输入工作并保存到 Project Web Access

Project 2007

更新时间: 2009年2月

 

上一次修改主题: 2009-01-29

各个组织都拥有自己的一组要求和流程来跟踪“我的任务”页、时间表和 Outlook 的 Microsoft Office Project 2007 外接程序中的时间。

确定 Outlook 外接程序的配置并导入工作分配后,工作组成员便可输入时间。工作分配可以通过 Outlook 任务或 Outlook 日历进行访问。

打开工作分配后,可以通过以下字段查看日程的详细说明:

  • 任务名称

  • 项目名称

  • 任务层次结构

在 Outlook 中打开导入的工作分配时,任务详细信息部分会显示标准说明。但是,Project Web Access (PWA) 的“时间和任务管理”设置会影响工作分配在 Outlook 中的显示方式、工时输入方式以及将工时保存到 PWA 的方式。具体来说,这些设置会影响以下选项:

  • 任务管理

  • 时间表

  • 每天完成的工时

“任务管理”相当于 Project Web Access 的“我的任务”页,用户可以在其中输入其工作进度。任务最终会提交给项目经理以执行“任务更新”,这会在项目计划中反映出来。

如果用户在 Outlook 外接程序中为“工时完成百分比”或“实际完成工时和剩余工时”选择了跟踪方法,则可以查看“任务管理”和“时间表”这两个选项卡。

此跟踪方法包含以下字段:“任务状况”、“工时完成百分比”、“剩余工时”、“总工时”和“实际工时”。用户可以输入完成工时的百分比。

对于一个为期五天的任务(总工时 = 5 个工作日),如果已完成一半的工作分配并且输入了 50% 的工作分配,将自动重新计算剩余工时,并显示为 2.5 个工作日。

此跟踪方法包含以下字段:“任务状况”、“实际工时”、“剩余工时”、“总工时”和“工时完成百分比”。工作分配的工时数会输入到“实际工时”字段。剩余工时会重新计算,但是可以对其进行修改。

对于一个为期两天的任务(“总工时”= 2 个工作日),如果已完成了一天的工时并在“实际工时”字段中输入了相关信息,将自动重新计算“剩余工时”,并显示为 1 个工作日,而“工时完成百分比”会显示为 50%。

“每天完成的工时”是 Outlook 外接程序中第三个用来跟踪任务分配进度以及管理时间的使用状况的选项。用户可以选择此跟踪方法和“时间表设置值和默认值”中的任一“Outlook 显示”选项,将 Outlook 外接程序中的“任务管理”和“时间表”合并为一个选项。

此跟踪方法包含以下字段:“状况”、“工时完成百分比”、“剩余工时”和“总工时”。用户可以在相应的时间段中输入工时数,并且可以修改其他字段中的内容。

使用“每天完成的工时”选项时,还可以使用以下选项:

  • 从计划工时复制。如果根据项目计划日程完成了工时,用户可以选择此选项来填充日期。使用此选项可以减少用户的手动数据输入工作。

  • 保存到 Project Web Access。用户可以采用以下方法将输入的时间提交到 Project Web Access:

    • 在 Outlook 中输入、保存和关闭进度后,系统会执行批量更新。用户可以单击 Outlook 工具栏上的“更新到 Project Web Access”执行批量更新。此时便会在 Outlook 工具栏上更新含有未提交到 Project Web Access 的所作更改的工作分配。

    • 用户可以单击“保存到 Project Web Access”以输入单个工作分配的时间。

  • 同时提交给项目经理。保存任务更新时,用户可以指定将输入内容自动提交给项目经理,还可以选择“同时提交给项目经理”选项自动提交输入内容。默认情况下此选项处于启用状态。如果该选项被禁用,工作组成员需要使用“我的任务”页将更新提交给项目经理。

此对话框还包含以下选项:

  • 选项。打开“Outlook 选项”页。

  • 转到项目工作环境。打开项目工作环境 WSS 网站,以允许用户链接文档、问题和风险。

  • 转到 Web 时间表

  • 转到我的工作。用户在进入流程之前或提交任务之后,可以在 PWA 中访问工作分配,对其进行审阅。用户可以单击“转到我的工作”来访问工作分配。此时会出现一个 Internet Explorer 窗口,该窗口连接到在 Outlook PWA 的外接程序属性中指定的 Project Server URL。

  • 帮助。Outlook 帮助。

PWA 中新增的时间表功能使用户能够跟踪其在某个时间段内的工作。Outlook 外接程序也提供有同样的功能来记录工作分配的非项目工作时间。用户可以在 Outlook 外接程序的“时间表”选项卡上输入工作时间。根据 PWA 的“时间表设置值和默认值”中的“Outlook 显示”条件,组织可以指定用户通过以下方法输入时间:

  • 实际时数计划时数

  • 实际时数加班时数计划时数

  • 计费时数、非计费时数、加班时数计划时数。默认情况下这些选项处于启用状态。

在 Outlook 中为任务分配、PWA 时间表中的“管理时间”(非工作时间或工作时间)以及“新增行项目”输入的小时数等于指定时间段的总使用状况。无法在 Outlook 外接程序中创建“新增行项目”。

在“任务管理”中输入的时间记录任务分配的工作时间。在时间表中输入的时间可能包括将纳入特定时间段内资源的总体使用状况的“管理时间”。组织也可以考虑使用额外的选项,以协助工作组成员更新到 PWA 时间表。

在“任务管理”中为任务分配输入的时间可能与添加到时间表的同一任务分配的时间有所不同。例如,在工作分配期间,某个工作组成员可能在时间表中输入八小时,在“任务管理”中输入六小时。八小时包括用于完成工作的六小时工作时间以及用于工作前的准备、组织和思考的两小时时间。

“任务设置和显示”中的“仅根据时间表的时间项”选项可确保用户始终报告与任务进度相同的时间表小时数。启用此选项时,用户将与更新任务同步。

在时间表中为 Outlook 任务分配输入的工作时间不会自动更新到项目计划。用户从 Outlook 中将对任务分配所做的修改保存或更新到 PWA 时间表之后,必须将时间表导入到“我的任务”页并提交给项目经理以执行任务更新。

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