设置供应商发票工作流 [AX 2012]

已更新:July 23, 2014

应用于: Microsoft Dynamics AX 2012 R3

本主题说明如何设置用于供应商发票和供应商发票行的一个或多个工作流配置。例如,您可以设置不用于采购订单的供应商发票工作流,也可以设置用于采购订单的自动根据发票运行发票匹配的工作流。如果为供应商发票设置了工作流审核,则附加控件将显示在 供应商发票 窗体的顶部。这些包括一个黄色的信息栏和一个“提交”按钮或一个“操作”菜单。有关详细信息,请参阅提交文档工作流操作

在发票已提交进行工作流日志审核时,供应商发票 窗体中的某些按钮将不可用。当审核发票时,可以使用“操作窗格”中 过帐 组的选项,但是在该窗体中的其他控件和字段不可用。如果用户更改了一个已审核发票,则工作流状态将重置,并且 过帐 组中的选项不可用,而其他控件和字段变为可用。该用户必须重新提交更改后的发票以供审核。

下图显示了如何设置供应商发票工作流。这些编号对应于本主题后面部分的过程 。

设置供应商发票工作流的流程图

下图显示了包括以下工作流元素的供应商发票工作流示例:

  • 自动化的任务,“评估发票的政策规则”

  • 手工任务,“审查供应商发票匹配”

  • 有条件决策,“总量是否在 10,000 以下?”

  • 审核任务,“审核供应商发票”

  • 自动化的任务,“过帐供应商发票”

有条件决策的工作流

下表显示必须先就绪然后才能开始的先决条件。

类别

先决条件

相关的配置任务

为发票匹配设置应付帐款

关键任务:供应商发票策略

应付帐款参数

若要将工作流与供应商发票策略一起使用,请确保 应付帐款参数 窗体中 过帐具有差异的发票 字段设置为 允许但显示警告

基于分配给项目角色或计费支出的财务维度的用户,您可以设置支出审核员各种配置来确定支出的审核路线。工作流流程使用指定的项目角色或财务维度拥有者确定将支出传送给谁。

您不必设置支出审核人配置。当您定义工作流时,可以分配特定用户或用户组为审核员。但是,如果您的组织结构比较复杂,则通过指定支出审核员可以增加审核流程的效率。此外,您不必每次都更改工作流审核员分配来更改作业角色。

若要设置供应商发票的支出审核员,请执行以下步骤:

  1. 单击 应付帐款 >设置 >策略 >供应商发票支出审核人

  2. 在“操作窗格”中,单击“复制”。

  3. 输入支出审核员定义的名称。

  4. 项目分配 快速选项卡上,为将负责审核分配到项目的供应商发票的项目角色选择该复选框。可以选择“项目经理”、“项目审计员”或“项目销售经理”。将支出传送到分配到此角色的用户。您还可以通过选择相应的财务维度复选框将支出传送到财务维度拥有者。

  5. 组织分配 快速选项卡上,针对您要用于传送供应商发票(未分配到项目)的财务维度选择该复选框。供应商发票将被传送到拥有该财务维度的用户。

如果您在 供应商发票支出审核人 窗体的 项目权限 字段组中设置支出审核员并选择了任何一个选项,则请完成此过程。

您可以将用户分配到项目角色。

若要设置项目分配的角色,请执行以下步骤:

  1. 单击 项目管理与核算 >常用 >项目 >所有项目

  2. 选择一个项目,然后在“操作窗格”上单击 编辑

  3. 项目 窗体中,使用 负责人 字段组中的字段,按照您业务惯例所需的角色,将工作人员分配给角色。利用下表中的信息来确定分配给工作人员的角色。

    字段

    描述

    销售经理

    此角色对应于为支出审核参与者指定的 项目销售经理 角色。

    项目经理

    此角色对应于为支出审核参与者指定的 项目经理 角色。

    项目审计员

    此角色对应于为支出审核参与者指定的 项目审计员 角色。

如果在 供应商发票支出审核人 窗体的 财务维度 字段组中设置支出审核员,然后在其中选择了任一选项,则请完成此过程。

您可以分配用户作为财务维度的所有者。这样您就可以通过财务维度(例如,按部门或成本中心)设置工作流审核。您还需要对供应商发票的审核,针对发票行项目供应商发票被发送到所有分配的所有者。例如,如果您输入一个租金费用的供应商发票,然后将该发票行项目分配到三个不同部门,则工作流审批步骤将分为所有者的所有三个部门。

若要设置财务维度的所有者,请执行以下步骤:

  1. 单击 总帐 >设置 >财务维度 >财务维度

  2. 选择某一财务维度,然后单击“财务维度值”。

  3. 选择一个维度。

  4. 常规 快速选项卡上,在 所有者 字段中,选择是此维度所有者的人员 ID。

  5. 对于其他财务维度,请重复步骤 2 和 3。

您可以为供应商发票创建多个工作流。

若要创建供应商发票的工作流,请执行以下步骤:

  1. 单击 应付帐款 >设置 >应付帐款工作流

  2. 在“操作窗格”上,单击“新建”。

  3. 选择要创建的工作流类型,然后单击创建工作流

    从以下选项中进行选择:

    类型

    用途

    供应商发票

    为供应商发票抬头创建工作流。您可以查看 供应商发票 窗体中的发票。

    若要将工作流与供应商发票策略一起使用,请确保 应付帐款参数 窗体中 过帐具有差异的发票 字段设置为 允许但显示警告

    供应商发票行

    为供应商发票行创建工作流。您不能独立运行供应商发票行工作流。必须将其添加到供应商发票工作流。您可以查看 供应商发票 窗体中的发票。

    若要将工作流与供应商发票策略一起使用,请确保 应付帐款参数 窗体中 过帐具有差异的发票 字段设置为 允许但显示警告

  4. 配置工作流的每个元素。有关详细信息,请参阅配置工作流元素

  5. 重复执行步骤 2 到步骤 4,为供应商发票创建其他工作流。

如果您的业务惯例要求以下任何一项,请完成以下过程:

  • 查看供应商发票的人员

  • 查看发票匹配结果的人员

  • 评估发票的策略规则中的自动化流程

  • 过帐发票的自动化流程

在同一个工作流中您可以组合使用自动执行和手动执行的任务。

您可以使用以下工作流任务对供应商发票执行操作。使用下表中的信息来确定要使用的工作流任务。

任务

类型

描述

过帐供应商发票

自动化

自动过账供应商发票。此任务可与其他任务一起使用,但其应是工作流配置中最后的任务元素。如果使用了检查或审核流程,则该流程应在此自动化任务之前发生。有关如何使用 过帐供应商发票 自动化任务的示例,请参阅有条件决策的工作流

此自动化的任务不用于来自审核日志中的供应商发票。手动过帐审核日志。

评估发票的政策规则

自动化

评估供应商发票的策略违规。有关如何将工作流与策略一起使用的信息,请参阅关键任务:供应商发票策略

如果发票中的一个或多个策略规则与表头级别不符,则会在 策略违规 窗体中显示该发票违规。有关如何使用 评估发票的政策规则 自动化任务的示例,请参阅有条件决策的工作流

审查供应商发票

手动

将此任务分配给可对供应商发票中的供应商发票行被授权进行审查的用户。在创建工作流时在描述部分中定义审查步骤。

核查手动任务和审核工作流元素之间的差异:

  • 如果审核手动任务分配给多个用户,则在这些用户中的任何一个完成任务后,工作流才能继续执行。

  • 如果您将审核工作流元素分配给多个用户,则所有这些用户必须先审核该文档工作流才可继续。

有关详细信息,请参阅一个任务内具有多个用户的工作流

审查供应商发票匹配

手动

通过创建在批处理作业中运行的批处理任务,自动匹配产品收据和供应商发票。

  1. 单击 系统管理 >查询 >批处理作业 >批处理作业

  2. 在“批处理作业”窗体中,单击“查看任务”按钮。

  3. 在“批处理任务”窗体中,在“类名”字段选择 VendInvoiceMatch。

此批处理过程将把产品收据与其相应的发票匹配。批处理过程适用于输入到供应商门户或通过服务收到的供应商发票。 

有关详细信息,请参阅Create a batch job

若要配置供应商发票工作流的自动和手动任务,请执行以下步骤:

如果您的业务惯例要求以下任一操作,请完成以下过程:

  • 查看发票匹配结果的人员

  • 评估供应商发票行策略规则的自动化流程

在同一个工作流中您可以组合使用自动执行和手动执行的任务。

您可以使用以下工作流任务对供应商发票行执行操作。使用下表中的信息来确定要使用的工作流任务。

任务

类型

描述

评估发票行的政策规则

自动化

评估供应商发票行的策略违规。此自动化任务不同于 评估发票的政策规则 任务,因为其仅评估使用基于 供应商发票行 查询名称的规则类型的策略。有关如何将工作流与策略一起使用的信息,请参阅关键任务:供应商发票策略

如果供应商发票违反一个或多个行级别的策略规则,则此任务在针对该发票的 策略违规 窗体中报告违规。有关如何使用 评估发票行的政策规则 自动化任务的示例,请参阅有条件决策的工作流

审查供应商发票行

手动

将此任务分配给可对供应商发票中的供应商发票行执行审查的用户。在创建工作流时在描述部分中定义审查步骤。

核查手动任务和审核工作流元素之间的差异:

  • 如果审核手动任务分配给多个用户,则在这些用户中的任何一个完成任务后,工作流才能继续执行。

  • 如果您将审核工作流元素分配给多个用户,则所有这些用户必须先审核该文档工作流才可继续。

有关详细信息,请参阅一个任务内具有多个用户的工作流

若要配置供应商发票行工作流的自动和手动任务,请执行以下步骤:

如果您的业务流程根据发票金额或其他发票金额(如销售税或费用)需要不同的工作流程,则请完成此过程。

发票金额 字段用于供应商发票和供应商发票行工作流。对于每个工作流,您可以设置包括此字段的各种条件。例如,您可能需要大于 5,000 的发票金额需要一个审核人;如果发票金额大于 20,000,需要两个审核人。

计算字段

描述

发票金额

供应商发票的总发票金额。

若要创建条件,请参阅以下主题:

您可以将工作流元素分配到以下参与者组。

用户组

描述

安全角色参与者

分配工作流元素到 Microsoft Dynamics AX 安全角色。在一组工作人员可以审核发票,并且任何人员都可以审核特定发票的情况下,您可能需要使用该选项。

用户组参与者

分配工作流元素分配到 Microsoft Dynamics AX 用户组。在一组工作人员可以审核发票,并且任何人员都可以审核特定发票的情况下,您可能需要使用该选项。

供应商发票支出参与者

将工作流元素分配到支出参与者。支出参与者可以包括与特定项目相关联的用户或特定财务维度(如部门、成本中心)的所有者。该选项为供应商发票和供应商发票行工作流提供了最大限度的控制和最大程度的灵活性。

如果您无权访问用于完成此任务的页面,请联系系统管理员,并提供下表中显示的信息。

类别

先决条件

Configuration Key

该任务不需要设置配置键。

安全职责和责任

若要执行此任务,您必须是 - SYSADMIN- 安全角色的成员。


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