设计就地记录管理
适用于： SharePoint Server 2010
上一次修改主题： 2016-11-30
在 Microsoft SharePoint Server 2010 中，可在存档中管理记录，也可以就地使用记录管理，即在与活动文档相同的文档库中管理记录。在使用就地记录管理的情况下，当您声明某个文档是一条记录时，该文档仍然保留在原来的位置，但 SharePoint Server 2010 现在会将它作为一条记录进行管理。
在 SharePoint Server 2010 中使用就地记录管理，您可以：
决定哪些操作将导致活动文档成为一条记录。例如，用户可以选择一个选项将文档声明为记录；某个工作流可以在特定事件之后运行并将活动文档转换为记录；或者可以定义一个保留策略以便在特定时间之后将活动文档转换为记录。
限制可以执行与记录相关的操作的人员。例如，可以指定任何用户均能将文档声明为记录，但只有记录管理员才可以编辑或删除记录。
限制用户可以对记录执行的操作。例如，您可能会禁止用户删除记录，或禁止用户编辑和删除记录。
为活动文档指定保留策略，并为记录指定不同的保留策略。
有关确定是使用就地记录管理还是使用记录存档的详细信息，请参阅使用记录存档与就地管理记录 (SharePoint Server 2010)。
本文介绍了如何制定在可以实现就地记录管理之前所需的规划决策。本文不介绍如何实现您制定的决策。在执行本文中的步骤之前，您应该已经创建了一个文件计划。
如果您正在使用就地记录管理，则假设您还在为了另一个用途（例如团队协作网站）使用 SharePoint Server。（如果情况不是这样，请考虑使用记录存档。）因此，您应该已经了解现有解决方案所使用的内容类型和文件夹层次结构，如果同时正在开发其他 SharePoint Server 解决方案，则您应在设计记录管理解决方案的同时定义这些内容类型和文件夹层次结构。
本文内容：
就地记录管理规划概述
文件夹还是内容类型？
针对就地记录管理组织文件夹
定义内容类型
常规记录管理规划任务
工作表
就地记录管理规划概述
可以根据内容类型或存储文档的文件夹来设置记录的保留策略。在规划就地记录管理时，必须做的主要决定是：通过内容类型还是通过位置来组织记录。在确定组织记录的方式之后，您可以设计内容类型或文件夹层次结构。然后，定义记录管理的其他方面（例如审核策略）。最后，确定在将文档声明为记录之后可对文档执行哪些操作。
如果您的解决方案将同时使用就地记录管理和记录存档，则不必同时规划这两个方面。例如，如果您基于内容类型来进行就地记录管理规划，则不必根据内容类型来在存档中组织记录。
文件夹还是内容类型？
您可以根据项的内容类型或项所在的文件夹来定义保留策略。对于任何给定库，您必须从二者中选择一个。不能在同一个库中同时基于内容类型和文件夹来定义保留策略。您的选择将会极大地影响您设置网站的方式以及用户使用网站的方式。通常基于内容类型来定义保留策略会更简单（如果这种方式适用于您的情况）。
考虑在文件规划中确定的记录类型。使用以下启发性的提问来确定是根据内容类型还是根据位置来进行组织。请采用适用于您的情况的第一个启发性提问。
相同记录类型的所有记录是否具有相同的保留策略？如果是，则根据内容类型进行组织。
大多数记录类型是由带有相同保留策略的记录组成的吗？记录类型具有不同保留策略的记录是否属于极少情况？如果是，是否可以很轻松地以逻辑方式创建子类型以便对子类型的每个记录应用同一保留策略？如果是，则根据内容类型进行组织。
例如，如果保密协议 (NDA) 需保留 5 年；租约需保留 10 年；合作关系协议需保留 15 年，但您将它们全部归类为法律协议，这样一来，不是所有法律协议都具有相同的保留期。但是，如果将法律协议细分为三个不同的法律协议记录类型（NDA、租约和合作关系协议），则同一类型的所有记录都将具有相同的保留期。
所有记录是否具有用于确定保留策略的通用属性或元数据？如果是，则根据位置进行组织。
例如，如果每个记录都将具有一个“客户”属性，而政府客户的记录与企业客户的记录具有不同的保留策略，则根据位置进行组织。
您的组织是否具有用户熟悉的文件夹结构？是否对文件夹中的所有记录应用相同的保留策略？是否可以依赖于用户来将文档存储在文件夹结构中的正确位置？如果所有这些条件都满足，则根据位置进行组织。
如果上述启发方法均不适用，则就地记录管理实现可能不适合于您的情况。请重新考虑使用记录存档是否可行。如果使用就地方法，则有两个选项。第一个选项是创建其他只用于区分具有不同保留期的项的内容类型。第二个选项是尽可能地在文件夹中组织项，然后使用子文件夹来保存具有不同保留期的项。这两个选项都可能会给用户造成困惑。
如果您的组织已使用 SharePoint 来管理文档，并且现在正在开始使用记录管理功能，则内容类型和文件夹结构已经存在。如果这些内容类型和文件夹结构未能很好地映射到保留策略，则需要将一些项转换为新的内容类型，或者将一些项移动到新的文件夹中。
定义内容类型
对于文件规划中的每种记录类型，请确定这种类型的记录可能属于的内容类型。您可以在就地记录规划工作表的记录和内容类型表中输入此信息。
现在，请考虑每个内容类型。如果内容类型的文档可能成为记录，则请注意应用于内容类型的记录的保留策略。为此，可以使用工作表的内容类型和保留期表。如果您的解决方案在使用就地记录管理之外还使用记录存档，则在将记录移动到记录存档之前，请留意应用于记录的保留策略部分。在将某个项发送到记录存档中之后，将会删除该项的策略，并为该项给定在记录存档内指定的策略。
如果以前的任务导致内容类型具有多个保留策略，则必须拆分内容类型。找到将内容类型拆分成多个子类型的逻辑方法，以便每个子类型都可以有一个保留策略。更新记录与内容类型的映射以反映新的内容类型。
针对就地记录管理组织文件夹
根据用户是否将确定要存储文档的位置，或您是否将使用内容组织器来将文档路由到正确的位置，您可能会以不同的方式组织文件夹。以下各部分将对这些选项进行说明。
选项 1：用户确定要存储文档的位置
如果用户将确定要存储这些文档的文件夹，则文件夹层次结构必须能够让用户很容易地将文档放置到正确的位置。请从当前 SharePoint Server 解决方案使用的文件夹结构开始，或从您为 SharePoint Server 解决方案的其他部分设计的文件夹结构开始。对于可能包含记录的每个文件夹，请确定可能位于该文件夹中的记录的类型。使用记录类型和文件规划来确定可应用于文件夹中的项的保留策略。您可以在工作表的 文件夹和保留期 表中输入此信息。
如果以前的任务导致文件夹具有多个保留策略，则将必须创建子文件夹。对于可以包含带有不同保留策略的项的每个文件夹，请为每个保留策略创建一个子文件夹。由于用户将确定要存储文档的位置，因此，必须有一种简单的方法来向用户说明在每个子文件夹中要放的内容。如果没有，请考虑禁止用户选择要存储文档的位置，而改为使用内容组织器。更新记录类型与文件夹的映射以反映新的子文件夹。
如果您具有现有的 SharePoint Server 解决方案，则将可能必须移动某些现有文档以将它们放在具有相应的保留策略的文件夹中。
确定您如何告诉用户将文档放置在正确位置，以及您是否会审核放置文档的位置。保留策略的成功应用取决于记录存储在正确的文件夹中。
选项 2：使用内容组织器来确定存储文档的位置
如果您使用内容组织器来将文档路由到正确的文件夹，则文件夹层次结构易于用户导航就没有那么重要了。您可以对用户隐藏文件夹结构，并创建他们可以用于导航的视图。由于内容组织器会根据文档的元数据来路由文档，因此，必须对将包含文档的每个文件夹应用唯一的元数据组合。
检查文件规划并确定哪些属性组合对应于每个保留策略。如果不同的元数据组合具有相同的保留策略，则也是允许的。但是，每个唯一的元数据组合只能对应于一个保留策略。如果不是这种情况，则确定其他元数据来区分保留策略。您可以在就地记录规划工作表的元数据和文件夹表的前两列中输入此信息。
接下来，确定对应于每组元数据的文件夹。在工作表的元数据和文件夹表的第三列中输入文件夹的名称。当创建内容组织器用于将文档路由到正确位置的规则时，您将需要此信息。您还必须使内容组织器能够强制所有上载的和新的文档通过放置库。
如果您具有现有的 SharePoint Server 解决方案，则将可能必须移动某些现有文档以将它们放在具有相应的保留策略的文件夹中。
确定如何告诉用户向文档应用适当的元数据。保留策略的成功应用取决于所有文档具有正确的元数据。
常规记录管理规划任务
在规划好如何构造用于就地记录管理的内容之后，剩下的大部分规划任务与您为记录存档执行的任务类似。请考虑以下记录管理决策。
文档将如何成为记录 有若干种方法可以让文档成为记录：
可以为活动文档定义一个保留策略，该保留策略在特定时间之后自动使活动文档成为记录。
可以创建一个工作流以使活动文档成为记录，并使工作流由特定事件进行触发。
用户可以手动将文档声明为记录。
可以配置一个库，以便将放置在该库中的每个文档都转换为记录。
活动文档如何在您的解决方案中成为记录？如果在创建或修改文档的某个固定时间段之后文档成为记录，则使用保留策略是一个好的解决方案。例如，您可以指定在最后一次修改文档的六个月之后，文档成为记录。用户不必采取任何操作来使文档成为记录；此操作会自动发生。
如果您的组织没有规定文档成为记录的标准时间，则有两种可能。如果您可以指定文档成为记录的规则，则可以创建一个工作流，该工作流根据规则评估给定文档，并在适当时将文档声明为记录。然后，可以创建一个定期启动工作流的保留策略。但是，如果只有文档用户知道文档何时应成为记录，则应为用户提供手动方法将文档声明为记录。
可以声明和取消记录的人员 您可以指定任何人都可以将文档声明为记录，指定只有管理员才可以将文档声明为记录，或指定只有策略操作才可以将文档声明为记录。如果您选择“仅策略操作”，则用户不能手动将文档声明为记录。仅保留策略中的规则才可以将文档转换为记录。
用于定义可以将文档声明为记录的人员的选项同样适用于定义可以取消声明记录的人员。
用户可以对记录执行的操作 您可以限制用户可以对记录执行的操作，而不限制用户对同一库中的文档可以执行的操作。您可以设置三个级别的限制，如下所示：
无限制。用户可以对记录执行的操作与其可以对活动文档执行的操作相同。
阻止删除。可以编辑记录，但不能删除它们。
阻止编辑和删除。不能编辑或删除记录。
保留策略 应该已经在文件规划中定义了保留策略。
审核 记录和活动文档应用相同的审核策略。确定您希望跟踪的用户可能对文档执行的操作。您既可以在文件夹级别定义审核策略，也可以通过内容类型定义审核策略。根据内容类型定义审核策略通常会导致记录更少的不必要事件。
备注
在将记录发送到记录存档时将会移除所有策略。因此，如果您正在使用包含了在特定时间之后将记录发送到存档的多阶段保留策略，则存档的保留策略将在记录位于存档中之后应用。
工作流 您是否将使用工作流来跟踪特定于记录管理的任何操作？如果是，请确定工作流的内容，以及工作流将要应用于的项的类型。例如，当一个用户尝试声明某个项成为记录时，您可能会从记录管理员获得工作流请求批准。
工作表
您可以结合本文使用以下工作表来帮助规划就地记录管理：