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英语

与 Outlook Voice Access 导航菜单

Exchange 2013
 

适用于:Exchange Server 2013, Exchange Server 2016

上一次修改主题:2013-04-23

Outlook访问语音是在统一邮件 (UM) 使用户能够检索电子邮件和语音邮件消息使用和管理他们的日历和个人联系人的模拟、 数字或移动电话的功能。他们可以使用他们的电话键盘或语音命令,与其邮箱进行交互,但必须使用数字小键盘上他们的电话来搜索您单位的目录中的用户。

当启用 UM 的用户连接到 Outlook Voice Access 号时,他们可以登录到他们的邮箱使用电话并提供一系列的语音提示。这些语音提示帮助导航的语音邮件系统菜单,使他们能够访问其邮箱。Outlook语音访问允许用户执行下列操作 ︰

  • 检索、收听、答复、创建和转发语音邮件或电子邮件。

  • 收听或更改日历信息。

  • 更改个人选项(如 PIN),或者呼叫个人联系人或向其发送语音邮件。

Outlook语音访问号码指派给用户,当他们正在启用了 UM。用户可以找到Outlook语音访问号码访问其邮箱中发送它们正在启用 UM 或通过登录到他们的邮箱使用Outlook转到选项的 Web 应用程序时对它们的欢迎消息 >电话和查找 Outlook Voice Access 数字或数字的Outlook Voice Access中。

用户输入他们的分机号码和 PIN 后,语音邮件系统会让他们知道多少新语音邮件和电子邮件他们和他们的下一次会议时。语音邮件系统播放此提示后,主菜单将用户和用户读取 Outlook Voice Access 可以说出下列项之一 ︰

  • 语音邮件

  • 电子邮件

  • 日历

  • 个人选项

目录

Reading and reviewing email

Managing calendar meetings and appointments

Managing personal options and contacts

用户可以聆听,答复、 创建,并使用电话的未读的电子邮件转发。例如,如果用户需要重要的电子邮件,并且不能访问互联网,他们可以使用手机拨打Outlook语音访问号码。

若要使用语音命令收听电子邮件,用户必须拨打 Outlook Voice Access 号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 说出"电子邮件"获取电子邮件。

  2. 语音邮件系统会读出第一封未读电子邮件的名称、主题、时间和优先级。

  3. 然后,用户可以说出下列选项之一:

    • "下一封邮件":将当前邮件标记为"已读",然后转到下一封电子邮件。

    • "标记为未读":将当前邮件标记为"未读",然后转到下一封邮件。

    • "结尾":跳转到邮件结尾。

    • "删除":删除邮件。

此过程如下图所示。

收听电子邮件 VUI

若要使用电话软键盘收听电子邮件,用户必须拨打 Outlook Voice Access 号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 按 2 获取电子邮件。

  2. 语音邮件系统会读出第一封未读电子邮件的名称、主题、时间和优先级。

  3. 然后,用户可以按下列键之一:

    • 井号 (#) 键:将当前邮件标记为"已读",然后转到下一封电子邮件。

    • 9:将当前邮件标记为"未读",然后转到下一封邮件。

    • 33:跳转到邮件结尾。

    • 7:删除邮件。

此过程如下图所示。

使用按键界面收听电子邮件

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若要收听电子邮件并使用语音命令进行回复,用户必须执行下列操作:

  1. 说出"电子邮件"。

  2. 在跳转到要答复的电子邮件之前,重复地说出"下一封邮件"。

  3. 收听邮件,或说出"结尾"转到邮件结尾。

  4. 说出下列选项之一:

    • "答复":答复发件人。

    • "全部答复":答复发件人以及其他所有收件人。

    • "转发":将邮件转发给其他用户或组。

  5. 记录答复,再挂上、 保持缄默,或按任意键。若要接受的回复消息并发送它,说"发送它。"

此过程如下图所示。

用 VUI 答复电子邮件

若要收听电子邮件并使用电话软键盘进行回复,用户必须执行下列操作:

  1. 按 2。

  2. 在跳转到要答复的电子邮件之前,重复地按 #。

  3. 收听邮件,或按 33 转到邮件结尾。

  4. 按下列键之一:

    • 8:答复发件人。

    • 88:答复发件人以及其他所有收件人。

    • 6:将邮件转发给其他用户或组。

  5. 记录答复,,然后按 #。要接受的回复消息并发送它,请按 1。

此过程如下图所示。

用按键界面答复电子邮件

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若要收听电子邮件并使用语音命令转到下一封未读电子邮件,用户必须执行下列操作:

  1. 说出"电子邮件"。

  2. 说"下一个未读。"如果他们想要将邮件标记为 ' 未读 ',说出"标记未读"。

此过程如下图所示。

阅读下一封未读电子邮件

若要收听电子邮件并使用电话软键盘转到下一封未读电子邮件,用户必须执行下列操作:

  1. 按 2。

  2. 按下 # # 收听下一未读邮件。请按 9,若要将邮件标记为 ' 未读 '。

此过程如下图所示。

阅读下一封未读电子邮件

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若要收听电子邮件并使用语音命令将邮件标记为待处理,用户必须执行下列操作:

  1. 说出"电子邮件"。

  2. 直到他们到达他们想要标记后续标志的电子邮件,反复说"下一步的消息"。口述"未读标记"以将邮件标记为 ' 未读 '。

  3. 收听邮件,或说出"结尾"转到邮件结尾。

  4. 说出"标记"或"标记为待处理",将邮件标记为待处理。

此过程如下图所示。

标记电子邮件以便后续跟进

若要收听电子邮件并使用电话软键盘将邮件标记为待处理,用户必须执行下列操作:

  1. 按 2。

  2. 重复按 #,直到他们到达他们想要标记后续标志的电子邮件。请按 9,若要将邮件标记为 ' 未读 '。

  3. 收听邮件,或按 33 转到邮件结尾。

  4. 按两次 0(零)访问更多选项。

  5. 按 44 将邮件标记为待处理。

此过程如下图所示。

标记电子邮件以便后续跟进

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若要收听电子邮件并隐藏对话,以使语音邮件系统在用户使用语音命令的情况下不继续读出同一电子邮件对话中的其他电子邮件,用户必须执行下列操作:

  1. 说出"电子邮件"。

  2. 直到他们到达他们想要的电子邮件,反复说"下一步的消息"。口述"未读标记"以将邮件标记为 ' 未读 '。

  3. 收听邮件,或说出"结尾"转到邮件结尾。

  4. 说"隐藏"隐藏对话"以隐藏对话。下一步的电子邮件,从一个不同的对话就会读取。

此过程如下图所示。

隐藏电子邮件会话

若要收听电子邮件并隐藏对话,以使语音邮件系统在用户使用电话软键盘的情况下不继续读出同一电子邮件对话中的其他电子邮件,用户必须执行下列操作:

  1. 按 2。

  2. 重复按 #,直到他们到达他们想要隐藏的电子邮件。请按 9,若要将邮件标记为 ' 未读 '。

  3. 收听邮件,或按 33 转到邮件结尾。

  4. 若要隐藏对话的按 99。下一步的电子邮件,从一个不同的对话就会读取。

此过程如下图所示。

隐藏电子邮件会话
注意注意:
当对话处于隐藏状态时,则将它隐藏仅为当前会话。如果用户注销,然后登录到他们的邮箱,语音邮件系统将读取电子邮件的同一对话中。

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用户可以通过电话收听、答复、创建和转发日历会议请求和约会。

例如,用户已在上午 10:00 召开会议但是,由于某些意外的延迟,用户会晚 15 分钟。用户可以通过Outlook访问语音呼叫的电话号码、 登录到他们的邮箱,然后访问日历中的那一天的会议的列表通知其他与会者。语音邮件系统读取的上午 10:00 会议的会议请求后,用户可以使用,我将后期功能通知用户将会晚 15 分钟所有与会者。每个与会者都将收到电子邮件,通知他们,用户会晚 15 分钟。用户还可以附加语音邮件选项。

在另一示例中,用户可能会决定安排全天会议很短通知重要客户。用户必须在可能的最简单方法的这一天取消所有其他会议。使用清除我的日历功能,用户可以快速、 轻松地整天清除他们的日历。

若要使用语音命令向与会者发送"我将迟到"邮件,用户必须拨打 Outlook Voice Access 号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 说出"今天的日历"获取日历。

  2. 收听会议请求,找到要向其与会者发送"我将迟到"邮件的会议。

  3. 在系统读出会议请求之后,说出"我将迟到"。

  4. 语音邮件系统要求,"如何后期吗?"说"10 分钟"。

  5. 语音邮件系统会询问"要记录消息?"如果是这样,说"是,"记录消息,然后说"发送它。"如果不是,说出"否"。

此过程如下图所示。

发送"我将迟到"

若要使用电话软键盘向与会者发送"我将迟到"邮件,用户必须拨打 Outlook Voice Access 号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 按 3 获取日历。

  2. 收听会议请求,找到要向其与会者发送"我将迟到"邮件的会议。

  3. 在系统读出会议请求之后,按 3。

  4. 语音邮件系统要求,"如何后期吗?"在电话键盘上输入 10。

发送"我将迟到"邮件

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若要取消会议,用户必须是会议组织者。若要取消使用语音会议,会议组织者必须执行以下操作 ︰

  1. 说出"今天的日历"。

  2. 收听会议请求,找到要取消的会议。

  3. 在系统读出会议请求之后,说出"取消会议"。

  4. 若要确认取消会议,请说出"是"。

  5. 如果会议组织者选择发送语音邮件,则可以说出"是"。在系统录制邮件后,说出"发送"。

此过程如下图所示。

取消会议

若要取消会议,用户必须是会议组织者。若要取消使用电话键盘的会议,会议组织者必须执行以下操作 ︰

  1. 按 3。

  2. 收听会议请求,找到要取消的会议。

  3. 按 7 取消会议。

  4. 如果会议组织者选择发送语音邮件,可以按下列键之一:

    • #:停止录制邮件。

    • 1:接受录制的邮件。

此过程如下图所示。

取消会议

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若要使用语音命令清除日历,用户必须执行下列操作:

  1. 说出"今天的日历"。

  2. 说出"清除我的日历"。

  3. 输入要清除的时间或天数。

  4. 语音邮件系统询问是否要进行附加记录的语音信息。如果是这样,说"是,"记录消息,然后说"发送它。"如果不是,说出"否"。

此过程如下图所示。

清除我的日历

若要使用电话软键盘清除日历,会议组织者必须执行下列操作:

  1. 按 3。

  2. 按 00 转到"更多选项"菜单。

  3. 按 77 清除日历。

  4. 输入要从日历中清除的小时数。

  5. 如果用户选择发送语音邮件,则可以执行下列操作之一:

    • 按 # 不发送语音邮件。

    • 按照提示录制语音邮件,按 # 停止录制邮件,然后按 1 接受录制的邮件。

此过程如下图所示。

清除我的日历

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若要使用语音命令接受会议请求,用户必须执行下列操作:

  1. 说出"电子邮件"获取电子邮件。

  2. 收听包含会议请求的电子邮件。

  3. 说出"接受"接受会议请求。

此过程如下图所示。

接受会议请求

若要使用电话软键盘接受会议请求,用户必须执行下列操作:

  1. 按 2 获取电子邮件。

  2. 收听包含会议请求的电子邮件。

  3. 按 4 接受会议请求。

此过程如下图所示。

接受会议请求

若要使用语音命令答复会议请求,用户必须执行下列操作:

  1. 说出"今天的日历"。

  2. 收听会议请求,找到要答复的会议请求。

  3. 说出"更多选项"打开"更多选项"菜单。

  4. 说出"答复"答复会议组织者。

  5. 录制邮件。

  6. 说出"发送"。

此过程如下图所示。

答复会议请求

若要使用电话软键盘答复会议请求,用户必须执行下列操作:

  1. 按 3。

  2. 收听会议请求,找到要答复的会议请求。

  3. 按 00 访问更多选项。

  4. 按 8 答复会议组织者。

  5. 录制邮件,然后按 #。

  6. 按 1 接受录制的邮件并发送。

此过程如下图所示。

答复会议请求

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用户可以管理其个人选项和使用Outlook语音访问联系人。他们可以 ︰

  • 呼叫个人联系人。

  • 在目录中找到并呼叫用户。

  • 配置个人选项,例如通过电话更改 PIN。

当用户第一次将他们的邮箱设置时,必须创建个人和呼叫者将听到用户都无法回答他们的电话时的自动答复问候。如果,例如,用户意识到,他们忘记了要打开自动答复,问候的声音将为调用方提供另一个号码,如果他们有一个直接的问题,用户可以使用Outlook语音访问来访问其个人选项和记录,并开启自动答复任何电话问候。

如果某用户必须与客户经理联系,告诉他/她某个客户的重要信息,用户可以呼叫 Outlook Voice Access 号码,通过电话软键盘使用目录搜索功能找到该客户经理,然后拨打其电话。

注意注意:
用户必须使用电话软键盘才能访问"个人选项"菜单。

若要使用语音命令录制个人问候语,用户必须拨打 Outlook Voice Access 号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 说出"个人选项"访问个人选项。

  2. 按 2 录制问候语。

  3. 按 1 键以记录个人问候语。如果他们需要重新录制个人问候语,请按 2。

  4. 按 # 停止录制个人问候语。

  5. 按 1 接受个人问候语。

此过程如下图所示。

录制您的个人问候语

若要使用电话软键盘录制个人问候语,用户必须拨打 Outlook Voice Access 号码,输入分机号码和 PIN,然后执行下列操作:

  1. 按 6 访问个人选项。

  2. 按 2 录制问候语。

  3. 按 1 键以记录个人问候语。如果他们需要重新录制个人问候语,请按 2。

  4. 按 # 停止录制个人问候语。

  5. 按 1 接受个人问候语。

此过程如下图所示。

录制您的个人问候语
注意注意:
更改电话问候语时,用户还可以根据需要选择启用还是禁用自动答复电子邮件。

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若要使用语音命令找到并向其他已启用 UM 的用户发送语音邮件,用户必须执行下列操作:

  1. 说出"目录"。

  2. 说出要查找的用户姓名。

  3. 从列表中选择正确的用户。

  4. 说出"发送邮件",然后录制语音邮件。

  5. 说出"发送"发送邮件。

此过程如下图所示。

将语音邮件发送到用户

若要使用电话软键盘找到并向其他已启用 UM 的用户发送语音邮件,用户必须执行下列操作:

  1. 按 4 搜索联系人。

  2. 按 00 在目录中查找用户。

  3. 使用电话软键盘拼写要查找的用户姓名。

  4. 从列表中选择正确的用户。

  5. 按 3 向该用户发送语音邮件。

  6. 录制语音邮件,然后按 # 停止录制。

  7. 按 1 接受并发送语音邮件。

此过程如下图所示。

将语音邮件发送到用户

若要使用语音命令更改 PIN,用户必须执行下列操作:

  1. 说出"个人选项"。

  2. 按 3 更改 PIN。

  3. 输入新 PIN,然后按 #。

  4. 按 # 确认新 PIN。

此过程如下图所示。

更改 PIN

若要使用电话软键盘更改 PIN,用户必须执行下列操作:

  1. 按 6 访问个人选项。

  2. 按 3 更改 PIN。

  3. 输入新 PIN,然后按 #。

  4. 按 # 确认新 PIN。

此过程如下图所示。

更改 PIN

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