规划业务数据搜索

SharePoint 2007

更新: 2009-02-26

本文内容:

业务数据与 Microsoft Office SharePoint Server 2007 的其他功能集成后,用户就可以使用企业级搜索的全部功能来查找、查看和操作相关的业务数据。这种集成仅在 Office SharePoint Server 2007 的企业版本中提供。Office SharePoint Server 2007 的标准版本部署无法通过使用企业级搜索来注册业务数据应用程序,或搜索业务数据。

规划业务数据搜索时,必须了解搜索功能。此外,还必须考虑以下事项:

  • 规划在内容源中包含业务数据。

  • 选择要映射到搜索架构中托管属性的业务数据的相应属性。

  • 为业务数据类型创建访问控制列表 (ACL)。

  • 使用搜索范围和搜索筛选器来更改搜索查询的分组方式以及找到的搜索结果。

  • 规划将业务数据搜索功能集成到网站集中的网站中。

关于业务数据搜索

常规搜索结果不包括业务数据结果。业务数据搜索结果可以用四种不同的方式显示:

  • 当使用包含业务数据的搜索范围进行搜索时,搜索结果包括业务数据结果。默认情况下,不提供业务数据搜索范围,但是管理员可以创建包含业务数据的搜索范围。

  • 用户可以通过选择用于搜索业务数据源的选项来优化初始搜索结果。

  • 用户可以选择搜索中心网站中提供的业务数据选项卡,这样,搜索将包含该选项卡的所有业务数据。默认情况下,不包含所有业务数据的选项卡,但管理员可以添加选项卡以搜索所有业务数据或从特定业务应用程序中搜索数据。

  • 如果标准搜索查询中的搜索词与管理员选择的关键字短语相匹配,则业务数据结果将显示在建议的结果中。

搜索服务和各个网站集的管理员必须配置多个选项,才能使业务数据显示在搜索结果中。请使用以下过程使业务数据可供搜索。

使业务数据可供搜索

  1. 对于业务线应用程序,在业务数据目录中注册应用程序并设置连接数。

  2. 为业务应用程序数据创建内容源。

  3. 对应用程序数据的内容源进行爬网,以将其属性添加为门户网站架构中新的已爬网属性。

  4. 在业务数据目录的“配置搜索”部分中选择相关属性,并将这些属性映射到托管属性以进行搜索。

  5. 为业务数据目录中的业务数据类型创建 ACL。

  6. 再次对业务数据源的内容源进行爬网,以更新托管的属性和 ACL。

  7. 为业务数据创建搜索范围。

  8. 为业务数据配置关键字。

这些任务中的大多数由搜索共享服务的管理员或业务数据目录的管理员执行,而有些任务由网站集管理员执行。共享服务管理员和网站集管理员都可以帮助规划业务数据搜索。

规划业务数据搜索

当规划业务数据搜索时,必须考虑您的业务需求,以及您如何使用搜索功能来改进业务数据的可见程度和商业智能功能的使用程度。

首先要考虑的是各个网站集与哪些业务流程相关,以及在评估和处理这些流程时使用哪些业务应用程序。当您确定这些应用程序时,请考虑用户如何搜索该业务数据,以及业务数据的范围是什么。通常,用户将从多个网站和网站集的特定应用程序中查找业务数据,但并非每个网站都使用相同的业务数据。根据业务流程的范围以及相关的业务应用程序和业务数据,数项决策将受到影响。

规划业务数据的共享服务提供程序

您通常可以依赖业务应用程序的安全性来限制对业务数据的访问,但对于贵组织中某个用户组(而不是整个组织)经常使用的极其敏感的数据来说,您可能需要考虑单独的共享服务提供程序 (SSP)。内容和数据在各个 SSP 中不共享,因此使用一个 SSP 的搜索共享服务进行搜索的用户不会看到另一个 SSP 的结果。通常只有当各个内容集(包括除业务数据之外的文档和网站)完全不同时,选择此选项才是一个好的做法。否则,您可以使用应用程序安全性、SharePoint 组以及搜索范围和搜索筛选器来限制数据的可用性。

在每个 SSP 的业务数据目录中,您需要注册业务线应用程序,这些业务线应用程序每个都具有您要用于搜索和其他 Office SharePoint Server 功能(如业务数据 Web 部件、InfoPath 表单模板、工作流等)的数据。SSP 管理员应就有关业务应用程序的容量和性能问题与服务器场管理员进行沟通。有关详细信息,请参阅规划业务数据与业务数据目录的连接

工作表操作

使用信息体系结构工作表(该链接可能指向英文页面)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73273&clcid=0x804)(该链接可能指向英文页面)记录 SSP 的数量以及每个 SSP 的业务数据目录的数据源。

使用网站层次结构规划工具(该链接可能指向英文页面)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73143&clcid=0x804)(该链接可能指向英文页面)规划 SSP 的数量以及每个 SSP 的业务数据目录的数据源。

使用评估数据容量要求工作表(该链接可能指向英文页面)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73274&clcid=0x804)(该链接可能指向英文页面)记录每个业务数据源的连接数。

规划业务数据内容源

若要使用搜索结果中的业务数据,您必须创建业务数据内容源。业务数据内容源的添加方式与其他内容源的添加方式相同,但又具有您在规划时应考虑的一些额外配置步骤。

业务数据开始地址包括以下各项的位置:Microsoft SQL Server 2005 数据库或其他数据库,以及各种业务线应用程序。尽管这些应用程序可以在同一服务器上承载,但是这些位置通常位于在部署 Office SharePoint Server 2007 之前已存在的单独服务器上。出于负载平衡的考虑,您可能需要在单独的服务器上承载数据库。在为部署规划服务器场时,请考虑它们与应用程序服务器的连接方式。有关部署应用程序服务器的详细信息,请参阅书籍摘录:设计服务器场和拓扑结构 (Office SharePoint Server)

若要帮助保持安全性同时限制对业务数据应用程序的性能影响,在对业务数据内容源进行爬网时不必使用存储业务数据的实际位置。通常,您需要创建具有数据副本的数据仓库,其中包含所有相关业务数据类型、属性和值。将在业务应用程序的内容源中使用该位置。

您可能需要创建其他内容源来支持下列情形:

  • 相对另一个应用程序中的业务数据,您要更频繁地对某个应用程序的业务数据进行爬网。

  • 您要使用内容源创建限制为一个或多个应用程序的一组特定数据的搜索范围。您可以基于属性而不是内容源创建搜索范围,因此当利用属性即可获取相同结果时就不需要内容源。

  • 您要创建一个指向由内容源定义的一组特定业务数据的“搜索中心”选项卡。如同搜索范围一样,这不是定义业务数据在搜索中心网站中的显示方式的唯一方法。

对业务数据内容源进行爬网的频率取决于对业务数据应用程序服务器的影响。与每个业务数据应用程序的管理员协作来实现合理的计划。

工作表操作

使用规划内容爬网工作表(该链接可能指向英文页面)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73748&clcid=0x804)(该链接可能指向英文页面)的“内容源”部分记录您对业务数据内容源制定的决策,以及每个内容源的预期爬网计划。

有关内容源的详细信息,请参阅规划内容爬网 (Office SharePoint Server)

规划业务数据的搜索属性

若要使用业务数据,您必须选择可作为托管属性进行搜索的业务数据的属性。SQL Server 的属性可在爬网后直接映射,但业务线应用程序必须先在业务数据目录中注册。托管属性将是您希望在搜索业务数据时使用的属性的子集。

在信息体系结构规划过程中确定的关键业务流程将建议最可能的托管属性。您可以将多个已爬网的属性映射到一个托管属性,并选择是否其中一个属性具有优先级,或者托管属性是否有多值以及是否包含为已爬网属性找到的所有值。

在确定可供搜索的业务数据应用程序的属性和业务数据类型时,必须考虑希望用户能够找到的信息、此信息的呈现方式,以及对包含该数据的数据仓库的爬网影响。通常,您可能不希望显示所有数据,而仅显示有关特定属性的数据。例如,根据业务需求,在多个地区拥有多个办事处的组织可能仅希望显示位于几个重要地区的特定办事处的结果。您可以确定要包括的业务数据类型,以及为每个业务数据类型包括的属性。在确定可供搜索的属性时,需要考虑的因素包括:

  • 保密性策略    出于正当业务原因,您可能要将某些记录作为机密信息。例如,那些只与重要业务规划人员相关但与使用应用程序数据的大多数用户不相关的记录。您可以决定显示那些非机密的业务数据类型属性,而不显示机密属性。

  • 性能影响    某些属性可能不是机密的,但对这些属性进行爬网以及通过使用业务操作来潜在允许用户访问和更改这些属性所产生的影响,可能会超出该决策的业务目标。请仔细考虑您启用的每组业务数据类型的性能。

工作表操作

使用规划最终用户搜索体验工作表(该链接可能指向英文页面)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74967&clcid=0x804)(该链接可能指向英文页面)的“规划托管属性”部分记录托管属性。

有关可供搜索的已爬网属性和托管属性的详细信息,请参阅规划最终用户搜索体验 (Office SharePoint Server)

规划业务数据搜索结果的访问权限和安全性

可以使用每个业务应用程序的安全性来限制对业务数据搜索结果的访问。还可以使用 SharePoint 组来限制对业务数据搜索的访问。

能够访问业务数据应用程序(无论是如 SQL Server 2005 这样的数据库应用程序,还是业务线应用程序)的任何用户也可以访问该应用程序中的业务数据。业务数据搜索结果使用该安全性来确保只有具有相应权限的用户才能看到搜索结果。

但是,您还可以对 Office SharePoint Server 2007 中的业务数据和业务数据搜索结果应用权限。如果没有数据库权限的用户具有相应的 SharePoint 权限,则他们仍可以看到搜索结果。

限制可以直接访问业务应用程序的用户数是一个不错的做法。在许多组织中,这可能是一个帐户或包含少量用户的一个组。您可以创建具有查看每个应用程序的业务数据和相关搜索结果的权限的 SharePoint 组,然后将组织中的用户分配给那些组。授予权限时,请考虑较大的安全性需求,以及与每个业务应用程序中的数据相关的用户。将每个应用程序与需要查找业务数据以完成其工作的用户相关联。

工作表操作

使用自定义权限级别和组工作表(该链接可能指向英文页面)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73134&clcid=0x804)(该链接可能指向英文页面)记录对应用程序的访问权限。

使用网站内容安全性工作表(该链接可能指向英文页面)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73135&clcid=0x804)(该链接可能指向英文页面)记录对应用程序的访问权限。

规划业务数据的搜索范围

利用搜索范围,用户可以搜索业务数据的特定子集。在规划信息体系结构时,需要确定关键业务流程或业务流程组。其中一些流程将与特定业务数据应用程序紧密关联。若要为与那些应用程序相关的特定应用程序和内容创建搜索范围,您可以基于业务数据的属性来应用范围规则以缩小搜索结果的范围,或者创建仅包括该业务流程的开始地址的内容源并使搜索范围基于该内容源。

有关规划搜索范围的详细信息,请参阅规划最终用户搜索体验 (Office SharePoint Server)

规划业务数据的关键字

对于每个业务应用程序,您还需要考虑最相关的搜索结果,并考虑用户在执行搜索查询时可能使用的搜索词。例如,如果您有一个可跟踪关键业务流程的关键绩效指标 (KPI) 列表,您可能决定当用户使用该业务流程的常用词来搜索业务数据时,该列表应显示在搜索结果的顶部。可以使用特殊词(也称为关键字和最佳匹配)来突出显示关键业务数据。您可以突出显示列表、数据库、业务数据目录中的应用程序的特定业务数据类型。例如,可以突出显示客户业务数据配置文件作为与该客户相关的关键字的最佳匹配,这样该配置文件将会提升到搜索结果的顶部。

可以通过考虑每个业务流程和相关应用程序的关键短语,对要在初始部署过程中配置的重要特殊词按优先级排列。然后,您可以考虑针对那些词的最重要的内容。记录这些词来创建可在部署过程中使用的参考,以测试搜索词并确定关键内容在搜索结果中的位置是否足够靠前。如果不够靠前,您可以创建特殊词来提升这些结果。

工作表操作

使用规划最终用户搜索体验工作表(该链接可能指向英文页面)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74967&clcid=0x804)(该链接可能指向英文页面)的“关键字”部分记录关键字。

有关关键字和特殊词的详细信息,请参阅规划最终用户搜索体验 (Office SharePoint Server)

规划搜索中心网站中的业务数据选项卡

搜索中心网站提供了业务数据选项卡,可用于跨所有业务数据源进行搜索。您可能需要确定其他业务数据选项卡,针对特定应用程序、数据库或者应用程序或数据库中的记录。请查看您的信息层次结构,并考虑为组织的每个关键业务流程添加业务数据选项卡。如果用户可能要搜索一组特定数据,则可能需要针对该目的创建一个选项卡。使用搜索中心网站中的业务数据选项卡还可以扩展搜索,而不必在“搜索范围”菜单中创建很长的搜索范围列表。

您可能还需要自定义每个选项卡的外观和功能。有关自定义搜索中心网站的详细信息,请参阅 Microsoft Office SharePoint Server 2007 软件开发工具包 (http://msdn2.microsoft.com/zh-cn/library/ms550992.aspx) 中的在 Office SharePoint Server 2007 中搜索 (http://msdn2.microsoft.com/zh-cn/library/ms497338.aspx)。

示例

Contoso, Ltd. 是一家技术公司,设有一个客户呼叫中心来处理支持电话。该呼叫中心是在单个网站集的基础上建立的。支持代表使用业务线应用程序来跟踪客户和客户问题,同时他们还在 SQL Server 2005 数据库中存储了以前客户问题的存档,这样便可以使用 SQL Server 2005 Analysis Services 来分析这些问题。每个应用程序以及相关客户和产品系列都记录在信息体系结构工作表(该链接可能指向英文页面)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73273&clcid=0x804)(该链接可能指向英文页面)中。

业务数据目录管理员计划注册业务数据目录中的客户问题应用程序,将业务应用程序数据属性映射到搜索使用的托管属性,并为关键业务数据类型(如客户、区域、业务部门和产品系列)创建业务数据配置文件。规划的属性记录在业务数据工作表(该链接可能指向英文页面)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73271&clcid=0x804)(该链接可能指向英文页面)中。而搜索使用的托管属性记录在规划最终用户搜索体验工作表(该链接可能指向英文页面)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74967&clcid=0x804)(该链接可能指向英文页面)中的“规划托管属性”部分中。

由于网站集上的内容与一组集成的业务流程以及在工作组和流程间共享信息的用户有关,因此其他 SSP 不必隔离内容。只需要一个 SSP。这应记录在网站层次结构规划工具(该链接可能指向英文页面)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73143&clcid=0x804)(该链接可能指向英文页面)中。

搜索服务管理员计划为客户服务应用程序创建内容源,这样相对于网站集上的其他内容,可以更频繁地更新客户和客户问题。该内容源记录在规划内容爬网工作表(该链接可能指向英文页面)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73748&clcid=0x804)(该链接可能指向英文页面)中的“内容源”部分中。

业务数据目录管理员决定使用可访问客户服务应用程序的单个帐户对该应用程序中的数据进行爬网。不会向其他用户直接授予该应用程序的权限,而是通过将用户添加到可访问网站集中业务数据的 SharePoint 组来向用户授予权限。多维数据集将限制对 SQL Server 2005 数据库中数据的权限,以便每个用户只能看到与其责任范围相关的数据。组织中的大多数用户将被授予与其工作有直接关系的数据的只读访问权限。此信息记录在网站和内容安全性工作表(该链接可能指向英文页面)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73135&clcid=0x804)(该链接可能指向英文页面)中。

规划工作组规划客户和客户问题的范围,以及与业务数据不相关的其他搜索范围。规划工作组将此信息记录在规划最终用户搜索体验工作表(该链接可能指向英文页面)(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=74967&clcid=0x804)(该链接可能指向英文页面)中的“规划范围”部分中。

考虑业务数据的特殊词时,Contoso, Ltd. 的搜索服务管理员为每个主要产品系列确定支持专家,并基于与每个专家的技术领域相关的关键字为他们创建最佳匹配。

该工作组为自己规划一个专用的搜索中心网站,该网站包含有关客户和客户服务报表的信息,以及与客户服务代表相关的重要文档和网站。该工作组从门户网站模板提供的搜索中心网站开始,并基于业务需求规划功能。同时,该工作组还规划一个客户选项卡(以便客户服务代表可以搜索数据库中的特定客户)和一个单独的客户服务报表选项卡。

工作表

使用下列工作表来规划业务数据搜索:

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