配置文档管理 [AX 2012]

已更新:July 7, 2014

应用于: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

本主题说明如何第一次配置文档管理。可以使用文档管理,也称为文档处理,来对记录附加注释、文档或文档引用。还可以使用 适用于 Microsoft Dynamics AX 的 Office 加载项 来集成文档管理并用 Microsoft Dynamics AX 数据创建 Microsoft Word 和 Microsoft Excel 文档或文档模板。

下面的示意图显示了如何配置文档管理。这些编号对应于本主题后面部分的过程 。

配置文档管理流程

在将文档附加到记录或从记录生成文档之前,您必须激活文档管理功能,然后必须激活特定表的文档管理。

要激活文档管理,请执行以下步骤:

  1. 依次单击“文件”>“工具”> 选项

  2. 常规 区域中,展开 杂项 快速选项卡。

  3. 在“单据处理”字段组中,选中“单据处理有效”复选框。

要激活特定表的文档管理,请执行以下步骤:

  1. 单击 组织管理 >设置 >文档管理 >有效文档表

  2. 单击新建

  3. 选择要为其激活文档管理功能的表的名称。

    示例

    若要激活销售订单的文档管理,请选择 SalesTable 表名称。

  4. 对于要为其激活文档管理功能的每个表的步骤 2 和 3。

在 Microsoft Dynamics AX 中对记录附加文档时,它存储在指定的位置。此位置称为存档目录。可以为所有设置的文档类型指定一个存档目录,或者可以为每个文档类型指定单独的存档目录。如果没有为文档类型指定存档目录,文档类型使用在此过程中所指定的存档目录。有关如何为文档类型指定存档目录的更多详细信息,请参阅本主题后面的“创建或导入文档类型”。

注意注意

如果使用 适用于 Microsoft Dynamics AX 的企业门户,则文档存档具有附加要求和限制。有关详细信息,请参阅Set up documents for viewing in Enterprise Portal

为 Microsoft Dynamics AX 文档存档目录指定位置,请执行以下步骤:

  1. 单击 组织管理 >设置 >文档管理 >文档管理参数

  2. 常规 区域,请浏览到存档目录的位置。

    警告说明警告

    如果想要更改已指定的存档目录,首先必须将现有存档目录的内容移至新存档目录。有关详细信息,请参阅文档管理

  3. 可选:指定文档允许的最大文件大小。

    字段

    描述

    数据库中的最大文件大小

    对保存到 Microsoft Dynamics AX 数据库的文件以兆字节输入最大文件大小。

    文件系统中的最大文件大小

    对保存到存档目录位置的文件以兆字节输入最大文件大小。

在可以使用文档管理之前,必须指定文档的编号规则。在存储到存档目录中时,重命名附加到记录的文件。为文档设置的编号规则决定附加文件的文件名称。

要指定文档的编号规则,请执行以下步骤:

  1. 单击 组织管理 >设置 >文档管理 >文档管理参数

  2. 编号规则 区域中,为每个引用选择编号规则代码。

    如果要寻找的编号规则代码未列出,则必须在 编号规则 列表页中创建新编号规则代码。有关详细信息,请参阅设置编号规则

可以控制具有特定文件名称扩展的文件类型或文档,则用户可以附加到 Microsoft Dynamics AX 记录中。

要指定文档类型,请执行以下步骤:

  1. 单击 组织管理 >设置 >文档管理 >文档管理参数

  2. 文件类型 区域,请查看默认文件类型。删除用户不能附加到记录的文件类型,并添加用户能附加到记录的所有附加文件类型。

在使用文档管理时,可以与 Office 加载项 集成来创建 字 文档和动态链接到 Microsoft Dynamics AX 中表的 Excel 工作簿。有关如何这样做的特定说明,请参阅 Install Office Add-ins设置与 Microsoft Office 加载项的集成

文档管理所需的文档类型用来对附加到记录的文档进行分类。在创建未附加文档时,向其分配这些内容类型之一。如果要设置工作流,工作流将工艺路线文档的文档类型用于相应的用户或工作队列。

默认情况下,提供两种文档类型:“注释”和“文件”。

Dn636897.collapse_all(zh-cn,AX.60).gif创建文档类型

要创建文档类型,请执行以下步骤:

  1. 单击 组织管理 >设置 >文档管理 >单据类型

  2. 单击“新建”,然后输入以下关于文档类型的信息。

    字段

    描述

    选择当用户创建所选文档类型的附件时要发生的操作:

    • 附加 URL – 通过使用 URL 将引用附加到文档。

    • 使用 COM 创建 Microsoft Excel 工作表 – 创建 Excel 工作簿并从所选交易记录复制数据。

    • 使用 COM 创建 Microsoft Word 文档 – 创建 字 文档并从所选交易记录复制数据。

    • 创建申请文档 – 在不打开 字 的情况下创建 字 文档。

    • 简单注释 - 为引用的交易记录创建简单注释。

    • 模板库 – 通过使用 字 或 Excel 创建模板文件,然后将文件保存到模板库。例如,通过使用 Excel 创建预算模板。然后您组织中的每个部门在此模板的副本中输入预算信息。

      注意注意
      系统管理员必须为模板库创建站点或 SharePoint 文档库。

    选择文档类型的组。

    自动保存

    选中此复选框以在使用临时文件后自动将其保存到数据库。

    通常,临时文件存储在 Microsoft Windows 的“Temp”文件夹中。要在指定在 文件位置 列表中的目录中保存临时文件,选择 自动保存

    自动删除

    选中此复选框以在使用后自动删除临时文件。

    通常,临时文件存储在 Windows 的“Temp” 文件夹中。

    删除

    选择 仅限文档 来在文档文件中仅移除引用,或选择 文档和物理文件 来同时移除引用和物理文件。

    请求确认

    在将物理文档删除之前,需要确认请选中此复选框。

    类别

    选择要与文档类型相关联的 企业门户 文档类别。

    在“企业门户参数”窗体中设置“文档类别”的详细信息。有关详细信息,请参阅将文档、注释或 URL 附加到记录

    存档目录

    所选文档类型存储的文档文件的目录。

    如果此字段为空,指定在 文档管理参数 窗体中的默认存档目录用来作为存档目录。

    注意注意
    如果使用 企业门户,文档存档具有附加的需求和限制。有关详细信息,请参阅Set up documents for viewing in Enterprise Portal

    位置

    选择存储此内容类型的文档文件的位置。选项如下:

    • 存档目录 – 此文档类型将存储在 存档目录 字段所指定的目录中。

    • 数据库 – 此文档类型存储于 Microsoft Dynamics AX 数据库。

    • 原始位置 – 此文档类型将存储在文件最初附加到记录时所使用的位置中。

    • SharePoint – 此文档类型将存储在 SharePoint 文档库中。

    注意注意
    如果文档存储在共享位置而不是数据库中,验证该文件为共享位置设置正确的访问级别。

    检查表

    如果选中此复选框,则只能在“选项”窗体中所指定的表获得所选文档类型。

    默认情况下,对于标准文档类型“注释”和“文件”,清除此复选框。

    有关详细信息,请参阅将文档类型限制到特定表

Dn636897.collapse_all(zh-cn,AX.60).gif导入文档类型

要导入文档类型,请执行以下步骤:

  1. 单击 组织管理 >设置 >文档管理 >单据类型

  2. 单击导入

  3. 请浏览到包含已导出文件类型的文件的位置。

  4. 当提示导入前要删除表时,单击“全是”,然后单击“确定”。

  5. 单击“”确认。

可以使用 SharePoint 文档库存储文档附件或文档模板。有关详细信息,请参阅配置并使用带有 Microsoft SharePoint 文档库的 Microsoft Dynamics AX 文档管理

在 企业门户 中,可以选择在其中显示特定文档类别的模块或产品区域以及可以打开文档的外部用户类型。

要在 企业门户 中配置文档类别,请参阅 Set up documents for viewing in Enterprise Portal

内容类型用来对未附加到记录的文档进行分类。为附加文档的示例可能是发票、支出报表或采购订单。工作流将工艺路线文档的文档内容类型用于相应的用户或要处理的工作项队列。有关详细信息,请参阅配置工作流系统

要创建内容类型,请执行以下步骤:

  1. 单击 组织管理 >设置 >文档管理 >文档内容类型

  2. 单击“新建”,然后输入内容类型的名称和描述。

有关详细信息,请参阅文档内容类型 (窗体)

在使用应用集成框架(AIF)的文档服务之前,必须指定用于 AIF 的文档管理。AIF 文档服务是基于查询的服务,可以通过发送和接收 XML 文档用来与外部系统交换数据。这些文件代表企业实体,如客户、供应商或销售订单。

要指定用于 AIF 文档管理设置,请执行以下步骤:

  1. 单击 组织管理 >设置 >文档管理 >文档管理参数

  2. 单击AIF

  3. 完成以下字段。

字段

描述

文档类型:

为传入的电子文档中的注释选择文档类型。对于销售订单,此类型必须为“注释”。

单据文件服务

如果 Web 服务文档文件应提交到相应的当事方的工艺路线的工作流中,则选中此复选框。

有关详细信息,请参阅AIF Document Services

在配置了文档管理后,可以将文档附加到记录或为特定文档类型创建文档模板。更多详细信息,请参阅 创建注释创建文档模板并将其与文档类型关联创建对现有文档的引用

或者,在设置与 Office 加载项 的集成时,可以创建 字 文档和动态链接到 Microsoft Dynamics AX 表中的 Excel 工作簿。有关详细信息,请参阅关键任务:通过使用 Office 加载项,创建和使用一个 Word 模板关键任务:通过使用 Office 加载项,创建和共享一个 Excel 模板


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