规划记录的收集方式 (Office SharePoint Server)

本文内容：

• 用于将文件移动到记录中心网站的方法

• 完成您的规划

制定文件规划并设计记录中心网站后，请规划如何将组织中的活动电子文档和硬拷贝文档移动到记录中心网站。本文评论可用于将内容移动到记录中心网站的方法，并针对如何将文件规划中的项目变成记录建议了一种规划方法。

用于将文件移动到记录中心网站的方法

您可以使用以下方法将文件移动到记录中心网站：

• 手动发送基于 Microsoft Office SharePoint Server 2007 的网站中的内容。

• 使用 Microsoft Exchange Server 2007 中的托管电子邮件文件夹。

• 使用基于 Windows SharePoint Services 3.0 对象模型的自定义解决方案，比如自定义工作流。

将内容手动发送到记录中心网站

如果文件存储在基于 Office SharePoint Server 2007 的网站的文档库中，则信息工作者可以使用“发送到记录中心”命令将文件副本发送到记录中心网站以将文件声明为记录。当网站集管理员配置到记录中心网站的连接时，此命令可用于网站集中的所有活动文档。“发送到记录中心”命令会将文档的元数据、文档的审核历史记录以及文档在活动文档服务器上的位置连同文档的副本一起发送到记录中心网站。如果记录中心网站中需要其他元数据，则会提示用户提供该元数据。尽管将记录手动发送到记录中心网站不是一种实用的大型解决方案，但这种方法可以作为将内容移动到记录中心网站的其他方法的补充。

使用 Microsoft Exchange Server 2007 中的托管电子邮件文件夹将电子邮件和文件发送到记录中心网站

Exchange Server 2007 包含策略功能，这些策略功能类似于使用 Office SharePoint Server 2007 实现的那些策略功能。在 Exchange Server 2007 中，管理员可以配置 Exchange 文件夹，以便在用户将电子邮件移动到该文件夹时，使用简单邮件传输协议 (SMTP) 将此电子邮件复制到记录中心网站中。

在记录中心网站中收到从 Office SharePoint Server 2007 中复制的电子邮件时，会像处理发送到记录中心网站的任何其他文件那样来处理此电子邮件，并基于记录传送表中的匹配项将此电子邮件移动到适当的文档库中。有关记录传送表的详细信息，请参阅设计记录中心网站 (Office SharePoint Server)。

上述策略和记录保留功能是 Exchange Server 2007 中引入的托管电子邮件文件夹功能。通过使用托管电子邮件文件夹，Exchange 管理员可以定义针对特定业务用途的文件夹，如人员问题、产品规划或合同。通过将策略分配给这些托管文件夹，管理员可以确保正确的内容有效期限、配置到其他服务器（如 Office SharePoint Server 2007 中的记录中心网站）的连接或开始执行已在 Exchange Server 2007 中配置的任何自定义操作。可以按照规则（如基于邮件的主题行将邮件移动到文件夹中）强制使用托管电子邮件文件夹，也可以自愿使用文件夹，这需要信息工作者将电子邮件手动移动到适当的文件夹中。有关实现托管电子邮件文件夹和其他 Exchange Server 2007 功能的详尽说明，请参阅 Exchange Server 2007 管理员指南。

使用自定义解决方案将文件发送到记录中心网站

无论文件和电子邮件服务器是基于 Office SharePoint Server 2007 还是基于 Exchange Server 2007，您都可以以编程方式通过这些服务器将文件和电子邮件发送到记录中心网站。若要执行此操作，请开发并安装在 Windows SharePoint Services 3.0 对象模型中实现了记录管理方法接口的程序，然后将这些程序集成到您的文档或电子邮件管理过程中。

通过使用 Windows SharePoint Services 3.0 对象模型，您可以确定在记录中心网站的记录传送表中定义的记录类型的列表，然后将文件（包括文件的内容、属性和审核历史记录）提交到特定记录系列。有关对 Windows SharePoint Services 3.0 对象模型进行编程的详尽说明，请参阅 Office SharePoint Server 2007 软件开发工具包(https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=71218&clcid=0x804)。

可以使用 Windows SharePoint Services 3.0 对象模型创建一个将文件复制到记录中心网站的自定义工作流。将文件发送到记录中心网站的工作流可以作为管理文档整个生命周期的工作流的一部分集成到文档管理系统中。对于具有可预测生命周期的文档类型（如费用报销单），您可以实现一个工作流，此工作流将管理文档的各个阶段，并在最后一步将文档副本发送到记录中心网站。创建新的文档时就会触发该工作流。

完成您的规划

在您制定文件计划 (Office SharePoint Server)并审查用于将内容移动到记录中心网站的方法后，请确定如何将每种类型的记录发送到记录中心网站以完成您的规划。要考虑的因素包括以下内容：

• 是强制遵循还是自愿遵循？

• 您是否可以通过与组织中的信息工作者进行协作来遵循记录管理过程？通常情况下，请避免手动过程；但是，在需要手动过程时，请设计合适的培训和监视方法以确保团队按章行事。

• 内容是否将存储在 Office SharePoint Server 2007 文档管理服务器上？

• 电子邮件是否将存储在 Exchange Server 2007 电子邮件服务器上？如果电子邮件存储在 Exchange Server 2007 电子邮件服务器上，则可以使用内置机制（如托管电子邮件文件夹）实现到记录中心网站的连接。如果电子邮件存储在其他电子邮件服务器上，则可以使用 Windows SharePoint Services 3.0 对象模型设计和实现用于将文件发送到记录中心网站的自定义方法。

• 您是否要保留物理内容？如果要管理活动的物理内容（如硬拷贝文档或 CD-ROM）并将其发送到记录仓库中进行保留（并在记录中心网站中跟踪记录），则需要进行本主题中未涉及的特殊规划。例如，如果不存在电子版本的硬拷贝文档，则您可能需要使用列表及其关联的策略和工作流来跟踪项目。有关在物理记录处于活动状态时以及将其发送到记录中心网站后对其进行跟踪的策略和方法的详尽讨论，请参阅主题规划物理记录保留。

下表说明如何将文件规划中的某些记录移动到记录库网站：

下载此书籍

本主题包含在以下可下载书籍内，以方便您阅读和打印：

• Office SharePoint Server 2007 的规划和体系结构 - 第 1 部分（该链接可能指向英文页面）

有关可下载书籍的完整列表，请参阅 Office SharePoint Server 2007 的可下载书籍。