规划电子邮件记录保留

项目
06/12/2012

本文内容：

使用记录中心网站进行电子邮件保留
使用 Exchange Server 2007 以及 Office SharePoint Server 管理电子邮件记录
在不使用 Exchange Server 2007 的情况下管理电子邮件记录
规划电子邮件记录保留
工作表

存储在电子邮件服务器中的电子邮件可能成为记录。由于信息工作者越来越多地使用电子邮件客户端应用程序来交流业务信息，因此，企业合规部主管和记录管理者应在其记录管理规划中包括电子邮件，具体方法为：

在文件计划中考虑电子邮件。
提供一种方法来保留电子邮件记录，暂时保留它们以供法律方面的搜索，以及处置它们。
向信息工作者提供一种将其电子邮件归类为记录的方法。
向信息工作者提供一种将电子邮件转移到记录中心的方法。

本文介绍与使用 Microsoft Office SharePoint Server 2007 保留邮件相关的规划任务。除 Office SharePoint Server 2007 之外，Microsoft Exchange 2007 也包括支持记录管理者和企业合规部主管的目标的功能。因为支持记录管理的 Exchange 2007 功能设计为能够轻松地与 Office SharePoint Server 2007 记录管理功能相集成，所以您能够以无缝的方式使用这两个产品，以管理邮件分类、保留和到期。因此，本主题着重讨论如何使用 Office SharePoint Server 2007 以及 Exchange 2007 规划电子邮件记录管理。通过使用基于 Windows SharePoint Services 3.0 和 Office SharePoint Server 2007 对象模型的自定义解决方案，可以基于 Office SharePoint Server 2007 实现不要求 Exchange 2007 的电子邮件记录管理解决方案。在不使用 Exchange Server 2007 的情况下管理电子邮件记录一节介绍当不使用 Exchange 2007 时如何规划电子邮件保留。

有关 Office SharePoint Server 2007 记录管理功能的概述，请参阅规划记录管理。有关规划、部署和运行基于 Exchange 2007 的邮件系统的信息，请参阅 Microsoft Exchange Server 2007 技术库(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=83249&clcid=0x804)。

使用记录中心网站进行电子邮件保留

正如设计记录中心网站 (Office SharePoint Server) 一文中所述，网站设计者和记录管理者规划和实现记录中心网站来管理 Microsoft Office SharePoint Server 2007 中的记录。记录中心网站的以下功能是用于管理记录的主要功能，它们用于保留电子邮件记录的方式与用于保留其他类型记录的方式相同：

文档库可以在记录中心网站中创建文档库以存储记录。可以创建新库来保留电子邮件记录，也可以在现有库中存储电子邮件记录。例如，如果您的记录中心网站具有“合同”文档库，则可以在该库中存储与合同相关的电子邮件以及与合同相关的其他类型的文档。
元数据可以按照在记录中心网站创建其他类型元数据的相同方法定义和创建电子邮件元数据。电子邮件记录元数据通常包含常用的电子邮件字段（如“收件人”、“发件人”和“主题”）。这些字段将随同从 Office Outlook 2007 和 Exchange 2007 中发送的电子邮件记录一起自动提交到记录中心。有关详细信息，请参阅本文后面的使用 Exchange Server 2007 以及 Office SharePoint Server 管理电子邮件记录。

若要存储电子邮件记录的元数据，首先必须（对于任何类型的记录元数据都一样）定义文档库中的元数据列或分配给文档库的内容类型的元数据列。有关规划记录管理的元数据的详细信息，请参阅设计记录中心网站 (Office SharePoint Server) 一文中的“规划元数据”一节。
记录传送当将电子邮件发送到记录中心网站时，该记录将根据与该邮件关联的内容类型传送到正确的文档库。电子邮件内容类型信息将通过 Exchange 2007 标签功能，自动随同从 Office Outlook 2007 和 Exchange 2007 中发送的电子邮件记录一起提交。有关详细信息，请参阅本文后面的使用 Exchange Server 2007 以及 Office SharePoint Server 管理电子邮件记录。对于不使用 Exchange 2007 的自定义电子邮件记录解决方案，内容类型必须由自定义解决方案确定，并以编程方式发送到记录中心网站。有关详细信息，请参阅 Office SharePoint Server 2007 软件开发工具包(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x804)。
策略与其他类型的记录一样，电子邮件记录也需要审计和过期策略。在将邮件记录发送到记录中心网站和传送到文档库之后，在该文档库中配置的一系列信息管理策略将应用于存储在该库中的邮件记录。有关规划记录管理的策略的详细信息，请参阅设计记录中心网站 (Office SharePoint Server) 一文中的“规划策略”一节。
暂时保留 Office SharePoint Server 2007 记录中心网站包含暂时保留功能。在记录管理中，暂时保留是一种暂停文档处置的操作，这样，文档在记录中心内将保持受保护状态，直到取消暂时保留。这一功能使记录管理者能够创建指定的暂时保留，以防止指定的记录过期或被销毁。您可以按照与暂时保留其他记录的相同方式来暂时保留一个或多个邮件记录。

使用 Exchange Server 2007 以及 Office SharePoint Server 管理电子邮件记录

Exchange 2007 包含的功能有助于对电子邮件记录进行管理，并可以轻松地与基于 Office SharePoint Server 2007 的记录管理解决方案相集成。这些功能有助于确保：

信息工作者可以正确地对其电子邮件分类。
在对电子邮件分类之后，电子邮件在由 Exchange 2007 管理员设置的期间内将保持活动状态。
超过活动保留期仍必须保留的电子邮件将发送到记录中心网站以进行长期保留。

Exchange 2007 记录管理功能包括：

托管文件夹这些文件夹由 Exchange 2007 管理员配置，以便将信息管理策略应用于存储在这些文件夹中的邮件。应用于托管文件夹的一种典型类型的策略是过期策略，此策略指定将邮件保留多长时间，然后被删除或移至其他文件夹以供审核。当用在电子邮件客户端应用程序（如 Office Outlook 2007）中时，托管文件夹与其他文件夹具有相同的特性。当在 Office Outlook 2007 中选择托管文件夹时，将显示描述与该文件夹相关的策略的声明。

托管文件夹的命名方式通常指示它们打算包含的电子邮件的业务分类。例如，您可以将托管文件夹命名为“研发”或“合同和租赁”。根据托管文件夹的名称和策略声明，信息工作者需要了解文件夹的作用并使用熟悉的方法（如拖放）来在文件夹中存储适当的电子邮件。请注意，当信息工作者将电子邮件拖放到托管文件夹时，该操作同时对邮件分类并将适当的策略应用于此邮件。
日记 Exchange 2007日记功能向位于邮箱之外的某个目标存储位置发送电子邮件的一份副本。通过将日记目标位置配置为记录中心网站，Exchange 2007 管理员可以使用 Exchange 2007 和 Office SharePoint Server 2007 实现电子邮件记录保留。

可以通过指定日记目标位置（例如，Office SharePoint Server 2007 记录中心网站）和标签（指示文件夹要包含的电子邮件类型，如“产品开发”或“业务关键”）来配置要记录日记的托管文件夹。当信息工作者将电子邮件移到已启用日记的托管文件夹中时，将向目标位置发送邮件的副本、邮件的标签、元数据和附件。

记录中心网站使用与托管文件夹关联的标签，将已记录日记的电子邮件传送到其正确的文档库中以供长期保留。该标签必须与“记录传送”列表中记录系列的名称相匹配（或者，标签可能与记录系列的别名相匹配）。这种方法与在“记录传送”列表中使用内容类型的方式相似，两者都可以在向记录中心提交文档时确定正确的文档库。有关记录传送和记录系列的完整说明，请参阅设计记录中心网站 (Office SharePoint Server) 一文中的“规划记录传送表”。
元数据当通过 Exchange 2007 日记功能向记录中心网站发送电子邮件时，将随邮件发送以下元数据值：
- 收件人
- 发件人
- 主题
- 抄送
- 密件抄送
当将电子邮件记录发送到目标文档库时，与其相关的每列元数据的名称和值将保存在“_properties”文件夹（在该库中创建）的 XML 文件中，并且也会将元数据值复制到目标库中的匹配列。必须确保用于保留电子邮件的文档库包含所需的列，以存储随邮件发送的元数据值。

如果在文档库中存储元数据的列配置为需要信息，并且发送到库中的电子邮件缺少所需的值，则不会立即提示提交者输入这些信息（此行为与提交文档时发生的行为不同）。相反，Office SharePoint Server 2007 在暂时保留库中保存提交的邮件。在经过指定的期限（可由 Exchange 2007 管理员配置）之后，Office SharePoint Server 2007 将向提交者发送电子邮件，其中具有一个链接，该链接指向提交者可以为所有待定邮件指定缺失的元数据值的网页。

有关规划和配置 Exchange 2007 记录管理功能的信息，请参阅管理邮件记录管理(https://technet.microsoft.com/zh-cn/library/bb123507.aspx)。

在不使用 Exchange Server 2007 的情况下管理电子邮件记录

通过使用基于 Windows SharePoint Services 3.0 和 Office SharePoint Server 2007 对象模型的自定义解决方案，您可以为电子邮件创建基于 Office SharePoint Server 2007 但不需要 Exchange 2007 的记录管理解决方案。当您以此方式实现邮件记录保留时，必须开发相应的程序，该程序与在 Windows SharePoint Services 3.0 对象模型中实现的记录管理方法之间具有接口，然后，将这些程序集成到电子邮件管理过程中。有关对 Office SharePoint Server 2007 对象模型进行编程的完整说明，请参阅 Office SharePoint Server 2007 软件开发工具包(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x804)。

在不使用 Exchange 2007 的情况下规划电子邮件记录保留与规划其他类型记录的保留完全相同。有关以此方法规划电子邮件记录管理解决方案的一般指南，请参阅规划记录管理。