设置应付帐款工作流
应用于: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
某些组织要求审核日志的用户不能是输入该日志的那个人。若要设置审核流程,您可以创建“工作流”。您还可以设置查看供应商发票等其他流程。
“工作流”代表业务流程。它定义单据如何在系统中流动并指示必须由谁完成任务或审核单据。在组织内使用工作流系统具有若干优点:
“一致的流程”— 您可定义特定单据(如采购申请和支出报表)的审核流程。使用工作流系统有助于确保以一致且有效的方式来处理和审核单据。
“流程可见性”— 您可跟踪特定工作流实例的状态、历史记录和绩效指标。这帮助您确定是否需要对该工作流做出更改,以提高效率。
“集中的工作列表”— 用户可以查看集中化的工作列表,以查看分配给他们的工作流任务和审核任务。Microsoft Dynamics AX 客户端和企业门户的角色中心页中提供此工作列表。
日志工作流
基于日志名称,您可以要求人工审核、工作流审核或不审核。使用此信息可为每个日志类型设置一个或多个工作流配置。然后为每个日志名称选择一个配置,然后为该日志激活工作流。如果为某日志设置了工作流审核,则附加控制将显示在 日记帐 窗体的顶部。这些包括一个黄色的信息栏和一个“提交”按钮或一个“操作”菜单。有关详细信息,请参阅提交文档和工作流操作。
在某一日志已提交进行工作流日志审核时,“日记帐”和“日记帐凭证”窗体中的某些按钮将不可用。在审核该日志时,“过帐”菜单上的选项可用,而该窗体中的其他控件和字段不可用。如果某一用户编辑已审核日志,则工作流状态将重置,并且“过帐”菜单上的选项不可用,而其他控件和字段可用。在完成更改后,必须重新提交该日志,以供审核。
以下选项可用于其工作流状态为“已批准”的付款日志:
编辑日志。在完成更改后,您必须重新提交日志以供审核。
查看日志。
处理付款。只有付款处理选项可用。
您可以将工作流审核用于应付帐款中的以下日志和日志类型。
日志菜单项 |
日志类型 |
---|---|
发票登记簿 |
发票登记簿 |
发票审核日记帐 |
审核 |
发票日记帐 |
供应商发票记录 |
付款日记帐 |
供应商 - 付款 |
签发本票日记帐 |
供应商签发本票 |
重新签发本票日记帐 |
供应商重新签发本票 |
汇款日记帐 |
供应商银行汇款 |
结算本票日记帐 |
供应商结算本票 |
有关在 Microsoft Dynamics AX 中的工作流概览,请参阅 工作流系统用户概览 和 工作流概念。有关如何设置日志审核的详细信息,请参见 设置财务日志审核。
您可以创建工作流类型
下表列出了您可以在应付账款中创建的工作流类型。
类型 |
用途 |
---|---|
供应商发票登记簿日记帐工作流 |
为发票登记簿日志创建审核工作流。 |
供应商发票审核日记帐工作流 |
为发票审核日志创建审核工作流。 |
Purchase agreement approval |
为采购协议创建审核工作流。 备注 只有在选择“Public Sector”Configuration Key 后,此控件才可用。 |
供应商发票 |
为供应商发票抬头创建工作流。您可以查看 供应商发票 窗体中的发票。 若要将工作流与供应商发票策略一起使用,请确保 应付帐款参数 窗体中 过帐具有差异的发票 字段设置为 允许但显示警告。 |
供应商发票行 |
为供应商发票行创建工作流。您可以查看 供应商发票 窗体中的发票。 若要将工作流与供应商发票策略一起使用,请确保 应付帐款参数 窗体中 过帐具有差异的发票 字段设置为 允许但显示警告。 |
供应商发票日记帐工作流 |
为发票记录日志创建审核工作流。 |
供应商付款日记帐工作流 |
为供应商付款日志创建审核工作流。 |
供应商签发本票日记帐工作流 |
为供应商签发本票日志创建审核工作流。 |
供应商重新签发本票日记帐工作流 |
为供应商重新签发本票日志创建审核工作流。 |
供应商银行汇款日记帐工作流 |
为供应商银行汇款日志创建审核工作流。 |
供应商结算本票日记帐工作流 |
为供应商结算本票日志创建审核工作流。 |
供应商发票的自动化任务和手动任务
您可以使用以下工作流任务对供应商发票执行操作。
任务 |
类型 |
描述 |
---|---|---|
过帐供应商发票 |
自动化 |
自动过账供应商发票。此任务可与其他任务一起使用。此任务应是工作流配置中的最后一个任务元素。如果使用了检查或审核流程,则该流程应在此自动化任务之前发生。有关如何使用 过帐供应商发票 自动化任务的示例,请参阅有条件决策的工作流。 此自动化任务不用于审核日志中的供应商发票。手动过帐审核日志。 |
评估发票的政策规则 |
自动化 |
评估供应商发票的策略违规。有关如何将工作流与策略一起使用的信息,请参阅关键任务:供应商发票策略。 如果供应商发票违反一个或多个表头级别的策略规则,则此任务在针对该发票的 策略违规 窗体中报告违规。有关如何使用 评估发票的政策规则 自动化任务的示例,请参阅有条件决策的工作流。 |
审查供应商发票 |
手动 |
将此任务分配给可对供应商发票中的供应商发票行执行审查的用户。在创建工作流时在描述部分中定义审查步骤。 审查手动任务和审核工作流元素之间的差异在于,如果审查手动任务分配给多个用户,则工作流可在任何一个这些用户完成任务后继续。如果您将审核工作流元素分配给多个用户,则所有这些用户必须先审核该文档工作流才可继续。有关详细信息,请参阅一个任务内具有多个用户的工作流。 |
审查供应商发票匹配 |
手动 |
如果用户必须审查供应商发票以确定其是否有发票匹配差异,则将此任务分配给用户。 审查手动任务和审核工作流元素之间的差异在于,如果审查手动任务分配给多个用户,则工作流可在任何一个这些用户完成任务后继续。如果您将审核工作流元素分配给多个用户,则所有这些用户必须先审核该文档工作流才可继续。有关详细信息,请参阅一个任务内具有多个用户的工作流。 |
供应商发票行的自动化任务和手动任务
您可以使用以下工作流任务对供应商发票行执行操作。
任务 |
类型 |
描述 |
---|---|---|
评估发票行的政策规则 |
自动化 |
评估供应商发票行的策略违规。此自动化任务不同于 评估发票的政策规则 任务,因为其仅评估使用基于 供应商发票行 查询名称的策略。有关如何将工作流与策略一起使用的信息,请参阅关键任务:供应商发票策略。 如果供应商发票违反一个或多个行级别的策略规则,则此任务在针对该发票的 策略违规 窗体中报告违规。有关如何使用 评估发票行的政策规则 自动化任务的示例,请参阅有条件决策的工作流。 |
审查供应商发票行 |
手动 |
将此任务分配给可对供应商发票中的供应商发票行执行审查的用户。在创建工作流时在描述部分中定义审查步骤。 审查手动任务和审核工作流元素之间的差异在于,如果审查手动任务分配给多个用户,则工作流可在任何一个这些用户完成任务后继续。如果您将审核工作流元素分配给多个用户,则所有这些用户必须先审核该文档工作流才可继续。有关详细信息,请参阅一个任务内具有多个用户的工作流。 |
创建工作流
若要创建工作流,请遵从这些步骤。
单击 应付帐款 >设置 >应付帐款工作流。
在“操作窗格”上,单击新建。
选择要创建的工作流类型,然后单击创建工作流。工作流显示器随即显示。通过将工作流元素拖到画布上以设计工作流。
配置工作流的每个元素。有关详细信息,请参阅配置工作流元素。
重复执行第 2 步到第 4 步,以便为应付账款创建其他工作流。
如果您正在设置日志工作流,则通过使用 日记帐名称 窗体设置特定日志的日志审核。有关详细信息,请参阅设置财务日志审核。
计算字段和表达式
以下计算字段和表达式用于应付帐款工作流日志审核。对于每一工作流,您可以设置包括这些计算字段和表达式的条件。
计算字段 |
描述 |
---|---|
发票金额 |
供应商发票的总发票金额。 此字段对 供应商发票 和 供应商发票行 工作流可用。 |
日记帐贷记总额 |
整个日志的贷方总金额。 此字段可用于日记帐工作流。 |
日记帐借记总额 |
整个日志的借方总金额。 此字段可用于日记帐工作流。 |
最高凭证贷方金额 |
日志中的最高贷方凭证金额。 此字段可用于日记帐工作流。 |
最高凭证借方金额 |
日志中的最高借方凭证金额。 此字段可用于日记帐工作流。 |
最低凭证贷方金额 |
日志中的最低贷方凭证金额。 此字段可用于日记帐工作流。 |
最低凭证借方金额 |
日志中的最低借方凭证金额。 此字段可用于日记帐工作流。 |
参与者类型
您可以将工作流元素分配到以下参加者组。
用户组 |
描述 |
---|---|
安全角色参与者 |
将工作流元素分配到 Microsoft Dynamics AX 安全角色。 |
用户组参与者 |
向 Microsoft Dynamics AX 用户组分配工作流元素。 |
供应商发票支出参与者 |
使用此组将该工作流元素分配到支出参与者。此选项对与 供应商发票 和 供应商发票行 工作流相关联的元素可用。 |