基于元数据的传送和存储规划 (SharePoint Server 2010)

适用于： SharePoint Server 2010

上一次修改主题： 2016-11-30

本文包含的信息可帮助 IT 专业人士规划如何使用 Microsoft SharePoint Server 2010 中的内容管理器功能来基于元数据传送和存储内容。有关基于元数据传送和存储内容的更多常规信息，请参阅基于元数据的路由和存储概述 (SharePoint Server 2010)。

本文内容：

• 规划基于元数据的传送和存储

• 确定内容的提交方式

• 规划内容管理器设置

• 规划内容管理器规则

• 规划目标位置属性

规划基于元数据的传送和存储

许多组织内的用户都面临的一个挑战是确定在保存他们所创作的文档时，该文档应转到的位置。更大的挑战是如何应用其他属性或应对文档执行的操作，例如更多元数据标记、权限、策略和工作流。

SharePoint Server 2010 引入了内容管理器功能。在为网站激活内容管理器功能后，便可使用内容管理器对内容进行排序，然后根据元数据将内容发送到不同容器（网站、库和文件夹）中。这些容器或目标位置可以具有每个位置的设置，这些设置定义容器中的内容将继承的其他属性，如其他元数据、权限、策略和工作流。

使用内容管理器时，只能将一个或两个文档或文档集上载至网站。然后，内容管理器设置和规则可以指定，这些内容项将受到规则的限制并且会被发送到相应的目标位置。每个网站可以使用内容管理器的单个实例，这样您便可以创建贯穿多个网站的网络传送和存储内容。

尽管用元数据标记内容和使用内容管理器可以简化文档在组织内的传送和存储方式，但务必要认真规划，以使其最大程度地满足组织的需要。通过进行良好的规划和实施，您可以更加确定内容管理解决方案不仅可以最充分地利用 SharePoint 基础结构，同时还能最大程度上提高系统和用户性能。

本文提供了指向 Microsoft 下载中心中内容管理器设置工作表和内容管理器规则工作表的链接。在规划如何为使用内容管理器管理的内容配置适用的设置和规则时，可将上述工作表与本文结合使用。

下载工作表

• 内容管理器设置工作表（该链接可能指向英文页面） (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189018&clcid=0x804)（该链接可能指向英文页面）

• 内容管理器规则工作表（该链接可能指向英文页面） (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=189019&clcid=0x804)（该链接可能指向英文页面）

确定内容的提交方式

在开发内容传送和存储解决方案时，用户如何提交使用内容管理器管理的内容将是一个非常重要的因素。当网站管理员对网站激活内容管理器功能并配置设置和规则后，用户可以通过以下方法之一上载文档并将文档自动传送和发送到正确位置：

• 将内容上载到放置库。系统会在已激活内容管理器功能的每个网站中创建放置库。

• 在 Word、Excel 和 PowerPoint 客户端应用程序中使用“另存为”。

• 在其他 SharePoint 网站中手动使用“发送到”，或作为工作流的一部分、作为文档生命周期或有效期的一部分使用该命令。

• 使用 Web 服务对象模型。

• 使用电子邮件放置区域。使用 Exchange，可通过电子邮件将内容项发送到网站中。

**工作表操作：**在内容管理器设置工作表中，记录将内容上载或提交到网站的方式。

规划放置库

规划内容管理器设置

网站管理员应仔细规划，其网站的内容管理器设置将对其整个基于元数据的传送和存储解决方案有何影响，这一点非常重要。同样重要的是，应在网站中实现解决方案之前先对各种配置进行测试。本节中提供的信息旨在帮助您确定和记录网站中的内容管理器设置如何成为基于元数据的内容传送和存储解决方案中的一个有效部分。

提供内容管理器设置工作表（该链接可能指向英文页面）旨在帮助您规划网站的设置。请为将激活内容管理器功能的每个网站填写单独的内容管理器设置工作表。

内容重定向

通过“将用户重定向到放置库”设置，您可以指定是否将用户重定向到放置库。如果选中此设置（默认设置），则会将所有上载内容自动发送到规则指定的目标位置；如果没有适用的规则，则将上载内容放入放置库。如果不选中此设置，用户可以绕过规则和放置库，将文档上载至其他库或文件夹。

已激活内容管理器功能的每个网站都会创建一个放置库。默认情况下，提交内容时，将对文档应用规则，然后将其发送到目标位置。如果没有适用的规则，则将该项放入放置库，并向规则管理员发送电子邮件通知。然后，规则管理员会对这些项应用其他元数据以匹配规则，并允许将文档发送至目标位置。放置库使用一个计时器作业，以指定何时处理库中的项。如果规则管理员对放置库中的项目应用其他元数据，则下次运行计时器作业时，将应用规则并将该项目发送至目标位置。

上载文档时，会显示放置库的文档属性窗口。然后，可以选择元数据属性，提交过程即可完成。提交后，将应用内容管理器规则，以将文档发送到目标位置。然后，会显示项目的 URL。该 URL 包括一个由文档 ID 功能创建的固定链接，这样即使再次移动该项，提供的 URL 也将始终链接至该项。如果没有适用的规则，则将文档放入放置库，并通过电子邮件通知规则管理员。

精心设计的基于元数据的传送和存储解决方案会使用内容管理器规则将提交至放置库的每个文档都发送到所需目标位置。然后，放置库中应只包括已提交但不匹配任何规则的项。保留在放置库中的文档使规则管理员可以识别不匹配任何规则的文档，然后创建规则或需要其他将适用的元数据标记。

在将用户重定向到放置库时，用户必须了解特定放置库的用途，并意识到属性窗口中显示的内容将反映在网站库中定义的内容类型，而不一定是他们所使用的库中的内容类型。

**工作表操作：**在内容管理器设置工作表上，记录是否将用户重定向到放置库。

发送到其他网站

如果选中此设置，则可创建相应规则，以便将上载到当前网站的内容发送到也激活了内容管理器功能的其他网站。创建新规则时，在规则配置页中，下拉列表会显示可将内容发送到的所有目标位置。为了添加该列表中尚未包括的新目标，必须使用管理中心中的“配置发送到连接”页添加网站配置信息。

文档和记录中心的列表基于每个 Web 应用程序进行维护。例如，如果端口 80 上有一个网站，并且您要在端口 81 上的 Web 应用程序中添加一个新的目标文档库，则需将该库的官方文件 Web 服务的 URL 添加到端口 80 上 Web 应用程序的“发送到连接”列表中。可在传送器 URL 编辑框中输入该 Web 服务 URL，其形式为 http://myserver/mysubsite/_vti_bin/OfficialFile.asmx。不能添加未激活内容管理器功能的网站。

**工作表操作：**在内容管理器设置工作表中，记录您是否允许规则将其他网站指定为目标位置。

文件夹分区

在 SharePoint Server 2010 中，对文件夹可以包含的项数没有限制。但是，在查看文件夹内容时，对列表视图可以显示的项数存在一定限制，此限制称为列表视图阈值，默认为 5000 项。可以使用内容管理器指定文件夹超出指定的最大项数时的结果，实际上，在标准列表视图中，文件夹太大会变得没有意义。

使用“内容管理器设置”中的“文件夹分区”设置，可以指定在目标位置过大时应创建子文件夹。默认情况下，此设置指定在目标位置超过 2500 项时创建新文件夹。每个子文件夹将继承它派生自的目标位置的属性。因此，如果您有一个名为“Resumes”的文件夹，该文件夹具有查看和编辑其中项目时所需的特殊权限，则从 Resumes 文件夹创建的子文件夹将继承相同的权限要求。

了解网站或库的整个文件夹结构非常重要。文件夹的主要用途是组织内容，从而与网站或库的预期功能相匹配。在建立整个文件夹结构时（甚至是建立之后），均应仔细考虑“文件夹分区”设置。

**工作表操作：**在内容管理器设置工作表上，记录当目标位置的项数超出限制时是否创建子文件夹，以及应使用文件夹分区创建的子文件夹的文件夹名称格式。

重复提交项

在任何大型组织中，总有可能会出现将具有相同名称和元数据的多个文档提交至网站的情况。默认情况下，如果文档库中已启用版本控制，内容管理器将使用 SharePoint 版本控制来区分同名项。在“内容管理器设置”中，有两个用于处理重复提交项的选项。第一个选项（默认选项）是使用 SharePoint 版本控制。若要使用 SharePoint 版本控制，必须为文档库启用版本控制。有关如何规划版本控制的详细信息，请参阅版本控制、内容审批和签出规划 (SharePoint Server 2010)。第二个选项是指定内容管理器将在重复文件名的结尾附加唯一字符。如果没有为目标库启用版本控制，则无论选择何种设置，内容管理器都将为重复提交项附加唯一字符。务必要记住，附加到文件名中的唯一字符可能无法以任何特定方式标识项目。这可能会使用户在存在过多同名文档时无法正确识别所需文档，但添加到名称中的唯一字符不会提供任何有意义的标识形式。

**工作表操作：**在内容管理器设置工作表上，记录要使用 SharePoint 版本控制（默认设置）还是在重复文件名结尾附加唯一字符。

保留上下文

选中此设置时，对于包含原始审核日志和属性的文档，上下文将被保留并与文档一起存储。如果要保留有关文档（例如，发送到记录中心网站的文档）的所有历史信息，此功能可能很重要。保留上下文时，用户可从项目的“查看属性”页中单击“规范详细信息”。

**工作表操作：**在内容管理器设置工作表中，记录是否要保存已提交至此网站的文档的原始审核日志和属性。

规则管理员

您可以指定能够创建和编辑规则的用户。规则管理员必须拥有管理网站的权限，才能创建和编辑规则。规则管理员必须熟悉您的元数据术语集和术语，以便于创建能够最有效地实施您的基于元数据的传送和存储解决方案的规则。此外，规则管理员还必须确定所创建规则的广泛含义，例如，组织中的所有规则管理员都应确定在文件夹太满时应采取何种适当操作。

在大多数情况下，创建规则的人员将成为规则管理员，但在某些情况下（比如创建一系列新规则时），可能要指定其他规则管理员来负责确保规则满足最初目标。如果您指定在提交项与规则不匹配或内容保留在放置库中时通过电子邮件通知规则管理员，则可能要指定多个规则管理员，以防最初的规则管理员不能发挥作用。规则管理员有权编辑放置库中的所有项，以便输入为使文档与规则相匹配所需的缺失或不正确的元数据。

**工作表操作：**在内容管理器设置工作表上，记录将充当网站规则管理员的用户或组。

规划内容管理器规则

内容管理器规则是根据元数据传送和存储内容的核心。规则中的条件决定是否应将规则应用于项目，如果规则中的所有条件均成立，则由目标位置指定将项目发送到的位置。

创建规则时，需要考虑一些重要事项。例如，最好要创建通用规则；对特定元数据列的每个唯一值，创建并发送到唯一文件夹。创建能够处理所有可能的提交内容的规则。为此，应创建一个应用于特定内容类型的简单规则，或创建以任意多种复杂方式发送的众多规则。如果放置库中包含许多不与任何规则匹配的项，则必须对这些项进行验证以确定不适用任何规则的原因。如果在标记文档时规则未反映可供用户使用的元数据属性，则可能出现这种情况。

本节中提供的信息旨在帮助您规划规则，这些规则将成为基于元数据的传送和存储解决方案的一个有效部分。提供内容管理器规则工作表（该链接可能指向英文页面）旨在帮助您规划规则。请为您计划创建的每个新规则填写单独的工作表。

确定规则名称

网站内容和文件计划报告中会使用规则名称。确定规则命名约定，以使报告和内容管理器规则列表中的特定规则更易识别。如果可能，规则名称应指明规则的目标、规则所组织的文档类型，和/或提供规则条件的一些区别。

**工作表操作：**在内容管理器规则工作表上，记录规则名称。

确定规则状态和优先级

创建规则时，可以指定规则处于活动状态还是非活动状态。如果规则处于活动状态，则可指定 1（最高优先级）到 9（最低优先级）之间的优先级。如果有多个规则与条件匹配，将首先应用优先级最高的规则。

**工作表操作：**在内容管理器规则工作表上，记录规则优先级。

确定内容类型

一个规则至少要定义一个元数据属性：内容类型。从该内容类型中，可以选择将在规则条件下使用的其他属性。如果内容类型在其他网站中具有替换名称或别名，则可在此指定该名称。可用的内容类型组是当前在网站集中或当前网站中的内容类型组。当文档按内容类型别名与规则匹配时，将按规则的内容类型而不是内容类型别名来组织文档。可用类型是仅适用于选定内容类型组的类型。

通过选择“此内容类型在其他网站中有替换名称”并在“添加替换名称”中键入 *，可以创建将应用于未知内容类型文档的规则。

可用内容类型组和类型（默认）

还可以创建将应用于自定义内容类型的规则，该内容类型派生自作为父内容类型的默认内容类型（在上表中）。

**工作表操作：**在内容管理器规则工作表中，记录其他网站中的内容类型组、类型和替换名称。

规划条件

将根据基于属性的条件应用规则。在一个规则中最多可以定义 6 个条件。必须满足所有条件，才能应用规则，并将项目发送到其目标位置。可在条件中使用的属性与内容类型相关联。由于必须至少指定一种内容类型，因此将至少存在一个条件。当您指定一种内容类型但未定义其他任何基于属性的条件时，该规则将只根据该内容类型来组织所有项目。

定义条件时，为使该条件成立，值必须是属性与运算符的乘积。不能将通配符指定为条件的值。如果值与条件不匹配，将不应用规则，项目将保留在放置库中。

**工作表操作：**使用“内容管理器规则”页确定可用于选定内容类型的属性，然后在内容管理器规则工作表中，记录规则的相应条件。

规划目标位置

每个规则都必须指定目标位置，与该规则匹配的项目将被发送到该位置。目标位置可以是其他网站、库或文件夹。规则还可指定在目标位置为特定属性的每个唯一值创建新文件夹。指定其他库时，该库必须包括规则中指定的内容类型。

您可以指定新文件夹名称的格式。默认情况下，新文件夹命名格式为“%1 - %2”，其中 %1 将替换为属性名称，%2 将替换为属性的值。例如，如果使用 Report Status 属性并收到 Report Status 值为“Complete”的新项，则会创建一个名为“Report Status - Complete”的文件夹。如果存在许多唯一属性，将创建许多新文件夹，请确保指定的文件夹名称格式对组织中的用户有意义。

在选择为每个唯一属性创建新文件夹时，务必要考虑可在每个新文件夹中填充的项数，当此类项分组有意义时，可考虑根据唯一属性创建文件夹。当存在数百甚至数千个唯一属性时，为每个唯一属性创建新文件夹可能会生成令人混乱且不必要的文件夹数，从而导致难于在标准列表视图中进行导航。

**工作表操作：**在内容管理器规则工作表中，记录目标位置、是否自动为属性的每个唯一值创建新文件夹以及新文件夹名称的格式。

规划目标位置属性

将内容项发送到其目标位置后，便可应用适用于该位置中所有项的新属性和设置。例如，“人力资源”库中的所有项都可以具有受限的查看权限。如果指定从目标位置创建新的子文件夹，这些文件夹将继承父目标位置的属性。可在“网站设置”中以网站级别，以及在“库设置”中以库级别指定其他属性和设置。

其他属性

• 权限   通过基于元数据将内容传送至目标位置，可以指定具有唯一权限的目标位置，实际上是使用元数据应用权限。

• 版本控制   通过基于元数据将内容传送至目标位置，该目标位置可以指定特定文档版本历史记录（版本控制）。

• 元数据   通过根据元数据将内容传送至目标位置，该目标位置可以应用其他元数据和企业关键字。

• 保留策略和内容类型策略   通过基于元数据将内容传送至目标位置，该目标位置中的内容可以遵从保留策略，从而确保对内容进行保存。

• 工作流   通过基于元数据将内容传送至目标位置，该目标位置中的内容可遵从工作流设置。

**工作表操作：**在内容管理器规则工作表中，记录将在目标位置应用的其他属性。

See Also

Concepts

规划托管元数据 (SharePoint Server 2010)
基于元数据的路由和存储概述 (SharePoint Server 2010)
元数据导航概述 (SharePoint Server 2010)