工作流和 Office SharePoint Server 2007

SharePoint 2007

更新: 2009-02-26

2007 Office system 包括新版 Office 桌面应用程序(包括 Word、Excel、Outlook 和 PowerPoint)。它还包括一个经单独授权的用于处理各个领域的服务器套件。此套件中与工作流最相关的成员是 Office SharePoint Server 2007。

Office SharePoint Server 取代早期的 Microsoft 产品(包括 SharePoint Portal Server 和 Content Management Server),以提供一系列企业内容管理功能。这些包括对内置于 Windows SharePoint Services 中的工作流功能的几项有用的添加。与在 Windows SharePoint Services 中一样,所有这些功能均依赖于 Windows Workflow Foundation。

将 Windows Workflow Foundation、Windows SharePoint Services 和 Office SharePoint Server 合并

Office SharePoint Server 提供给 Windows SharePoint Services 的与工作流相关的添加可分为三个领域:对 Office 2007 客户端的支持、工作流使用通过 InfoPath 创建的表单的功能以及预定义的工作流。此节介绍这三个领域中的每个领域。

单独使用 Windows SharePoint Services 创建的工作流必须使用 ASPX 表单。因此,人们与这些工作流进行交互的唯一方法是通过 Web 浏览器。但是,Office 桌面应用程序使用广泛,而且很多 Windows SharePoint Services 工作流将引用使用这些应用程序创建的文档。为何不允许用户直接通过 Word、Excel、Outlook 和其他 Office 应用程序与这些工作流进行交互呢?

Office SharePoint Server 提供了此功能。已安装了 Office SharePoint Server 的正在运行的 Windows SharePoint Services 工作流不再依赖浏览器与用户进行通信,它可以在 Office 2007 应用程序中直接显示其表单。对于很多工作流来说,这样将可以与用户进行更加自然的交互。例如,Windows SharePoint Services 任务列表可与 Outlook 2007 维护的任务列表同步,从而向用户提供单个待办事项列表。还可以采用 Word 2007 文档、Outlook 2007 电子邮件和其他方式表示任务,从而让用户直接通过 Office 应用程序向正在运行的工作流输入信息。

直接在 Office 应用程序中显示表单需要某种方法来定义这些表单。标准 Windows SharePoint Services 工作流使用的 ASPX 页面将不再可以满足需要。为了解决此问题,Office SharePoint Server 允许工作流作者使用 InfoPath 2007 来定义表单。对于大多数人来说,这些表单比 ASPX 页面更容易创建,并且它们还可以提供内置验证等功能。但必须注意,用于工作流的基于 InfoPath 的表单(在本白皮书中称为 InfoPath 工作流表单)仅提供标准 InfoPath 表单提供的功能的子集。许多 InfoPath 对象模型均不可用。例如由于焦点完全放在将表单作为工作流的一部分进行创建和使用。

让工作流作者通过 InfoPath 工作流表单直接与 Office 应用程序进行交互的确很有用。但到目前为止,本白皮书中介绍的所有内容面向的是开发人员,而没有任何可供信息工作者直接使用的内容。Office SharePoint Server 通过包括一组预定义的工作流来更改此状况。所有这些工作流旨在供信息工作者直接使用,并且可以自定义所有这些工作流以满足各种需要。Office SharePoint Server 提供的预定义工作流包括:

  • 审批:发送文档以供审批。工作流发起人指定审批者列表,其中每个审批者可批准或拒绝该文档、重新分配审批任务或请求对该文档进行更改。前面所述的 Windows SharePoint Services 的示例工作流方案实际上是此预定义审批工作流。(值得注意的是,虽然前面的方案仅说明了 Windows SharePoint Services 方面,但是执行此预定义审批工作流实际上需要 Office SharePoint Server。不过,开发人员可仅使用 Windows SharePoint Services 来创建与前面的方案的行为完全相同的工作流。)

  • 收集反馈:发送文档以供审阅,与审批工作流非常相似。参与者可提供反馈,在工作流完成后,将搜集该反馈并将其发送给文档所有者。与审批工作流不同(默认情况下,审批工作流按顺序将任务分配给参与者),该预定义工作流默认情况下可并行分配任务,从而允许以任何顺序返回反馈。

  • 收集签名:发送 Office 文档以获得所需的签名。只能从 Office 客户端中启动此工作流。

  • 处置审批:通过允许参与者决定是保留还是删除过期文档来帮助管理文档保留。

  • 翻译管理工作流:帮助管理文档翻译的过程。此工作流可用于将特定翻译任务分配给参与的翻译人员,然后跟踪这些任务的进度。它还可以在源文档发生更改时分配新的翻译任务。

  • 中文电子审批流程:实现面向中文的电子审批流程。此工作流仅在中文版本的 Office SharePoint Server 中可用。

所有这些预定义工作流均使用 InfoPath 工作流表单,因此所有这些预定义工作流均允许直接通过 Office 2007 应用程序进行访问。

Office SharePoint Server 还提供了与工作流相关的其他服务,包括直接在 Excel 中创建关于工作流历史记录的报表和支持完成批量任务的功能,从而允许用户一次批准很多未完成的任务。该产品还提供了一系列其他功能,例如增强的搜索、在服务器上加载、计算和呈现 Excel 电子表格的功能等等。此大型功能集通过两个版本来提供:基本版和企业版。该产品的基本版包括刚介绍的预定义工作流,但它不提供对 InfoPath 工作流表单的支持,用户必须通过 Web 浏览器与这些工作流进行交互。企业版支持此部分中介绍的所有功能,包括使用 InfoPath 工作流表单。

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