管理邮件审批

 

适用于:Exchange Online, Exchange Server 2013

上一次修改主题:2016-05-04

有时在发送邮件之前再多检查一遍会非常有用。作为 Exchange 管理员,您可以树立这一流程。该流程称为仲裁,负责审批的用户称为仲裁人。根据需要审批的邮件,您可以使用下面两种方法之一:

  • 更改通讯组属性

  • 创建邮件流规则

本文介绍:

要了解如何实施常见方案,请参阅常见邮件审批方案

下面将对两种邮件审批方法进行比较。

 

要执行什么操作? 方法 第一步

创建仲裁通讯组,发送到该组的所有邮件都必须经过审批。

为通讯组设立邮件审批。

转到 Exchange 管理中心 (EAC) >“收件人”>“组” ,编辑通讯组,然后选择“邮件审批”。

对匹配特定条件或发送给特定用户的邮件设置审批要求。

使用“转发邮件以进行审批”操作创建传输规则。

您可以指定邮件条件,包括文本模式、发件人和收件人。您的条件也可以包含例外。

转到 EAC >“邮件流”>“规则”。

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当某人向需要审批的个人或组发送邮件时,如果他们使用 Outlook Web Access,则会收到邮件可能延迟的通知。

显示邮件审批通知的邮件

仲裁人收到请求批准或拒绝邮件的电子邮件。邮件文本中包含批准或拒绝邮件的按钮,附件包含要审阅的原始邮件。

审批请求邮件,包括附件

仲裁人可以采取以下三项操作之一:

显示邮件审批选项的工作流

  1. 如果得到批准,邮件将发送给预期的原始收件人。原始发件人不会收到通知。

  2. 如果被拒绝,将向发件人发送拒绝邮件。仲裁人可以添加解释:

    拒绝通知,包含审阅人的注释
  3. 如果审批者删除或忽略审批邮件,将向发件人发送过期邮件。在 Exchange Online 中过期时间为两天,在 Exchange Server 2013 中为五天。(在 Exchange Server 2013 中,您可以更改此时间。)

等待审批的邮件会临时存储在称为仲裁邮箱的系统邮箱中。在仲裁人决定批准或拒绝邮件、删除审批邮件或者让审批邮件过期之前,原始邮件将保留在仲裁邮箱中。

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通讯组的仲裁人和所有者之间有何区别?

通讯组的所有者负责管理通讯组成员身份,但无法仲裁发送给它的邮件。例如,可能某位 IT 员工是名为“所有员工”的通讯组的所有者,但只有人力资源经理才能被设置为仲裁人。

当仲裁人或审批者向通讯组发送邮件时,会发生什么?

邮件直接发送到通讯组,跳过审批流程。

当只有一部分收件人需要审批时,会发生什么?

您可以向只有一部分收件人需要审批的收件人组发送邮件。请考虑一封发送给 12 个收件人的邮件,其中一个收件人为仲裁通讯组。邮件自动拆分成两个副本。一个邮件直接发送给 11 个不需要审批的收件人,另一个邮件提交到仲裁通讯组的审批流程。如果邮件针对多个仲裁收件人,将为每个仲裁收件人自动创建一个单独的邮件副本,每个副本都需经过相应的审批流程。

如果通讯组包含需要审批的仲裁收件人,应该怎么办?

通讯组可能包含也需要审批的仲裁收件人。在这种情况下,发送到该通讯组的邮件得到批准后,该通讯组中的每个仲裁收件人将具有单独的审批过程。但是,在发送到仲裁通讯组的邮件得到批准后,也可以启用通讯组成员的自动审批。要实现这一点,可使用 Set-DistributionGroup cmdlet 上的 BypassNestedModerationEnabled 参数。

如果我们有自己的 Exchange 服务器,此过程是否会不同?

默认情况下,每个 Exchange 组织使用一个仲裁邮箱。如果您具有自己的 Exchange 服务器且需要更多的仲裁邮箱实现负载平衡,请按照管理邮件审批并进行故障排除中有关添加仲裁邮箱的说明操作。仲裁邮箱是系统邮箱,不需要 Exchange 许可证。

注意注意:
如果您使用 Exchange 2007:Microsoft Exchange Server 2007 不支持仲裁收件人。如果将某封发送给仲裁通讯组的邮件在 Exchange 2007 集线器传输服务器上展开,该邮件将绕过仲裁过程,传递给通讯组的所有成员。如果您的 Exchange 组织中有 Exchange 2007 集线器传输服务器,您需要指定一台 Exchange Server 2013 邮箱服务器作为仲裁通讯组的展开服务器。这样可确保所有发送给通讯组的邮件都能得到仲裁。

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