配置并使用带有 Microsoft SharePoint 文档库的 Microsoft Dynamics AX 文档管理 [AX 2012]

已更新:September 17, 2014

应用于: Microsoft Dynamics AX 2012 R3

本主题包含有关如何配置文件管理来与 Microsoft Dynamics AX 2012 R2 或更新版本 Microsoft Dynamics AX Windows SharePoint 文件库集成。在配置完文档管理并设置了 SharePoint 中的文档库后,可以将保存文档附件保存到 SharePoint,并且可以在 SharePoint 文档库中存储文档模板。

下表显示必须先就绪然后才能开始的先决条件。

类别

先决条件

版本

Microsoft Dynamics AX 2012 R2 或更高版本

相关的配置任务

激活文档管理。有关详细信息,请参阅配置文档管理

设置与 Microsoft Office 加载项的集成

其他产品

Windows SharePoint

在完成本主题中的过程之前,必须创建或有权访问一个或多个文档库。有关详细信息,请参阅 SharePoint 中的计划文档文档库

为了与来自 Microsoft Dynamics AX 的 SharePoint 中的文档交互,您必须指定每个与 Microsoft Dynamics AX 集成的 SharePoint 站点的验证类型。在这种情况下,验证指 Microsoft Dynamics AX 用于决定用户是否有权访问 SharePoint 网站的过程。

若要指定 SharePoint 站点的验证类型,请执行以下步骤:

  1. 单击 组织管理 >设置 >文档管理 >文档管理参数

  2. 单击“添加”。

  3. 输入 SharePoint 站点的 URL。

  4. 选择 SharePoint 站点的验证类型。使用下表中的信息确定哪一身份验证类型最佳。

    类型

    用途

    Windows

    如果 SharePoint 服务器在本地网络上,则选择此选项。

    SharePoint Online

    如果 SharePoint 服务器在 Cloud 上,则选择此选项。

在您将附件或模板保存到 SharePoint 之前,必须创建以下各类文档的文档类型:

  • 文档附件 – 这些是保存在您计算机上并想附加到 Microsoft Dynamics AX record and save to a SharePoint 文档库中的文档。

  • 文档模板 – 这些是在您完成不同的业务流程(如处理销售订单)时已设置的并且经常重复使用的模板。

按照以下步骤创建 SharePoint 的文档类型。

  1. 单击 组织管理 >设置 >文档管理 >单据类型

  2. 单击“新建”,然后输入以下信息:

    对于文档附件

    字段

    附加文件

    文件

    位置

    SharePoint

    存档目录

    在此字段中输入 SharePoint 文档库的 URL。请确保包括需要的一部分 URL。例如,URL 末尾不包括“Allitems.aspx”。

    对于单据模板

    字段

    模板库

    文档

    位置

    存档目录

    存档目录

    SharePoint 站点

    输入存储文档模板的 SharePoint 站点的 URL。

    请确保包括需要的一部分 URL。例如,URL 末尾不包括“Allitems.aspx”。

    文档库

    选择存储模板的文档库。

    有关详细信息,请参阅配置文档管理中的“创建文档类型”。

对于记录保留,您可能希望附加到 Microsoft Dynamics AX 记录的所有文档也被保存到 SharePoint 文档库。无需首先将文档上载到 SharePoint,然后将其附加给记录,您可以将记录附件保存到 SharePoint 文档库并与此同时将其附加到记录。

若要将文档附加到记录并同时将文件保存到 SharePoint,请执行以下步骤:

  1. 打开要将文档附加到的记录。

  2. 在“操作窗格”上,单击“附件”。或者,单击“文件”>“命令”>“文档处理”。

  3. 单击“新建”,然后选择您在本主题前面的第 2 步创建 SharePoint 的文档类型中创建的文档类型的文档附件名称。

  4. 浏览要附加的文件位置,然后单击“打开”。

在您可以使用模板前,必须将模板保存到 SharePoint 库,然后激活单据类型窗体中的模板。

若要将文档模板保存到 SharePoint 中,请执行以下步骤:

  1. 打开您已创建的文档模板。如果尚未创建文档模板,请参阅关键任务:通过使用 Office 加载项,创建和使用一个 Word 模板关键任务:通过使用 Office 加载项,创建和共享一个 Excel 模板

  2. 将该模板保存到 SharePoint 文档库。

若要激活文档模板,请执行以下步骤:

  1. 单击 组织管理 >设置 >文档管理 >单据类型

  2. 单击您在本主题前面“创建 SharePoint 文档库的文档类型”中创建的文档类型的文档模板。

  3. 文档模板 快速选项卡中,单击 同步

  4. 选择要激活的模板,然后单击启用


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