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英语

Exchange Online 中的非活动邮箱

Exchange Online
 

适用于:Exchange Online, Office 365

上一次修改主题:2017-07-11

您的组织可能需要保留以前员工的电子邮件后离开公司。根据您的组织的保留要求,可能需要保留邮箱内容的几个月或年雇用的结束,或您可能需要无限期地保留邮箱的内容。无论多长时间需要保留电子邮件,您可以存档离职员工的邮箱中使用非活动的邮箱,而不会导致邮箱每月订购费用Exchange Online 。

内容

活动邮箱是什么?

活动邮箱和 Office 365 的保留策略

活动邮箱和 Exchange MRM 保留策略

活动邮箱和 eDiscovery 案例保存

活动邮箱和 Office 365 标签

创建非活动的邮箱

管理邮箱处于非活动状态

当员工离开组织时 (或者在扩展休假) 时,您可以移除其Office 365帐户。30 天后删除帐户保留员工的邮箱数据。在此期间,仍然可以通过撤消删除帐户恢复用户的数据。30 天后,将永久删除数据。

但是,如果您的组织需要保留的离职员工的邮箱内容,您可以将邮箱转换活动邮箱将邮箱放在诉讼封存或将Office 365保留策略应用到Office 365 安全与合规中心中的邮箱,然后删除相应的Office 365帐户。 活动邮箱的内容将保留诉讼封存放在邮箱或邮箱被删除之前对其应用Office 365保留策略的保留期的持续时间。您仍然可以在 30 天内恢复相应的用户帐户。但是,30 天后,非活动邮箱保留在Exchange Online之前保留或保留策略被删除。

重要说明重要说明:
2017 年 7 月 1 后,将无法再通过新建就地保留让邮箱处于非活动状态。只能使用诉讼保留和 Office 365 保留策略来创建非活动邮箱。不过,处于就地保留的现有非活动邮箱仍受支持,可以继续对这些非活动邮箱进行就地保留管理。这包括更改就地保留的持续时间,以及通过删除就地保留来永久删除非活动邮箱。

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诉讼封存,除了使用安全与合规中心中的新的Office 365保留策略功能是另一种方法,以使邮箱处于非活动状态。若要使用一种保留策略以使处于非活动状态的邮箱:

  • 它还将应用于 Exchange 邮箱或Skype for Business的位置 (因为 Skype 相关的内容存储在用户的邮箱中)。

  • 它必须为其配置保留的内容或保留,则被删除的内容。如果保留策略被配置为只是删除内容,邮箱策略应用到邮箱被删除时将不会变为非活动状态。

  • 它可以是基于查询的这样它就会保持与搜索查询匹配的项。

有关配置Office 365保留策略的详细信息,请参阅Office 365 中的保留策略概述

如果您使用Office 365保留策略以使处于非活动状态的邮箱,则Office 365将继续处理处于非活动状态的邮箱上的保留策略。这意味着如果保留策略配置保留,然后删除内容,将移至恢复项目文件夹,保留期间过期时,然后最终清除从非活动邮箱项。如果Office 365保留策略未配置为删除的项目,没有了之前永久删除用户 (邮箱已处于非活动状态) 的项目将不会移至恢复项目文件夹和邮箱变为非活动状态后,无限期的保留。

您可以考虑创建专门用于非活动邮箱Office 365保留策略。下面是一些这样做的原因和需要注意的事项。

  • 您可以配置要保留仅只要有必要,可以满足您的组织要求离职员工的邮箱内容的保留策略。

  • 它是标识活动邮箱,因为保留策略将只应用于非活动邮箱的简单方法。

  • 您可以轻松地标识分配给组织中的非活动邮箱的保留策略。这将使容易更改的保留 (或删除) 的设置,如有必要。它将也方便您永久删除处于非活动状态的邮箱,因为您可以只是它从策略中删除通过使用安全与合规中心。否则,您必须使用Exchange Online PowerShell 从非活动状态的邮箱中删除诉讼封存或使用安全与合规中心 PowerShell 从全组织Office 365保留策略中排除停用的邮箱。

  • 如果您创建专为非活动状态的邮箱Office 365保留策略,可以添加最多 1000 个邮箱策略。如果您是一个非常大的组织,您可能需要创建多个Office 365保留策略,以用于处于非活动状态的邮箱。

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如果 Exchange 保留策略 (邮件记录管理或 MRM,功能中Exchange Online) 应用到邮箱已处于非活动状态时,任何删除策略 (这是保留标记配置了删除保留操作) 将继续在处于非活动状态的邮箱上进行处理。 这意味着保留期到期时删除策略与标记的项将被移动到可恢复的邮件文件夹。保留期间过期时从非活动邮箱清除这些项目。 如果暂停持续时间不指定为非活动状态的邮箱,将无限期地保留恢复项文件夹中的项目。

相反地,(这是使用MoveToArchive保留操作配置的保留标记) 的保留策略分配给非活动的邮箱中包含的任何存档策略将被忽略。这意味着与存档策略标记处于非活动状态的邮箱中的项目将保留期到期时保留在主邮箱。他们不被移到存档邮箱或恢复项文件夹存档邮箱中。他们将被无限期地保留。

如果安全与合规中心 eDiscovery 情况与相关联的保留放在一个邮箱,然后邮箱或用户的Office 365帐户已被删除,该邮箱将成为处于非活动状态的邮箱。但是,我们不建议使用 eDiscovery 案例包含使邮箱处于非活动状态。这是因为 eDiscovery 情况下适用于特定的时间限制的情况下与相关的法律问题。在某些时候,法律案件很可能会和将删除与案例关联的保留和 eDiscovery 案例将被关闭。 事实上,如果放在处于非活动状态的邮箱的保留与 eDiscovery 的情况下,关联,然后释放暂停或 eDiscovery 关闭 (或删除) 用例、 活动邮箱将被永久删除。此外,您不能创建基于时间的 eDiscovery 保留。这就是的意味着下去或者直到被删除并删除非活动的邮箱将保留在处于非活动状态的邮箱的内容。因此,我们建议为非活动状态的邮箱使用诉讼封存或Office 365保留策略。

EDiscovery 案例和保留有关的详细信息,请参阅在 Office 365 安全和法规遵从性中心管理 eDiscovery 情况下

在Office 365中的标签帮助您分类治理,对组织中的电子邮件数据和强制实施保留规则根据分类。标签可以应用到电子邮件中的某个项目,可以由用户手动执行或自动由管理员、 和电子邮件项只能有一个分配给它的标签。如果用户的邮箱中的单个电子邮件项已指派给其邮箱的标签或用户的Office 365帐户已被删除,该邮箱将成为处于非活动状态的邮箱。类似于 eDiscovery 例保留,建议您不要使用标签,以使邮箱处于非活动状态。相反,我们建议在您使用诉讼封存或Office 365保留策略。请注意,对于标签,您可能意识不到标签已应用于电子邮件项,然后在删除用户帐户时无意中进行活动的邮箱。

有关标签的详细信息,请参阅Office 365 中的标签概述

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若要使邮箱处于非活动状态的情况下,必须将它分配Exchange Online (计划 2) 许可证以便诉讼封存或Office 365的保留策略可以应用于邮箱被删除之前。在删除邮箱后,将可用于分配给新用户与它关联的许可证。活动邮箱不需要持续的许可证。

注意注意:
如果诉讼封存已经放置在邮箱,或Office 365保留策略已经应用于它,所有您需要做是删除相应的Office 365用户帐户以创建非活动的邮箱。

下表总结了使不同的保留方案活动邮箱的过程。有关详细信息,请参阅在 Exchange Online 中管理非活动邮箱

 

要… 执行此操作。. 结果

员工离开公司后,无限期地保留邮箱内容

  • 将邮箱放在诉讼封存或Office 365保留策略应用于邮箱。

  • 不指定暂停持续时间为诉讼封存或未配置Office 365保留策略,以删除的项目;或者可以使用永久保留项的保留策略。

  • 删除用户的 Office 365 帐户。

处于非活动状态的邮箱,包括恢复项文件夹中的项目中的所有内容将被无限期地都保留。

在特定的时间,员工离开公司后保留邮箱内容并将其删除

  • 将邮箱放在诉讼封存或Office 365保留策略应用于邮箱。

  • 指定保持期以诉讼封存;应用保留,然后删除项目的保留策略。

  • 删除用户的 Office 365 帐户。

当邮箱项目的暂停持续时间到期时,物料移至恢复项目文件夹,然后它将被永久删除 (清除) 从非活动邮箱已删除的项目的保留期到期时。暂停持续时间计算原始日期从邮箱项目已收到或已创建。 活动邮箱中的所有其他内容将保留。

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完成邮箱处于非活动状态后,可以在处于非活动状态的邮箱上执行各种管理任务。

  • 更改非活动邮箱的暂停持续时间  邮箱已变为非活动状态后,您可以更改诉讼封存或Office 365保留策略应用于非活动邮箱的暂停持续时间。有关分步过程,请参阅在 Exchange Online 中更改非活动邮箱的保留期

  • 恢复处于非活动状态的邮箱  如果前雇员 (或员工在休假) 将返回到您的组织,或者如果新雇员受雇的前任员工的工作职责的执行,则可以恢复处于非活动状态的邮箱的内容。恢复处于非活动状态的邮箱时,邮箱会转换为新的邮箱、 保留的内容和文件夹结构处于非活动状态的邮箱和邮箱链接到新的用户帐户。 它恢复之后,处于非活动状态的邮箱将不再存在。有关分步操作过程和信息恢复处于非活动状态的邮箱时,会发生什么情况,请参阅恢复 Exchange Online 中的非活动邮箱

  • 恢复处于非活动状态的邮箱  如果其他员工采用的前员工的工作职责,或者如果其他人需要处于非活动状态的邮箱内容访问权限,则可以还原 (或合并) 到现有邮箱处于非活动状态的邮箱的内容。在恢复处于非活动状态的邮箱时,内容复制到另一个邮箱。活动邮箱保留,而且仍处于非活动状态的邮箱。 仍可以使用 eDiscovery 工具搜索处于非活动状态的邮箱、 其内容可以还原到另一个邮箱,和可以恢复或删除在以后的日子。有关分步过程,请参阅还原 Exchange Online 中的非活动邮箱

  • 删除非活动的邮箱  您不再需要保留处于非活动状态的邮箱的内容,可以永久删除所有保存或Office 365保留策略应用于非活动邮箱中删除。 如果邮箱已变为非活动状态超过 30 天前,它将被标记为永久删除后删除该保留。如果邮箱已在最近 30 天内处于非活动状态,您可以使其活动删除保留或保留策略之后。 有关分步过程,请参阅从 Exchange Online 中的非活动邮箱删除保留

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