最终用户的呼叫应答的规则

Exchange 2010
 

适用于: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

上一次修改主题: 2010-04-12

Exchange 统一消息的一个主要功能是应答传入呼叫,获取语音邮件并将其发送到收件箱。呼叫应答规则允许您告诉语音邮件系统如何处理传入呼叫。可以设置语音邮件系统仅应答传入呼叫并记录语音邮件,也可以设置条件和操作,以便用不同方式处理传入呼叫。

目录

呼叫应答规则概述

呼叫应答规则的结构

录制个性化语音邮件问候语

保存呼叫应答规则

如果您的邮箱启用了 Exchange 2010 统一消息,则可以设置九个电话应答规则。这些规则不同于您设置的收件箱规则。默认情况下,没有为您创建呼叫应答规则。系统会提示所有呼叫者给您留下语音邮件,直至您设置呼叫应答规则。如果满足于让语音邮件系统只是应答传入呼叫和录制语音邮件,可以不创建任何呼叫应答规则。但是,如果决定需要设置条件或操作,则可以通过使用 Outlook Web App 中“语音邮件”选项卡上的“呼叫应答规则”部分设置它们。使用“呼叫应答规则”部分(如下所示)可以创建、编辑和删除呼叫应答规则。

CallAnsweringRules

若要新建呼叫应答规则,请单击 呼叫应答 - 新建规则

创建的每个呼叫应答规则都包含两个主要部分:

  • 条件 – 在将规则应用于传入呼叫之前必须满足的条件。

  • 操作 – 在满足所有条件时应呈现给呼叫者的选项。这些操作将通过电话传给呼叫者,然后呼叫者可以使用电话上的小键盘选择要执行的操作。

下图显示了用于创建呼叫应答规则的表单。该表单分为两栏。右栏显示可用于生成规则的可用条件和操作列表。左栏显示已添加到规则的条件和操作的列表。

CallAnsweringRule-Create

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条件是可以应用于呼叫应答规则的规则。通过使用条件组合,可以创建在符合这些条件时触发的多个呼叫应答规则。若要创建应用于每个呼叫的默认规则,可以创建不包含任何条件的规则。

设置呼叫应答规则时,可以使用的条件有四个,其中包括:

  • 呼叫者 ID

  • 一天中的时间

  • 忙/闲状态

  • 自动电子邮件答复已启用/禁用

使用下列选项之一可以为呼叫应答规则添加条件:

AddCondition

该操作用于定义在符合条件时要执行何种操作。三种类型的操作是:

  • 呼我

  • 呼叫转移

  • 留下语音邮件

使用下列选项之一可以为呼叫应答规则添加操作:

AddAction

添加一个“呼我”操作

在呼叫者选择“呼我”时,语音邮件系统将尝试在最多 2 个不同的电话号码中查找您,如果通过一个电话号码可以联系到您,则会让呼叫者与您连接。若要将“呼我”添加到您的操作列表,请单击 FindMeOption

在“呼我”对话框中,指定电话号码和其他设置。以下列出了可用的设置:

FindMeDialogBox

您可以指定向呼叫方读取的文本。例如,如果输入“紧急事项”以通知呼叫者在有重要事情与您讨论时仅应选择此操作,语音邮件系统将说“紧急事项,请按 1 键”。

必须将“呼我”操作与电话键盘上的数字关联,以便呼叫者按该键来选择此操作。在上例中,电话键“1”代表您指定的电话号码之一,呼叫者按该键可以通过该电话号码与您联系。

接下来,必须指定语音邮件系统将拨打的一至两个电话号码。如果指定两个电话号码,则在通过第一个号码不能联系您时,将拨打第二个号码。您指定的每个电话号码都有一个关联的持续时间。持续时间是语音邮件系统在移动到下一个号码(或者无法与您取得联系时语音邮件系统返回选项菜单)之前将尝试拨打该电话号码的时间段。

在输入此信息之后,请单击“应用”保存“呼我”设置。

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添加呼叫转移选项

通过设置呼叫转移操作,可以向呼叫者提供将呼叫转移到另一个人的电话号码的选项。若要将“呼叫转移”添加到您的操作列表,请单击 TransferCallerToOption

在将传入呼叫转移到另一个电话或联系人时,可以使用若干选项。下面显示了“呼叫转移”对话框。

TransferCallerToDialogBox
  • 您可以指定向呼叫方读取的文本。例如,可以输入“重要事项”以通知呼叫者在有重要事情与您讨论并需要与某人说话时应选择此选项。

  • 必须将“呼叫转移”操作与电话键盘上的数字关联,以便呼叫者按该键来选择此操作。

  • 选择“呼叫转移”操作时,必须指定将呼叫者转移到的人或电话号码。您可以选择呼叫者在电话键盘上按正确键时所呼叫的电话号码或联系人。如果指定公司目录中的联系人,则语音邮件系统会尝试将呼叫转移到该联系人的分机号码。

  • 除了指定要将呼叫者转移到的人或电话号码外,还需要在电话键盘上指定一个数字,以便呼叫者按该数字键来选择“呼叫转移”操作。

  • 在输入此信息之后,请单击“应用”保存“呼叫转移”设置。

添加和删除“留下语音邮件”操作

默认情况下,语音邮件选项会自动添加到每个呼叫应答规则。如果不想提供此选项,则通过单击 RemoveVoiceMailOption 可以将其删除。按 # 号键可以录制语音邮件。如果已删除用于接收语音邮件的选项,还可以通过单击 LeaveVoiceMessageOption 选项再添加。

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可以为创建的每个呼叫应答规则录制自定义问候语。默认情况下,统一消息将基于配置的操作生成默认问候语。若要录制自定义问候语,可以单击 CallPlayonPhoneNumberOption

这将在“呼叫应答规则”窗口和语音邮件系统中呼叫您,此时您即可以录制问候语。在录制中,应当包括已经在规则本身中配置的任何操作。如果已经录制自定义问候语,则语音邮件系统不会列出操作。

还可以通过选中或清除 LetCallersInterruptOption 复选框来允许或阻止呼叫者中断正在向其播放的语音邮件问候语。

在保存规则之前,必须为其取一个有意义的名称。执行此操作后,请单击“保存并关闭”创建规则。接下来应当进行测试,通过尝试呼叫电话分机和等待统一消息应答呼叫,确保呼叫应答规则按所需的方式正常工作。

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