确定记录管理角色 (Office SharePoint Server)

SharePoint 2007

更新: 2009-02-26

有效的记录管理需要整个组织投入规划、实施、检查和参与记录管理计划。为此,具有一系列与记录管理相关的角色和技能的组织人员必须付诸努力。当您开始规划记录管理解决方案时,请确定组织中的哪些人员将担任以下角色:

  • 记录管理人员 通常为组织中法律部门的人员。他们擅长对电子文档和物理文档进行分类,以及决定应将哪些文档作为记录。记录管理人员帮助确定组织记录管理策略,并参与设计记录管理解决方案。他们负责研究和编写归档计划和保留时间表,并参与编写遵从性要求文档。记录管理人员还操作记录管理系统,执行诸如以下的任务:在诉讼过程中保留记录及在保留期结束时处理记录。记录管理人员的参与对您的记录管理系统的成功与否至关重要。

  • 遵从性人员 同样为组织中法律部门的人员。在某些组织中,此角色由记录管理人员担任。遵从性人员监控企业记录管理的各个方面,以确保该组织密切遵循相关法规和指导原则。他们主要负责编写遵从性要求文档,此文档介绍企业记录管理方法、指导原则和培训计划。

  • IT 专业人员 负责部署、操作和维护实施记录管理解决方案的计算机和应用程序。他们确保记录管理解决方案是安全的、规模适当、可靠并且可与为其提供记录的文档管理服务器和电子邮件服务器进行通信。

  • 网站设计人员 在基于 Microsoft Office SharePoint Server 2007 的记录管理解决方案中,他们是创建和配置实施记录中心网站时所用网站的专家。

  • 内容管理人员 编制文档或处理可能是记录的物理或电子文件的管理小组。他们的作用是在以下方面给予指导:确定记录、为确保良好记录管理做法的团队规划流程,以及确保其团队中的信息工作人员参与组织记录管理工作。

  • 信息工作人员 记录管理系统的参与者。他们创建或管理可能是记录的电子和硬拷贝文档、备忘录、报表、消息和其他内容。记录管理解决方案的成功与否依赖于组织中的信息工作人员参与的质量。

    Note注意:

    设计您的记录管理系统的方式可对信息工作人员对此记录管理系统的遵从度产生很大影响。例如,通过创建用于保留记录的简单流程,您会改善参与,因为信息工作人员将不太可能会认为这些任务会妨碍其执行其他工作。而且,有效的记录管理培训和文档将增进信息工作人员的积极参与。

贵组织可能已安置了本文中介绍的所有角色。如果还没有,您可能希望寻找记录管理和遵从性方面的专家。专业组织(例如记录管理人员及管理员协会)可帮助您在您所在区域中寻找记录管理专业人员。

设计您的记录管理系统的团队的初始任务包括:分析组织中的内容使用情况、分析将影响记录管理决策的法规和其他要求、评估用于保留记录的硬件和应用程序资源和规划最佳策略以确保信息工作人员在管理记录方面进行合作。因为此规划涉及组织中如此多的准则,所以需建立一个规划记录管理解决方案的多元化团队(包括上述所有角色)。

工作表操作

使用记录管理负责人和参与者工作表(http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73296&clcid=0x804) 来记录您为记录管理规划团队招募的每个参与者的姓名、电子邮件地址、角色和其他联系信息。

工作表

使用下面的工作表来帮助规划您的部署:

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