常见邮件审批方案

 

适用于:Exchange Online, Exchange Server 2013

上一次修改主题:2014-09-29

您的组织可能要求特定类型的邮件得到审批,才能符合法定或合规要求,或者才能实施特定的业务工作流。下面是您使用 Exchange 可以设置的一些常见方案示例:

为控制发送到某个大型通讯组的邮件数量,您可能需要有一个仲裁人来审批发送到该通讯组的邮件。如果对于哪些邮件需要审批并无标准,设置标准最简单的方法是将通讯组配置为需要邮件审批。

在本示例中,发送到“所有员工”组的所有邮件都必须经过审批,除非发件人是名为“法律小组”的通讯组的成员。

通讯组的邮件审批设置

要设置发送到特定通讯组的邮件需进行审批的要求,在 Exchange 管理中心 (EAC),转到“收件人”>“组”,编辑该通讯组,然后选择“邮件审批”。

下面是可能需要经理审批的一些常见邮件类型:

  • 某个用户发送至特定通讯组或收件人的邮件

  • 发送至外部用户或合作伙伴的邮件

  • 在两个组之间发送的邮件

  • 包含特定内容的邮件,例如特定客户的名称

  • 某个实习生发送的邮件

要设置将邮件发送审批的要求,请首先使用“将邮件发送给仲裁人”模板创建一个规则,然后选择邮件应发送给发件人的经理,如下列屏幕截图中所示。

使用模板创建新规则

然后定义哪些邮件需要审批。

在以下示例中,由实习生 Garth Fort 发送至组织外部收件人的所有邮件都需由经理审批。

将邮件转发给用户经理的规则

要开始,请转到 EAC >“邮件流”>“规则”,并使用“将邮件发送给仲裁人”模板创建一个新规则。

重要说明重要说明:
默认情况下,某些条件和操作(包括转发给发件人的经理)在“新建规则”页面中会隐藏。要查看所有条件和操作,请选择“更多选项”。

您可以要求对邮件进行多级审批。例如,您可以要求发送给某特定客户的邮件先由客户关系经理审批,然后由合规部主管审批,您也可以要求将费用报告发送给两级经理审批。

要创建此类多级审批,请为每一级审批创建一个传输规则。每个规则在邮件中检测相同的模式,如下所述:

  • 第一个规则将邮件转发给第一个审批者。第一个审批者接受邮件后,邮件将自动发送给第二个规则中的审批者。

  • 如果审批链中的所有审批者在收到审批请求后都选择了“批准”,则当链中的最后一级审批完成后,原始邮件将发送给预期的收件人。

  • 如果审批链中的任何人在收到审批请求后选择了“拒绝”,发件人将收到拒绝邮件。

  • 如果任何审批请求在过期时间(Exchange Online 为 2 天,Exchange Server 2013 为 5 天)内未得到批准,发件人将收到过期邮件。

以下示例假定您有一个名为 Blue Yonder Airlines 的客户,您希望由客户关系经理和合规部主管审批发送给该客户的所有邮件。您创建了两个规则,每个审批者一个。第一个规则针对第一级审批者。第二个规则针对第二级审批者。

用于两个审批级别的两条规则

第一个规则识别主题或正文中包含公司名 Blue Yonder Airlines 的所有邮件,并将这些邮件发送给相应的内部客户关系经理 Garret Vargas。

第一级审批者的规则

第二个规则将这些邮件发送给合规部主管 Tony Krijnen。

第二级审批规则,具有相同的条件

在传输规则中,在规则内配置的所有条件都必须为真,规则才能匹配。如果您希望相同的操作适用于每个条件,您应该为它们分别创建一个规则。

为此,在 EAC 中的“规则”页上,为第一个条件创建一个规则。然后选择规则,选择“复制”,将新规则中的条件更改为匹配第二个条件。

在创建包含“OR”条件的多个规则时请务必小心,不要让邮件向审批者发送多次。为避免出现这种情况,请向第二个规则添加例外,使其忽略匹配第一个规则的邮件。

例如,单个规则无法检查邮件的主题或附件标题中是否包含“sales quote”。为避免邮件向审批者发送多次,如果第一个规则检查邮件主题或正文中是否包含“sales quote”,则检查附件内容是否包含“sales quote”的第二个规则需要一个例外,例外中应包含第一个规则的条件。

对第二条规则使用异常
注意注意:
默认情况下,例外在“新建规则”页中会隐藏。要查看所有条件和操作,请选择“更多选项”。

如果您具有数据丢失预防(DLP) 功能,则有很多预定义的敏感信息类型。使用 DLP,您可以看到邮件包含敏感信息条件。不论您是否具有 DLP,都可以创建可识别您组织特定的敏感信息模式的条件。

在以下示例中,包含敏感信息的邮件需要进行审批。在本示例中,包含信用卡号的邮件需要进行审批。

转发包含敏感信息的规则
 
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