了解邮件提示

Exchange 2010
 

适用于: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

上一次修改主题: 2015-03-09

邮件提示是用户撰写邮件时向其显示的提示性消息。Microsoft Exchange Server 2010 将分析邮件(包括向其发送了邮件的收件人的列表),如果检测到潜在问题,它将使用邮件提示在邮件发送之前通知用户。借助邮件提示提供的信息,发件人可以调整正在撰写的邮件以避免出现不利情况或未送达报告 (NDR)。

以下无效邮件的情况在任何邮件环境中都很常见:

  • 由于邮件违反组织中配置的限制(如邮件大小限制或每封邮件的最多收件人数限制)而生成 NDR。

  • 由于向不存在的收件人、受限制的收件人或邮箱已满的用户发送邮件而生成 NDR。

  • 向已配置自动答复的用户发送邮件。

以上所有情况都会造成用户发送邮件、预期邮件成功传递但却收到响应提示邮件未能传递。即使是在自动答复等最佳情况下,这些事件也会导致工作效率降低。对于 NDR,这种情况可能会导致需要拨打昂贵的电话联系帮助中心。

还有些情况下,邮件发送不会出错,但是可能出现意外情况甚至是令人尴尬的后果:

  • 邮件发送到超大通讯组。

  • 邮件发送到不正确的通讯组。

  • 意外地向组织外部的收件人发送邮件。

  • 对以密件抄送收件人身份收到的邮件选择了“全部答复”。

通过在用户撰写邮件时通知其发送该邮件所可能出现的结果,上述所有可能出现问题的情况都可以得到缓解。例如,如果发件人知道正尝试发送的邮件大小超过了公司策略所规定的大小,则将不会再尝试发送此邮件。同样,如果发件人得到通知正在发送的邮件将会传递到组织外部的人员,则更有可能会确保邮件内容和语气恰当。

通过解决之前列出的情况,邮件提示可在以下方面为您提供帮助:

  • 通过阻止 NDR 来降低处理和存储邮件的成本。

  • 减少由于 NDR 而需要拨打帮助中心电话的次数。

  • 通过避免出现通信失败(如中断电子邮件发送循环、接收自动答复,然后将邮件重定向)来提高工作效率。

  • 当用户撰写电子邮件时,向其通知组织中配置的对发送的邮件实施限制的各项策略。

  • 将用户定向到正确的通讯组。

  • 降低无意中向组织外部人员泄露信息的风险。

重要重要说明:
邮件提示不是为了强制执行特定的策略。只是通知发件人有关其所撰写的邮件的性质,使其可以进行必要的调整。

若要了解与邮件提示相关的管理任务,请参阅管理邮件提示

下表提供了 Exchange 2010 中的邮件提示列表。

Exchange 2010 邮件提示

邮件提示 方案

无效的内部收件人

如果发件人添加的收件人似乎在组织内部但是不在 Active Directory 中,则显示“无效的内部收件人”邮件提示。

对于不再是公司内部人员但是由于名称解析缓存或发件人“联系人”文件夹中的条目而解析其地址的用户,如果发件人向此用户发送邮件,则可能发生这种情况。如果 Exchange 对发件人所键入的 SMTP 地址的域具有权威性,并且该地址并未解析到某个现有收件人,则也会发生这种情况。

邮件提示将指示收件人无效,并提示发件人将该收件人从邮件中删除。

邮箱已满

如果发件人添加的收件人邮箱已满,并且组织已经对超过指定大小的邮箱实施了“禁止接收”限制,则会显示“邮箱已满”邮件提示。

邮件提示将指示邮箱已满的收件人,并提示发件人将该收件人从邮件中删除。

邮件提示显示时是准确的。如果邮件未立即发送,则邮件提示将会每隔两小时更新一次。这同样适用于保存在“草稿”文件夹中并在两小时后重新打开的邮件。

自动答复

如果发件人添加的收件人已打开自动答复,则会显示“自动答复”邮件提示。

邮件提示将指示已打开自动答复的收件人,同时显示收件人所配置的自动答复的前 250 个字符。

邮件提示显示时是准确的。如果邮件未立即发送,则邮件提示将会每隔两小时更新一次。这同样适用于保存在“草稿”文件夹中并在两小时后重新打开的邮件。

如果您的部分用户邮箱驻留在 Exchange Online 上并且您与 Exchange Online 方案共存,则表示组织中远程部分的远程域对象上的设置会直接影响如何处理此邮件提示。

在 Exchange 2010 中,用户可以为内部发件人和外部发件人配置不同的自动答复。如果远程域配置为内部域(通过将远程域对象上的 IsInternal 参数设置为 $true),则会向组织中的所有用户返回内部自动答复,而不考虑这些用户的邮箱所在的位置。然而,如果远程域未配置为内部域,则会向其邮箱位于本地域中的所有用户返回内部自动答复,而向其邮箱位于远程域中的用户返回外部自动答复。

自定义

如果发件人添加了已为其配置自定义邮件提示的收件人,则会显示自定义邮件提示。

自定义邮件提示可能对提供有关收件人的特定信息十分有用。例如,可为某个通讯组创建自定义邮件提示,通过说明其目的以降低误用的可能性。

默认情况下,如果不允许发件人向该收件人发送邮件,则不会显示自定义邮件提示。在这种情况下,将会显示“受限制的收件人”邮件提示。但是您可以对此配置进行更改,使自定义邮件提示也同时显示出来。有关配置自定义邮件提示的详细信息,请参阅为收件人配置自定义邮件提示

受限制的收件人

对于为其配置了禁止此发件人发送邮件的传递限制的收件人,如果发件人添加了此收件人,则会显示“受限制的收件人”邮件提示。

邮件提示将指示不允许发件人向其发送邮件的收件人,并提示发件人将该收件人从邮件中删除。它还会明确通知发件人,如果发送该邮件,系统将不会进行传递。

如果受限制的收件人是外部收件人或是包含外部收件人的通讯组,则也会向发件人提供此信息。但是,以下邮件提示(如果适用)将不会显示:

  • 自动答复

  • 邮箱已满

  • 自定义邮箱提示

  • 仲裁收件人

  • 超大邮件

外部收件人

如果发件人添加了外部收件人或者包含外部收件人的通讯组,则会显示“外部收件人”邮件提示。

此邮件提示将通知发件人其所撰写的邮件是否会发送到组织外部,以帮助其选择正确的措词、语气和内容。

默认情况下,此邮件提示处于关闭状态。可使用 Set-OrganizationConfig cmdlet 将其打开。有关详细信息,请参阅配置邮件提示的组织设置

如果您的部分用户邮箱驻留在 Exchange Online 上并且您与 Exchange Online 方案共存,则表示组织中远程部分的远程域对象上的设置会直接影响如何处理此邮件提示。

如果远程域配置为内部域(通过将远程域对象上的 IsInternal 参数设置为 $true),则会将此远程域中的所有收件人都视为内部收件人,因此不会显示“外部收件人”邮件提示。然而,如果远程域未配置为内部域,则会将该域中的收件人视为外部收件人,并在撰写发往这些收件人的邮件时将显示此邮件提示。

注释注意:
在撰写发往远程域中的通讯组的邮件时,不会评估此邮件提示。

大型受众

如果发件人添加的通讯组超过了组织中配置的大型受众大小,则将显示“大型受众”邮件提示。默认情况下,如果邮件要发送到的通讯中包含超过 25 个成员,则 Exchange 将对其显示此邮件提示。有关为组织配置大型受众大小的信息,请参阅配置邮件提示的组织设置

系统不会每次都计算通讯组的大小。而是从组指标数据中读取通讯组信息。有关组指标的详细信息,请参阅了解组指标

仲裁收件人

如果发件人添加了已经过仲裁的收件人,则会显示“仲裁收件人”邮件提示。

邮件提示将指示已经过仲裁的收件人,并通知发件人这可能会导致传递延迟。

如果发件人也是仲裁人,则不显示此邮件提示。如果已明确允许发件人向该收件人发送邮件(将发件人姓名添加到收件人的“接收邮件的唯一来源”列表中),则同样不会显示此邮件提示。

对密件抄送全部答复

如果发件人收到邮件的密件抄送副本并选择了“全部答复”,则显示“对密件抄送全部答复”邮件提示。

当某个用户选择对这类邮件进行“全部答复”时,该用户收到了此邮件的密件抄送这一事实将会泄露给收到此邮件的其余受众。几乎在所有情况下,这都是一个不利情况,而此邮件提示会将此情况通知用户。

注释注意:
此邮件提示仅在 Microsoft Office Outlook Web App 中受支持。

超大邮件

如果发件人正撰写的邮件超过了组织中配置的邮件大小限制,则显示“超大邮件”邮件提示。

如果邮件大小违反了以下大小限制之一,则显示此邮件提示:

  • 发件人邮箱上的最大发送大小设置

  • 收件人邮箱上的最大接收大小设置

  • 组织的最大邮件大小限制

  • 最大请求长度设置(仅适用于 Outlook Web App)

注释注意:
组织中连接器上的邮件大小限制将不予以考虑,因为其实施比较复杂。
注释注意:
不在 Outlook Web App 中显示此邮件提示。

在 Exchange 2010 中,邮件提示是作为 Web 服务而实施的。当发件人撰写邮件时,客户端软件将向已安装客户端访问服务器角色的运行 Exchange 2010 的服务器执行 Exchange Web 服务呼叫,以获取邮件提示列表。Exchange 2010 服务器将以适用于此邮件的邮件提示列表作为响应,客户端软件会向发件人显示这些邮件提示。

以下邮件客户端支持邮件提示:

  • Outlook Web App

  • Microsoft Outlook 2010 

发件人执行以下操作将触发对邮件提示的评估或更新:

  • 添加收件人

  • 添加附件

  • 答复或全部答复

  • 从“草稿”文件夹中打开已发送给收件人的邮件

客户端会对邮件提示进行缓存,因此删除和添加同一收件人不会导致客户端再次查询客户端访问服务器。

查询客户端访问服务器时,此服务器会编译适用的邮件提示的列表,并一次性将其全部返回。因此,所有的邮件提示将同时显示给用户而不会一次到达一个,以免对发件人产生干扰。

客户端访问服务器使用以下源编译适用于特定邮件的邮件提示:

  • Active Directory

  • 收件人邮箱

  • 本地组指标数据

每次发件人向邮件中添加收件人时,都会发生一系列评估邮件提示的事件,如下图所示。

邮件提示评估

邮件提示评估工作流

如上图所示:

  1. 邮件客户端将查询客户端访问服务器上的 Web 服务,以获取适用于邮件中收件人的邮件提示。

  2. 客户端访问服务器收集邮件提示数据:

    1. 客户端访问服务器查询 Active Directory,并读取组指标数据。

    2. 如果收件人是位于本地站点中邮箱服务器上的邮箱,则客户端访问服务器将查询邮箱服务器,以收集“自动答复”和“邮箱已满”邮件提示。如果收件人的邮箱在另一站点中,则客户端访问服务器将从远程站点中的客户端访问服务器请求邮件提示信息。

    3. 远程站点中的客户端访问服务器将查询本地邮箱服务器,以获取邮箱提示数据。

    4. 远程客户端访问服务器将代理结果,使其返回正在请求的客户端访问服务器。

  3. 客户端访问服务器将邮件提示数据返回客户端。

邮件提示受到以下限制:

  • 以脱机模式使用 Outlook 时,不支持邮件提示。

  • 将邮件发送到通讯组时,不会对此通讯组中每个收件人成员的邮件提示进行评估。但是如果有任何一个成员是外部收件人,则将显示“外部收件人”邮件提示,向发件人显示此通讯组中的外部收件人数。

  • 如果向 200 个以上的收件人发送邮件,则由于性能原因,不会评估各个邮箱邮件提示。

  • 自定义邮件提示限制在 250 个字符以内。

  • 如果发件人开始撰写邮件并且长时间使其保持打开状态,则“自动答复”和“邮箱已满”邮件提示将每隔两个小时评估一次。

依赖于收件人邮箱数据的邮件提示是通过连接到存放这些收件人的邮箱服务器来进行评估的。“邮箱已满”和“自动答复”邮件提示即在此类别中。对于这些邮件提示,仅当收件人在相同的站点中时,客户端访问服务器才会直接使用 RPC 查询邮箱服务器。对于驻留在其他站点或林中的收件人,此信息是通过客户端访问服务器之间的服务器到服务器 Web 请求进行收集的。

Microsoft Exchange Server 2010 Service Pack 1 (SP1) 允许您配置与 Exchange Online 或其他组织的组织关系。通过建立组织关系,可以在使用某些功能(包括在两个组织之间共享忙/闲数据、配置安全邮件流以及启用跨两个组织的邮件跟踪)与其他组织交涉时增强用户体验。有关组织关系的详细信息,请参阅了解联合身份验证

当在组织关系上启用邮件提示时,本地客户端访问服务器会代理远程组织中的客户端访问服务器。该行为类似于如何为远程 Active Directory 站点中的用户处理特定于邮箱的邮件提示。唯一的区别在于,客户端访问服务器会代理组织关系上的所有邮件提示类型,而不仅是特定于邮箱的邮件提示。

除了仅仅允许或阻止返回邮件提示之外,您还可以细致地控制在组织关系上返回哪些邮件提示类型。以下两节详细说明了这些设置。

建立组织关系的原因可能有许多。根据具体情况,您可能需要限制某些类型的邮件提示。具体来说,您可以允许返回所有邮件提示,或仅返回阻止 NDR 的一组有限的邮件提示。可以使用 Set-OrganizationRelationship cmdlet 的 MailTipsAccessLevel 参数配置此设置。下表显示在组织关系上返回的邮件提示。

 

邮件提示 所有 有限

大型受众

自动答复

如果收件人的远程域指定为内部域,则显示内部自动答复。否则,显示外部自动答复。

显示外部自动答复。

仲裁收件人

超大邮件

受限制的收件人

邮箱已满

自定义邮件提示

外部收件人

如果收件人的远程域指定为内部域,则禁止此邮件提示。否则,返回外部邮件提示。

如果收件人的远程域指定为内部域,则禁止此邮件提示。否则,返回外部邮件提示。

有关如何配置邮件提示访问级别的详细步骤,请参阅配置邮件提示的组织设置

当在组织关系上启用邮件提示并将访问级别设置为 All 时,会为所有用户返回特定于收件人的邮件提示、邮箱已满、自动答复和自定义邮件提示。然而,您可能只希望允许为一组特定用户返回这些邮件提示。例如,如果您与某个合作伙伴建立了组织关系,则可能希望仅允许为与该合作伙伴一起工作的用户返回这些邮件提示。

若要实现此目的,需要首先创建一个组,然后将希望为其共享特定于收件人的邮件提示的所有用户都添加到该组。随后您可以在组织关系上指定该组。

在实施此限制之后,您的客户端访问服务器会首先验证它们针对其接收邮件提示查询的收件人是否属于此组。如果该收件人为此组的成员,则客户端访问服务器会代理返回所有邮件提示,包括特定于收件人的邮件提示。否则它们不会在其响应中包括特定于收件人的邮件提示。

有关如何配置邮件提示访问级别的详细步骤,请参阅配置邮件提示的组织设置

下表列出了一些有关邮件提示的常见性能注意事项及其处理方式。

邮件提示的常见性能注意事项

性能注意事项 相关的缓解措施

发现通讯组和动态通讯组的大小以及这些通讯组是否包括外部收件人似乎是一项高成本的操作。

撰写邮件时,系统不会评估通讯组和动态通讯组。此信息由组指标生成服务每日计算,并分发到所有客户端访问服务器上。有关详细信息,请参阅了解组指标

在收件人很多的邮件中发现所有收件人的传递限制可能会非常耗费资源。

如果邮件的收件人超过 200 个,则不会评估传递限制,也不会为通讯组和动态通讯组的成员评估传递限制,而是仅对明确添加到邮件中的收件人评估传递限制。

如果用户展开某个通讯组,则只要收件人总数不超过 200,系统都会对所有成员评估传递限制。

从复杂拓扑的不同站点中收集信息可能需要花费较长时间。

如果 10 秒钟内未返回请求的信息,则操作将超时。Exchange 不会在 10 秒钟后向发件人显示任何新的邮件提示。

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