规划文档库 (Windows SharePoint Services)

本文内容：

• 规划库

• 规划版本控制、内容审批和签出

• 规划信息权限管理

规划库

文档库是与其他网站用户共享的 Windows SharePoint Services 3.0 上的文件集合。大多数 Windows SharePoint Services 3.0 文档管理功能都是通过文档库来传送的。作为文档管理规划的一部分，应确定最能满足组织需求的文档库。

Windows SharePoint Services 3.0 包括以下类型的文档库：

• 文档库 使用文档库可实现文档存储、文档协作和内容轻松共享。

• 图片库 使用图片库可共享、管理和重用数字图片。

使用文档库可存储工作组正在协作的内容和创建共享知识库。例如，设计产品的工作组可使用文档库来存储正在进行的工作（例如，设计方案、规范和支持信息）。通过使用以信息列形式显示的元数据，可以维护每个设计文档的状态并将其连同每个文档的作者、项目名称等一起公开。可以将完成的文档单独存储在可搜索的知识库文档库中，在搜索新项目时将此文档库用作信息源。

在 Windows SharePoint Services 3.0 中，文档库可以包含多个类型的文档。为此，请将一个或多个内容类型与文档库关联。当将多个内容类型与一个库关联时，库的“新建”命令可让用户创建与此库关联的任何内容类型的新文档，并且文档库视图中将显示此库可包含的所有内容类型的元数据。有关内容类型规划的详细信息，请参阅规划内容类型 (Windows SharePoint Services)。

其他支持协作的文档库功能包括：

• 模板 可以设计模板并将其与文档库关联以标准化库中创建的文档。

• 工作流程 通过使用自定义工作流程（请参阅规划工作流程 (Windows SharePoint Services)），可在文档上运行业务流程。例如，工作流程可以发送文档以供审阅。

• 签入和签出 可以要求用户在编辑文档之前在文档库中签入和签出文档。

• 版本控制 可以从三个版本控制选项中进行选择。

使用规划库工作表（该链接可能指向英文页面），列出每个要创建的文档库和将在其中创建此库的网站。例如，使用上述产品设计示例，将创建两个项：“活动设计文档的库”和“存档设计文档的库”。对于每个库，列出要存储在库中的所有类型的内容，例如“产品规范”和“产品设计文档”。

规划版本控制、内容审批和签出

规划版本控制

版本控制是用于对文档的连续迭代进行编号和保存的方法。

Windows SharePoint Services 3.0 包含三个版本控制选项：

• 无 指定不保存早期版本的文档。在未使用版本控制时，早期版本的文档是不可检索的，并且还会丢失文档历史记录，原因是不会保存随文档的每个迭代附带的注释。在包含不重要的内容或绝不会变化的内容的文档库上使用此选项。

• 仅主要版本 指定使用简单的版本控制方案（1、2、3 等）来保留编号的文档版本。若要控制对存储空间的影响，可以指定要保留的早期版本的数目（从当前版本往回算）。在主要版本控制中，每当保存文档的新版本时，具有针对文档库的权限的所有用户都将能够查看内容。在不希望区分文档的草稿版本和已发布版本时使用此选项。例如，在由组织中的工作组使用的文档库中，如果团队中的每个人都需要能够查看每个文档的所有迭代，则主要版本控制将是一个不错的选择。

  主要和次要版本 指定通过使用主要和次要版本控制方案（1.0、1.1、1.2、2.0、2.1 等）来保留编号的文档版本。以 .0 结束的版本是主要版本，而以非零扩展名结束的版本是次要版本。文档先前的次要和主要版本将与当前版本一起保存。若要控制对存储空间的影响，可以指定要保留的先前的主要版本的数目（从当前版本往回算）。还可以指定应为多少个主要版本保留次要版本。例如，如果指定应为两个主要版本保留次要版本且当前主要版本为 4.0，则将保留以 3.1 开始的所有次要版本。在主要和次要版本控制中，任何具有读取权限的用户都可以查看文档的主要版本。可以指定哪些用户能够查看次要版本。通常，将为可编辑项目的用户授予查看和使用次要版本的权限，并限制具有读取权限的用户只能查看主要版本。当希望区分受众可查看的已发布内容和尚未做好发布准备的草稿内容时，请使用主要和次要版本控制。例如，在包含组织福利说明的人力资源网站中，使用主要和次要版本控制可在修订说明时限制员工对福利说明的访问。

在文档库工作表（该链接可能指向英文页面）中，对于列出的每个文档库，指定要使用的版本控制方案：无、主要或主要和次要。

规划内容审批

内容审批是具有审批者权限的网站成员在控制内容发布时所使用的方法。等待内容审批的文档草稿处于等待审批状态。在审批者审阅文档并批准内容之后，该文档就可供具有读取权限的网站用户查看。文档库所有者可为文档库启用内容审批，并可选择将工作流程与库关联以运行审批过程。使用内容审批可正式化并控制使内容对受众可用的过程。例如，将内容作为其产品或服务之一进行发布的企业在发布内容之前可能需要进行合法的审阅和审批。

提交文档供审批的方式会有所不同，具体取决于文档库中的版本控制设置：

• 无 如果正在使用版本控制并保存对文档的更改，则文档的状态将变为等待审批。Windows SharePoint Services 3.0 保留文档的早期版本，以便具有读取权限的用户仍可以查看它。在批准等待审批的更改之后，具有读取权限的用户将可以查看文档的新版本并将丢弃先前的版本。如果没有使用版本控制并已将新文档上载到文档库，则添加到库中的文档将处于等待审批状态且不能由具有读取权限的用户进行查看，直到该文档获得批准。

• 仅主要版本 如果正在使用主要版本控制并保存对文档的更改，则文档的状态将变为等待审批并且具有读取权限的用户将能够查看文档先前的主要版本。在批准对文档的更改之后，将创建文档的新主要版本并使其对具有读取权限的网站用户可用，同时会将先前版本保存到文档的历史记录列表中。如果正在使用主要版本控制并将新文档上载到文档库中，则添加到库中的文档将处于等待审批状态且不能由具有读取权限的用户进行查看，直到将其作为版本 1 批准。

• 主要和次要版本 如果正在使用主要和次要版本控制并保存对文档的更改，则作者可以选择将文档的新次要版本保存为草稿或创建一个新的主要版本，这会将文档状态更改为等待审批。在批准对文档的更改之后，将创建文档的新主要版本并使其对具有读取权限的网站用户可用。在主要和次要版本中，会将文档的主要和次要版本都保留在文档的历史记录列表中。如果正在使用主要和次要版本控制并将新文档上载到文档库中，则添加到库中的文档将处于草稿状态并作为版本 0.1，或者作者可以立即请求审批，在这种情况下，文档的状态将变为等待审批。

在文档库工作表（该链接可能指向英文页面）中，指定是否需要对列出的每个文档库进行内容审批。

规划签入和签出

可以要求用户在编辑文档之前在文档库中签入和签出文档。始终建议执行此操作。要求签入和签出的好处包括：

• 在创建文档版本时能够更好地控制。当签出文档时，作者可保存文档，而无需将其签入。文档库的其他用户将无法查看这些更改并且不会创建新的版本。当作者签入文档时，仅创建一个新版本（对其他用户可见）。这将为作者提供更大的灵活度和控制权。

• 更好地捕获元数据。在签入文档之后，作者可以编写描述对文档所做的更改的注释。这有助于创建对文档所做的更改的历史记录。

在文档库工作表（该链接可能指向英文页面）中，指定是否需要对列出的每个文档库进行签入和签出。

规划信息权限管理

通过使用信息权限管理 (IRM)，内容创建者可以控制和保护其文档。权限管理文档的内容经过加密，并与对用户强加限制的发布许可证一起提供。这些限制随用户的权限级别的不同而不同。典型的限制包括使文档为只读、禁用文本复制、不允许用户保存文档的副本或阻止用户打印文档。读取受 IRM 支持的文件类型的客户端应用程序将使用 IRM 管理文档中的发布许可证以强制执行对访问该文档的用户的限制。

Windows SharePoint Services 3.0 支持对文档库中存储的文档使用信息权限管理。若要实现某个文件类型的信息权限管理，则管理员必须安装该文件类型的保护程序，此保护程序是一种用于控制对某个文件类型的权限管理文档进行的加密和解密操作的程序。

通过在 Windows SharePoint Services 3.0 中使用信息权限管理，可以在用户从 Windows SharePoint Services 3.0 中的库打开文档时控制用户可对文档执行的操作。这与对客户端计算机上存储的文档应用的 IRM 不同，其中文档所有者可选择要为文档的每个用户分配的权限。对文档库使用 IRM 可控制服务器上存储的敏感内容。例如，如果要使可用于预览即将到来的产品的文档库对企业内的其他团队可用，则可使用 IRM 以阻止这些团队将这些内容发布给组织外部的受众。

当在文档库上启用 IRM 并将可进行权限管理的文档从服务器下载到客户端应用程序时，Windows SharePoint Services 3.0 会对文档进行加密并添加发布许可证。当将该文档上载回服务器时，Windows SharePoint Services 3.0 会对该文件进行解密并按照未加密的形式将其存储到库中。

当用户从文档库中上载文档时，对该文档应用的 IRM 权限将基于每个用户对 Windows SharePoint Services 3.0 安全设置中的内容的权限。下表描述如何将 Windows SharePoint Services 3.0 权限转换为 IRM 权限：

若要在 Windows SharePoint Services 3.0 中使用 IRM，则必须在服务器场中的每台前端 Web 服务器上安装 Microsoft Windows Rights Management Services 客户端（版本 1），并且 Windows Server 2003 的 Microsoft Windows Rights Management Services (RMS) Service Pack 1.0 或更高版本必须在网络上可用。若要安装 Windows Rights Management Services 客户端，以及有关 Microsoft Windows Rights Management Services 的详细信息，请访问 Windows Rights Management Services 技术中心(https://www.microsoft.com/china/windowsserver2003/technologies/rightsmgmt/default.mspx)。有关配置可允许 Windows SharePoint Services 3.0 创建权限管理内容的 Microsoft Windows Rights Management Services 的所需步骤的说明，请参阅“Windows SharePoint Services 3.0 部署指南”。

对于文档库工作表（该链接可能指向英文页面）中列出的每个文档库，指定是否需要信息权限管理，如果需要其他文档类型的保护程序，则请注意“是否需要信息权限管理？”列中的信息。