Exchange Online 中的存档邮箱

Exchange Online
 

适用于:Exchange Online, Office 365

上一次修改主题:2016-12-09

存档邮箱(在 Exchange Online 中称为“就地存档”)通过提供额外的电子邮件存储帮助 Office 365 组织中的人员控制邮件数据。使用 Outlook 或 Outlook Web App,用户可以查看其存档邮箱中的邮件,并能在其主邮箱和存档邮箱之间移动或复制邮件。启用存档邮箱后,已分配给组织中每个新建邮箱的默认保留会执行以下操作:

  • 将两年或以上的邮件从用户主邮箱移动到存档邮箱。

  • 将 14 天或以上的邮件从用户主邮箱的“可恢复的项目”文件夹移动到存档邮箱中的“可恢复的项目”文件夹。

有关如何创建存档邮箱的说明,请参阅在 Exchange Online 中启用或禁用存档邮箱。或观看演示如何启用存档邮箱的视频

目录

用户如何访问存档邮箱

Outlook 对访问存档邮箱提出的许可证要求

如何将邮件移到存档邮箱中

存档策略

默认保留策略中包含的存档策略

存档邮箱和其他 Exchange Online 功能

管理存档邮箱

帮助用户使用存档邮箱

用户可以使用 Microsoft Outlook 或 Outlook Web App 查看存档邮箱,并能在主邮箱和存档邮箱之间移动或复制邮件。用户无法在移动设备(如智能手机)上使用 Outlook 或 Outlook Web App 访问存档邮箱。这是因为 Exchange ActiveSync 不支持存档邮箱。

以下屏幕截图展示了 Outlook Web App 中的用户主邮箱和存档邮箱。

Outlook Web App 的存档邮箱的屏幕截图

若要使用 Outlook 访问其存档邮箱,用户需要具备以下许可证之一。

Office 365 订阅中的 Outlook

  • Office 365 ProPlus 中的 Outlook

  • Office 365 企业版 E3 中的 Outlook

Outlook 零售许可证

  • Outlook 2016 独立

  • Outlook 2013 独立

Outlook 批量许可证

  • Outlook 2013 独立

  • Outlook 2013(包括在 Microsoft Office 专业增强版 2013 中)

  • Outlook 2010 独立

  • Outlook 2010(包括在 Microsoft Office 专业增强版 2010 中)

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将邮件移到用户存档邮箱中的方法有多种。

  • 手动移动或复制邮件:用户可以手动将邮件从主邮箱移动或复制到存档邮箱。存档邮箱显示为 Outlook 和 Outlook Web App 中用户邮箱根目录中的另一个邮箱。

  • 使用保留策略移动邮件:分配给用户邮箱的保留策略可用于自动将邮件移到存档邮箱中。事实上,分配给 Exchange Online 中每个新建邮箱的默认保留策略会自动将保留时间达到 2 年的邮箱项目移到用户的存档邮箱。用户还可以使用采用移动到存档保留操作的个人标记(又名存档标记)将邮件移到存档邮箱中。

    重要说明重要说明:
    如果用户未启用存档邮箱,则系统不会对保留时间达到或超过 2 年的项目执行任何操作。这些项目会保留在用户的主邮箱中。在用户启用存档邮箱后,保留时间达到和超过 2 年的邮箱项目会在存档邮箱启用后的 7 天内自动移到存档邮箱中。如果存档邮箱未启用,则系统不会对这些项目执行任何操作。
  • 使用收件箱规则移动或复制邮件   用户不能在 Outlook 和 Outlook Web App 中创建收件箱规则以将邮件直接移动或复制到他们的存档邮箱。但是,他们可以创建收件箱规则,以将邮件移动到他们主邮箱中的另一个文件夹,然后为该文件夹分配一个个人存档标记(该标记将这些项目移动到他们的存档邮箱)。有关详细信息,请参阅在 Outlook Web App 中的收件箱规则

  • 从 PST 文件导入邮件:用户可以使用 Outlook 将 Outlook 数据文件(称为 PST 文件)导入存档邮箱。用户不能使用 Outlook Web App 导入 PST 文件。有关详细信息,请参阅从 Outlook 数据文件 (.pst) 导入 Outlook 项目

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存档策略是使用移动到存档保留操作的保留标记。 如前所述,存档策略在指定的时间段后自动将邮件从用户的主邮箱移到存档邮箱中。

当您将存档策略分配给邮箱、邮箱文件夹或特定的邮箱项目后,邮件会在保留期到期后移到存档邮箱中。邮件移到的存档邮箱文件夹与主邮箱中的源文件夹同名。如果存档邮箱中没有同名的文件夹,则系统会在移动邮件时创建此文件夹。

若要详细了解保留策略、保留标记和移动到存档保留操作,请参阅保留标记和保留策略

如前所述,默认保留策略(称为默认 MRM 策略)会自动分配给所有新建的 Exchange Online 邮箱。此保留策略中包含大量用于将邮件移到用户存档邮箱中的存档策略。如果这些存档策略应用于邮箱内的邮件且存档邮箱已启用,则邮件会根据标记定义的保留期移到存档邮箱中。如果存档邮箱未启用,则系统不会对这些邮件执行任何操作。

Exchange Online 的默认 MRM 策略中包含以下存档策略。

 

存档策略名称 标记类型 发生的情况

默认 2 年后移动到存档

默认策略标记 (DPT)

2 年后邮件会自动移到存档邮箱中。应用于整个邮箱中未应用其他保留标记的项目。

可恢复的项目 14 天后移动到存档

分配给“可恢复的项目”文件夹的保留策略标记 (RPT)

14 天后邮件会自动用户主邮箱中的“可恢复的项目”文件夹移动存档邮箱中的“可恢复的项目”文件夹内。试图恢复或清除存档邮箱中的已删除项目的用户必须使用存档邮箱中的“恢复已删除项目”功能。

个人 1 年后移动到存档

个人存档标记

如果用户应用此标记,则邮件会在 1 年后移到存档邮箱中。

个人 5 年后移动到存档

个人存档标记

如果用户应用此标记,则邮件会在 5 年后移到存档邮箱中。

个人永不移动到存档

个人存档标记

如果用户应用此标记,则邮件永远都不会移到存档邮箱中。

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此部分介绍了存档邮箱与其他 Exchange Online 功能之间的关联。

  • 诉讼保留和就地保留:如果邮箱处于诉讼保留或就地保留状态,则主邮箱和存档邮箱均处于保留状态。若要详细了解保留,请参阅就地保留和诉讼保留

  • 就地电子数据展示   当发现管理员执行就地电子数据展示搜索时,同时也会搜索用户的存档邮箱。有关电子数据展示的详细信息,请参阅就地电子数据展示

  • Exchange 搜索   用户使用 Exchange 搜索来搜索邮箱项目时,不会区别主邮箱和存档邮箱。两个邮箱的内容均编制了索引。当用户在 Outlook 和 Outlook Web App 中搜索邮箱,并选择搜索“全部邮箱”时,则搜索结果中包括用户主邮箱和存档邮箱中的邮件。

  • 在 Exchange Online 中存档 Lync 内容:您可以在用户主邮箱中存档即时消息对话以及共享的在线会议文档。有关详细信息,请参阅将 Lync 对话和会议内容存档到 Exchange 中

在 Exchange Online 中,您可以启用或禁用存档邮箱。此外,您还可以获取存档邮箱的邮箱统计信息(如当前大小),并测试存档邮箱的连接性。有关详细信息,请参阅在 Exchange Online 中启用或禁用存档邮箱

  • 启用存档邮箱:新建的邮箱默认不启用存档。您可以在创建邮箱后随时启用存档。

  • 禁用存档邮箱:出于与合规性相关的原因,您可能希望禁用用户的存档邮箱。如果您禁用用户的存档邮箱,也可以在禁用后的 30 天内重新将其连接到用户的主邮箱。在这种情况下,存档邮箱的原始内容都会进行还原。30 天后,原始存档邮箱的内容就会永久删除且无法恢复。因此,如果您在禁用存档邮箱 30 天后重新启用此邮箱,则会新建一个存档邮箱。

  • 测试存档邮箱的连接性:在 Exchange Online 中,您可以使用 Archive 开关和 Test-MapiConnectivity cmdlet 来测试用户存档邮箱的连接性。

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在为用户启用存档邮箱之前,我们建议您先向他们介绍应用于邮箱的存档策略,并提供有助于他们使用存档邮箱的培训或文档。其中可能包括与以下主题相关的帮助和信息:

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