规划状态集成 (Office SharePoint Server)

SharePoint 2007

更新: 2009-02-26

本文内容:

联机状态使那些访问您的网站的个人可以查看哪些人在线,以及向在线人员发送即时消息。联机状态可以成为功能强大的协作工具,有助于网站成员快速了解哪些人可以回答问题。

本文介绍了什么是联机状态、如何在组织中使用联机状态,以及启用联机状态所需的软件。

关于联机状态

联机状态使个人能够在任何给定时刻确定哪些人在线且可以与其进行通信。启用联机状态(并安装所需软件)将在个人姓名的旁边添加一个联机状态指示符,无论其姓名是否在网站集中显示。联机状态指示符显示该人脱机还是联机,以及其是否能够通过即时消息传递客户端回答询问。当某个人在线时,您可以通过单击联机状态指示符向其发送一条即时消息。这样可以直接与资深人士交流,从而有助于团队成员更加有效和高效地工作。

只要成员姓名显示在网站中,联机状态指示符菜单就可用。将联机状态指示符与 Active Directory 目录服务、Microsoft Exchange Server 和 MSN Messenger 相集成以提供相关信息(如办公室位置和忙/闲状态),因此它是一个用于安排会议日程和发送电子邮件(即使某个人处于脱机状态)的有用工具。

联机状态是由随 Microsoft Office 一起安装的 ActiveX 控件呈现的。使用此 ActiveX 控件可以显示联机状态。此控件将验证所记录的用户的电子邮件地址,并将查询定向到该客户端的状态服务器,以查看用户是否处于联机状态。ActiveX 控件不会存储联机信息或电子邮件地址;它只是将网站中的查询定向到电子邮件地址,并呈现相应状态。

默认情况下启用联机状态;但是,为了让最终用户能够使用此功能,必须满足软件要求和电子邮件帐户要求。

引入联机状态的优势

启用状态的优势为:能够使用它来改善组成员之间的协作并提高业务流程的效率。通过在 SharePoint 网站中将即时消息与状态信息相集成,组成员可以查看谁处于联机状态并可立即了解他们是否可以快速回答问题或进行简短会议。个人通过立即向团队成员通知文档或时间线方面的变化来简化工作流程,或使用即时消息传递来建立组协作会话。

组织注意事项

因为联机状态是在 Web 应用程序级别启用的,所以可以为该虚拟服务器的所有网站和子网站启用联机状态功能。因此,确保该虚拟服务器中的所有网站集都愿意共享此级别的透明度是非常重要的。

虽然启用联机状态在注重协作的众多环境中非常有益,但同时它对于兼顾组成员之间加强的协作优势与安全性和遵从性要求(特别是在部署即时消息传递客户端时)方面也是非常重要的。规划状态时应保证往返于即时消息传递客户端的内部和外部通信均符合公司范围内的安全策略,并且遵循法规指导原则和商业惯例。

例如,某些受严格管理的行业根据电子通信的记录保存要求,必须保存即时消息对话。那些遵守萨班斯 - 奥克斯利法规的公司根据记录保存的要求,必须对即时消息对话进行存档。

软件要求

因为联机状态是由 Office 呈现的,所以在所有客户端计算机上需要配备 Office 2003 或更高版本。此外,还必须将以下即时消息传递客户端之一安装到客户端计算机上,才能进行实时通信。

  • Microsoft Windows Messenger 4.6 版

  • MSN Messenger 4.6 版或更高版本

  • Microsoft Office Communicator 2005 或更高版本

如果在客户端计算机上安装了 MSN Messenger 或 Windows Messenger,则默认情况下,最终用户将只能看到他们的 Messenger 联系人是否联机。如果安装了 Office Communicator,则最终用户将可以看到对网站集具有访问权限的所有用户是否联机。

电子邮件帐户要求

为了显示联机状态,状态功能将通过会话初始协议 (SIP) 地址与即时消息传递客户端进行通信。如果 SIP 地址不可用,则可以分别配置 .NET 地址 (MSN Messenger) 或 Exchange 即时消息地址 (Windows Messenger)。但是,只有 SIP 地址可以充分利用其他状态功能,如发送和接收电子邮件以及通过联机状态指示符来显示忙/闲信息的功能。

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