设置应付帐款工作流 [AX 2012]

已更新:September 10, 2012

应用于: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

某些组织要求审核日志的用户不能是输入该日志的那个人。若要设置审核流程,您可以创建“工作流”。您还可以设置查看供应商发票等其他流程。

“工作流”代表业务流程。它定义单据如何在系统中流动并指示必须由谁完成任务或审核单据。在组织内使用工作流系统具有若干优点:

  • 一致的流程”— 您可定义特定单据(如采购申请和支出报表)的审核流程。使用工作流系统有助于确保以一致且有效的方式来处理和审核单据。

  • 流程可见性”— 您可跟踪特定工作流实例的状态、历史记录和绩效指标。这帮助您确定是否需要对该工作流做出更改,以提高效率。

  • 集中的工作列表”— 用户可以查看集中化的工作列表,以查看分配给他们的工作流任务和审核任务。Microsoft Dynamics AX 客户端和企业门户的角色中心页中提供此工作列表。

基于日志名称,您可以要求人工审核、工作流审核或不审核。使用此信息可为每个日志类型设置一个或多个工作流配置。然后为每个日志名称选择一个配置,然后为该日志激活工作流。如果为某日志设置了工作流审核,则附加控制将显示在 日记帐 窗体的顶部。这些包括一个黄色的信息栏和一个“提交”按钮或一个“操作”菜单。有关详细信息,请参阅提交文档工作流操作

在某一日志已提交进行工作流日志审核时,“日记帐”和“日记帐凭证”窗体中的某些按钮将不可用。在审核该日志时,“过帐”菜单上的选项可用,而该窗体中的其他控件和字段不可用。如果某一用户编辑已审核日志,则工作流状态将重置,并且“过帐”菜单上的选项不可用,而其他控件和字段可用。在完成更改后,必须重新提交该日志,以供审核。

以下选项可用于其工作流状态为“已批准”的付款日志:

  • 编辑日志。在完成更改后,您必须重新提交日志以供审核。

  • 查看日志。

  • 处理付款。只有付款处理选项可用。

您可以将工作流审核用于应付帐款中的以下日志和日志类型。

日志菜单项

日志类型

发票登记簿

发票登记簿

发票审核日记帐

审核

发票日记帐

供应商发票记录

付款日记帐

供应商 - 付款

签发本票日记帐

供应商签发本票

重新签发本票日记帐

供应商重新签发本票

汇款日记帐

供应商银行汇款

结算本票日记帐

供应商结算本票

有关在 Microsoft Dynamics AX 中的工作流概览,请参阅 工作流系统用户概览工作流概念。有关如何设置日志审核的详细信息,请参见 设置财务日志审核

下表列出了您可以在应付账款中创建的工作流类型。

类型

用途

供应商发票登记簿日记帐工作流

为发票登记簿日志创建审核工作流。

供应商发票审核日记帐工作流

为发票审核日志创建审核工作流。

Purchase agreement approval

为采购协议创建审核工作流。

注意注意
只有在选择“Public Sector”Configuration Key 后,此控件才可用。

供应商发票

为供应商发票抬头创建工作流。您可以查看 供应商发票 窗体中的发票。

若要将工作流与供应商发票策略一起使用,请确保 应付帐款参数 窗体中 过帐具有差异的发票 字段设置为 允许但显示警告

供应商发票行

为供应商发票行创建工作流。您可以查看 供应商发票 窗体中的发票。

若要将工作流与供应商发票策略一起使用,请确保 应付帐款参数 窗体中 过帐具有差异的发票 字段设置为 允许但显示警告

供应商发票日记帐工作流

为发票记录日志创建审核工作流。

供应商付款日记帐工作流

为供应商付款日志创建审核工作流。

供应商签发本票日记帐工作流

为供应商签发本票日志创建审核工作流。

供应商重新签发本票日记帐工作流

为供应商重新签发本票日志创建审核工作流。

供应商银行汇款日记帐工作流

为供应商银行汇款日志创建审核工作流。

供应商结算本票日记帐工作流

为供应商结算本票日志创建审核工作流。

您可以使用以下工作流任务对供应商发票执行操作。

任务

类型

描述

过帐供应商发票

自动化

自动过账供应商发票。此任务可与其他任务一起使用。此任务应是工作流配置中的最后一个任务元素。如果使用了检查或审核流程,则该流程应在此自动化任务之前发生。有关如何使用 过帐供应商发票 自动化任务的示例,请参阅有条件决策的工作流

此自动化任务不用于审核日志中的供应商发票。手动过帐审核日志。

评估发票的政策规则

自动化

评估供应商发票的策略违规。有关如何将工作流与策略一起使用的信息,请参阅关键任务:供应商发票策略

如果供应商发票违反一个或多个表头级别的策略规则,则此任务在针对该发票的 策略违规 窗体中报告违规。有关如何使用 评估发票的政策规则 自动化任务的示例,请参阅有条件决策的工作流

审查供应商发票

手动

将此任务分配给可对供应商发票中的供应商发票行执行审查的用户。在创建工作流时在描述部分中定义审查步骤。

审查手动任务和审核工作流元素之间的差异在于,如果审查手动任务分配给多个用户,则工作流可在任何一个这些用户完成任务后继续。如果您将审核工作流元素分配给多个用户,则所有这些用户必须先审核该文档工作流才可继续。有关详细信息,请参阅一个任务内具有多个用户的工作流

审查供应商发票匹配

手动

如果用户必须审查供应商发票以确定其是否有发票匹配差异,则将此任务分配给用户。

审查手动任务和审核工作流元素之间的差异在于,如果审查手动任务分配给多个用户,则工作流可在任何一个这些用户完成任务后继续。如果您将审核工作流元素分配给多个用户,则所有这些用户必须先审核该文档工作流才可继续。有关详细信息,请参阅一个任务内具有多个用户的工作流

您可以使用以下工作流任务对供应商发票行执行操作。

任务

类型

描述

评估发票行的政策规则

自动化

评估供应商发票行的策略违规。此自动化任务不同于 评估发票的政策规则 任务,因为其仅评估使用基于 供应商发票行 查询名称的策略。有关如何将工作流与策略一起使用的信息,请参阅关键任务:供应商发票策略

如果供应商发票违反一个或多个行级别的策略规则,则此任务在针对该发票的 策略违规 窗体中报告违规。有关如何使用 评估发票行的政策规则 自动化任务的示例,请参阅有条件决策的工作流

审查供应商发票行

手动

将此任务分配给可对供应商发票中的供应商发票行执行审查的用户。在创建工作流时在描述部分中定义审查步骤。

审查手动任务和审核工作流元素之间的差异在于,如果审查手动任务分配给多个用户,则工作流可在任何一个这些用户完成任务后继续。如果您将审核工作流元素分配给多个用户,则所有这些用户必须先审核该文档工作流才可继续。有关详细信息,请参阅一个任务内具有多个用户的工作流

若要创建工作流,请遵从这些步骤。

  1. 单击 应付帐款 >设置 >应付帐款工作流

  2. 在“操作窗格”上,单击新建

  3. 选择要创建的工作流类型,然后单击创建工作流。工作流显示器随即显示。通过将工作流元素拖到画布上以设计工作流。

  4. 配置工作流的每个元素。有关详细信息,请参阅配置工作流元素

  5. 重复执行第 2 步到第 4 步,以便为应付账款创建其他工作流。

  6. 如果您正在设置日志工作流,则通过使用 日记帐名称 窗体设置特定日志的日志审核。有关详细信息,请参阅设置财务日志审核

以下计算字段和表达式用于应付帐款工作流日志审核。对于每一工作流,您可以设置包括这些计算字段和表达式的条件。

计算字段

描述

发票金额

供应商发票的总发票金额。

此字段对 供应商发票供应商发票行 工作流可用。

日记帐贷记总额

整个日志的贷方总金额。

此字段可用于日记帐工作流。

日记帐借记总额

整个日志的借方总金额。

此字段可用于日记帐工作流。

最高凭证贷方金额

日志中的最高贷方凭证金额。

此字段可用于日记帐工作流。

最高凭证借方金额

日志中的最高借方凭证金额。

此字段可用于日记帐工作流。

最低凭证贷方金额

日志中的最低贷方凭证金额。

此字段可用于日记帐工作流。

最低凭证借方金额

日志中的最低借方凭证金额。

此字段可用于日记帐工作流。

您可以将工作流元素分配到以下参加者组。

用户组

描述

安全角色参与者

将工作流元素分配到 Microsoft Dynamics AX 安全角色。

用户组参与者

向 Microsoft Dynamics AX 用户组分配工作流元素。

供应商发票支出参与者

使用此组将该工作流元素分配到支出参与者。此选项对与 供应商发票供应商发票行 工作流相关联的元素可用。


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