规划物理记录保留

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06/12/2012

本文内容：

使用 Office SharePoint Server 来管理物理记录
规划物理记录保留
工作表

本文描述与使用 Microsoft Office SharePoint Server 2007 保留物理记录相关的规划任务。如同数字项目（比如电子文档和电子邮件）一样，物理项目可能为记录，并且可能需要管理。通过将 Office SharePoint Server 2007 与您的物理记录存储和检索系统结合使用，您可以实施一个既包括电子记录也包括物理记录的记录管理解决方案。

您通过使用 Office SharePoint Server 2007 进行管理的物理记录可以包括任何非数字项目，比如打印的文档、DVD、录像带、其他介质，甚至是诸如产品原型等硬件。您可以管理单独的物理项目或一组项目，比如一箱相关的文档。

备注

设计良好的记录管理系统有助于在法律上对组织进行保护、帮助组织遵守规章义务，并通过推进不属于记录的过期电子和物理项目的处置来提高组织效率。确定组织中的哪些电子或物理项目属于记录这一工作由企业记录管理员、合规部主管和律师负责。通过将组织中的所有企业内容仔细分类，他们可以帮助您确保将记录保留一段适当的时间。

使用 Office SharePoint Server 来管理物理记录

本节描述了一些 Office SharePoint Server 2007 功能，在规划支持物理记录保留和处置的记录管理解决方案时，您将需要考虑这些功能。

物理记录和记录中心网站

Office SharePoint Server 2007 记录中心是一个设计为可实现记录管理和保留的网站模板。它包括诸如策略实施、记录保留和记录传送等记录管理功能，并且还具有一个完全可编程的界面。有关记录中心网站的完整概述，请参阅设计记录中心网站 (Office SharePoint Server)。

记录中心网站用于管理电子和物理记录。这便于将这两种类型的记录作为同一文件规划的一部分加以处理，将相同类型的元数据同时应用于电子和物理记录，并根据需要将相同的策略与这些记录关联。您可以在同一个记录中心网站中管理电子和物理记录，也可以为电子记录使用一个记录中心网站，并为物理记录使用另一个记录中心网站。

在记录中心网站中规划物理记录管理时，请记住以下一些特殊的注意事项：

使用列表（而不是文档库）来跟踪物理记录。有关详细信息，请参阅列表和物理记录。
由于物理项目的实际存储是单独进行的，因此用户不使用用户界面（或使用基于可编程界面的自定义项）将物理项目“发送”到记录中心网站。相反，记录管理员通过以下方式向网站中添加新的物理记录：在用于管理记录的列表中创建新项目，并创建关联的功能（请参阅下一项），以便通过使用 Office SharePoint Server 2007 列表管理物理记录。通常，会以编程方式（比如使用自定义工作流）将新的列表项目添加到列表。

备注

无需将物理记录添加到记录中心网站中的记录传送表，该表可将电子记录发送到其相应的文档库，但不会传送物理记录。

建议向列表中添加额外的功能（如自定义工作流），以便提供特定于物理记录的过程，如库存跟踪、存储管理、所有权转让以及物理记录处置。

列表和物理记录

与诸如文档（存储于 Office SharePoint Server 2007 文档库中并在其中进行管理）等电子记录相反，物理记录存储在适当的物理地点，具体情况视项目的类型而定。若要跟踪物理记录的位置、所有者、状态和其他信息，并在物理记录的生命周期中管理物理记录，请在记录中心网站中使用 Office SharePoint Server 2007 列表，而不是文档库。将表示物理记录的项目添加到列表后，您可以使用与文档库为数字记录提供的相同记录管理功能来管理该项目。

元数据 Office SharePoint Server 2007 中的元数据在列表或文档库中是以可显示的信息栏的形式实现的。记录管理员使用元数据来记录有关记录的信息，比如记录说明、介质的类型、记录类别、每个项目的处置、条码值以及记录所有者。通过在记录中心网站中使用网站栏库，您可以定义对于电子记录和物理记录都很有用的元数据栏。这可帮助您保留有关记录的相同信息（与记录的介质无关），并可以更加轻松地使用列表和库项目的属性来搜索和检索电子项目与物理项目。有关网站栏和元数据的详细信息，请参阅规划内容类型 (Office SharePoint Server)。
工作流您可以将工作流与列表关联。然后，可通过使用工作流对列表中表示的物理项目进行跟踪。例如，向列表中添加了新项目后，可启动一个自定义工作流，该工作流将分配任务以确保对项目进行适当的物理存储。举例来说，可以向列表中添加其他工作流以便检索物理项目。有关创建自定义工作流的信息，请参阅 Office SharePoint Server 2007软件开发工具包(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x804)。
表单您可以利用与 Office SharePoint Server 2007 集成的 InfoPath Forms Services，将表单与列表相关联，并使用它们来实现与物理记录管理关联的命令。例如，您可以使用基于浏览器的表单提供对物理记录清单的访问，或简化与物理记录相关的服务请求。有关规划表单的信息，请参阅规划 InfoPath Forms Services。
信息管理策略信息管理策略是适用于某种类型内容的一组规则。信息管理策略中的每个规则都是一项策略功能。策略和策略功能可应用于列表项目，并在物理记录管理的上下文中使用。
- 过期过期策略功能有助于采用可跟踪和管理的一致方式对项目进行处置。您可以将列表项目设置为在特定的日期或在计算得出的时间内过期。可以将工作流与列表的过期策略相关联，这样，当项目过期时，工作流将分配可确保项目销毁和其他处置的任务。有关过期策略功能的详细信息，请参阅规划信息管理策略。
- 条码利用条码策略功能，您能够通过为项目创建唯一标识符值并将该值的条码图像附加到该项目来跟踪物理项目。默认情况下，Office SharePoint Server 2007 条码符合常用的代码 39 标准（ANSI/AIM BC1-1995，代码 39），并且，您可以通过使用策略对象模型来插入其他条码提供程序。通过将条码值与表示物理记录的列表项目相关联，您确保可通过列表项目找到物理项目，反之亦然。有关条码策略功能的详细信息，请参阅规划信息管理策略。
- 标签标签策略功能基于一组列表或文档库元数据指定 Office SharePoint Server 2007 可生成的标签。您可以自定义标签的格式，并可以将标签插入电子文档或打印标签。在管理物理记录时，可将打印的标签贴到物理项目上以帮助标识物理记录，并将其与关联的列表项目相关联。有关标签策略功能的详细信息，请参阅规划信息管理策略。
- 审核审核策略功能记录事件和对文档或列表项目执行的操作，比如更改、查看或删除项目。审核的操作是可扩展的。在记录管理的上下文中，审核是一项至关重要的操作，该操作可帮助确保与项目相关的活动记录保持完整。有关审核策略功能的详细信息，请参阅规划信息管理策略。
内容类型内容类型定义可用于列表项目、文档或文件夹的信息和功能，包括其元数据、工作流和信息管理策略。由于可分层次对内容类型加以组织，一组内容类型可能具有某些共有的功能（比如共享的元数据），同时又具有独特的功能。

内容类型在记录管理中十分有用，因为它们可以采用一种可轻松重用的方式将特定类型记录的功能分组。您可以为电子和物理记录创建内容类型，这些记录共有公共的信息（比如用于对记录分类的元数据），同时视介质而定又具有独特的功能。例如，您可以定义一个常规“文档记录”内容类型，然后创建从该常规内容类型中继承其元数据的电子和物理文档内容类型。接着，您可以将与电子文档内容类型无关的独特功能添加到物理文档内容类型，比如条码策略功能或物理记录工作流。有关内容类型的详细信息，请参阅规划内容类型 (Office SharePoint Server)。
文件夹您可以定义自定义文件夹内容类型。在管理物理记录时，您可以使用文件夹来表示物理存储位置，比如仓库中的箱子或架子。文件夹中的列表项目则表示物理存储位置中的项目。例如，如果一组打印的文档存放在箱子中，您可以将每个文档的记录存储在一个表示箱子的文件夹中，并使用元数据来标识箱子的条码值、物理位置和其他自定义信息。有关文件夹和内容类型的详细信息，请参阅规划内容类型 (Office SharePoint Server)。
附件您可以将电子项目（比如扫描的图像）附加到列表项目。在物理记录管理环境中，这非常有用，可帮助标识物理记录，并将该记录与其关联的列表项目相关联。