配置并使用带有 Microsoft SharePoint 文档库的 Microsoft Dynamics AX 文档管理
应用于: Microsoft Dynamics AX 2012 R3
本主题包含有关如何配置文件管理来与 Microsoft Dynamics AX 2012 R2 或更新版本 Microsoft Dynamics AX Windows SharePoint 文件库集成。在配置完文档管理并设置了 SharePoint 中的文档库后,可以将保存文档附件保存到 SharePoint,并且可以在 SharePoint 文档库中存储文档模板。
必备项
下表显示必须先就绪然后才能开始的先决条件。
类别 |
先决条件 |
---|---|
版本 |
Microsoft Dynamics AX 2012 R2 或更高版本 |
相关的配置任务 |
激活文档管理。有关详细信息,请参阅配置文档管理。 |
其他产品 |
Windows SharePoint 在完成本主题中的过程之前,必须创建或有权访问一个或多个文档库。有关详细信息,请参阅SharePoint 中的计划文档文档库。 |
1指定 SharePoint 站点的验证类型
为了与来自 Microsoft Dynamics AX 的 SharePoint 中的文档交互,您必须指定每个与 Microsoft Dynamics AX 集成的 SharePoint 站点的验证类型。在这种情况下,验证指 Microsoft Dynamics AX 用于决定用户是否有权访问 SharePoint 网站的过程。
若要指定 SharePoint 站点的验证类型,请执行以下步骤:
单击 组织管理 >设置 >文档管理 >文档管理参数。
单击“添加”。
输入 SharePoint 站点的 URL。
选择 SharePoint 站点的验证类型。使用下表中的信息确定哪一身份验证类型最佳。
类型
用途
Windows
如果 SharePoint 服务器在本地网络上,则选择此选项。
SharePoint Online
如果 SharePoint 服务器在 Cloud 上,则选择此选项。
2创建 SharePoint 文档库的文档类型
在您将附件或模板保存到 SharePoint 之前,必须创建以下各类文档的文档类型:
文档附件 – 这些是保存在您计算机上并想附加到 Microsoft Dynamics AX record and save to a SharePoint 文档库中的文档。
文档模板 – 这些是在您完成不同的业务流程(如处理销售订单)时已设置的并且经常重复使用的模板。
按照以下步骤创建 SharePoint 的文档类型。
单击 组织管理 >设置 >文档管理 >单据类型。
单击“新建”,然后输入以下信息:
对于文档附件
字段
值
类
附加文件
组
文件
位置
SharePoint
存档目录
在此字段中输入 SharePoint 文档库的 URL。请确保包括需要的一部分 URL。例如,URL 末尾不包括“Allitems.aspx”。
对于单据模板
字段
值
类
模板库
组
文档
位置
存档目录
存档目录
SharePoint 站点
输入存储文档模板的 SharePoint 站点的 URL。
请确保包括需要的一部分 URL。例如,URL 末尾不包括“Allitems.aspx”。
文档库
选择存储模板的文档库。
有关详细信息,请参阅配置文档管理中的“创建文档类型”。
3将文档附加到记录并保存到 SharePoint 文档库
对于记录保留,您可能希望附加到 Microsoft Dynamics AX 记录的所有文档也被保存到 SharePoint 文档库。无需首先将文档上载到 SharePoint,然后将其附加给记录,您可以将记录附件保存到 SharePoint 文档库并与此同时将其附加到记录。
若要将文档附加到记录并同时将文件保存到 SharePoint,请执行以下步骤:
打开要将文档附加到的记录。
在“操作窗格”上,单击“附件”。或者,单击“文件”>“命令”>“文档处理”。
单击“新建”,然后选择您在本主题前面的第 2 步创建 SharePoint 的文档类型中创建的文档类型的文档附件名称。
浏览要附加的文件位置,然后单击“打开”。
4将文档模板保存到 SharePoint 库并激活模板
在您可以使用模板前,必须将模板保存到 SharePoint 库,然后激活单据类型窗体中的模板。
若要将文档模板保存到 SharePoint 中,请执行以下步骤:
打开您已创建的文档模板。如果尚未创建文档模板,请参阅关键任务:通过使用 Office 加载项,创建和使用一个 Word 模板或关键任务:通过使用 Office 加载项,创建和共享一个 Excel 模板。
将该模板保存到 SharePoint 文档库。
若要激活文档模板,请执行以下步骤:
单击 组织管理 >设置 >文档管理 >单据类型。
单击您在本主题前面“创建 SharePoint 文档库的文档类型”中创建的文档类型的文档模板。
在 文档模板 快速选项卡中,单击 同步。
选择要激活的模板,然后单击启用。