分析文档用途
在确定内容的项目负责人之后，通过他们收集可帮助您分析在组织中如何使用文档的信息。这是规划过程的重要组成部分，因为分析可帮助您确定：
文档库的组织方式。
要使用哪些网站模板。
将使用多少个网站。
哪些信息管理策略应用于网站。
您将需要哪些物理服务器拓扑结构以实现您的解决方案。
要收集的信息包括：
文档类型，如所有者权益研究报告、员工绩效考核、内部备忘录或产品说明。
每种文档类型的用途，如“向客户提供有关股票的建议以及支持数据”。
每种文档类型的作者（作为角色而非个人列出，如“财务分析师”、“人力资源专家”或“产品经理”）。
文档的格式。如果文档从一种格式转换为另一种格式，则记录该信息。
每种文档类型的用户，如“客户”或“团队成员”。
应用于文档的生命周期的其他角色，如“技术审核人”或“审稿人”。
文档的位置，如“客户端计算机”、“Web 服务器”或“文件服务器”。请注意，此问题可能具有多个答案，例如，在客户端计算机上创作文档，然后将其发布到 Web 服务器。
读者查看文档的方式，如从网页或通过文件共享。
| 工作表操作 |
|---|
所提供的分析文档用途工作表（该链接可能指向英文页面）（https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73284&clcid=0x804，此链接可能指向英文页面）用于记录文档用途分析内容。下面是企业中的两个不同组织在该工作表可能收集和记录的信息示例。 |
| 类型 | 用途 | 作者 | 用户 | 格式 | 其他角色 | 位置 |
|---|---|---|---|---|---|---|
所有者权益研究报告 |
向金融服务的高级客户提供有关是否购买或出售一支或多支股票的指导 |
财务分析师 |
客户 |
DOCX（用于创作）；PDF（用于发布） |
审核人（技术）；审核人（法律）；审批者；审稿人；记录管理者；网站管理员 |
|
分析 单独的创作和发布格式要求进行格式转换。大量的审核人需要一个或多个工作流（在服务器上实现的业务流程）。四个网站（创作、测试、Internet 和记录库）要求采用相应的机制将内容从一个网站移到另一个网站。需要在企业记录库中对内容存档以及发布股票建议时管制方面的问题要求公司采取适当的策略和最佳实践，如内容审计和保留。
| 类型 | 用途 | 作者 | 用户 | 格式 | 其他角色 | 位置 |
|---|---|---|---|---|---|---|
员工绩效考评 |
评估员工的绩效 — 包括自我评估和经理的评估 |
信息工作者；经理 |
经理；人力资源专家 |
.DOC |
审核人（人力资源）；审核人（法律）；审批人（上级经理）；记录管理者 |
|
分析 两个作者和多个审核人要求一个或多个工作流。文档作为电子邮件附件从一台桌面计算机传输到另一台桌面计算机，然后放在企业 Web 服务器上（可能大部分时间为锁定状态），然后在记录库中存档。此内容的敏感性本质要求在桌面计算机和服务器上实施信息权限管理 (IRM)，此外，还要求采取适当的公司策略和最佳实践（如审计）来保护员工的隐私和企业的法律地位。
工作表
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