制定文件计划 (Office SharePoint Server)

本文内容：

• 关于记录、活动文档和存档文档

• 确定什么是记录

• 完成文件计划

文件计划 是主要的记录管理计划文档。尽管文件计划对于不同组织可能不同，但它们通常：

• 描述组织认可为记录的各种项。

• 描述项属于哪种更广泛的记录类别。

• 指示存储记录的位置。

• 描述记录的保留期。

• 描绘谁负责管理各种类型的记录。

关于记录、活动文档和存档文档

在确定文件计划之前，您需要了解记录、活动文档和存档文档之间的差异。

• 记录   这些是组织中的文档或其他物理或电子实体，它们充当由组织执行的活动或事务的证据。必须将它们保留一定的时期，以便需要时可以生成它们，如用于搜寻相关的法规或法律。

  当您将活动文档声明为记录时，会将此活动文档移动或复制到某个受保护的位置（如实际保险库或电子记录库），并向其分配一个保留期，而保留期将指定组织将保留此文档的时间长度。（请注意，保留期可能是永久性的，这意味着记录将无限期保留。）当记录的保留期结束时，要么由记录管理者处置，要么移到存档以便作为历史文档进行保护。

• 活动文档   这些是正在使用的文档，如信息工作者收件箱中的电子邮件、某人桌面上的印刷产品说明、文档库中的文档或企业网站上的页面。预计活动文档将随着时间的推移而发生变化、被复制或共享，并常常在组织内移来移去。

  如果活动文档充当由组织执行的活动或事务的证据，则可以将它们声明为记录。例如，如果组织提供了一项服务，其中包含向客户交付内容，则该内容将成为交付服务的记录，并且应保留文档的一份副本。某些类型的活动文档始终不会成为记录；例如，您可能不会将在同事之间发送的协商在何处吃午餐的电子邮件分类为记录。

  在文档生命周期的某一点，文档停止活动状态。例如，当向客户提供可交付文档时，可能不再需要将此内容作为活动记录进行管理。但是，如果文档是记录，则应将其保存和保护一定的保留期。

• 存档文档   这些文档不再处于活动状态，但也不是记录（要么是因为不再必须保留它们，要么是因为它们不再归类为记录）。存档文档将由企业出于非法律原因（如历史保留）而保留。

确定什么是记录

要确定组织中的哪些活动文档可以声明为记录，需要记录管理者、律师、法规遵从性官员和内容管理者相互协作。请注意，即使您的企业不属于高度管制的行业，记录管理者也需要注意一些通用法律（如萨班斯-奥克斯 2002 年法案），这些法律可能要求您的企业保留记录。对于通用的业务法律，您需要评估特定于您的企业的法律要求。

提供有关如何确定在您的组织中什么是记录的更多信息超出了本文的范围。最可能的情况是，您的企业已正在进行某种形式的记录管理，已承担了您需要的大多数记录管理角色，并且您可能已经具有记录分类。

一般情况下，要确定在您的组织中什么是记录，请执行以下操作：

1. 了解您的企业的法律义务和业务需要。

2. 在组织的各个部门之间进行协作，分析活动文档的用途。

3. 制定应成为记录的活动文档类型的列表。例如，您可以确定应将以下内容作为记录保留：

   • 租借企业场地的合同。

   • 与员工福利相关的文档。

   • 与产品研发相关的文档。

4. 对记录分类。

此处是示例工作表：

完成文件计划

在确定哪些文档应作为记录保留并创建一组记录类别后，通过为每个记录类别定义保留期、指示当保留期到期时应如何处置记录并提供其他信息（如每种记录类型的主要记录管理者和存储记录的媒体），从而完成您的文件计划。

以下是一个已完成的示例文件计划：

工作表

您可以将以下工作表用于本文以帮助规划您的部署：

• 记录类别工作表（该链接可能指向英文页面）(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73300&clcid=0x804)（该链接可能指向英文页面）

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本主题包含在以下可下载书籍内，以方便您阅读和打印：

• Office SharePoint Server 2007 的规划和体系结构 - 第 1 部分（该链接可能指向英文页面）

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