设计记录中心网站 (Office SharePoint Server)

SharePoint 2007

更新: 2009-02-26

本文内容:

为了在 Microsoft Office SharePoint Server 2007 中管理记录,网站设计人员和记录管理人员可以规划并实现一个记录中心网站。该网站基于记录中心网站模板,其中包含的功能可用来实施您的文件计划并在保留记录的同时管理记录。

设计记录中心网站的四个步骤:

  1. 根据您的文件计划,规划用来存储记录的文档库。

  2. 规划每种记录类型的元数据,并定义文档库中用于包含并显示元数据的列。

  3. 对于每种类型的记录,规划策略以定义保留期和审核规范,从而帮助企业履行法规义务。

  4. 根据您对将成为记录的活动内容所进行的分析,规划记录传送表;该表可将每种类型的记录映射到记录中心网站中相应的文档库。当一条记录通过编程方式或借助用户界面发送到记录中心网站时,该表可用于确定如何在文件计划中对该记录文档进行分类。

关于记录中心网站

Office SharePoint Server 2007 记录中心网站模板设计用来实施记录管理和保留。

通过将标准的 Office SharePoint Server 2007 功能与专门的记录管理功能结合使用,记录中心网站可提供以下功能:

  • 记录传送   当使用默认方法(如“发送到记录中心”命令)或可编程界面将文档发送到记录中心网站时,将会基于其类型将记录传送到正确的文档库。如下文规划记录传送表部分所述,将在记录传送表中管理传入记录类型与其相关文档库之间的关联。

    当向记录中心网站发送记录时,将随记录本身一起发送其他信息。这些其他信息包括记录的审核历史记录及其所有元数据;审核历史记录储存在一个 XML 文件中,而元数据可存储在 XML 文件和记录中心网站中的元数据列中。

  • 策略执行   Office SharePoint Server 2007 包括以下可用于记录管理的策略功能:

    • 审核   记录对文档执行的事件和操作。在记录管理环境中,此功能可用于记录在记录中心网站中查看和访问信息的人员。

    • 到期   指定记录应保留多长时间,并提供在保留期结束时要采取的措施,如启动处置审批工作流。在记录管理环境中,保留期通常自文档在记录中心网站存储之时开始。

    • 条码   可为每条记录提供唯一的条码图形和数字值。可将条码值与电子版本的记录一同存储并编入索引。在记录管理环境中,条码可用于保留和跟踪物理记录。当库中的记录具有打印件版本时,条码可提供一种使打印件版本与其电子版本相关联的方法。有关物理记录保留规划的讨论,请参阅主题规划物理记录保留

  • 可编程界面   一个全面的记录管理解决方案能够将来自组织内部所有记录源的记录存入记录管理系统。记录中心网站的可编程界面提供了一种将文件及其关联元数据和审核历史记录发送到记录中心网站的方法,该方法可作为业务流程的一部分。通过这种方法,任何文档管理系统均可进行适当配置,以将文件发送到记录中心网站。您还可以添加用来扩展传入记录分类的模块,(举例)以便基于其元数据值对记录进行分类。

    除了扩展用于将记录移入记录中心网站的界面之外,您还可以扩展记录中心网站的其他方面。例如,您可以设计满足企业独特要求的其他策略功能。

  • 保留   Office SharePoint Server 2007 记录中心网站提供了一种挂起记录的到期策略的方法。它包括一个保留 功能,允许记录管理人员创建经过命名的“保留项”,以防止特定记录到期或被销毁。例如,在进行内部审核或提起诉讼时,保留相关记录可确保在审核或诉讼结束前随时提供您可能需要出示的记录。

规划记录保留文档库

规划用来保留记录的文档库的最简便方法是,为文件计划(请参阅制定文件计划 (Office SharePoint Server))中的每种记录类型创建一个文档库 — 本规划指南中推荐的就是这种方法。例如,以下示例文件计划中的每个记录均可存储在单独的库中:

记录 说明 媒体 记录类别 保留 处置 联系人

401K 计划

员工福利计划描述。

网页

员工福利计划

X 年

Reshma Patel

保险计划

员工保险计划描述。

电子文档

员工福利计划

X 年

Reshma Patel

新闻稿

有关产品和服务的新闻稿。

电子文档

公共关系信息

X 年

存档

Molly Dempsey

报刊文章

有关产品和服务的新闻。

打印

公共关系信息

X 年

存档

Molly Dempsey

工作表操作

为了帮助您规划用来保留记录的文档库,可逐一列出记录类型并将其分配到某个文档库。若要记录库的相关信息,例如要应用的策略以及库中要添加的元数据列,请使用各个文档库的记录保留文档库工作表(该链接可能指向英文页面)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x804)(该链接可能指向英文页面)。

规划元数据

规划用来保留记录的文档库之后,接下来要确定需要为每个库定义的元数据。有两个类别的元数据需要考虑:

  • 记录元数据

  • 其他元数据

规划记录元数据

记录元数据是指向记录中心网站发送记录时,随记录一起提交的元数据。应依据记录的类型确定某种记录的最佳元数据,这可能需要记录管理人员与活动服务器上的内容的管理人员讨论决定。一旦确定为某个记录类型生成并存储了足够的元数据,便可以为该记录类型配置用来保留记录及其元数据的目标文档库。当一条记录发送到目标文档库时:

  • 与之关联的每个元数据列的名称和值将与记录将一起保存在一个 XMK 文件中;该文件位于目标库中创建的一个 _properties 隐藏文件夹中。

  • 元数据值将被复制到目标库中相对应的列。

对于某种记录的每个元数据列,应在目标文档库中定义一个与传入列的名称和类型匹配的列。若要指定某列必须与记录一起提交,并且它必须具有与之关联的数据值,应在 Office SharePoint Server 2007 用户界面中将该列配置为要求数据。(选择“要求此栏包含信息”选项,即可完成此操作)。例如,如果源记录包含一个“Department”列,且类型为“单行文本”,则应在目标文档库中定义一个具有该名称和类型的列。

Note注意:

如果一条记录被提交保留,但缺少必需的元数据(可能因为未提供任何值,或缺少整个列),提交者将收到提示,要求输入缺少的元数据。如果不提供该元数据,则不会接受该记录进行保留。如果该文档以编程方式发送(而不通过用户界面发送),则文件将放置在临时保留区域,并且信息将返回到调用程序;必须以编程方式处理该调用程序,以提供缺少的信息列,然后才能将记录添加到目标库。

工作表操作

记录保留文档库工作表(该链接可能指向英文页面)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x804)(该链接可能指向英文页面)中,记录希望随记录一起存储的每列记录元数据的名称和类型,并指定是否必须提供该列。

规划其他元数据

在显示与保留记录关联的元数据列的同时,您可能还希望添加要在记录管理文档库中显示的其他信息列。例如,您可能希望添加“记录管理者”列,以显示您的团队中管理文档库中所存储记录的负责人姓名。请注意,与处理随记录提交的列相同,如果将这些其他列指定为必需列,则记录提交者将收到提示,要求输入缺少的元数据,而且只有在提供这些元数据之后才能接受该记录。如果不希望提交者收到要求输入其他元数据值的提示,则不要将这些列配置为必需数据。

Note注意:

您可以定义在多个文档库中使用的列。为此,可以在与记录中心网站关联的列模板库中创建这些列。

工作表操作

记录保留文档库工作表(该链接可能指向英文页面)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x804)(该链接可能指向英文页面)中,记录希望随记录一起存储的每列其他元数据的名称和类型,并指定是否必须提供该列。

规划策略

信息管理策略 是用于某类内容的一组规则。策略中的每个规则都是一个“策略功能”。例如,信息管理策略功能可指定某种内容应保留多长时间,以及应审核对内容执行的哪些操作。利用信息管理策略,您可以控制哪些人员可以访问组织信息、他们可以对信息执行哪些操作以及信息可以保留多长时间。记录管理系统中的策略应由记录管理人员进行配置,以反映企业的法规义务。

Microsoft Office SharePoint Server 2007 包括以下策略功能,可用于管理记录中心网站中的记录:

  • 审核,证实记录是否得到适当的管理。

  • 到期,控制记录在记录中心网站中的保留期限。

  • 条码,跟踪物理记录。

根据自己的记录管理需求,您还可以购买或开发自己的并且 Office SharePoint Server 2007 中没有提供的记录管理相关策略功能,如对记录添加数字签名或将其转换为固定格式等策略。

我们建议您通过以下两种方式规划用于管理记录的策略:

  • 如果相同的策略要应用到多种记录类型(例如,因为这些记录类型属于同一记录类别),则请为每组记录类型创建单独的网站集策略。将每个网站集策略与相关的文档库关联。

    工作表操作
  • 如果某个记录类型需要一组特殊的策略设置,则可以将相关策略功能与用于该记录类型的文档库直接关联,并为该库配置相应的策略功能。

    工作表操作

    在文档库的记录保留文档库工作表(该链接可能指向英文页面)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73298&clcid=0x804)(该链接可能指向英文页面)中,记录有关策略配置的决策:

    • 若要根据文档库中存储内容的记录类别将网站集策略与文档库关联,请在工作表的“策略”部分记录该记录类别使用的策略模板名称。

    • 若要将独特策略功能与文档库直接关联,请在工作表的“策略”部分中输入每个策略功能以及该功能的配置说明。

规划记录传送表

记录传送表是记录中心网站的一个列表,其中列出了可能会提交到记录中心网站的各种记录类型,还指定了存储这些记录类型的库。使用“发送到记录中心”命令或可编程界面将文件提交到记录中心网站时,此列表可用于将传入文件传送到其正确位置。

记录传送表中的每一项都是一个记录系列列表项,其中指定了以下信息:

  • 记录系列 的标题和说明。记录系列的名称指示当前记录系列中可提交到记录中心网站的项目类型。如果文件从基于 Office SharePoint Server 2007 或 Windows SharePoint Services 3.0 的服务器提交到记录中心网站,则该名称应与包含活动记录的库中的内容类型名称相匹配。如果文件从另一个源提交,则该名称应与能够使用可编程界面从该文件源提交的文档类型相匹配。

  • 保存当前记录系列的记录的位置(文档库)。

  • 记录类型的列表称为别名,是指该记录系列中可提交到记录中心网站的记录的其他名称。例如,如果您的组织有多个部门为相同的基础记录类型使用不同的名称(如“合同”和“协议”),则可以为相同记录类型使用的每个名称定义别名。

    如果记录通过基于 Office SharePoint Server 2007 或 Windows SharePoint Services 3.0 的服务器提交到记录中心网站,则别名将为内容类型。如果记录来自另一个文件源,则别名应与能够在可编程界面中为该记录源指定的类型相匹配。

记录传送表中的一个记录系列应指定默认文档库。当记录中心网站收到与记录传送列表中的别名不匹配的文件时,文件将被移至指定的默认位置,由记录管理人员在这里进行人工存档。记录中心网站模板包含一个未分类记录文档库以及作为初始默认位置的记录系列;建议您保留该记录系列作为默认设置。

建议采取以下方式规划记录传送表:

  1. 对于每个在记录中心网站中创建的文档库,请计划在记录传送表中创建一个对应条目。

  2. 为记录系列指定与使用该记录系列保留的主要记录类型相同的标题。

  3. 根据您对企业中活动文档所做的分析,列出当前记录系列中所有可能要提交的内容类型或其他记录类型;应在文件计划中列出这些类型,并将其用作记录系列的别名。例如,如果决定在人力资源记录中心网站的员工福利计划文档库中保留所有养老金计划、保险计划和 401K 计划,可在该员工福利计划文档库的记录系列条目中将所有这些记录类型指定为别名。

  4. 确定应作为默认设置的记录系列。

工作表操作

使用记录传送表工作表(该链接可能指向英文页面)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73303&clcid=0x804)(该链接可能指向英文页面)记录有关计划在记录传送表中创建的每个记录系列的决策。请注意,应为记录中心网站中的每个文档库创建一个记录系列。

工作表

在本文中结合使用下列工作表可帮助您规划部署:

下载此书籍

本主题包含在以下可下载书籍内,以方便您阅读和打印:

有关可下载书籍的完整列表,请参阅 Office SharePoint Server 2007 的可下载书籍

另请参见

显示: