接到该页（假定使用您的帐户信息，您有权访问该页）。

  • 连接时 - 您可以指定是使用 Windows 帐户（默认选项）还是使用表单身份验证帐户。如果使用表单身份验证帐户，则您将需要输入此帐户的密码。

    提示

    Project Server 帐户在 Project Server 2007 中不再有效。有关 Project Server 2007 身份验证方法的详细信息，请参阅“配置 Project Server 2007 身份验证”<将在以后输入文档链接>。

工作分配导入

利用“高级选项”部分的“工作分配导入”部分，可以配置下面的内容：

  • 项目工作分配约会可用性显示方式 – 通过设置此选项，当用户安排会议时，为工作分配所分配的时间将以下列某个选定状态显示：

    • 闲

    • 暂定

    • 忙碌

    • 外出

  • 从 Project Web Access 导入到 Outlook 时 – 此部分控制 Outlook 中工作分配的提醒的显示方式。有三个选项可供选择：

    • 使用 Outlook 的默认提醒设置

    • 从不创建提醒

    • 始终创建提醒 - 利用此设置，可以设置在工作分配之前收到提醒的时间段。