创建项目

Project 2007

更新时间: 2009年5月

 

上一次修改主题: 2015-03-09

本文内容:

创建过程是一个动态的且不断变化的过程。项目创建也不例外。可以通过多种方法将项目从概念变为现实。有时此过程是非正式的,并且可能是一个小时内在白板上进行的集体讨论的结果。有时项目是在经过几年的研究和仔细分析之后创建的。如果不对项目进行规划和管理,则创建过程会变得非常混乱。此混乱状况在很多方面会增加组织的成本:效率降低、资源分配不当、主次不清、工作重复、方法冲突和机会错失(在此仅列出其中的一小部分)。以下是在使用 Microsoft Office Project 2007 为组织创建项目时应考虑的一些要点。

项目建议功能提供一种用于控制项目进入到 Project Server 中的机制。它通过将建议数据和项目数据一起存储,为业务决策者提供附加值。此功能提供更好的报告、建模和管道分析,并帮助实现建议管理业务流程的自动化。

实际上,建议是受限制的项目。由于在使用 Office Project Professional 2007 时可用的所有功能在使用建议时都不可用,因此这些建议将会受到限制。项目建议不是企业项目。这种受限的或较易执行的项目类型对于许多用户很有用并使其受益。通过建议功能,用户可提交项目建议(借助于简单的项目和资源规划功能),并为要添加到 Office Project Server 2007 中的项目提供简单的控制机制。在可以将项目建议转换为企业项目之前,需要对其进行审阅。项目建议包含可让业务决策者批准或拒绝建议的基本信息。建议可能包含以下信息:

  • 项目名称

  • 项目说明

  • 建议的开始和结束日期

  • 建议的成本

  • 资源要求

在 Microsoft Office Project Web Access 中创建建议。从 Office Project Web Access 主页访问建议。在“项目”下方的左侧菜单中可找到“建议和活动计划”链接。通过此链接可转到“建议和活动计划”网页。用户可以从该网页查看、创建和管理建议。有权访问 Office Project Web Access 的任何人都可以查看建议。若要创建项目建议,则必须具有新建维护项目的权限。默认情况下,“工作组成员”安全组的成员具有新建维护项目的权限。

项目建议具有一个状态域。状态域可具有以下值:

 

说明

已建议

建议的默认值。该值指示仍在对建议进行审阅。

已批准

该值指示已审阅并批准建议以进行其他工作。

已拒绝

该值指示已审阅并拒绝建议。管理员通常会从系统中清除用此状态标记的建议。

仅在 Office Project Web Access 中或通过使用 Project Server 接口才可以修改项目状态域。具有修改建议的适当类别权限和具有更改项目状态全局权限的用户可以编辑项目状态域。项目状态域是工作流程可识别的。这意味着可将建议配置为与 Microsoft Office SharePoint Server 2007 中可用的工作流程一起使用。若要使用工作流程,则必须在同一个服务器场中安装 Office Project Server 2007 和 Microsoft Office SharePoint Server 2007,并且必须设置项目状态域的管理设置。如果“状态”域受外部工作流程控制,则 Office Project Web Access 中将始终禁用“状态”域。如果该域不受外部工作流程控制,则当用户具有适当权限时将启用该域。如果项目状态域不受外部工作流程控制,则将手动完成此工作流程。

配置项目状态域以使用工作流程
  1. 作为“管理员”安全组成员的用户身份登录 Office Project Web Access。

  2. 在主页左侧上的菜单中,单击“服务器设置”。

  3. 在项目服务器管理网页上的“操作策略”菜单下,单击“其他服务器设置”。

  4. 在其他服务器设置网页上的“项目状态域”部分中,选择“是”。

在手动完成建议工作流程之后,状态域将更改并且不再自动发出通知,而是必须由建议创建者和审阅者来执行。例如,建议所有者创建一个建议并手动将状态域设置为“已建议”。然后,建议所有者将与建议审阅者联系,后者必须审阅建议并接受或拒绝建议,然后将决策告知建议所有者。

在为工作流程配置建议功能之后,工作流程将自动执行大部分工作。创建建议后,当该建议通过建议过程执行时,工作流程将为建议审阅者和建议创建者生成任务分配。通过建议工作流程任务的 Web 部件将这些任务显示给其所有者。

如果将 Office SharePoint Server 2007 安装到现有的 Office Project Server 2007 部署中,则必须执行其他的配置过程以便使用启用工作流程的建议功能。有关详细信息,请参阅将 Office SharePoint Server 2007 部署到 Project Server 2007 的现有部署中

Note注意
如果将 Office Project Server 2007 安装到现有的 Office SharePoint Server 2007 部署中,则无需执行任何其他配置就可以启用建议功能,以与工作流程一起使用。有关详细信息,请参阅部署 Office Project Server 2007 和 Office SharePoint Server 2007

企业资源自定义域用于强制执行组织内的所有项目、任务和资源之间的标准化。可以在 Office Project Server 2007 中定义所需数目的企业资源自定义域。由于这些自定义域是分层的,所以它们可帮助加快常见组织结构的详细报告和建模过程。

考虑到 RBS 在 Project Server 的应用程序安全和资源管理中的重要性,正确定义组织的 RBS 代码是为组织配置 Office Project Server 2007 的操作中非常重要的一部分。下面的三个因素将影响为组织定义的 RBS:

  • 用于在组织中分配资源的过程。是由项目经理还是由资源经理负责为项目配备人员?如果由项目经理为组织中的项目配备人员,则可能使用资源管理的矩阵样式。如果由资源经理为项目配备人员,则可能使用分层样式。

    分配资源的矩阵方法
    使用分层法分配资源
  • 用于保护项目管理环境的组织目标。

  • 在组织中用于确定资源是否适合于任务分配的方法

RBS 是预定义的企业资源自定义域,可以按照使用其他企业自定义域的方式使用该域。可以使用 RBS 来定义组织中的用户和资源之间的关系。Office Project Server 2007 使用在 RBS 中定义的关系来简化用户和组的权限管理。RBS 是资源管理和应用程序安全的必备组件。

在 Office Project Web Access 中创建安全类别时,可以使用 RBS 来定义五种安全规则。还可以在以下功能中使用 RBS:资源置换向导、项目组合分析器、Office Project Professional 2007 中的“自企业建立工作组”和 Office Project Web Access 中的“建立工作组”以及两个默认的安全类别“我的直接下属”和“我的资源”。如果打算使用这些功能并使用企业资源库,则应考虑使用 RBS。

若要规划有效的 RBS,请首先确定用于在组织中分配资源的过程。例如:

  • 资源经理是否分配资源?

  • 项目经理是否选择工作组并为任务分配资源?

  • 二者是否同时发生?

  • 过程是否为协作过程?

  • 组织或组是否做出人员配备决策?

当资源经理负责分配资源时,RBS 将对资源分配过程产生最大的影响。当分配过程是协作过程或由组织内的组负责时,RBS 的重要性会降低。当项目经理负责资源管理时,RBS 对资源分配过程的影响最小。

接下来,确定针对保护项目管理环境的组织目标。例如:

  • 最低管理是否为组织的一个目标?

  • 组织通常是否允许用户查看和编辑所有项目和资源数据,或组织是否更愿意限制访问和编辑权限?

  • 如果要限制对数据的访问,组织的同一个组或部门内的用户是否需要能够查看彼此的数据?

如果组织希望也能够轻松管理安全系统,则 RBS 将起到不可或缺的作用。如果组织的项目管理风格通常很少进行定义或是分散的,则 RBS 在组织的安全模型中可能不会起太大作用。

最后,确定组织用于确定资源是否适用于项目的方法。例如:

  • 部门或组织的结构是否重要?

  • 资源的地理位置是否重要?

  • 资源的技能是否为确定资源分配的重要因素?

  • 如何分配上述三项的优先级?

有关这些问题的解答可以帮助您确定适合于组织的 RBS 代码的结构。大多数组织可使用以下三个选项之一:

  • 基于组织的 RBS

  • 基于地理位置的 RBS

  • 修改后的基于组织的 RBS

由于仅可以实现一个 RBS 代码,因此确定最适合于组织的结构非常重要。可以随时间修改 RBS,但主要的调整是在使用 Office Project Server 2007 来管理项目之后实现新的 RBS。

企业资源是指用于完成企业项目任务的人员、设备和材料。企业资源是组织的资源库的一部分,并集中存储在 Office Project Server 2007 数据库中。通过将资源添加到企业资源库或通过导入资源,可以创建项目经理在将资源分配给项目中的任务时要使用的企业资源库。在将资源添加到企业资源库之前,应定义企业全局模板的内容。

当安装 Office Project Server 2007 时,仅在 Project Server 数据库中存储一个 Project Server 用户帐户:在安装过程中标识为“服务器场管理员”的 Windows 用户帐户。必须将所有其他用户帐户添加到 Project Server 数据库中。

在可以正确创建和维护组织的企业资源库之前,必须仔细定义和记录企业资源自定义域并创建这些域。此外,对于大型组织,最初填充企业资源库的过程与保持企业资源库准确和最新的过程同等重要。对在企业资源库中存储和管理的资源信息所做的重大更改进行跟踪可以是一项全职活动。

在为 Office Project Server 2007 创建企业资源库之前,必须确定起始点。将资源添加到企业资源库的过程会有所不同,具体取决于您是否:

  • 从新项目开始 — 此方案所需的准备工作最少。如果可以将所有必需的资源信息集中在单个文档中,则将简化该过程。可以以书面形式准备一个列表,然后从 Active Directory 或从成员资格存储区(如果使用的是表单身份验证)导入标识的资源。或者,可以通过使用 Microsoft Office Excel 2007 来收集此信息,然后将生成的电子表格导入 Office Project Professional 2007 中,并将其保存到 Project Server 数据库。

  • 迁移活动项目 — 在此方案中,当前将用 Microsoft Project 2000、Microsoft Project 2002 或 Microsoft Project 2003 来管理多个项目,并且通常会将这些项目保存到数据库中。每个项目可能对相同的资源使用不同的资源名称、费率计划或日历。若简化将这些项目迁移到 Office Project Server 2007 的过程,则将对组织中的资源使用进行标准化并确保所有项目都使用一致的资源定义提供很大帮助。

  • 创建企业资源库 — 在此方案中,将在 Office Project Professional 2007 中创建企业资源库。使用 Project Professional,连接到 Office Project Server 2007 并签出企业资源库。输入资源并保存企业资源库。

Office Project 2007 包括可自定义的额外域。域是指包含有关任务、资源或分配的特定类型信息的工作表、表单或图表中的一个位置。例如,在工作表中,每个列都是一个域。在表单中,域是列中的命名框或位置。在 Office Project 2007 中,可包含自定义数据的域包括文本、标记、数字、日期、成本、开始和完成日期以及持续时间。可以使用公式、特定值计算或图形指示器来自定义这些域以获取所需信息。

例如,可以编写要在自定义域中计算的自己的公式(包括对其他域的引用)。可以为自定义域创建一个值的列表以确保快速而准确的数据输入。可以在自定义域中显示图形指示器,而不显示实际数据。这样就可以在该域中的数据满足特定条件时(例如,当数据超出指定范围时或当资源分配过多时)进行快速查看。还可以为项目中的信息创建自定义域的分层结构。例如,可能希望将公司的成本代码与项目数据进行关联。在创建此结构并将这些自定义域应用于数据之后,可以轻松使用这些域来对项目数据进行筛选、排序和分组。

Office Project 2007 中包含两类自定义域,即本地自定义域和企业自定义域。本地自定义域在特定项目的范围内由项目经理使用。项目管理办公室 (PMO) 使用企业自定义域来收集用于组织内的汇总报告的数据。对于企业任务和项目自定义域,Office Project Server 2007 支持限定到特定程序范围(项目集合)的表示法。通过这种方式,可定义适用于项目子集的企业自定义域。

类别定义常见的数据访问需求集,通常与业务单位、部门或其他项目界限保持一致。类别是项目、资源、分配和视图的集合。类别定义访问的信息范围,为组或用户提供对数据的多种访问权限。类别是安全对象的集合。最好谨慎使用类别。当确实需要使用类别时,利用安全规则更好地发挥其作用。安全规则用于定义类别的成员。在每个类别中都可以启用这些规则。在启用这些规则时,它们将按类别检查授予每个用户的权限,并将这些权限应用于规则为用户返回的所有项目。规则使类别和权限成为动态的。可以创建自定义类别以提供用于访问项目、资源和视图数据的新方法。Project Web Access 包括下列默认类别:

  • “我的任务” — 此类别供分配给一个或多个企业项目任务的各个工作组成员使用。该类别授予用户查看 Microsoft Windows SharePoint™ 服务文档、问题、风险和时间表的权限,以及查看分配给他们的项目状态报告的权限。

  • “我的项目” — 此类别供项目经理使用。此类别授予项目经理对他们所创建项目计划的读取和写入的访问权限。默认情况下,项目经理可以查看所有企业资源。

  • “我的资源” — 此类别供资源经理使用。此类别使用基于 RBS 并且只在定义 RBS 时才有用的安全规则。

  • “我的直接下属” — 此类别供需要能够批准时间表的资源经理使用。

  • “我的单位” — 此类别用于授予对组织中的所有信息的访问权。此类别供项目管理办公室 (PMO) 的成员、组织中的主管和其他要求能够查看整个组织中的项目和资源的主要用户使用。

可以根据需要添加自定义安全类别以创建满足组织中的用户和组的特定需求的 Office Project Server 2007 安全模型。可能需要自定义类别的一个示例是:在配置 RBS 之后,在相同项目上工作的两类人员都不能对其进行访问。如果 RBS 是按地理位置排列的且用户来自不同的地点,则可能会发生这种情况。创建自定义类别将使来自不同地点的用户可以访问该项目。

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