统一消息中的 Outlook 2010 功能

Exchange 2010
 

适用于: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

上一次修改主题: 2015-03-09

为用户启用 Microsoft Exchange Server 2010 统一消息 (UM) 后,用户可以将电子邮件、语音邮件和传真邮件接收到其各自的 Exchange 收件箱中。本主题讨论 Exchange 2010 统一消息的 MicrosoftOutlook 2010 功能,这些功能使使用 Outlook 2010 并启用了 UM 的用户可以执行下列操作:

  • 请参阅语音邮件的转录。

  • 使用 Windows Media Player(该播放器已集成到 Outlook 邮件窗体中)或从邮件列表播放语音邮件。

  • 在电话上播放语音邮件。

  • 配置个人语音邮件设置。

  • 当发件人的联系人信息已知时,使用电子邮件答复语音邮件。

  • 使用快捷菜单,将收到的电话号码添加到联系人中。

为了向用户提供无缝的语音邮件体验,Exchange 2010 中的 Outlook 2010 和 MicrosoftOfficeOutlook Web App 为启用 UM 的 Exchange 2010 用户提供了一组完整的语音邮件功能。这些功能中包括很多语音邮件配置选项、语音邮件预览,以及从阅读窗格使用集成的 Windows Media Player 或者从邮件列表来播放语音邮件的功能。

  • Exchange 统一消息的 Outlook 2010 功能随 Outlook 2010 一起安装。安装 Outlook 2010 并且为用户启用统一消息后,用户可以从“选项”菜单使用“语音邮件”选项卡和语音邮件配置设置,并可在自己的邮箱中接收语音邮件。

  • 启用 UM 的用户接收到语音邮件后,语音邮件将发送到 Outlook 2010 搜索文件夹中的“语音邮件”搜索文件夹。下面的屏幕截图显示了已发送到“语音邮件”搜索文件夹中的新语音邮件:

“语音邮件”搜索文件夹

VoiceMailSearchFolder

Outlook 2010 和 Outlook Web App 语音邮件窗体类似于默认的电子邮件窗体,但会为用户提供一个界面,供用户执行诸如播放、停止或暂停语音邮件、在电话上播放语音邮件以及添加和编辑便笺的操作。

语音邮件窗体包括嵌入的 Windows Media Player 和一个“便笺”字段。嵌入的 Windows Media Player 和“便笺”字段会在用户预览语音邮件时显示在阅读窗格中,或在用户打开语音邮件时显示在一个单独的窗口中。如果没有为用户启用统一消息,他们将不会在自己的邮箱中收到语音邮件。或者,如果用户未安装 Outlook 2010,则他们将仅以附件形式接收语音邮件,并且语音邮件窗体不可用。

用户使用 Outlook Web App 或 Outlook 2010 访问语音邮件时可以使用语音邮件窗体选项。下面的屏幕截图显示 Outlook Web App 和 Outlook 2010 中的语音邮件窗体。

Outlook Web App 语音邮件窗体

VoiceMailFormOWA

Outlook 2010 语音邮件窗体

OutlookVoiceMailForm

在 Outlook Web App 和 Outlook 2010 中,语音邮件窗体均提供以下三个选项:

  • Windows Media Player 控件 用户可以使用计算机扬声器或耳机播放和收听语音邮件。单击“播放”后,Windows Media Player 将进入播放模式。

  • 在电话上播放 用户向统一消息服务器发送请求,以便在用户的电话上播放选定的语音邮件或将语音邮件发送到用户指定的其他电话号码。单击“在电话上播放”,将出现“在电话上播放”对话框,这样用户就可以配置和控制“在电话上播放”操作。

  • 语音邮件预览 用户可以查看呼叫者留下的实际语音邮件的文本转录。

  • 语音便笺   用户打开语音邮件并且可以在“语音便笺”字段中添加或编辑便签或注释。

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当用户接收到语音邮件时,他们收到的邮件不仅包含一段录音,而且包含根据该录音创建的文本。用户可在 Outlook Web App 或下一版本的 Outlook 中看到电子邮件中显示的语音邮件文本。下面的屏幕截图显示了语音邮件的语音邮件预览示例:

语音邮件预览

VoiceMailPreviewinOutlook

为用户启用语音邮件访问后,他们可以更改呼叫应答规则、Outlook Voice Access、短信和电子邮件通知及语音邮件预览的设置。他们可以单击下图中“管理语音邮件”选项旁边显示的按钮,以查看和设置语音邮件设置。

管理语音邮件设置

ManageYourVoiceMailSettings

使用“呼叫应答规则”部分中的选项,用户可以创建用于指定如何处理传入呼叫的规则。可以将呼叫应答规则设置为:基于某个条件(如当天的时间)处理呼叫,将传入呼叫转接到另一个电话号码或使用“联系我”功能呼叫用户设置的其他电话号码。

如果未创建呼叫应答规则,则传入的呼叫者将被直接发送到用户的语音邮件。

 

呼叫应答 - 新建规则
  • 使用“新建规则”按钮可添加新的呼叫应答规则。默认情况下不设置任何规则,在联系不到用户时,所有呼叫者都将转接到用户的语音邮件。

呼叫应答 - 编辑规则
  • 使用“编辑”按钮可更改现有呼叫应答规则。

删除呼叫应答的规则
  • 使用“删除”按钮可删除现有呼叫应答规则。

呼叫应答 - 向上箭头
  • 使用此箭头可将某个呼叫应答规则在处理顺序中上移。

呼叫应答向下箭头
  • 使用此箭头可将某个呼叫应答规则在处理顺序中下移。

可使用此选项来重置 Outlook Voice Access PIN。

 

Outlook Voice Access - 重置我的 PIN
  • 使用此设置可以重置语音邮件 PIN。重置后,您将在收件箱中收到一个新的临时 PIN。您可以使用 PIN 访问邮箱和日历信息。

使用“语音邮件”选项卡上“Outlook Voice Access”部分中的选项,可以设置电话访问号码,重置语音邮件 PIN,还可以选择在使用 Outlook Voice Access 时将访问的电子邮件文件夹。

 

NewestToOldest
  • 您可按照自己想要收听语音邮件的顺序来访问新的语音邮件。利用此选项,您可按日期的由新到旧或由旧到新的顺序来播放未读取的语音邮件。

Outlook Voice Access - 读取此文件夹
  • 使用此设置可以选择使用 Outlook Voice Access 时要从中读取电子邮件、语音邮件或其他邮件的电子邮件文件夹

  • 如果您想要 Outlook Voice Access 从不同于当前指定的文件夹的另一个文件夹中读取,则单击“读取此文件夹”旁边的文件夹的名称。然后,在“选择文件夹”窗口,从列表中选择所需的文件夹。或者,您可单击“新建文件夹”来创建另一个 Outlook Voice Access 可从中读取的文件夹。选择正确的文件夹之后,单击“确定”。

可选择当您无法接听电话或未接听电话时将要播放给呼叫者的问候语。若要录制问候语,请拨打在电话上播放的号码。

 

Outlook Voice Access - 默认语音邮件问候语
  • 使用此设置可以选择在您未接电话时所要使用的默认语音邮件问候语。

Outlook Voice Access - 扩展语音邮件问候语
  • 使用此设置可以选择可让呼叫者知道您长时间离开的语音邮件问候语。例如,当您度假或出差时可以使用此设置。

Outlook Voice Access 的自我呼叫电话号码
  • 使用此设置可以拨打在电话上播放的号码,通过电话播放默认语音邮件问候语或在您长时间离开时使用的问候语。

  • 您可以使用此设置来通过电话播放或录制新问候语。

可使用“在电话上播放”以使语音邮件系统按照您在此框中指定的号码呼叫您。

 

Outlook Voice Access - 电话播放号码
  • 您添加到此框中的电话号码决定了当您使用“在电话上播放”并单击“拨打在电话上播放的号码以播放或录制问候语”时,语音邮件系统呼叫的电话号码。

  • 默认情况下,此电话号码为您的分机号码,但您可以更改此号码。

  • 如果此框中还包含电话号码或分机号以外的内容(例如,电子邮件地址),则系统会将呼叫发送到您所登录的位置。

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用户会收到有关其移动电话或办公室电话的未接来电和语音邮件的通知。当某人通过用户的办公室电话或移动电话呼叫用户但没有留下语音邮件时,用户会收到一封电子邮件通知。当用户有未接电话或在移动电话上收到语音邮件时,他们还会收到对此进行提醒的短信通知。

使用以下设置,用户可以为未接来电和接收到的语音邮件设置通知:

 

MissedCallEmail
  • 如果选中此复选框,则在呼叫者尝试联系用户但未留下语音邮件时,用户将在收件箱中收到一封电子邮件通知。

  • 在大多数情况下,用户还会在移动电话上收到来自移动电话提供商的未接来电通知。

  • 默认情况下,此框处于选中状态。

NoTextMessageNotifications
  • 如果用户选择此选项按钮,则在有未接来电或收到语音邮件时,他们不会在移动电话上收到短信通知。

  • 在大多数情况下,用户会在移动电话上收到来自移动电话提供商的未接来电通知,但不会收到有语音邮件的通知。

  • 默认情况下,在用户设置短信通知之前,用于接收短信通知的选项将不可用。可以通过单击“设置通知”链接并按照所需步骤操作来设置短信通知。

OnlyTextMessagesforVoiceMail
  • 如果选择此选项按钮,则在用户有语音邮件时,将在移动电话上收到短信通知,但不会收到未接来电通知。

  • 在大多数情况下,用户会在移动电话上收到来自移动服务提供商的未接来电通知,但不会收到有语音邮件的通知。

  • 默认情况下,在用户设置短信通知之前,此选项将不可用。可以通过单击“设置通知”链接并按照所需步骤操作来设置短信通知。

NotificationsforVoiceMailandMissedCalls
  • 如果用户选择此选项按钮,则会在移动电话上收到短信形式的未接来电通知和语音邮件通知。

  • 在大多数情况下,用户移动电话还会收到来自移动服务提供商的未接来电通知和语音邮件通知。

  • 默认情况下,在用户设置短信通知之前,此选项将不可用。可以通过单击“设置通知”链接并按照所需步骤操作来设置短信通知。

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用户可以预览收到的语音邮件的文本。还可以在发送的语音邮件中包括文本预览。为了启用语音邮件预览,他们从下面的选项中进行选择。用户可以使用“语音邮件预览”部分中的设置来启用或禁用语音邮件预览,或者允许使用 Outlook Voice Access 发送预览文本。

 

IncludeVoiceMailPreviews
  • 如果选中此复选框,用户将以电子邮件形式收到所接收到的语音邮件的文本预览。

  • 默认情况下,此框处于选中状态。

PreviewTextwithOutlookVoiceAccess
  • 如果选中此复选框,则将随用户发送的语音邮件一起发送文本预览。

  • 默认情况下,此框处于选中状态。

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