我的时间表视图和功能

Project 2007

更新时间: 2009年2月

 

上一次修改主题: 2009-01-29

用户在输入并提交时间表以供审批之前,可以借助这些功能来跟踪使用情况。时间表的外观因时间表的类型以及用户通过“时间表设置值和默认值”功能选择的条件而异。工作组成员可能需要添加新的行项目、管理时间、加班或非计费工时来记录各自在每个时间表阶段的使用情况。时间表提供了多种用于记录一周内变化工时的功能。

创建时间表后,工作组成员便会看到相应时期所对应的“我的时间表”视图。“我的时间表”视图中包含工具栏(从中可以访问各项功能)以及用于记录使用情况的时间表网格。

用户可以自定义新的视图或“我的时间表”视图以添加下列字段。

  • 成本类型 [资源]

  • 运行状况 [任务]

  • RBS [资源]

  • 工作组名称 [资源]

  • 或者任何其他工作分配自定义字段

在新的时间表中,这些字段位于时间分段数据的右侧。当前正在使用的时间表则不受影响。

用户可以通过“我的时间表”工具栏,从“设置”下拉菜单中选择“时间表表头数据”来显示时间表的属性和状态。用户可以单击“在菜单上显示”以便在工具栏上显示“时间表表头数据”图标,从而得以直接切换此功能的显示状态。

用户可以在“时间表表头”中查看以下详细信息以及状态字段。

  • 标题。创建时间表后,其默认标题为“我的时间表”。用户可以显示“时间表表头数据”来更改此时间表的标题,并在可用字段中添加“备注”。

  • 时间段。记录使用情况的时间表阶段的起始日期和结束日期。

  • 状态。时间表的当前状态。下列时间表状态值均可使用:“进行中”、“代理项”、“已提交”和“正在处理”。如果正在对时间表执行操作,则用户会看到“正在处理”状态。

  • 本年度截止到现在已用休假时间。最初在时间表中记录休假后,用户便可以通过当年的“时间表表头数据”来查看各自累积的休假,并跟踪后期的情况。

  • 本年度截止到现在已用病假时间。最初在时间表中记录病假时间后,用户便可以通过当年的“时间表表头数据”来查看各自累积的病假时间,并跟踪后期的情况。

  • 所有者。对其使用情况加以跟踪的用户。

  • 创建者。创建所列时间表的用户。此信息可能包含代理人时间表的创建者。

  • 提交到。负责接收时间表加以审批的时间表管理者。

  • 上一审阅者。上一位审批时间表的审阅者。可以配置若干个审批级别。

  • “上一个时间段和下一个时间段”图标。用户可以单击并查看上一个或下一个“时间表阶段”。

利用管理时间,或者利用当前的任务分配列表或当前项目列表均可创建时间表。在某些情况下,时间表的建立者可能需要向已列出的行中添加更多行。例如,或许某个资源能够承担下一时间段分配的某项工作,或许需要作为使用情况加以跟踪的某项新增任务或者计划外的任务(这种任务既不属于任务分配也不属于管理时间的划分类别)。

“操作”菜单和工具栏上都有“添加行”。以下参数可用来添加工作分配或新的时间表行项目:

  • 从现有工作分配中选择。在此部分中,按项目列出分配给工作组成员的所有工作。如果时间表中已有相应的工作分配,而用户在未选择唯一分类的情况下尝试添加同一工作分配,则会出现下列警告消息:“由于已存在其中的一个时间表行,因此无法添加”。服务器端计划引擎可以将此项工作分配识别为重复项,从而不允许将其添加到时间表中。

  • 键入新时间表行的名称。此参数允许未验证的时间表行项目。由于此参数由时间表策略控制,因此可能看不到。此选项可让工作组成员自行输入与已执行工作相关的新项目,不过这项已执行的工作并未列作可分派给该工作组成员的工作。在时间表中,新增的行项目所对应的项目名称被标记为“未验证”,而且不会作为计划中分配的工作加以更新。如果有新增行项目的趋势,则项目经理会决定是将这些行项目添加到将来的项目计划中,还是创建新的标准管理类别以便报告异常情况。

  • 选择行分类。此选项与未验证的时间表行项目相关。用户可以从下拉菜单中选择新时间表行项目的分类。

  • 备注。备注字段可用于添加其他信息。在相应的行项目所对应的“时间表”视图中也有同一字段。

在添加了现有工作分配或新项目后,用户可以单击“确定”返回在时间表输入使用情况之处。用户无法在该行项目所对应的“计划”字段输入时间,原因是计划的工时只能通过“计划管理时间”对话框或项目计划来输入。

时间表提供了“删除行”功能。当用户选择行项目、工作分配或“管理时间”后,便可通过“操作”菜单或工具栏来使用“删除行”。如果将行项目删除,只是将其从时间表实例中移除。

对于不用频繁报告任务进度的工作组成员而言,通常只是将时间表视作输入任务进度和实际工作时间的单一位置。然而,这些用户所看到的时间表中并未报告实际的工时,而是只有计划的工时。如果按计划或者几乎按计划完成了某项任务分配的工作, 则工作组成员可以使用此项“将实际值替换为计划值”功能来更新时间表上有关该任务分配的实际工时。这样一来,工作组成员只需做少量更改甚至不必做任何更改便可提交时间表以供审批。

用户可以执行下列步骤以将实际值替换为计划值

  1. 单击“添加行”以将任务分配加入时间表中。

  2. 单击左侧的复选框,以选择相应的任务分配行。

  3. 单击“操作” 菜单上的“将实际值替换为计划值”。

此时,用户会看到一个警告对话框,指明有关所选项的已输入工时将被自动替换为计划的工时。

此时,实际工时便会反映“任务中心”视图中最初显示的有关同一项工作分配的实际工作量。

对于在“我的任务”页上报告所有工时之前创建时间表的用户而言,可以使用“导入任务进度”功能来同步有关工作分配的工时。该操作取代了再次手动输入各项工作分配实际工时的操作,而且是根据逐项任务执行的。该操作仅适用于工作组成员已在时间表中选定的任务。

“导入任务进度”有别于“将实际值替换为计划值”。“将实际值替换为计划值”可用于更新项目计划中规定的工时。“导入任务进度”可用于查找在“任务中心”的“进度”字段中输入的值,并导入该值。

用户执行下列步骤,可以从“我的任务”页向时间表中导入任务进度

  1. 通过单击左侧的复选框,选择任务分配行。

  2. 单击“操作”菜单上的“导入任务进度”选项。

如果使用“我的任务”页来输入任务分配的进度,则用户可以使用“导入任务进度”自动地将“我的任务”页添加到时间表上。如果未添加“我的任务”页,用户将记录有关任务进度的两个输入项。“我的任务”页是用户能够用来向项目经理提交任务进度以便更新项目计划的唯一位置。

“我的任务”页上带有名为“导入时间表”的类似功能。在使用“我的任务”页或“时间表”功能的情况下,“我的任务”页上的“导入时间表”功能可使用户既能够在一个网页上查看曾输入的值,又能够在另一个网页上输入同样的值,而不必在网页之间进行切换。

使用 Office Project Server 2007,用户始终可以看到设计为“拉”事件的同步选项。这意味着工作组成员将模拟同步,还将在模拟操作的同一页面上看到模拟操作的结果。

捕获加班工作量也算在特定时间段的使用情况内。

默认情况下,时间表上不显示“加班工时”字段。用户可以从“操作”菜单上选择“显示\隐藏加班工时” 以在时间表上显示“加班工时”字段。

对于已出现并输入加班工时的工作分配而言,用户可以在导入时间表时通过“我的任务”页来更新该工作分配的总进度。执行任务更新后,“实际加班工时”字段将反映按照加班费率支付的有关该项工作分配的时间量及其完成所用的总工时。例如,正常的实际工时记录为 8 小时,实际的加班工时记录为 2 小时。这样一来,总的实际工时等于 10 小时,其中有 2 个小时按加班费率计费。

由资源就某一时间表阶段所输入的使用情况与成本相关联。例如,工作组成员累积带薪休假时间,然后休带薪假。这些时间均算作支付成本或属于公司的可计费成本。

某些跟踪的项目和工作分配可视作“非计费”工时,具体情况因组织的要求而异。“非计费”工时的示例包括业绩考核、面试、公司赞助的义务工作时间以及法律服务。“非计费”事件还可能发生在正常工作时间之后。例如,工作组成员可以在正常工作时间参加会议。而几小时后,可能有一项赞助性的社会活动。“非计费加班”时间用于超出工作时间以外的非计费活动。

用户在报告某一时段的使用情况时,可以从“操作”菜单中选择“显示\隐藏非计费工时”以将“非计费”工时和“非计费加班”工时纳入时间表或者将其从时间表中移除。

“非计费”工时和“非计费加班”工时并没有导入“我的任务”页,因而也不会更新到项目计划中。在时间表中,这些时间算在使用情况内,而且不会被视作实际工时或计费工时。

所创建的每个时间表上的每条记录都存储在 ProjectServer_Published 数据库的 MSP_Timesheet 表中。所输入的使用情况则存储在 MSP_Timesheet_Actuals 表中。

用户可以决定删除某个时间表。工作组成员可能未选对时间表,或者跟踪其时间的时间段可能有误。“删除时间表”选项位于“操作”菜单上。

将时间表删除后,系统会向相应队列中发送通知以开始删除过程。时间表记录将从 MSP_Timesheet 表中被删除。所输入的工时数将从 MSP_Timesheet_Actuals 中被删除。用户将返回到“时间表列表”,此处显示已删除的工作表阶段处于“正在处理” 状态。当用户单击“刷新”或转到另一页后,系统便会在“时间表列表”中指定“尚未创建”状态,工作组成员随后便可以重新生成时间表。

工作组成员输入使用情况并将时间表提交给时间表管理者以供审批后,可能会发现差异,并需要加以纠正。而此时,时间表管理者或下一位审批者正在审批该时间表。用户可以借助“操作”菜单上的“重新调用时间表”功能来检索该时间表,纠正差异后重新发送该时间表以供审批。

时间表列表上的状态显示了时间表在审批过程中所处的位置。如果状态列为“可接受”,则时间表管理者或下一位审批者正在审批该时间表,可以将其撤回。如果状态列为“已批准”,则无法撤回或删除该时间表。

如果用户在时间表审批过程中重新调用时间表,那么,自初次提交后输入的工时可能已作调整。如果时间表管理者或下一位审批人被授予“调整时间表的全局权限”,则可能出现这种情况。如果工作组成员启动了撤回,则应注意这一点。

“与 Outlook 同步”可利用时间表中的数据来更新 Outlook 中跟踪的任务分配信息。有关 Outlook 集成的信息将在 Outlook 集成主题内容中详细探讨。

用户可以使用“操作”菜单或工具栏上的“打印”选项来打印各自的时间表。选择“打印”后,用户可以在 Internet Explorer 中查看各自的时间表项。用户可以从 Internet Explorer 的“文件”菜单上选择“打印”选项。

用户可能需要在 Project Web Access 之外进一步分析和报告各自的时间表数据。利用“导出到 Excel”功能,可以将“项目名称”、“任务名称”、“备注”、“记帐类别”、“审批状态”,以及时间分段项导出到 Excel 工作簿。用户可以根据每个时间表来执行此操作。

受支持的 Excel 版本为 Office 2003 或更高版本。

工作组成员可能需要包含“管理时间”类别或查看上一个工作表的“总工时”。用户可以不用每次都单击“我的工作表”,而改为单击“转到”菜单上的“上一页”。此操作可让用户返回到“我的时间表”页。

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