Exchange 电子数据展示中不可搜索的项目

Exchange 2013
 

适用于:Exchange Online, Exchange Server 2013

上一次修改主题:2016-12-09

在 Exchange Server 2013 和 Exchange Online 的就地电子数据展示中,不可搜索的项目是指 Exchange 搜索无法检索或只部分检索的邮箱项目。不可搜索的项目通常包含无法检索的电子邮件文件附件。下面解释了为什么电子邮件文件附件无法进行检索且返回为不可搜索的项目的几个原因:

  • 文件类型不支持检索,因为没有安装用于检索文件格式的搜索筛选器(亦称为 IFilter)。

  • 文件类型禁用检索功能。

  • 文件类型支持检索,但是特定文件出现检索错误。

  • 文件使用非 Microsoft 技术进行加密。

  • 文件具有密码保护。

若要使电子数据展示搜索成功进行,您的组织可能需要查看这些不可搜索的项目。当您将电子数据展示搜索结果复制到发现邮箱或将结果导出到 PST 文件中时,您可以指定是否包括不可搜索的项目。

某些类型的文件(如位图或 MP3 文件)不包含可检索的内容。因此,Exchange 搜索不会对这些类型的文件进行全文检索。这些文件类型视为不受支持的文件类型。还有一些文件类型已默认或由管理员禁用全文检索。不受支持和禁用的文件类型在电子数据展示搜索中视为不可搜索的项目。这些类型的文件通常附加在电子邮件中,如果您在复制或导出搜索结果时包括不可搜索的项目,那么这些类型的文件就会包括在结果集中。有关受支持和禁用的文件格式的列表,请参阅 由 Exchange 搜索编制索引的文件格式。在 Exchange Server 2013 中,管理员可以使用 Set-SearchDocumentFormat cmdlet 对受支持的文件格式禁用检索。此 cmdlet 在 Exchange Online 中不可用。

若要识别特定邮箱中的不可搜索的项目,您可以运行 Get-FailedContentIndexDocuments cmdlet,以获取要复制或导出的项目列表(如果您已选择在搜索结果中包括不可搜索的项目)。

不是每个包含不受支持的文件附件的邮件都会自动返回为不可搜索的项目。这是因为其他的文件属性(如文件名)可以进行检索。例如,在您搜索关键字“财务”时,如果该关键字出现在文件名中,则会返回包含不受支持的文件附件的邮件。如果关键字仅出现在文件附件的正文中,则该邮件将返回为不可搜索的项目。

同样地,如果邮箱项目的其他属性可以进行检索并符合搜索条件,则包含不受支持的文件附件的邮件也会包括在搜索结果中。可检索的邮件属性包括发送和接收日期、发件人和收件人、附件的文件名以及邮件正文中的文本。因此,如果其他邮件属性的值符合搜索条件,即使邮件附件可能无法进行搜索,该邮件也可以包括在常规搜索结果中。事实上,包含不可搜索的附件的邮件包括在常规搜索结果中非常常见。

有关可检索的电子邮件属性的列表,请参阅由 Exchange 搜索编制索引的邮件属性

您的组织可能需要识别不可搜索的项目并对其进行额外处理,以确定它们是什么、​包含什么以及是否相关。若要在电子数据展示搜索结果中包括不可搜索的项目,您可以在复制或导出搜索结果时使用不可搜索的项目选项。若要在使用 Exchange 或 Exchange Online 中的就地电子数据展示时包括不可搜索的项目,请在将搜索结果复制到发现邮箱或将搜索结果导出到 PST 文件中时,选择“包括不可搜索的项目”选项。若要在使用 SharePoint 或 SharePoint Online 中的电子数据展示中心时包括不可搜索的项目,请选择“包括已加密或具有不可识别格式的项目”选项。

复制或导出不可搜索的项目时,请注意以下几点:

  • 在您将不可搜索的项目复制到发现邮箱后,所有不可搜索的项目都会复制到名为“不可搜索”的独立文件夹中,它位于包含搜索结果的文件夹下。如果您导出搜索结果并包括不可搜索的项目,则不可搜索的项目会导出到单独的 PST 文件中。

  • 如果您在搜索结果中包括不可搜索的项目,则无论搜索条件如何,所搜索的邮箱中的所有不可搜索的项目都会返回。

  • 如果您选择将所有邮箱项目都包括在搜索结果中,或者如果搜索查询未指定任何关键字或只指定日期范围,并且您选择包括不可搜索的项目的选项,那么不可搜索的项目可能不会复制到“不可搜索”文件夹。这是因为所有项目(包括所有不可搜索的项目)都会自动包括在常规搜索结果中。

  • 如前所述,由于邮件属性和元数据可以进行检索,因此如果关键字出现在附加不可搜索的文件的邮件的属性或元数据中,则关键字搜索可能会返回结果。在这种情况下,搜索结果中也会包含同一个邮箱项目的两个副本。为了避免这类重复并在常规搜索结果中只包括该项目的一个副本,您可以在复制或导出搜索结果时选择“启用重复数据删除”选项。

  • 在搜索结果中包括不可搜索的项目也会影响所显示的估计搜索结果。如果您在复制搜索结果时包括不可搜索的项目,则估计项目总数和估计总大小将包括不可搜索的项目。

有关在搜索结果中包括不可搜索的项目的详细信息,请参阅:

  • 即使文件类型受 Exchange 搜索支持并进行全文检索,也会出现导致文件返回为不可搜索的项目的检索错误。例如,对非常大的 Excel 文件的搜索可能只是部分成功,随后会由于大小超出限制而失败。在这种情况下,相同的文件可能会与搜索结果一起返回,并且返回为不可搜索的项目。

  • Exchange 搜索可以检索使用 Microsoft 技术加密的文件附件。使用非 Microsoft 技术加密的文件则返回为不可搜索的项目。

  • 使用 S/MIME 加密的电子邮件无法进行检索,并且视为不可搜索的项目。这包括带有或不带文件附件的加密邮件。

  • Exchange 搜索会检索由信息权限管理 (IRM) 保护的邮件,因此如果此类邮件匹配查询参数,就会包括在搜索结果中。有关 IRM 的详细信息,请参阅信息权限管理

  • 如前所述,由于邮件属性和元数据可以进行检索,因此如果关键字出现在已检索的元数据中,则关键字搜索可能会返回结果。不过,如果该关键字仅出现在文件类型不受支持的附加项目的内容中,则相同的关键字搜索可能不会返回相同的项目。在这种情况下,该项目仅返回为不可搜索的项目。

  • 在 Exchange 2010 的电子数据展示中,提出了一个名为“安全列表”的概念。此类文件包含不可搜索的内容,因此 Exchange 搜索无法检索此类文件;例如,Windows Media 视频 (.wmv) 和波形音频 (.wav) 文件。由于此类文件不包含可搜索的内容,因此在 Exchange 2010 中不会被视为不可搜索的项目。包含此类文件的邮箱项目既不会返回为不可搜索的项目,也不会复制到发现邮箱。

    Exchange 2013 或 Exchange Online 中不再设有安全列表。文件类型可能启用或禁用检索,也可能不受支持。禁用和不受支持的文件类型视为不可搜索的项目。

 
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