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在 Exchange Online 中更改非活动邮箱的保留期

Exchange Online
 

适用于:Exchange Online, Office 365

上一次修改主题:2017-06-30

非活动邮箱用于在员工离职后保留其电子邮件。如果邮箱已被置于诉讼保留或就地保留状态,且相应的 Office 365 用户帐户已删除,则此邮箱会变为非活动邮箱。由于您在邮箱变为非活动邮箱之前将其置于保留状态,因此非活动邮箱的内容会在此保留期内保留。保留期定义了"可恢复的项目"文件夹中的项目的保留持续时间。如果"可恢复的项目"文件夹中的项目的保留期过期,则此项目会从非活动邮箱中永久删除(清除)。在邮箱变为非活动邮箱后,您可以更改非活动邮箱的保留期。

  • 必须使用 Windows PowerShell 才能更改非活动邮箱上设置的诉讼保留的保留期。不能使用 Exchange 管理中心 (EAC)。不过,您可以使用 Windows PowerShell 或 EAC 更改就地保留的保留期。

  • 若要了解如何使用 Windows PowerShell 连接到 Exchange Online,请参阅连接到 Exchange Online PowerShell

  • 有关非活动邮箱的详细信息,请参阅 Exchange Online 中的非活动邮箱

由于非活动邮箱可能被置于诉讼保留或就地保留状态,因此第一步就是要识别非活动邮箱上设置的保留。

运行以下命令,显示组织中所有非活动邮箱的保留信息。

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FL DisplayName,Name,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,InPlaceHolds

如果 LitigationHoldEnabled 属性的值为 True,则表示非活动邮箱被置于诉讼保留状态。如果非活动邮箱被置于就地保留状态,则保留的 GUID 会显示为 InPlaceHolds 属性的值。例如,以下两个非活动邮箱的结果表明,Ann Beebe 被置于诉讼保留状态,而 Pilar Pinilla 则被置于就地保留状态。

DisplayName           : Ann Beebe
Name                  : annb
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : True
LitigationHoldDuration: 365.00:00:00
InPlaceHolds          : {}

...

DisplayName           : Pilar Pinilla
Name                  : pilarp
IsInactiveMailbox     : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration: Unlimited
InPlaceHolds          : {c0ba3ce811b6432a8751430937152491}

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在确定了非活动邮箱上设置的保留的类型(以及是否设置多个保留)后,下一步就要更改保留期了。

下面介绍了如何使用 Windows PowerShell 更改非活动邮箱上设置的诉讼保留的保留期。不能使用 EAC。运行以下命令,更改保留期。在此示例中,可将保留期更改为无限期。

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldDuration unlimited

结果就是,非活动邮箱中的项目会无限期地保留,或者一直保留到您删除保留设置或更改保留期。

提示提示:
标识非活动邮箱的最佳方式是使用Distinguished NameExchange GUID 值。使用下列值之一有助于避免意外指定错误的邮箱。

您可以使用 EAC 或 Windows PowerShell 更改就地保留的保留期。

  1. 如果您知道要更改的就地保留的名称,请转到下一步。如果不知道,请运行以下命令,获取非活动邮箱上设置的就地保留的名称。使用您在Step 1中获得的就地保留 GUID。

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
    
  2. 在 EAC 中,转到&quot;合规管理&quot;>&quot;就地电子数据展示和保留&quot;。

  3. 选择要更改的就地保留,再单击&quot;编辑&quot;编辑图标

  4. 在&quot;就地电子数据展示和保留&quot;属性页上,单击&quot;就地保留&quot;。

  5. 根据当前的保留期执行下列操作之一:

    1. 单击&quot;无限期保留&quot;可以无限期地保留项目。

    2. 单击&quot;指定自接收日期起保留邮件的天数&quot;可以在特定的时间段内保留项目。键入所需的项目保留天数。

    更改就地保留的持续时间的屏幕截图

  6. 单击&quot;保存&quot;。

  1. 如果您知道要更改的就地保留的名称,请转到下一步。如果不知道,请运行以下命令,获取非活动邮箱上设置的就地保留的名称。使用您在Step 1中获得的就地保留 GUID。

    Get-MailboxSearch -InPlaceHoldIdentity <In-Place Hold GUID> | FL Name
    
  2. 运行以下命令,更改保留期。在此示例中,更改后的保留期为 2,555 天(大约 7 年)。

    Set-MailboxSearch <identity of In-Place Hold> -ItemHoldPeriod 2555
    

    若要将保留期更改为无限期,请使用 -ItemHoldPeriod unlimited

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  • 如何计算非活动邮箱中项目的保留期?保留期从邮箱项目的接收或创建原始日期开始计算。

  • 当保留期过期时,会怎么样?当&quot;可恢复的项目&quot;文件夹中邮箱项目的保留期过期时,系统会将此项目从非活动邮箱中永久删除(清除)。如果非活动邮箱上设置的保留没有指定的保留期,则&quot;可恢复的项目&quot;文件夹中的项目永远都不会清除(除非您更改非活动邮箱的保留期)。

  • 保留策略是否仍对非活动邮箱有效?如果邮箱在变为非活动邮箱时应用了保留策略,则删除策略(配置了Delete保留操作的保留标记) 会继续对非活动邮箱有效。也就是说,在保留期过期时,标记有删除策略的项目会移到&quot;可恢复的项目&quot;文件夹中。当项目的保留期过期时,这些项目会从非活动邮箱中清除。

    相反,分配给非活动邮箱的保留策略中包含的所有存档策略(配置了 MoveToArchive 保留操作的保留标记)会遭到忽略。也就是说,在保留期过期时,非活动邮箱中标记有存档策略的项目会保留在主邮箱中。这些项目不会移到存档邮箱或其中的&quot;可恢复的项目&quot;文件夹内。由于用户无法登录非活动邮箱,因此没有理由消耗数据中心资源来处理存档策略。

  • 要检查新保持持续时间,请运行以下命令之一。第一个命令是用于诉讼封存;第二个是就地保留。

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | FL LitigationHoldDuration
    
    Get-MailboxSearch <identity of In-Place Hold> | FL ItemHoldPeriod
    
  • 托管文件夹助理 (MFA) 还会处理非活动邮箱,就像处理常规邮箱一样。在 Exchange Online 中,MFA 大约每 7 天处理一次邮箱。更改非活动邮箱的保留期后,您可以使用 Start-ManagedFolderAssistant cmdlet 立即开始处理非活动邮箱的新保留期。运行以下命令。

    Start-ManagedFolderAssistant -InactiveMailbox <identity of inactive mailbox>
    
  • 如果非活动邮箱上设置了多个就地保留,则并非所有的就地保留 GUID 都会显示出来。您可以通过运行以下命令,显示所有的就地保留 GUID。

    Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds
    

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