了解诉讼保留

Exchange 2010
 

适用于: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

上一次修改主题: 2015-06-24

当存在诉讼的合理预期时,需要组织保留与事实相关的以电子方式存储的信息(包括电子邮件)。这种预期可能在知道事实的细节之前发生,并且保留内容通常很广泛。组织可能保留与特定主题相关的所有电子邮件,或特定个人的所有电子邮件。根据组织的电子发现 (eDiscovery) 实践,组织采用的一些保留电子邮件的措施包括以下项:

  • 可能会要求最终用户通过不删除任何邮件来保留电子邮件。但是,用户仍然可能会有意或无意中删除电子邮件。

  • 自动删除机制(如邮件记录管理 (MRM))可能被挂起。这可能导致用户邮箱因有大量电子邮件而变得杂乱,因而影响用户的工作效率。挂起自动删除也不能防止用户手动删除电子邮件。

  • 一些组织会将电子邮件复制或移动到存档中以确保它不被删除、更改或篡改。由于将邮件复制或移动到存档需要手动工作,或使用第三方产品在 Microsoft Exchange 外部收集和存储电子邮件,这将增加成本。

如果未能保留电子邮件,则可能会使组织面临法律和财务风险,例如组织的记录保留和发现过程的审查、不利的法律判决、制裁或罚款等。

在 Exchange Server 2010 中,您可以使用诉讼保留来实现下列目标:

  • 使用户置于保留状态,并使邮箱项目处于未更改状态

  • 保留可能已被用户删除或编辑的邮箱项目

  • 保留由 MRM 自动删除的邮箱项目

  • 通过不必挂起 MRM 使诉讼保留对用户是透明的

  • 启用对保留项目的发现搜索

已添加到发现管理基于角色的访问控制 (RBAC) 角色组或分配了合法保留管理角色的已获授权的用户可以将邮箱用户置于诉讼保留中。可以将该任务委派给组织的法律部门中的记录管理员、遵从性管理者或律师,同时分配最低特权。有关分配 发现管理 角色组的详细信息,请参阅将用户添加到“发现管理”角色组

在 Exchange 2010 SP1 中,可以使用 Exchange 管理控制台 (EMC)、Exchange 控制面板 (ECP) 或 Exchange 2010 命令行管理程序将邮箱置于诉讼保留中。在 Exchange 2010 RTM 中,必须使用 Set-Mailbox cmdlet 将邮箱置于诉讼保留中。若要了解有关诉讼保留邮箱的详细信息,请参阅将邮箱置于合法保留中

许多组织都需要用户在置于诉讼保留时得到通知。此外,当邮箱置于诉讼保留时,不需要挂起适用于邮箱用户的任何保留策略。由于邮件继续按预期方式进行删除,因此用户可能不会注意到他们置于诉讼保留中。如果您的组织需要通知置于诉讼保留的用户,您可以向邮箱用户的 Retention Comment 属性添加通知邮件。Outlook 2010 会在后台区域中显示通知。可以使用 Exchange 管理控制台 (EMC) 或 Exchange 命令行管理程序添加 Retention Comment 属性。

注释注意:
在 Exchange 2010 中,Retention Comment 属性用于为保留挂起和诉讼保留显示通知。

“可恢复的项目”文件夹中的项目不根据用户的邮箱配额进行计算。在 Exchange 2010 中,“可恢复的项目”文件夹有其自己的配额。当用户的“可恢复的项目”文件夹超出可恢复的项目的警告配额(由 RecoverableItemsWarningQuota 参数指定)时,将在邮箱服务器的应用程序事件日志中记录事件。当该文件夹超出可恢复的项目的配额(由 RecoverableItemsQuota 参数指定)时,用户将无法清空“已删除邮件”文件夹或永久删除邮箱项目。而且,“写入时复制”也将无法创建已修改项目的副本。因此,监视诉讼保留的邮箱用户的“可恢复的项目”配额很关键。

对于邮箱数据库,默认 RecoverableItemsWarningQuotaRecoverableItemsQuota 值分别设置为 20 Gb 和 30 Gb。这些设置通常足以存储若干年的邮箱数据(诉讼保留时)。若要对邮箱数据库修改这些值,请使用 Set-MailboxDatabase cmdlet。若要对单个邮箱修改这些值,请使用 Set-Mailbox cmdlet。

诉讼保留使用一种称为“可恢复的项目”文件夹的新 Exchange 2010 功能。此文件夹替换在早期版本的 Exchange 中非正式称为“转储程序”的功能。“可恢复的项目”文件夹在 Microsoft Outlook、Microsoft Office Outlook Web App 和其他电子邮件客户端的默认视图中处于隐藏状态。有关“可恢复的项目”文件夹的详细信息,请参阅了解可恢复的项目

默认情况下,当用户从“已删除邮件”文件夹之外的文件夹中删除邮件时,该邮件将移动到“已删除邮件”文件夹中。这称为“移动”。当用户对某个项目执行“软删除”操作(通过按 Shift 和 Delete 键来实现)或从“已删除邮件”文件夹中删除某个项目,或者清空“已删除邮件”文件夹时,该邮件将移动到“可恢复的项目”文件夹,因而将从用户视图中消失。

“可恢复的项目”文件夹中的项目按照在用户邮箱数据库中配置的已删除项目保留期进行保留。默认情况下,邮箱数据库的已删除项目保留期设置为 14 天。在 Exchange 2010 中,还可以为“可恢复的项目”文件夹配置存储配额。这样可保护组织免受潜在的拒绝服务 (DoS) 攻击,这种攻击源于“可恢复的项目”文件夹的快速增长以及因此导致的邮箱数据库增长。如果邮箱未置于诉讼保留中,当超出“可恢复的项目”文件夹警告配额,或项目在该文件夹中的保留期超过已删除项目保留期时,将按照先进先出 (FIFO) 的原则从“可恢复的项目”文件夹永久清除项目。

“可恢复的项目”文件夹具有以下三个子文件夹,这些文件夹用于存储不同状态的已删除项目并有助于诉讼保留:

  1. 删除 从“已删除邮件”文件夹中删除或从其他文件夹中软删除的项目将移动到“删除”子文件夹,并且当用户在 Outlook 中使用“恢复已删除邮件”功能时对用户可见。默认情况下,项目将一直位于此文件夹中,直到为邮箱配置的已删除项目保留期过期为止。

  2. 清除   当用户从“可恢复的项目”文件夹删除某个项目(使用 Outlook 或 Outlook Web App 中的“恢复已删除邮件”工具)时,该项目将移动到“清除”文件夹中。超出在邮箱数据库或邮箱中配置的已删除项目保留期的项目也会移动到“清除”文件夹中。如果用户使用“恢复已删除邮件”工具,则此文件夹中的项目对这些用户不可见。当邮箱助理处理邮箱时,“清除”文件夹中的项目将从邮箱数据库中清除。诉讼保留邮箱用户时,邮箱助理不会清除此文件夹中的项目。

  3. 版本 在 Exchange 2010 中,当诉讼保留的用户更改邮箱项目的特定属性时,将保留原始项目以符合发现义务。在写入已更改项目之前创建原始邮箱项目的副本。在“版本”文件夹中保存原始副本。此过程称为“写入时复制”。“写入时复制”适用于位于任何邮箱文件夹中的项目。“版本”文件夹对用户不可见。

    下表列出了可触发“写入时复制”的邮件属性。

    触发“写入时复制”的属性

    项目类型 触发“写入时复制”的属性

    邮件 (IPM.Note*)

    公告 (IPM.Post*)

    • Subject

    • Body

    • 附件

    • 发件人/收件人

    • 发送/接收日期

    非邮件和公告的项目

    对可见属性的任何更改(以下项除外):

    • 项目位置(当在文件夹之间移动项目时)

    • 项目状态更改(已读或未读)

    • 对保留标记进行的应用于项目的更改

    默认文件夹“草稿”中的项目

    无(“草稿”文件夹中免于“写入时复制”的项目)

重要重要说明:
在 Exchange 2010 SP1 中,从与会者获得会议响应并且更新会议的跟踪信息时,组织者邮箱中的日历项目将禁用“写入时复制”功能。对 RSS 源的更改并不是由“写入时复制”功能捕获的。
注释注意:
尽管“清除”和“版本”文件夹对用户不可见,但“可恢复的项目”文件夹中的所有项目由 Exchange 搜索编制索引,并且可使用多邮箱搜索来发现。

从诉讼保留中删除邮箱用户后,“清除”和“版本”文件夹中的项目将由邮箱助理清除。

如果您有一个 Exchange 混合部署,当您移动(启用)本地 Exchange 2010 邮箱到 Office 365 时,以下条件必须为 True:

  • 如果本地邮箱处于诉讼保留状态,则该保留设置将在邮箱移到 Office 365 之后进行保留。 Office 365.

  • 如果该本地邮箱处于诉讼保留状态,则“可恢复的项目”文件夹中的所有内容都将移到 Office 365 中基于云的邮箱。

注释注意:
当您将基于云的邮箱移动(分离)到您的本地 Exchange 2010 组织时,保留设置和“可恢复的项目”文件夹中的内容也会保留。

有其他方法可将本地电子邮件数据迁移到 Office 365,如使用暂存 Exchange 迁移或直接转换 Exchange 迁移。

  • 暂存迁移可用于将邮箱从 Exchange 2003 或 Exchange 2007 中迁移到 Office 365。在这些版本的 Exchange 中,“可恢复的项目”文件夹(及其功能)不存在。因此,当您将 Exchange 2003 或 Exchange 2007 邮箱迁移到 Office 365 时,没有任何要移动的“可恢复的项目”文件夹内容。

  • 直接转换迁移可用于将 Exchange 2003、Exchange 2007 和 Exchange 2010 中的邮箱迁移到 Office 365。如前所述,Exchange 2003 和 Exchange 2007 没有可以迁移的“可恢复的项目”文件夹。由于在 Exchange 2010 中引入了“可恢复的项目”文件夹,因此当您使用直接转换迁移来迁移 Exchange 2010 邮箱时,“可恢复的项目”文件夹中的内容也迁移到 Office 365。

提示提示:
对于 Exchange 2010,我们建议使用 Exchange 混合部署方法将本地邮箱迁移到 Office 365。

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